Productiviteit

Input verzamelen met Google Formulieren

327122302_bbc4a3935b_bStel je georganiseerd een workshopmiddag en hebt aan deelnemers en inleiders een aantal vragen. Zet je ze in de mail, dan krijg je een heleboel mail terug die je stuk voor stuk moet verwerken en waarschijnlijk in een document gaat zetten. Of je maakt een formulier in Word en krijgt input die je dan toch weer moet overzetten. Handiger is de formulieren-optie van Google Drive. Je maakt één keer een formulier, mailt de link rond en de antwoorden lopen in je spreadsheet binnen.

Voor en nadelen

Voor trainingen en cursussen is het belangrijk dat deelnemers voorbereid komen. Maar ook voor de begeleider is het nodig om zaken te peilen, zoals voorkennis, specifieke doelen, bestaande ervaring, vragen die leven et cetera. Waar ik vroeger een mail stuurde, gebruik ik nu Google Formulieren.
De voordelen:
  • Iedereen ziet alle vragen in een vaste volgorde. In een mail kan iemand wel eens onderdelen missen
  • De input komt in een spreadsheet en elk antwoord is één veld. Dus niet losse tekst uit de mail knippen-en-plakken.
  • Er zijn functies aan velden te koppelen, zoals het gemiddelde rapportcijfer
  • Google laat resultaten grafisch laat zien
  • Tussendoor controleren of iedereen antwoordt en anders heel gericht degenen die nog niet gereageerd hebben een reminder sturen
  • Een formulier kan geëmbed worden in een webpagina. Als je dus gestructureerde reacties wilt op een blog of juist een korte uitleg wilt geven voor vragen, is de optie om een webpagina te maken en die te combineren met een formulier een optie
  • Je kunt vragen verplicht maken, zodat het formulier niet in te sturen is als er bij die vraag niks geantwoord is. Zeker voor praktische zaken als iemands naam of mailadres is dat handig
  • Geen account of login nodig
  • Je kunt Google een mail laten sturen voor elke keer dat er input is, bijvoorbeeld als je een formulier voor iedereen open zet en snel wilt kunnen reageren
  • Sinds kort is het ook mogelijk dat een respondent zijn input nog aanpast. Voorheen was ingestuurd meteen weg

De nadelen:

  • Je moet een Google account hebben
  • Er is in het formulier niet veel ruimte voor lange vragen of toelichting. Het embedden van vragen kan een optie zijn, maar een losse vraag kun je niet embedden wel een formulier
  • Niet iedereen vindt het akkoord dat zijn gegevens in een Google dan wel cloud-omgeving staan
  • De verwerking van resultaten is in staafdiagrammen en dat is niet altijd de keuze die je zult willen.
  • De verwerking van tekst is er niet. Als resultaat zie je een deel van de tekst. Als ik tekstinbreng voor de groep wil presenteren moet je knippen-en-plakken. Het snelst vind ik dan de tekst importeren in een mindmap-programma en ordenen
  • De link naar Google formulieren wordt door sommige ondernemingen geblokkeerd
  • De geëmbedde formulieren krijgen nogal wat Google-info mee, waardoor ze een groot deel van een pagina beslaan. Zie onderaan
  • Het is mogelijk afhankelijk van iemands input een vervolgvraag te selecteren dan wel over te slaan. Deze optie werkt echter met pagina’s en is erg omslachtig
  • De vormgeving van de formulieren is wellicht een kwestie van smaak maar daar is wellicht wat ruimte voor verbetering, dan wel eigen design toestaan

 

Voorbeelden

  • Voorbereidingsvragen voor een workshop stellen aan de deelnemers: kruis aan wat je wilt bespreken, kruis aan wat je al weet, geef een rapportcijfer voor je huidige vaardigheden, formuleer leerdoelen, kies het belangrijkste uit drie doelen
  • Je wilt dat deelnemers ter voorbereiding van een coachingsgesprek leeswerk heeft gedaan. Dan kun je die vraag ook als formulier stellen
  • Na het invullen van een quiz meteen de uitslag laten zien, door de antwoorden in het spreadsheet te zetten met formules of met behulp van Flubaroo (door Trendmatcher)
  • Een aantal dagboek-vragen of quantified self-achtige vragen via een formulier elke dag invullen. Het webadres van het formulier kun je op allerlei benaderen, bijvoorbeeld vanaf je smartphone. Een aantal voorbeelden op een rij
  • Een werkvorm als bijvoorbeeld schaalwandelen maakt dat je een aantal rapportcijfers vraagt. Dat voorbereiden via een formulier is makkelijk om in de zaal meteen te kunnen beginnen met het ‘wandelen’
  • Voor een open gesprek kun je voorbereiding ook met vrije tekst-invoervelden aanbieden. Die kunnen ook prima met een gemeenschappelijke mindmap maar wellicht wil je er een rapport of presentatie van maken
Er zijn vast andere tools die formulieren of vragen uitzetten mogelijk maken. Wat gebruik jij? Of toch mail? Of andere instrumenten? Of in een formulier gegoten:

 

Illustratie van AlexDrachmann

over de auteur

Avatar

Arjan Broere

Arjan schrijft niet meer voor Lifehacking. Kijk voor recente blogs op arjanbroere.com

Reageer

10 Reacties