Productiviteit

Slimmer online werken in 60 minuten – boekreview

Ben je enthousiast over ‘Het Nieuwe Werken’ en/of op zoek naar tips, tricks & apps die jou leven leuker en makkelijker maken? Dan kan dit boek je op weg helpen. Voor de doorgewinterde lifehacker geeft dit boek een mooi en compleet overzicht van de tools die er op dit moment toe doen. Het boek bevat ook ‘gedragstips’ (minstens zo belangrijk!) om een succesvolle ‘slimme werker’ te kunnen worden.

Stephan ten Kate blogt al enkele jaren over online media/business en slimmer werken, enerzijds op zijn eigen blog, en daarnaast ook regelmatig op Frankwatching. Laatstgenoemde brengt dit jaar samen met uitgeverij Haystack de 7-delige serie ‘Digitale trends en tools in 60 minuten’ uit. ‘Slimmer online werken in 60 minuten’ is het 3e deel uit de serie en bespreekt 100+ tips & tricks die ervoor kunnen zorgen dat je effectiever (samen-)werkt.

Opzet van het boek
Het boek is opgebouwd in 8 hoofdstukken die te relateren zijn aan de diverse momenten van de werkdag. Hoofdstuk 1 en 4 bespreken vooral gedrag (hoe ga ik met mijn taken en e-mail om en hoe behoud ik overzicht?), de overige hoofdstukken staan bol van de apps voor browser, smartphone en tablet. Ook heeft de auteur Lifehacking.nl-bloggers Frank Meeuwsen, Patrick Mackaaij en Niels Gouman gevraagd naar hun beste/favoriete slimmer werken tricks.

De hoofdstukken:

  1. Informatiestress verminderen in twee stappen
  2. Online lijstjes en agenda: overzicht houden
  3. De online werkplek op orde
  4. E-mail: op weg naar een lege en slimme inbox
  5. Online informatie zoeken, verwerken en opslaan
  6. Plaatsonafhankelijk werken: flexibele informatie en communicatie
  7. Online samenwerken & communiceren
  8. Sociale media: de kracht van de menselijke techniek

De eerste alinea van ieder hoofdstuk geeft helder weer wat dat hoofdstuk voor jou kan betekenen. De opvolgende paragrafen van maximaal 5 pagina’s per stuk staan vol met digitale oplossingen. De auteur legt de keuze voor de te gebruiken tool bij de lezer, tenslotte heeft iedere online werker zijn eigen preferenties. Het is geen boek dat je eenmalig zult gaan lezen en dan weer in de (digitale) kast zet. Ik verwacht dat ik zelf nog regelmatig naar het boek zal teruggrijpen om door een specifiek hoofdstuk te gaan. Het is immers onmogelijk om alle 8 thema’s binnen een korte periode te ‘masteren’.

3 tips uit het boek
Hieronder enkele tips die ik zelf erg spot-on vind en volgens mij door velen nog niet worden toegepast:

  1. Lifehacking.nl berichtte er ook al eens over: gebruik 1 wachtwoord voor al jouw online logins. De volgende tools kun je hiervoor gebruiken: 1Password, KeePass en Lastpass
  2. Maak je gebruik van diverse clouds (Dropbox, Google Drive, Skydrive etc. etc.)? Gebruik dan Otixo om alle clouds aan elkaar te koppelen. Binnen deze tool kun je gemakkelijk bestanden verdelen over de verschillende onderliggende diensten en bovendien heb je een mooi overzicht
  3. Datumprikker lijkt in Nederland de meeste aanhangers te hebben op het gebied van events plannen. Ik ben het echter met Stephan ten Kate eens dat Doodle een eenvoudiger en overzichtelijker alternatief is

Conclusie
‘Slimmer online werken in 60 minuten’ leest lekker weg. Ik ben erg blij met de to-the-point schrijfstijl, het handzame formaat, het apps-overzicht op de laatste bladzijden en simpele, edoch toffe graphics. Het kostte mij iets langer dan een uur om hem uit te lezen. Dat komt waarschijnlijk omdat ik het boek aandachtiger las en aantekeningen maakte om er een review van te kunnen maken. Het is een informatief boek dat een topoverzicht geeft van tools en een goed handvat geeft om op een nieuwe en slimmere manier te gaan werken. Heb je aanvullingen of iets anders over het boek te melden, gebruik dan de hashtag #sow60 en de auteur zal je dan zeker beantwoorden. Enige kritiek dat ik zou kunnen hebben op het boek: Misschien dat de hoeveelheid apps de lezer kan afschrikken (‘Welke takenlijst moet ik nu kiezen?’). Mijn advies is dan: kies er 1 en ga ermee aan de slag.

Wil je er één winnen?
We mogen aan de lezers van Lifehacking drie boeken weggeven. Wil je kans maken op het boek, geef dan antwoord op de onderstaande vraag. Dat mag op onze Facebookpagina, Google+-pagina of hieronder in de comments.

Wat is het meest gehoorde probleem/uitdaging die mensen in jouw omgeving uiten over online werken, en welke ‘quick tip’ geef je ze dan?

Reageren kan tot maandag 20 mei tot 12:00u, daarna zullen we de winnaars kiezen en op de hoogte brengen.

cel8_9_65-2Patrick Stastra (@stastra) is eigenaar van ‘patrick werkt slimmer‘. Hij geeft advies en workshops aan studenten, werknemers & teams om hen slimmer te laten werken, samenwerken en communiceren. Daarnaast probeert hij als (freelance) docent zo vernieuwend mogelijk les te geven. Ook is hij verslaafd aan de iTunes apps-categorie ‘productivity’ en hardlopen.

over de auteur

Avatar

Gastauteur

Lifehacking.nl verwelkomt alle interessante artikelen die bij ons platform passen. Wil je ook een gastartikel schrijven? Neem dan contact met ons op!

Reageer

17 Reacties

  • Ik ben groot fan van Evernote. Dus als ik weer een collega hoor klagen over bestanden die ergens op een ftp-server staan en onvindbaar blijken, dan weet iedereen al wat ik ga roepen…

  • Het meest gehoorde probleem is dat er op internet zoveel te vinden is dat je maar blijft surfen en uiteindelijk andere dingen aan het bekijken bent dan je in eerste instantie zocht.
    Mijn tip is dan ook duidelijk stellen wat je wilt weten en hier een tijdlimiet aan te hangen. Bijvoorbeeld, ik wil weten wat die vliegende schotel op een toren in Utrecht is en ik geef me hier 15 minuten de tijd voor om dit uit te zoeken.

  • Ik sprak ondernemers die wel willen twitteren, maar zeggen er geen tijd voor te hebben. Mijn tip: plan een halfuurtje om een heleboel concepttweets aan te maken, en te bewaren. Zo kun je een aantal dagen uit voorraad twitteren.

  • Je hebt geen tijd om al die tips te lezen? Hoeveel tijd kost het om het NIET te doen? Ik kan me dat niet veroorloven…..

  • Erg gevaarlijke tip: “Gebruik één wachtwoord voor al je online logins.” Dat is vragen om problemen. Wat de auteur vermoedelijk bedoeld is: “Gebruik een uniek wachtwoord voor iedere account die zo complex is dat je ze niet kan onthouden. Gebruik een wachtwoordmanager om ze te bewaren, zodat je er maar één hoeft te onthouden.”

    Veel gehoord probleem: afleiding op internet. Pommodoro-techniek is een uitkomst. Hou je doel in de gaten en wordt aan je doel herinnerd door het tikken van de wekker of app.

  • Twijfel over veiligheid en privacy. Terecht. Maar die twijfel moet je dan ook hebben bij het gebruik van creditcard, pinpas, gsm en online kopen (je aankoopgegevens worden nogal eens verhandeld). Bij gewoon emailen en surfen etc. wordt ook het nodige bewaard bij providers en kunnen ook kwaadwillenden meer onderscheppen dan je lief is. Kortom, als gegevens voldoende afgeschermd of versleuteld zijn, moet je het risico aanvaarden. En surf waar gewenst onder een ander IP-adres via proxyservers als Tor (www.torproject.org) of met een Firefox plugin als AnonymoX (www.anonymox.net).

  • er zijn teveel mogelijkheden om online te werken, ik weet niet welke ik moet kiezen.
    Kies er 1 of 2 (die in dezelfde lijn liggen) en gebruik die consequent een maand. Is het niks probeer dan je 2e keus, maar probeer ze wel consequent uit!

  • De meest geuite klacht over online werken is de afleiding die Facebook oplevert. Ik heb hiervoor een tip die voor mij heel goed werkt: Gebruik twee verschillende browsers, een voor ontspanning en een voor werk. Je kunt dan de tabbladen voor ontspanning gewoon laten staan, maar de hele browser sluiten. Zorg ervoor dat in de andere browser je wachtwoorden voor Facebook, Twitter en andere afleiding gewoon niet bekend zijn, zodat je hier niet zo gemakkelijk naar toe kunt gaan.
    Dit is goed te combineren met het gebruik van een eierwekker: 25 minuten werken, 5 minuten ontspanning, of 50 minuten werken, 10 minuten ontspanning, of welke verhouding het best bij je past.

  • Vaak gehoord, verdwaal op de website!
    Tip. Zoek meteen (meestal rechtsboven) naar een ‘intik – vul- baar’ ‘zoek’ veld en tik -vul- daar zo goed mogelijk jouw vraag in.
    Aanvullende tip. Zoek je in een eerder stadium al naar de website, tik dan ook bij bijvoorbeeld Google meteen in wat je daar wilt hebben, bijvoorbeeld ‘contact’, en klik dan bij de suggesties meteen op de desbetreffende link met het item waar je naar op zoek bent (dus niet altijd meteen op de bovenste of dikgedrukte).

  • Een probleem wat ik vaak te horen krijg = een overvolle mailbox doordat er te veel en te zware bijlages worden meegestuurd.
    => Mijn suggestie is dan om te gaan werken via Content and File Sharing services als bv http://www.wetransfer.com.

    Ideaal want’t capaciteitsprobleem wordt ermee opgelost en meteen kun je ook de downloadgeschiedenis blijven volgen. Immers, wanneer ’t bestand verstuurd is, krijg je een notification. Wanneer ’t gedownload wordt – idem.
    Bovendien = gratis service en zeer eenvoudig om ‘upgeloade files’ (en de bijhorende links) verder te sharen!

  • Een vaak terugkerend probleem is dat mensen die met een pc werken, vaak afgeleid worden door bv mails, facebook, enzovoort.

    Ik raad dan de Pomodoro-techniek aan.

    Bij deze techniek wordt normaal een tomaatvormige kookwekker gebruikt waarmee steeds periodes van 25 minuten (een ‘pomodoro’) geconcentreerd werken aan een taak worden afgebakend.

    Je kan daar echter ook een online tool voor gebruiken op http://tomatoi.st/

    De 25 minuten worden vervolgens opgevolgd door vijf minuten pauze, waarna weer een nieuwe periode van 25 minuten kan worden gestart, na de vierde keer mag een langere pauze genomen worden.

    De techniek bestaat uit vijf stappen:
    Besluit welke taak je gaat doen
    Stel de kookwekker in op 25 minuten
    Werk aan de gekozen taak tot de wekker gaat
    Neem een korte pauze
    Elke vierde “pomodoros” neem je een langere pauze (tussen de 15 en 30 minuten)