Ready for take-off? Ontstijg het dagelijkse werk

Voor de vakantie moet van alles af, weg, leeg, gemaild en gelezen. Een hele kunst om tijdens die piek ook nog eens de vakantie voor te bereiden, inclusief de voorpret. Maar de vakantietijd is ook een mooi moment voor afstand en reflectie: was dat wat ik deed wel het allerbelangrijkste? Om daar een antwoord op te vinden, ontstijgen we de dagelijkse drukte aan de hand van de horizons of focus (uit: Getting things done , David Allen). Allen geeft in zijn horizonnen verschillende niveaus waarop je actief bent, van de startbaan of aarde tot 50.000 voet hoogte.

Door de koppeling tussen de verschillende horizonnen te leggen, kun je de vraag beantwoorden die David Allen je stelt: doe je op dit moment dat wat het allerbelangrijkste is in jouw leven?
Lees de niveaus hieronder. Vul in wat je belangrijkste startbaan-acties waren en kijk of je die kunt verbinden met het volgende niveau: de projecten. Verbind de belangrijkste projecten ook weer met het niveau daarboven, te weten de verantwoordelijkheden. Enzoverder enzovoort.

De horizons of focus:

• De startbaan is op aarde, aan de grond. De alledaagse, concrete acties zijn het niveau van de startbaan. De telefoontjes, notities, mails, bestellingen, feedback-rondes, rekeningen versturen, besprekingen voeren zijn alle tastbare, korte acties. Zijn de belangrijkste acties zinvol? Dragen die acties bij aan de belangrijkste projecten (10.000 voet)?

• Een project bevindt zich op 10.000 voet en komt daarmee al enigszins los van de grond. Projecten zijn series acties met een samenhang. Een product lanceren, een nieuw idee introduceren, euro’s besparen, een dossier oplossen, zijn projecten. Je kunt er een week of enkele maanden mee doende zijn. Waren de belangrijkste acties in je projecten belangrijk? Heb je aan de belangrijkste projecten het meest gewerkt? Waren die projecten belangrijk voor jouw verantwoordelijkheden (20.000 voet)?
  Om er achter te komen waar je de meeste tijd aan besteed hebt en wat de belangrijkste projecten waren, kun je kijken in de laatst afgevinkte to do’s, bladeren door je agenda, de laatste gekozen nummers van je telefoon doorlopen en je verzonden items doorlopen. Persoonlijk vond ik het teruglezen van wat ik ingevuld had bij mijn status in LinkedIn verhelderend (LinkedIn Home -> Updates -> My updates).

• De verantwoordelijkheden, 20.000 voet, zijn de drie tot vijf verantwoordelijkheden die je in je leven hebt. Dat zijn verantwoordelijkheden in je werk en privé. Ook van de verschillende rollen (coach, schrijver, vader, innovator, …)  die je hebt, kun je de grote verantwoordelijkheden afleiden. Waren de belangrijkste projecten van belang voor de belangrijkste verantwoordelijkheden? Hebben die investeringen in je verantwoordelijkheden ook voldoende te maken met jouw doelen (30.000 voet)?

• De doelen en doelstellingen, 30.000 voet, zijn die zaken die je wilt realiseren op elk terrein dat voor jou van belang is. Het gaat dan niet om project-doelen maar doelen die een middellange horizon kennen. Ook hier is weer de vraag of de verantwoordelijkheden waar je aandacht aan geeft voldoende samenhangen met jouw doelen en tot het bereiken van die doelen hebben bijgedragen? En de volgende stap is nagaan of het werken aan die doelen leidt tot vormgeven van je visie (40.000 voet).
  De verantwoordelijkheden en doelen vind je niet direct terug in je agenda. Degenen die zelf budgetten opstellen, kunnen daar doelen uit afleiden. Degenen die instrumenten als  balanced score cards gebruiken of met een POP werken, lezen daarin hun doelen. Als je dat niet hebt, kun je die instrumenten gebruiken om jouw doelen en verantwoordelijkheden te rubriceren. Kijk ook eens of  je groepen of tags hebt voor je to do-lijsten of mappen waar je mail rond projecten in ordent. Dat geeft vast ook je verantwoordelijkheden aan.

• Visie, 40.000 voet, gaat over wie je wilt zijn, de lange termijn kijk op waar je wilt staan, het toekomstbeeld dat jou inspireert en drijft. Is er voldoende verband tussen onderliggende niveaus en jouw visie? Is die dichterbij gekomen door alles wat je deed? Hangt die visie ook weer samen met jouw waarden (50.000 voet)?

• Zingeving en waarden, 50.000 voet, zijn het hoogste niveau in Allens horizonen. Uiteindelijk liggen daar jouw principes die houvast bieden bij keuzes. De vraag is ook voor het hoogste niveau: heeft wat je gedaan hebt voldoende bijgedragen om betekenisvol te zijn op waarden-niveau? Heb je stappen gezet om te zijn wie je wilt zijn? Ben je nog dichter bij de essentie daarvan gekomen? Zingeving en visie heb je wellicht vastgelegd in je profielen. Knip en plak alle profielen (zowel de kleine tekst op Twitter als de lange in Plaxo of LinkedIn) in Wordle en kijk eens welke woorden opvallen. Doe dat ook met je recommendations en vergelijk die met elkaar. Persoonlijk vind ik in LinkedIn de manier waarop je je titel beschrijft en de samenvatting het meest relevant. En anders is de elevator pitch een klassieke oefening om dat waartoe je op aarde bent compact te formuleren:

Voor de terugweg is het omgekeerde een mooie oefening. Kom uit de vakantie-reflectie en daal af van wie je wilt zijn (50.000 voet) naar het alledaagse leven dat wacht (de startbaan).
Noten:

• Gebaseerd op Getting things done van David Allen, te vinden in de Lifehackingshop.
• Zie ook mijn Delicious-links
• Foto: Nadya Peek