Productiviteit

Hans en Grietje in Microsoft Word

Vooral bij het schrijven van lange artikelen of boeken is deze tip handig. Namelijk als je even ergens anders in het document iets wilt wijzigen of opzoeken, zonder daarna te moeten zoeken naar de plek waar je ook alweer was gebleven. In een boek doe je dat met een bladwijzer. In Word doe je dat met een bladwijzer én twee macro’s.

Hieronder staan stap voor stap instructies om die twee macro’s aan te maken. Het is een heel verhaal, maar het is niet ingewikkeld en je hoeft het maar één keer in te stellen. Daarna heb je er voor altijd plezier van.

De eerste macro: voor het plaatsen van een bladwijzer

Onder het tabje ‘Beeld’ zit helemaal rechts in de werkbalk een knop Macro’s. Klik daarop en selecteer dan Macro opnemen…

snag-0000.png

Word toont je dan het volgende dialoogje:

snag-0003.png

Geef een duidelijke naam aan de nieuwe macro, bijvoorbeeld PlaatsBladwijzer.

Geef een sneltoets aan de macro

Klik op het Toetsenbord icoontje om een sneltoets toe te wijzen aan deze nieuwe macro.

snag-0004.png

In het dialoog “Toetsenbord aanpassen” staat de cursor al op het vak “Druk op nieuwe sneltoets”. Druk de sneltoets die je wilt gebruiken in (ik gebruik Alt+S – Set).

Druk daarna op de knop Toewijzen om de sneltoets ook echt aan de nieuwe macro toe te koppelen.

Druk op de knop Sluiten.

Neem de macro op

Zodra je het dialoog sluit begint de macro meteen al met opnemen. Het is belangrijk dat je nu verder geen overbodige handelingen uitvoert, want dat wordt allemaal weer afgespeeld als je de macro gaat gebruiken.

Druk op het tabje Invoegen en zoek in de werkbalk naar het icoontje Bladwijzer:

snag-0001.png

Je ziet dan een dialoog waarin je de naam van de nieuw in te voegen bladwijzer kunt opgeven. Ik gebruik hier “mijnbladwijzer”.

Klik dan op Toevoegen. Deze bladwijzer wordt hiermee in het document geplaatst op de plaats van de cursor.

snag-0005.png

Stop de opname van de macro

Selecteer nu weer het tabblad Beeld, en klik op Macro’s. Selecteer nu “Opname stoppen”.

snag-0006.png

Zo, de eerste macro is gemaakt.

Als je voortaan op Alt+S drukt, plaats Word automatisch een bladwijzer op de plek van de cursor. Daarna kun je rustig het hele document doorwandelen. Nu moeten we alleen nog een macro maken voor het weer teruggaan naar de bladwijzer.

De tweede macro: voor het teruggaan naar de bladwijzer

Het begin van het opnemen van de tweede macro is hetzelfde als bij de eerste macro.

Onder tabje Beeld klik je op Macro’s en selecteer je Macro Opnemen.

We noemen deze tweede macro “NaarBladwijzer” en als toetsencombinatie wijzen we Alt+G (get) toe.

snag-0009.png

snag-0010.png

Druk op Sluiten om de macro weer te laten opnemen en let erop dat je geen overbodige acties uitvoert tijdens het opnemen.

Neem de tweede macro op Onder tabje Start zit helemaal aan de rechterkant de functie Zoeken… Klik op het neerwaartse pijltje erachter en je krijgt een lijstje met mogelijkheden. Selecteer dan ‘Ga naar…’ snag-0007.png

Selecteer in het volgende dialoog aan de linkerkant de regel “Bladwijzer” en selecteer dan aan de rechterkant “mijnbladwijzer”.

snag-0008.png

Druk op de Ga naar knop.

Druk op de Sluiten knop.

Stop de opname van de macro Selecteer nu weer het tabblad Beeld, en klik op Macro’s. Selecteer nu “Opname stoppen”.snag-0006.png Dat was het. Vanaf nu kun je in een Word document een bladwijzer plaatsen met Alt+S. Daarna maakt het niet uit waar je verder in het document heengaat, zodra je op Alt+G drukt sta je weer terug bij je bladwijzer.

over de auteur

Redactie Lifehacking

Redactie Lifehacking

Lifehacking.nl gaat over slimmer werken en slimmer leven. Diverse auteurs schrijven over het snijvlak van kennismanagement, persoonlijke ontwikkeling, timemanagement en digitale innovaties. Lifehacking organiseert regelmatig activiteiten en we geven workshops, brainjams en lezingen over lifehacking-gerelateerde onderwerpen.

Reageer

18 Reacties

  • Het kan nog makkelijker:
    In Word is al een standaard functie ingebouwd om snel terug te springen naar een ‘vorige positie’: shift -F5
    Door deze toetscombinatie één of meerdere keren in te toetsen, keer je terug naar vorige posities en uiteindelijk ook weer naar de laatste positie.

    Dit werkt ook als je een document opent om terug te keren naar de positie waar je de laatste keer gebleven was voordat je het document sloot.

  • Bij de tweede macro nog toevoegen voordat je de macro stopt:
    Ga naar tabblad Invoegen, selecteer Bladwijzer. Selecteer nu “mijnbladwijzer” en druk op verwijderen. Druk op de sluitknop.

    Je verwijdert nu de bladwijzer en laat die niet in allerlei documenten achter.

  • Een nadeel is dat je de bladwijzer al moet zetten voor dat je gaat zoeken, moet je maar net aan denken voor je gaat bladeren…

    Wat in zo’n geval wel altijd werkt (zelfs zonder macro’s):
    typ Ctrl-Z en Ctrl-Y achterelkaar, oftewel Undo-Redo.

  • En het mooie van die laatste methode (van Jajantje) is, dat ‘ie ook werkt in allerhande andere programma’s.
    Ik gebruik vaak editors voor programmeertalen en daar werkt het ook.

  • Iets wat in het scrollen door documenten ook handig is (en ik nog heel weinig mensen zie gebruiken), is de documentstructuur (Beeld-Documentstructuur). Als je gebruikmaakt van een opmaakprofiel komen alle koppen hier automatisch als links te staan.
    Dit is makkelijker dan macro’s en je hoeft geen bladwijzers te zetten.

  • Bovenaan de sliderbar aan de rechterkant ( boven het zwarte pijltje) zit een klein rechthoekig streepje.
    Klik op het streepje en trek het naar beneden.
    Het document split nu in 2 documenten van allebei dezelfde versie.
    Je kunt nu in de bovenste iets opzoeken en de onderste laten staan.
    ( of anders om natuurlijk 🙂
    Je kunt in beide zelfs veranderingen aanbrengen.
    Ik gebruik het veel om de heading voor mijn auto hoofdstuk en auto pagina te controleren.
    Je ziet het wel gebruikt worden in Excel maar weining in word.

  • Leuk die tips,

    Alleen jammer dat het gaat over wat iedereen al kent: MS-Word.

    Openoffice kent nog niet iedereen. Het is voor 99% van de mensen een volwaardig alternatief voor Word, Excell en Powerpoint.

    En het is gratis. Dat is pas een tip ! 🙂

  • Die tip van Harry over documentstructuur lijkt mij een veel handigere oplossing dan het gebruik van macro’s. Ik gebruik het ook al jaren. En het is echt super handig. Collegae zijn ook altijd enorm verrast als ik het laat zien. Enige voorwaarde is inderdaad dat je netjes gebruik maakt van opmaakprofielen. Maar voor de inhoudsopgave moet je dit toch.

    Ben benieuwd wat de auteur van het artikel (Taco Oosterkamp) over macro’s van deze oplossing vindt.

  • Dit vertelt mij slechts dat Word een uiterst onvriendelijk programma is. En bezopen dat anno 2008 dit nog steeds zo omslachtig moet.

    Menig (gratis) ascii-editor kent het principe van “bookmarks”. Je laat een of meerdere bookmarkje vallen en kan er dan altijd naar terugspringen. Waarom wordt dit niet in Word ingebouwd?

  • een goed sjabloon met duidelijke headings (en netjes gedefineerd zijn noodzakelijk voo rbeeld-documentstructuur. dan scroll je zo door document. de knop zit op de standaard werkbalk

  • Gooi mij maar weg. Ik heb al een paar keer geprobeerd (ook via instructies van de microsoft site) om van die macro’s te laten werken. Ik krijg het niet werkend. Tips?

  • @Henno – handig, die kende ik nog niet. Bedankt, zo leer ik ook nog eens wat. Het werkt minder handig wanneer je op een aantal plaatsen in het document wilt kijken voordat je verder gaat met wijzigen, maar dat gebeurt minder vaak natuurlijk…

    @Willem1 – heel netjes. Bedankt.

    @Jajantje – je hebt helemaal gelijk. Dan zou je trouwens ook de Shift-F5 van Henno kunnen gebruiken.

    @Harry – ik gebruik de documentstructuur ook om m’n document op een wat hoger niveau te kunnen bekijken. Voor navigeren vind ik het zelf te beperkt – vooral omdat ik m’n muis dan nodig heb en dat vind ik meestal te traag (www.mindermuizen.nl).

    @Frank – goede aanvulling. Bedankt.

    @Bill – blijkbaar is niemand van de Lifehackers hier echt enthousiast over of vaardig in Open Office, want er worden nauwelijks posts over geschreven. Voor mij valt de aanschafprijs van software vaak weg tegen het gebruiksgemak of de verbetering van m’n productiviteit, dus gratis vind ik zelf niet zo’n belangrijk argument, zeker niet voor software die ik dagelijks zo intensief gebruik. Voor de meeste kenniswerkers geldt trouwens dat ze geen keus hebben: op kantoor worden ze geacht Word te gebruiken.

    @Maarten – ik gebruik de documentstructuur ook en werk inderdaad meestal met goed gedefiniëerde opmaakprofielen. En toch vind ik Alt+S drukken en dan later Alt+G drukken veel sneller dan de documentstructuur openen, dan met m’n muis het juiste hoofdstuk en de juiste paragraaf opzoeken, daarop klikken en dan de laatste paar regels navigeren naar de plek waar ik echt was geweest.

    @Dutch – goed punt, maar ik weet er geen antwoord op.

    @Mees – krijg je een foutmelding of iets? Wat werkt er niet? Wat je nu schrijft is zo vaag, dat het lastig is voor mij of anderen om je advies te geven.

  • Nog een dingetje: over het maken van macro’s moeten we volgens mij niet zo moeilijk doen. Het is één keer inregelen en de rest van je leven plezier hebben. Ik gebruik Alt+S en Alt+G al een jaar of vijf denk ik. Kan niet meer zonder 🙂

  • @ Taco

    Ik volg de stappen exact zoals omschreven. Als ik daarna een word-document aanmaak en ik plaats dmv Alt +S een bladwijzer gebeurt er niets. Als ik verderop in het document Alt + G doet gebeurt er ook niets. Ik krijg ook geen foutmelding of zo. En als ik kijk bij macro’s dan staan ze er wel tussen. (ben ik al wat duidelijker? :-))

  • @ Allen

    Ik begreep niet waar het mis ging (nog niet trouwens), maar alle stappen nog een keer doorlopen en…. HIJ DOET HET! Bedankt voor de tip. Ik kan nu macro’s gaan gebruiken 🙂