Urgent? Belangrijk? Context!

Het is een timemanagement klassieker: de Eisenhowermatrix. Je deelt alle werk, projecten en taken in op de as urgent – niet urgent en op de as belangrijk – niet belangrijk. Uiteraard is de aansporing om minder urgent en meer belangrijk werk te doen. De conclusie is bij nagenoeg iedereen ook dat het kwadrant niet-urgent – belangrijk te weinig aandacht krijgt. In De zeven eigenschappen van effectief leiderschap heeft Stephen Covey de kwadranten kleurrijk beschreven. Deze matrix geeft zeker inzicht maar geeft weinig houvast voor het dagelijks managen van werk. Sterker nog, wellicht voel je je alleen maar schuldig omdat je te weinig “kwadrant 2” doet maar heb je geen idee hoe je daar tijd voor vrij maakt. Een pleidooi voor meer werken met contexten!

Hoe kies je uit een volle takenlijst?

Stel je hebt een gevulde takenlijst en ruimte in je agenda om daar aan te werken. Welke taak kies je? Volgens Covey ga je dan in de kwadranten zoeken naar een taak die ten minste scoort op de as belangrijk en eventueel op urgent.

Stel dat uit dat kwadrant blijkt dat je eigenlijk na moet denken over je eigen ontwikkeling, waar je voor je gevoel te lang te weinig aan hebt gedaan. Of eindelijk eens voor je team dat overzichtsartikel moet schrijven over jouw specialiteit. Of een mailing aan relaties waar je al een tijd geen contact mee hebt gehad. We kiezen de klantenmailing en vragen ons à la Getting Things Done (GTD) af wat de gewenste uitkomst en de eerste stap is. De eerste stap is in elk geval een conceptmail maken. Helaas kun je niet lekker bij Evernote -je bent even van je werkplek af- waar je ter inspiratie voorbeeldmails had staan. Ook zit je net in een redelijk gezellige kantoortuin, waardoor je niet echt de rust vindt om een outline te maken. Kortom, praktische bezwaren staan in de weg aan die ene belangrijke taak. Daarnaast moet je over een half uur in bespreking en ben je eigenlijk -net na de lunch- een beetje brak. En het schuldgevoel over de belangrijke taak die weer doorschuift zet op.

Context, middelen, energie en … prioriteit

In GTD suggereert David Allen een erg praktische manier om te kiezen welke taak je doet als je tijd hebt. Loop in deze volgorde je taken door en kies dan de meest geschikte:

• welke taken passen bij de context waar je in zit op dat moment? Door aan je taken contexten toe te voegen, maak je duidelijk in welke omgeving je deze taken kunt of moet doen. Contexten zijn bijvoorbeeld bellen, thuis, kantoor, laptop (als je veel reist met alleen je iPad). Voor iedereen zullen contexten die taken bepalen anders zijn maar het is wel een praktische eerste selectie. Zit je in een stiltecoupé met alleen je iPad dan kun je alleen bepaalde taken doen, terwijl je in je thuis-kantoor met zware computer en een whiteboard breder kunt kiezen. Dus primair kies je wat kan, gezien de context waar je je in bevindt
• hoeveel tijd heb je? Is een bespreking tien minuten eerder klaar of zit je even te wachten op een trein, dan moet je taken op tijd kunnen sorteren. In zo’n geval pak je wat kleine taken op, zoals een afspraak bevestigen of een reminder naar iemand mailen. Heb je een middag de tijd, dan kun je grotere klussen oppakken. Heb je enkele dagen nauwelijks tijd voor eigen taken en erg veel afspraken, dan is het dus ook irrationeel om aan die belangrijke, niet-urgente taken te willen werken. Hoe belangrijk ook dat lukt gewoonweg niet
• hoeveel energie heb jij of hebben de mensen waar je mee werkt? Een half uur de tijd maar na een dag met intensieve gesprekken, zal wellicht niet het moment zijn om die grote klus aan te pakken. Anderzijds, de tweede helft van de ochtend kan voor een team het ideale moment zijn om eens flink de diepte in te gaan met een stevige uitdagende klus
• hoeveel prioriteit heeft een taak? Als de context het toe laat, je hebt de tijd en de energie, dan kun je op prioriteit sorteren.Dan kan het nog een hele puzzel zijn of het dan om jouw prioriteiten gaat, die van je organisatie, je leidinggevende, die veeleisende klant …

Door zo praktisch je taken te kiezen, ben je op meer momenten productief en zul je ervaren dat je meer gedaan krijgt. Dat is op zich vaak weer meer een motivator om taken op te pakken, dan de constatering dat je teveel in het verkeerde kwadrant doet.

Tijd, bepaal je toch zelf?

Misschien klinkt het heel reactief om de context en tijd te laten bepalen wat je wel en niet kunt doen. Uiteraard kun je in veel gevallen zorgen dat je meer tijd krijgt en de juiste context scheppen:

• leer om “nee” te zeggen
• delegeer meer taken
• onderhandel over de inhoud van taken
• onderhandel over deadlines
• werk meer thuis en bespaar op je reistijd of reis meer in daluren
• investeer in goede mobiele apparatuur en software die je overal goed laten werken

Maar totdat je meer ruimte weet te maken, zijn de GTD-afwegingen concreter en praktischer dan de constatering dat iets urgent is. Gebruik vooral het wekelijks onderhoud om te evalueren en reflecteren. Als je dan vaststelt dat je te weinig tijd en ruimte hebt, kun je nagaan hoe je daar de week erop iets aan kunt veranderen.
Kortom, de constatering dat iets belangrijk is en je er meer aan zou moeten doen, geeft inzicht maar vergemakkelijkt dagelijkse keuzes minder dan wanneer je concrete eerstvolgende acties formuleert en die op context kunt sorteren.
 
(Fotocredits: Alphaspirit via Shutterstock)