De kans is groot dat je dagelijks grote hoeveelheden e-mail ontvangt. Zoveel dat je het misschien al opgegeven hebt die inbox ooit nog leeg te krijgen. Het artikel Innovating The Email Inbox – Without Deleting All op Readwrite pleit voor een radicale oplossing: intelligente tools bovenop je mailbox. Die tools helpen je om snel weer een lege inbox te krijgen. Op het eerste gezicht lijkt dit een uitkomst: een lege inbox wil toch iedereen en iedere vorm van hulp daarbij is toch welkom?
E-mails zijn eigenlijk stukjes informatie waarin je iets meegedeeld wordt, of iets gevraagd wordt. Het vergt wat denk-energie om daar een goed besluit over te nemen. Daar kan geen tool tegenop. Wel is het slim zo snel mogelijk weer uit die mailbox te raken en aan de slag te kunnen gaan met je actielijst. Wanneer alle nieuwe mails verwerkt zijn, heb je een lege inbox. Lekker rustig en overzichtelijk, maar niet meer dan het gevolg van slim werken. Geen doel op zich.
Nieuwe tools als Mailstrom, Alto -van niemand anders dan good old AOL- en anderen willen je daarin behulpzaam zijn en als het ware een deel van dat denkwerk uit handen nemen. De vraag is of dat wel kan. Ze nestelen zich als het ware bovenop je mailbox en helpen met overzichten en grafieken inzicht te geven in je mail. Andere tools zoals Rapportive verrijken je mailbox met informatie vanuit sociale netwerken. Ze lijken behulpzaam, in de praktijk denk ik dat ze vooral afleiden. Mijn ervaring met Rapportive is tenminste dat ik vooral geneigd was naar de laatste blogs van mijn contacten door te klikken: precies wat je NIET wilt. Dat kan net zo goed aan mij liggen trouwens 😉 En grafische totaaloverzichten over je mailbox (hoeveel mails verstuurd, ontvangen etc.) zijn nauwelijk interessant, het gaat echt om die losse berichten.
Wil je toch met een tool aan de slag, denk dan aan een VERVANGING voor e-mail. Veel communicatie verloopt nou eenmaal beter via een project management omgeving als Basecamp of sociale zakelijke omgeving als Yammer (lees over Basecamp en Yammer op deze site). Je kunt daarmee veel gemakkelijker en overzichtelijker discussies voeren, bestanden delen en wijzen op nuttige informatie. Zonder dichtslibbende inboxen kan iedereen die dat wil informatie tot zich nemen, of niet.
Kom in de beslisstand voor je email
In plaats van een tool te gebruiken steek je beter je energie in het leren snel beslissingen te nemen over je e-mails. Ik noem dat “in de beslisstand komen“. Dat kan al zo simpel zijn als het principe van de 4 D’s: Do, Defer, Delegate, Delete. Vier mogelijke keuzes welke actie uit je mail voortkomt, en niet meer. Met deze common sense kom je een stuk verder dan met (al te) veel kunstmatige intelligentie. Een technisch middel gebruiken om de 20.000 mails die je al veel te lang hebt laten liggen even snel “weg te werken” is als een nieuwe managementlaag introduceren wanneer een bedrijf in de problemen komt: beide werken niet. Wees eerlijk, in beide gevallen is het eigenlijk luiheid – van de verkeerde soort, lifehacker-luiheid is iets anders… : Ergens lukt het niet jezelf te motiveren ENERGIE te steken in een goede oplossing. Dan maar GELD of SOFTWARE er tegenaan gooien om jezelf denkwerk te besparen. Niet de meest slimme oplossing en zonde van dat brein dat toch het grootste deel van de dag idle staat te wezen.
Een tool helpt je vast snel aan een lege inbox, wel ten koste van de zekerheid dat je ECHT over alles een goed besluit genomen hebt. Dat blijft onrust geven. Denk-energie triomfeert hier over CPU-energie.
Geen tools, maar denkwerk
Kijk je nu nog steeds tegen een inbox van 20.000 gelezen en ongelezen mails aan, dan zie je je misschien voor een onmogelijke opgave gesteld: “no way Arjan dat ik al die 20.000 mails ga doorakkeren”. Je komt in de verleiding toch zo’n tool in te schakelen. Mijn voorstel is het radicaal anders aan te pakken: stop alles ouder dan 2 weken in 1 grote archiefmap. Het lijkt eng, toch is het mooie dat er echt niets mis kan gaan: liet je iets meer dan 2 weken liggen dan is het ofwel niet belangrijk..of het is al misgegaan. De overgebleven berichten verwerk je van nieuw naar oud en desnoods in een aantal sessies. Zet hiervoor dan wat blokken van 1 uur in je agenda. Zo ben je er snel doorheen. Wanneer je snel besluiten leert nemen dan zijn in de toekomst ook 100+ mails per dag geen enkel punt.
Op deze manier heb je echt geen tools nodig bovenop je mailbox!
En wat vind jij: zijn slimme e-mail tools toch het beste sinds gesneden brood? Start dan vooral hieronder een levendige discussie!
Pieter van Dorp
Ik ben het eens met andere communicatiemiddelen. Telefoon, chatten, praten (face to face) zijn hele goede alternatieven. Natuurlijk moet het wel kunnen want mensen zijn ook met dingen bezig zoals vergaderen en geconcentreerd werken.
Wat ook helpt is ALLE e-mails waar je in cc staat in een aparte map laten plaatsen. Kijk er maar eens minimaal een week niet naar om. Ik heb dat gedaan en toen er een aantal van gelezen. Ik zag dat het info was waar ik misschien wat aan heb maar toch best zonder kan. Acties zitten er (voor mij) niet in. DUS… Ik hou me er aan.
Wees even voorzichtig met externe cc-tjes. Dat zijn vaak opdrachtgevers of info van mensen die wat voor je doen.
Esger Jellema
Die vier D’s zijn een mooi ezelsbruggetje, maar wat mij betreft ontbreekt er nog een heel belangrijke U, van Unsubscribe. Dat helpt je die inbox ook wat leger te hóuden.
Comments are closed.