Ik krijg een email binnen die over uiteenlopende onderwerpen gaat, waarin verschillende vragen worden gesteld en waar nog een aantal bijlagen aan zijn toegevoegd. Zo’n email is voor mij absoluut niet handig om te verwerken. Ik moet verschillende acties uitzetten, aan de slag met uiteenlopende onderwerpen en ze hebben misschien ook nog eens allemaal een andere deadline.
Tag: email
In het interview met Kim Spinder hier op Lifehacking brak Kim een lans voor werken en samenwerken zonder email. De push-eigenschap van mail, de volle inboxen, het bij elkaar puzzelen van mails rond één project, de diverse versies van bijlagen die in mailboxen blijven zitten, weinig transparantie over wie waarmee bezig is. In de podcast In Beta van Gina Trapani en Kevin Purdy interviewen zij Scott Berkun die 18 maanden bij WordPress werkte en er het boek The Year without Pants. Ze bevragen Berkun over de tools waarmee bij WordPress wordt samengewerkt. In de opvolgende podcast geeft Gina haar eigen voorkeuren voor samenwerken aan, en weer projectsites en to do-sites liever dan mail. Het kan dus, samenwerken zonder elkaar te mailen.
Ben je wel eens gefrustreerd omdat het lang duurt voordat je antwoord krijgt op je e-mails? Drie dagen wachten, dat trekken de meeste mensen wel. Misschien is iemand druk, denk je. Vier dagen wachten geeft een onrustig gevoel. Na een week word je chagrijnig. En na twee weken verwacht je geen antwoord meer terug. Als je dan al niet de telefoon hebt gepakt…
Offline je Gmail kunnen beheren is al sinds de eerste bèta van Gmail een veelgevraagde functie. Waar je normaal de desktop email-programma’s hebt werkt Gmail enkel en alleen via je browser. Mocht je als een ware lifehacker nu slimme mail-systemen hebben, dan is offline kunnen werken absoluut fijn. Zo verwerkt Gary Vaynerchuck (een bekende naam in internetland) al zijn mail als hij in een vliegtuig zit, wat dan verstuurd wordt op het moment dat hij weer verbinding heeft.
Zelf werk ik bijvoorbeeld met een ‘follow-up’ map die ik 2-3 keer per week verwerk. Dan ga ik even goed zitten voor mijn mail en verwerk ik alles in één keer, in één batch. Zelf doe ik dat graag in de trein, waar ik wekelijks in zit. Van Groningen naar het zuiden zit ik dan lekker mijn mail te verwerken.
Helaas moest ik hiervoor mijn iPhone gebruiken (niet aan te raden), want Gmail zelf kon niet offline! Gelukkig is daar nu verandering in gekomen.
Een flink aantal Twitter gebruikers schrok zich gisteren wellicht een hoedje toen ze hun mailbox openden. Niet geheel onaangekondigd maar toch verrassend snel heeft Twitter een nieuwe functionaliteit geïntroduceerd: Elke mention/@reply krijg je eveneens gemaild. Als je midden in een verhitte discussie zit kan dat nog wel eens oplopen. Gelukkig biedt Twitter de mogelijkheid om deze notificaties weer uit te zetten.
Xobni is een “Relationship Management Service” voor je email en werkt al sinds jaar en dag prima in Outlook. Deze plugin maakt het mogelijk om de complete mailgeschiedenis met je relaties te zien en legt daar een intelligente laag met data bovenop. Ten tijde van mijn Outlook gebruik maakte ik hier dankbaar gebruik van. In Gmail heb ik vaker naar alternatieven gezocht maar de geroemde Rapportive wilde bij mij niet echt aan slaan. Maar het lange wachten is binnenkort voorbij, want Xobni komt naar Gmail! Dat niet alleen, er komt eveneens een versie voor de iPhone en voor Android.
Deze blogpost is eerder gepubliceerd op Lifestreamen.nl
De website FindBigMail.com biedt een zeer eenvoudige service om snel je grootste mails in Gmail in kaart te brengen. Je logt in met je Gmail account via Google Accounts. Binnen enkele minuten zie je de eerste resultaten op het scherm verschijnen.
Captio is een simpele, maar zeer effectieve app voor de iPhone. Hij valt in mijn favoriete categorie: “do one thing and do it RIGHT”.
Captio laat je namelijk emails (tekst, eventueel met bijlage) versturen naar een van te voren gedefinieerd emailadres. En dat is het eigenlijk.
Dat klinkt misschien niet als een nuttige applicatie (“daar heb ik Mail toch voor?”, hoor ik je al denken), maar blijkt het in de praktijk wel te zijn!