Productiviteit

Tijd voor de Pomodoro ‘tijd benuttings techniek’!

Redactie Lifehacking
Geschreven door Redactie Lifehacking

Vorige week heeft Lifehacker.com haar lezers gevraagd te stemmen welk van de tijdmanagement-technieken het best werkt. Op nummer één geëindigd, nipt voor Getting Things Done (GTD), de Pomodoro-techniek. Tijd dus om deze populaire techniek onder de loep te nemen. Geen tijdmanagement maar tijd slimmer benutten. Tijd laat zich immers niet managen!

Vergroot het succes van je team met de Google Top 5

Wat belooft de Pomodoro-techniek?

De Pomodoro-techniek belooft nogal wat! Francesco Cirillo, de bedenker, belooft ons onder andere:

  1. Minder stress ervaren doordat je het concept van tijd anders gaat ervaren.
  2. Je focus en concentratie vergroten door het aantal interrupties te verminderen.
  3. Bewuster worden van je keuzes en besluiten.
  4. Je motivatie vergroten en constant houden.
  1. De vastberadenheid om je doelen te behalen vergroten.
  2. Je schattingsvermogen verbeteren.
  3. De manier van werken en studeren verbeteren.
  4. Je vastberadenheid vergroten om het toe te blijven passen in complexe situaties.

 

Hoe werkt de Pomodoro-techniek?

Het is eigenlijk heel eenvoudig. Je gebruikt een kookwekker (Francesco gebruikte er tijdens zijn studie een in de vorm van een tomaat; vandaar de naam) om je tijd te verdelen in blokken van een halfuur. Voordat je aan een taak begint schat je het aantal blokken dat je nodig denkt te hebben. Dan start je, en zet je de kookwekker op 25 minuten. Essentieel is dat je vervolgens door niets en niemand laat afleiden. Ook niet door jezelf! Als na 25 minuten de wekker gaat neem je 5 minuten pauze om iets te doen wat niet veel ‘hersenkracht’ vraagt (bijvoorbeeld een rondje lopen, een kopje koffie of thee pakken etc.). Na 3 à 4 Pomodoro’s neem je een langere pauze van 20-30 minuten.

Waarom werkt de Pomodoro-techniek?

Ons brein heeft tijd nodig om op te starten. Voor sommige taken wel tot 15 minuten! Iedere keer dat je wordt gestoord begint dit proces opnieuw. Dat gebeurt vaak omdat we snel afgeleid zijn. De snelheid van ons denken ligt immers veel hoger dan de snelheid waarmee we lezen of luisteren. Bovendien zitten veel mensen in een ‘open kantoortuin’. De Pomodoro-techniek werkt met dermate korte ‘tijdsblokken’ dat je door het zetten van de wekker (en het tikkende geluid) je (onbewust) veel beter concentreert om je doel te behalen. Enerzijds omdat je gemotiveerd bent en je niet af te laten leiden, anderzijds omdat je denkt; “wat is nu een half uurtje?”. Juist het ervaren van tijd als ‘een opeenvolging van gebeurtenissen’ in plaats van ‘het hebben van een voorraad die op kan raken’ zorgt voor minder stress volgens Francesco. Wie kent niet het gevoel van; “Hè, er is alweer 2 uur voorbij en ik heb nog niets gedaan…”? Meer over het besef van tijd zie je hier.

Wat doe je met de Pomodoro ‘hulpformulieren’?

Er zijn er twee. De ‘Pomodoro Activity Inventory’-sheet, een soort ‘Master ToDo’-list. Hier schrijf je alles op wat in je hoofd rondspookt; wat je nog moet doen. Al je activiteiten en taken. Dus al je ToDo-lijstjes hierop ‘dumpen’, ook die van je telefoon, agenda of
e-mailprogramma en ja, ook de post-its op je scherm. Dat geeft al rust.
Het 2e ‘hulpformulier’; de ‘Pomodoro ToDo Today work sheet’ is net even iets anders dan een gewone ToDo lijst. Je kijkt op je Activity Sheet en schrijft dan op de ‘ToDo Today’ alle taken die je ‘vandaag’ wilt afmaken. Per taak schat je het aantal Pomodoro’s en vervolgens zet je de kookwekker. Dan houd je bij hoeveel Pomodoro’s je nodig hebt gehad.  Aan de onderkant van het formulier houd je bij welke interrupties er waren tijdens je Pomodoro en als je taak klaar is tel je het aantal Pomodoro’s dat je nodig hebt gehad en kijk je naar het verschil. Hierdoor kun je op termijn je werk beter in te schatten en leer je jezelf beter kennen op het gebied van afleidingen en interrupties.

Nadelen van de Pomodoro-techniek

Het voordeel is ook een nadeel. De reden waarom deze techniek zelfs boven de GTD techniek eindigt, is omdat hij erg simpel is en voor heel veel mensen erg goed werkt. Echter de grote valkuil is dat je op je Activity Sheet niet goed ziet wat ‘clusters van taken zijn’ ofwel de (kleine) projecten. Daardoor kun je ‘te simpel’ naar je lijst gaan kijken. Je hebt bovendien de neiging om de activiteiten die niet snel en simpel te doen zijn, voor je uit te schuiven.

over de auteur

Redactie Lifehacking

Redactie Lifehacking

Lifehacking.nl gaat over slimmer werken en slimmer leven. Diverse auteurs schrijven over het snijvlak van kennismanagement, persoonlijke ontwikkeling, timemanagement en digitale innovaties. Lifehacking organiseert regelmatig activiteiten en we geven workshops, brainjams en lezingen over lifehacking-gerelateerde onderwerpen.

Reageer

45 Reacties