Slimmer notities maken: Het Dash/Plus systeem van Patrick Rhone

Dit artikel is onderdeel van een serie van twee artikelen. In dit artikel beschrijf ik het systeem voor het maken van notities zoals dat door Patrick Rhone is ontwikkeld. Ik gebruik deze methode zelf ook, maar ik heb er mijn eigen draai aan gegeven.

In het volgende artikel lees je een review van de iPhone app die speciaal voor deze methode is ontwikkeld.

---

Het Dash/Plus systeem

Eerder verscheen er op lifehacking.nl al een artikel over de Notitieboekjes met ingebouwd actielijst. Daarin werd het Dash/Plus systeem ook al aangestipt als alternatief voor deze boekjes. Ook werd daar gerefereerd aan naar The Bullet Journal methode. In dit artikel lichten we het Dash/Plus systeem nader toe.

Achtergrond:

Sinds jaar en dag gebruikte ik een simpel sterretje in mijn aantekeningen om aan te geven dat dit een actie is waar ik wat mee moet. Die manier om acties aan te geven gebruik ik al meer dan 30 jaar en is altijd een trouwe steun en toeverlaat geweest. Tot ik in het voorjaar van 2013 het volgende artikel tegen kwam over het Dash/Plus Systeem van Patrick Rhone.

Het Dash/plus systeem is een slimme manier van aantekeningen maken waarbij je aan kan geven wat de status van een bepaalde actie is. Dit sluit veel beter aan bij de manier waarop ik gedurende de dag aan het werk ben. Ik heb meestal een notitieboekje open liggen waar ik gedurende de dag alles in opschrijf. Hetzelfde boekje gebruik ik ook om aantekeningen te maken als ik in gesprek ben met een client of een andere (zakelijke) afspraak heb.

Aan het einde van de dag neem ik de zaken die ik nog niet gedaan heb over in mijn takensysteem OmniFocus. Daar wordt dan ook de werkelijke aansluiting gemaakt met de methode Getting Things Done die ik gebruik voor mijn taken en acties. Mijn gespreksnotities neem ik over in mijn CRM systeem. Als NOBCO coach is dat voor mij belangrijk omdat ik voor mijn accreditatie onder andere een portfolio moet bijhouden van de gesprekken met mijn cliënten.

Hoe werkt het Dash/Plus systeem?

Allereerst is het mooie van deze notitiemethode dat de basis een simpel liggend streepje is. Alle andere symbolen zijn daar van afgeleid en zijn in feite een uitbreiding op het originele streepje. Je kunt daarom op eenvoudige wijze van de ene status naar de andere gaan. Wanneer een symbool omcirkeld wordt dan is de actie op die plek niet meer van belang en wellicht naar een andere plaats verhuisd.

Voorbeeld: Je wachtte op iets van iemand, je hebt dat inmiddels gekregen en je hebt een nieuwe actie gemaakt met daarin wat jij er mee moet:

1. de oorspronkelijke actie waar je op iets wachtte krijgt een cirkeltje
2. de nieuwe actie wordt weer voorafgegaan door een liggend streepje

Dit zijn de symbolen van het Dash/Plus systeem en hun betekenis:

: Liggend streepje: Nog niet afgewerkte acties

Individuele acties en ideeën worden voorafgegaan door een liggend streepje. Al dit soort acties en ideeën worden daarom beschouwd als zaken die nog verwerkt moeten worden. Binnen GTD zouden dit Inbox-items zijn.

: Plusteken: Voor afgewerkte acties

Als de notitie een actie is (een “todo” zo je wilt) dan wordt van het streepje een plus gemaakt door er een verticaal lijntje doorheen te trekken. Het streepje wordt zo een plus.

: Pijltje naar rechts: Voor als je op iets of iemand wacht

Door van het streepje een pijltje te maken dat naar de actie toewijst geef je aan dat je wacht op iets dat moet gebeuren of iets dat je moet krijgen.

: Pijltje naar links: Voor als je iets gedelegeerd hebt

Door het streepje naar links en dus van de actie af te laten wijzen geef je aan dat je het aan iemand gedelegeerd hebt. Noteer de datum en aan wie je het gedelegeerd hebt.

: Driehoekje: Iets dat je wilt onthouden of vastleggen

Door het streepje in een driehoekje te veranderen geef je aan dat de tekst een stukje informatie is dat je wilt vastleggen of bewaren. Denk aan een adres of een telefoonnummer.

: Cirkel om het symbool: de status is veranderd

Door een cirkeltje om bovenstaande symbolen te tekenen geef je aan dat de status veranderd is. De actie is naar een andere lijst verplaatst, een actie is van een gedelegeerde actie naar een wacht op actie gewijzigd. Ook kan je een notitie plaatsen wat je ermee gedaan hebt.

Hoe ik het gebruik:

Misschien is het mijn leeftijd of waar ik mee opgegroeid ben, maar ik vind het niet prettig als ik alles wat me op een dag te binnen schiet of ideeën waar ik wat mee moet meteen in OmniFocus (mijn taakmanager) te moeten zetten.

Ook zijn veel dingen die ik moet doen gedurende het verloop van een werkdag te “vluchtig”. Als ik iemand telefonisch niet te pakken krijg dan schrijf ik dat in mijn notitieboekje en wacht ik af of ik teruggebeld word of ik bel zelf nog een keer. Ik vind het niet handig om gedurende de dag al die wijzigingen in mijn takenlijst bij te houden. In mijn boekje heeft het gedurende de dag een plek waar die actie mag logeren. Word ik teruggebeld dan wordt het streepje een plusje (bij een wacht op zou het ook een pijltje naar rechts kunnen zijn). Een eventuele nieuwe actie wordt aan het einde van de lijst in mijn notitieboekje gezet.

Aan het einde van de dag worden alle aantekeningen van die dag verwerkt: gespreksnotities gaan in mijn CRM systeem. Niet volledig afgewerkte acties gaan naar mijn takenlijst en worden dan meteen ook op de juiste manier verwerkt en op de juiste lijsten gezet. De acties en taken die naar mijn takenlijst (OmniFocus) zijn verplaatst worden omcirkeld en daarmee geef ik aan dat de actie in mijn notitieboekje is verwerkt.

Ik heb met dit systeem een volledig visuele controle en dus ook feedback over alle losse eindjes. Ook die gedurende de dag ontstaan zijn. Wat er aan het einde van de dag over is wordt dan overgenomen in mijn takenlijst.

---

Ik ben benieuwd of je zelf een dergelijk systeem gebruikt. Ook zou ik graag horen of je een dergelijk systeem handig vindt en of je het zelf ook wilt gaan toepassen. Heb je een andere methode die je gebruikt dan zou ik het leuk vinden als je dat met de andere lezers zou willen delen. Laat je reactie hieronder achter.

---

Bovenstaande tekst is voor een groot deel met toestemming van de oorspronkelijke auteur Patrick Rhone vertaald en is onderhevig aan de “Naamsvermelding-NietCommercieel-GelijkDelen 3.0 Unported” Creative Commons licentie.