Productiviteit

Waarom to-do lijsten niet meer werken!

To-do Lijst
Avatar
Geschreven door Jelle Mostert

We hebben allemaal ooit geleerd dat we to-do lijsten moeten gebruiken om productief te werken. Vroeger was dit misschien zo, maar tijden veranderen! Als je tegenwoordig nog to-do lijsten maakt, en deze afwerkt, ben je niet productief bezig.

Hoe kom ik hierbij? Tijdens de workshops en trainingen die ik geef vraag ik regelmatig: „wie houdt ervan om to-do lijsten te maken”. Ongeveer 50% van de zaal steekt dan zijn/haar hand op. Vervolgens stel ik de vraag omgekeerd: „wie houdt er helemaal niet van om to-do lijsten te maken”. Je raad het al, de andere 50% steekt zijn/haar hand op.

Vanaf het moment dat we leren onze tijd te managen leren we om to-do lijsten te maken. In elk boek over timemanagement staat er wel iets over omschreven en uit mijn ervaring werkt dit totaal niet. Laat me je twee redenen geven waarom.

 

1) Elke persoon is anders

De ene persoon houdt van sporten en de ander niet, de ene houdt van spaghetti en de andere niet, de ene houdt van lezen en de ander niet. Je kunt geen standaard technieken aan mensen leren, omdat iedereen anders is. De ene vindt het fijn om to-do lijsten te maken en de ander niet.

Het is onmogelijk om mensen die do-to lijsten niet fijn vinden er productief mee te laten werken. Gebruik ze daarom ook niet! Jammergenoeg, staat in de meeste timemanagement boeken omschreven dat je ze wel moet gebruiken. Je probeert het dus, maar raakt gefrustreerd. Je denkt misschien dat je niet goed genoeg bent. Maar eigenlijk zijn het de technieken die niet goed genoeg zijn.

Sommige mensen hebben nu eenmaal een hekel aan to-do lijsten. Ze vinden het te gestructureerd en dat is niet hun manier van werken. Denk je dat het slim is om deze mensen geforceerd met to-do lijsten te laten werken? Natuurlijk niet!

Als jij een persoon bent die graag to-do lijsten maakt, perfect. Maar vind je het waardeloos maak het jezelf dan niet moeilijker dan het is.

Er is daarnaast nog een andere reden waarom je beter geen to-do lijsten meer kunt maken.

 

2) De ellenlange to-do lijst

Naast het feit dat sommige mensen een hekel hebben aan to-do lijsten is de to-do lijst van van veel mensen vaak niet meer dan een opsomming van taken die nooit gebeuren.

Denk hier eens over na. Wordt jouw lijst vaak langer of korter? Komen er meer taken op te staan of wordt deze elke dag kleiner?

Ik ken mensen die regelmatig gefrustreerd zijn van hun lange to-do lijst en hierdoor nergens aan toe komen. Ze hebben dan het gevoel dat ze teveel „moeten” doen, ken je dat? Hun lijst wordt als maar langer en langer en uiteindelijk is het helemaal geen systeem meer om je effectiever te laten werken.

 

Vervang je to-do lijst vandaag!

Daarom wil ik je aanraden je to-do lijst vandaag weg te doen. Weg met al die taken die je toch niet doet. Weg met die frustratie en weg met die druk om alles af te moeten vinken.

Schrijf in plaats van je oude to-do lijst iedere dag twee taken op die je gaat afronden. Schrijf bijvoorbeeld iedere avond twee projecten of activiteiten die je morgen helemaal wilt afronden. Vervolgens ga je daar de volgende dag mee aan de slag en stop je niet voordat deze taken klaar zijn.

De voordelen?

Ten eerste ben je met 100 dingen tegelijkertijd bezig. Door aan twee taken te werken ga je niet multitasken, want je weet waarschijnlijk al hoe slecht dat voor je productiviteit is.

Ten tweede geeft het je een duidelijk overzicht van waar je jezelf op wilt focussen. Dit geeft je veel meer duidelijkheid in je hoofd en hierdoor zal je aan het einde van de dag meer energie overhebben.

Ten derde, aan het eind van de dag heb je echt iets afgerond. Grote kans dat dit je een lekker gevoel geeft.

 

To-not-do lijst

Bovendien heb ik een ander idee voor je wat misschien voor je kan werken. Maak bijvoorbeeld eens een to-not-do lijst. Schrijf eens 2-5 dingen op die je vanaf nu niet meer gaat doen.

We hebben allemaal wel een aantal gewoontes. We weten dat deze ons niet helpen, maar vaak doen we er weinig aan. Misschien weet je dat je te lang op social media zit, dat je te vaak op je telefoon kijkt, teveel tv kijkt of te lang blijft hangen bij de koffie automaat.

Dat is niet erg, maar de kans is groot dat wanneer je stopt met deze gewoontes, of ze verminderd, je veel meer tijd overhoudt voor activiteiten die wel belangrijk voor je zijn.

 

Aan de slag

Vind je dit idee leuk? Deel hem dan niet alleen online, maar ga er zelf mee aan de slag. Alleen dan kan het een verschil maken in jouw leven. Het lijkt me leuk je resultaten te lezen en ik hoop dat we daar samen meer mensen mee kunnen inspireren.

 

over de auteur

Avatar

Jelle Mostert

Jelle (1985) is oprichter van Jij Bent Een Superheld, studeerde Neurowetenschappen in Utrecht en specialiseerde zich de laatste jaren in alles wat met de hersenen te maken heeft. Op dit moment begeleid hij (internet)ondernemers om persoonlijk productiever te worden, zodat ze supersnel hun onderneming kunnen uitbouwen en laten groeien. Volg Jelle via: Facebook, @jijbentsuper op Twitter of Google+.

Reageer

17 Reacties

  • Iedereen kan het beste bepalen in welke vorm hij of zij een to do-lijst bijhoudt. Sommige denkscholen zijn nogal strikt, beklemmend bijna. Maar ik ben niet met je eens dat je de to do-lijst zonder meer kunt afschaffen. Een paar gedachten:
    – In zekere zin is het bijhouden van een to do-lijst of actielijst niet anders dan het onder ogen zien van de verantwoordelijkheden die je zelf bent aangegaan.
    – Zonder actielijst heb je in het gunstigste geval een onbestemd en naar gevoel dat je nog ‘heel veel’ moet doen. Een actielijst zorgt er in ieder geval voor dat je weet wat ‘heel veel’ precies inhoudt.
    – Als je je actielijst te lang vindt, moet je snoeien in je taken. De lijst weggooien is als het weggooien van een openstaande rekening; je kunt je hoofd in het zand steken, maar je zult hem toch echt moeten betalen.
    – Een actielijst helpt je om geen dingen overboord te laten vallen. Wat nou als je dagelijks een paar taken kiest en dag in dag uit dat ene belangrijke telefoontje vergeet? Je legt het nergens vast en dus blijft het in je hoofd rondspoken (als je geluk hebt) of je vergeet het gewoon (als je zoals ik bent). Geen van beide helpen je productiviteit.

    Het is maar wat ik denk. Ik ben benieuwd naar andere reacties! 😀

  • Helemaal met Willem eens. To-do lijsten helpen mensen om dingen gedaan te krijgen en je hoofd leeg te maken. Weg doen is niet slim.

    • Ik ben het eens met Jelle: “weg met de to-do lijsten” ik doe ze tóch al niet. Inderdaad twee taken per dag! Daarna kan ik meer doen… (zie “Eat the Frog” )

  • Als je in staat bent om al je afspraken ‘on the fly’ / ‘in je hoofd’ bij te houden, hoef ja natuurlijk geen to-do lijst bij te houden. Al helemaal niet als je het vervelend vind. De praktijk wijst echter uit dat, zeker wanneer je op veel verschillende projecten werk of gewoon veel werk hebt, je makkelijk het overzicht kwijt raakt. Een to-do lijst helpt bij het overzicht en geeft zekerheid (vergeet ik niet iets?). Het lijkt mij dan niet verstandig om de to-do lijst zomaar het raam uit te gooien, maar eerder de manier waarop je hiermee werkt aan te passen. Als je bijvoorbeeld stopt met het continue uitstellen van taken die je niet zo leuk vind, wordt de lijst al snel korter. Ook het regelmatig opruimen van oude en blijkbaar niet relevante taken helpt.

    Ik ben het in principe wel eens met het idee van focus en bewust van inefficiënt gedrag afscheid te nemen. Dat combineren met het schrappen van je to-do lijst lijkt me niet handig.

  • Ik snap je gevoel en ik snap je gedachte. Maar wat je voorstelt is van het ene uiterste naar het andere uiterste. Je hele to-do lijst weggooien is wel weer heel erg extreem. Bovendien, ik zou hem niet weggooien, maar gebruiken om de dagelijkse 2 taken van te selecteren. Dan is je to-do-lijst je “long list” en je daily-to-do je “short list”.
    Er zijn overigens al veel to-do-methodieken die op deze manier werken.

  • Wat je schrijft komt op me over alsof je jezelf tegen spreekt. Eerst zeg je eigenlijk “houd geen lijst bij want het werkt niet” En vervolgens zeg je “maak een lijst” maar nu een korte. (wat wil je dan? – ik denk dat je reacties wil uitlokken )

    Persoonlijk ben ik er van overtuigd dat het maken van lijsten helpt en werkt wanneer je het op een slimme manier doet. Mensen zoals Brian Tracey hebben voor zichzelf een compleet imperium opgebouwd rondom de door hun bedachte methodes op gebied van goal setting. (mischien heeft dat je geinspireerd, mooi streven btw ! )

    Dingen opschrijven dient denk ik dus wel op een slimme manier te gebeuren, anders zie je door de bomen het bos niet meer. ( iets wat mensen die niks opschrijven denk ik continu ervaren, een gebrek aan grip / controle over hun leven ) Ok, hoeft niet.. maar dan heb je denk ik een dusdanig duidelijke routine in je werk en leven dat je de tools niet nodig hebt ( Chef dozen dicht plakker in een hondenvoer fabriek oid )

    Het probleem licht in het maken van keuzes.

    Ik denk dat het het aller belangrijkste is dat je je van dag tot dag goed voelt bij wat je doet.
    Meestal schrijf ik alles gewoon op zonder te ervaren hoe ik me over een taak voel ( iets wat ik meer begin te doen) Wanneer ik niks voor een taak voel (of er negatief over denk) dan ben ik geneigd om deze uit te stellen of niet te doen. Sommige van deze taken zijn echter wel belangrijk & moeten gebeuren ( dan is het tijd voor andere vragen)

    Echter,

    Voor het maken van lijst & planning keuzes vind ik het eisenhower model een nuttige tool.
    Voordat je deze tool goed kan gebruiken moet je wel duidelijk voor jezelf weten wat “belangrijk” en “urgent” betekenen in jouw situatie. Dingen die ik (bij voorbeeld) belangrijk vind zijn dingen die me geld opleveren of kunnen kosten wanneeer ik ze niet doe. Urgent geeft me een idee van hoe snel een taak voltooid moet zijn.

    Dit hielp mij bij het maken van een globaal plan ( ingeplande taken op de kalender / daily to do lijst)

    Ik denk dat hoe beter je hebt nagedacht over hoe, waar, wanneer, waarom, en wat je gaat doen – des te groter je kans op succes is. Als ondersteunende sugestie wil ik het stukje van michael phelps uit het boek “the right habits” aanhalen. http://lifehacker.com/5896846/the-right-habits

    laat me eens weten wat je met deze informatie van plan bent.

    Mvg & Succes !

  • Bedankt voor alle reacties! Ik vind het waardevol deze te lezen, omdat dit aangeeft dat jullie er mee bezig zijn en er over nadenken.

    Grappig genoeg ben ik het met de meeste opmerkingen eens:

    1) Het is belangrijk een overzicht of actielijst te hebben, zodat je weet wat je gaat doen.
    2) Het is belangrijk een onderscheid te maken tussen de vele taken die je hebt (long-list) en de actietaken die je op korte termijn wilt afvinken (short-list).
    3) Het is niet de bedoeling om letterlijk je to-do lijst weg te gooien. Dat was meer figuurlijk. Misschien kwam dat niet helemaal goed over.

    Dit is het punt waar het om gaan. In deze maatschappij kunnen we ontzettend veel keuzes maken. We “moeten” veel doen en hebben veel aan ons hoofd. Veel mensen maken dan een traditionele to-do lijst om een overzicht te creëren. Een lijst die alsmaar langer wordt, waar weinig actie op wordt ondernomen en die uiteindelijk vaak geen systeem bied om productief te werken.

    Nogmaals, en dit staat in de tekst, voor sommige mensen werken to-do lijsten prima. Sommige mensen kunnen goed met to-do lijsten omgaan en krijgen geen stress van de lange lijst. Daarentegen zijn er ook mensen die NIET met to-do lijsten kunnen omgaan. Mensen die stress krijgen van de ellenlange lijst. Mensen die het gevoel krijgen dat ze veel “moeten” doen wat een beklemmend en beangstigend gevoel geeft.

    Eigenlijk is deze blog voor die mensen geschreven 😉

    Ben jij dus iemand die ellenlange to-do lijsten maakt en hierdoor geen resultaten boekt? Vervang dan het IDEE van de traditionele lijst. Zorg wel dat je een overzicht houdt van je dagelijkse/wekelijkse/maandelijkse taken, maar geef jezelf niet de druk dat je je hele to-do lijst VANDAAG moet afronden.

    Misschien is het goed mijn volgende blog iets te schrijven over het dagelijkse F.O.C.U.S. bord dat ik heb ontwikkeld. Dat bord heb ik speciaal gemaakt om dagelijks gefocust én relaxed te werken. Iemand die daar interesse in heeft, dan neem ik het in overweging 🙂

    Dan nog een persoonlijke opmerkingen:
    @ Maxim bedankt voor het delen van de link. The Power of Habit is een van de beste boeken die ik in mijn boekenkast heb staan. Toevallig heb ik er vorige week een video over opgenomen en deze staat op mijn website. Je mag hem delen als je hem leuk vindt 😉

    • Kijk, nu wordt je betoog al een heel stuk genuanceerder. Ik maak zelf gebruik van Todoist en probeer volgens de GTD methode te werk te gaan. Dat is al heel wat anders dan zomaar een ongestructureerde lijst met taken. Een todo-lijst moet je dagelijks evalueren en bekijken. Mensen die denken dat ze al hun taken in hun hoofd kunnen houden zijn per definitie inefficient bezig omdat het herinneren van de juiste taken op het juiste moment veel energie kost en veel ‘fouten’ met zich mee brengt. Netjes iedere mochtend voordat je met je werk start rustig door je lijst lopen en bezien wat voor vandaag belangrijk is. Vooral niet aan iedere taak een datum of zelfs tijdstip hangen.
      Een todo-lijst geet veel verder dan alleen vandaag, dat gaat ook over morgen, overmorgen, volgende week, volgende maand en zelfs volgend jaar.

      Voor mij werkt het perfect.

      • Ik ben het volledig met Pascal eens. Met GTD slaag ik er in het overzicht te bewaren en haalbare to-do lijstjes op te stellen.
        Na de reactie van Jelle te hebben gelezen denk ik dat we wel hetzelfde bedoelen: Een to-do lijstje moet een opsomming van haalbare taken zijn en niet zoals zo vaak een opsomming van alles wat je te binnen schiet dat je ooit eens zou moeten doen.
        Voor mij biedt GTD het antwoord op dit dilemma…

    • “Zorg wel dat je een overzicht houdt van je dagelijkse/wekelijkse/maandelijkse taken, maar geef jezelf niet de druk dat je je hele to-do lijst VANDAAG moet afronden.”

      Oftewel: toch een volledige lijst bijhouden, alleen je manier van denken veranderen. Ik ben het erg eens met veel van de opmerkingen die al eerder gegeven zijn. Je artikel vind ik dan ook wat misleidend. Ik snap dat je reactie wilt uitlokken, maar vind het ook niet helemaal integer overkomen.

  • Slim artikel! Ik maak(te) wel To-Do-lijsten maar daarmee zit een soort ‘mooi, gedaan’-gevoel in mijn hoofd en ik kijk er dan zelden naar. Sommige dingen die er op staan doe ik wel, maar dat is dan omdat ze moeten en dat gebeurt dan buiten de To-Do-lijst om.

  • Volgens mij moet je geen actielijstjes maken om het maken van een actielijstje. Als ‘ie bestaat uit 3 tot 4 acties en kun je dat ook wel onthouden? Maak dan geen actielijstje. Daarnaast als je acties in je actielijst hebt staan waar je óf lang niet aan toekomt, óf je waarschijnlijk toch niet gaat doen, schrap ze dan van je actielijst, want blijkbaar is het de actie dus niet waard!

    Verder hoeft het opmaken van een actielijst niet per se leuk te zijn. Een actielijst is een slechts hulpmiddel, die je ook als hulpmiddel dient te zien. Hoe een gave en coole apps er ook zijn. Als een krabbellijstje op post-it voldoet, heb jij je doel bereikt.

    Zakelijk gebruik ik ook gewoon een krabbellijstje. Ik houd van krabbelen, ik kan m’n notitieblok overal mee naar toenemen en dus overal gebruiken, onafhankelijk of ik internet heb of niet of dat ik genoeg accuduur heb of niet. Bovendien is het een buitengewoon geweldig gevoel om, nadat je een taak hebt afgerond, een dikke vette streep of kras door je actie heen te zetten! 😉

  • ik lees van veel mensen die zeggen dat wegdoen niet slim is, en daar ben ik het mee eens.
    Wat wel een optie is, is gewoon twee urgente taken op de ”dag to-do lijst zetten” en de lange bewaren om bij te houden wat je moet doen. elke dag de urgente dingen van die dag doen helpt je het overzicht bewaren en je raakt niet in de stress.

  • Voor mij werkt een to do lijst zeker niet, maar ook 2 taken om op te focussen niet; ik ben een fladderaar. Dus ik maak aan het einde van de dag een ‘heb-ik-gedaan-lijstje’ en wat blijkt; dan doe ik dus meer, en raak niet gefrustreerd maar juist tevreden met mezelf.