Vergroot je e-mail opslagruimte met een eigen PST bestand

Als je maar -stel- 50 Megabytes mag opslaan op de Exchange server, loop je in no-time vast met het archiveren van e-mails. Je kunt natuurlijk een nieuwe systeembeheerder zoeken, of de oude omkopen, maar je kunt ook een zogenaamd PST bestand aanmaken en daar je archief in opslaan.

Tijdens de Outlook avondsessies die ik regelmatig geef onder het motto “Elke dag je inbox leeg!” hoor ik veel mensen verzuchten dat ze steeds weer tegen de grenzen van hun ruimte aanlopen. Dreigende mails van systeembeheer, het niet meer kunnen verzenden of ontvangen van e-mails, het klinkt allemaal niet fijn.

En dat terwijl e-mail één van de belangrijkste communicatiemiddelen aan het worden is voor kenniswerkers.

Gelukkig is er voor veel mensen een omweg; je kunt namelijk in Outlook een PST bestand aanmaken, waarin je zoveel data kunt opslaan als je maar wilt. Een PST is een bestand op je harde schijf waar je Outlook mappen en items in kunt opslaan. Vergelijk het met een Excel spreadsheet, of een Word document, maar dan voor Outlook gegevens.

Update: sla een PST bestand nooit op op de server in een netwerk, zie het commentaar van Alex verderop op deze pagina.

Zelf een PST bestand aanmaken

Het aanmaken van een PST bestand werkt als volgt:

1. Kies via het hoofdmenu: Bestand | Nieuw | Outlook-gegevensbestand…

snag-0023.png

 2. Kies voor Bestand met persoonlijke mappen van Office Outlook (.pst) en druk op OK

snag-0022.png

3. In het volgende dialoog kun je de bestandsnaam voor je nieuwe PST bestand opgeven. Zeker als je op verschillende werkplekken werkt, is het handig om het PST bestand op een netwerkschijf te zetten, zodat je er altijd bij kunt, op welke computer je ook werkt. Dat is ook handig voor het backuppen van je PST bestand.

Maar het kan ook gewoon op de harde schijf van de computer zelf.

Let op: je kunt de inhoud van een PST meestal niet benaderen via Outlook Web Access (via je browser vanaf huis bijvoorbeeld).

snag-0031.png

4. Klik nadat je de bestandsnaam en lokatie hebt opgegeven op OK.

Nu volgt een dialoog waar je kunt opgeven onder welke naam het PST bestand getoond wordt in Outlook.

5. Geef een naam op en klik op OK (in de screenshot geven we de naam “Archief” op):

snag-0032.png

Je nieuwe PST bestand is nu toegevoegd in de mappenlijst aan de linkerkant in je scherm (druk eventueel op Ctrl+6 om de gehele mappenlijst te tonen).

snag-0033.png

Een nieuwe map aanmaken voor je Lang Archief

Nu heb je nog een nieuwe map nodig, om al je oude e-mails in op te slaan.

6. Klik met de rechtermuisknop op de naam van je PST bestand. Kies dan Nieuwe map… in het menuutje dat getoond wordt.

snag-0035.png

7. Geef je nieuwe map een naam (bijvoorbeeld “Lang Archief”) en druk op OK.

snag-0034_2.png

In deze splinternieuwe map Lang Archief kun je al je oude mailtjes archiveren zonder dat je beschikbare ruimte op de Exchange server volloopt. Zorg wel voor een regelmatige backup van je PST bestand.

Wat vind je van deze hack?
0Te gek2Leuk0Serieus?0Meh...0Stom

About Author

[plista widgetname=plista_widget_belowArticle]

51 Comments

  • Twan
    Posted 21/12/2009 11:22 am 0Likes

    Ik heb geen emails in de persoonlijke map zitten maar wel veel mappen waarin ik email sorteer. De pst is bijna 2gb. Wat kan ik hieraan nog doen?

  • Taco Oosterkamp
    Posted 30/09/2008 9:37 am 0Likes

    @Richie, voor zover ik weet kun je een PST bestand niet met twee gebruikers tegelijkertijd openen. Het is een single-user file.

  • Richie Ran
    Posted 30/09/2008 9:27 am 0Likes

    ’n ander Probleempje van deze archive variant: Ik wil het archief delen met mijn collega. gaat nie… of wel? Als ik als eerste ben aangemeld krijgt mijn collega een foutmelding: ‘Unable to expand the folder. The set of folders could not be opened. The server is not available. Contact your administrtor if this condition persists.’

    Any Body???

  • Taco Oosterkamp
    Posted 05/09/2008 9:31 am 0Likes

    Frédérique, je kunt een pst bestand in Outlook gewoon openen via het hoofdmenu: zoiets als Bestand | Open | Open Outlook Data Bestand.

    Dat is niet hetzelfde als importeren of kopiëren. Nadat je klaar bent, kun je het bestand ook gewoon weer sluiten.

  • Frédérique
    Posted 05/09/2008 9:08 am 0Likes

    Ik maak gebruik van PST-bestanden, maar hoe kan ik deze weer benaderen mocht ik een oude mail willen zoeken? Ik kan natuurlijk het bestand weer importeren, maar dan komt alles weer terug in mijn Outlook.

  • Annie
    Posted 24/07/2008 12:13 pm 0Likes

    Voel me toch genoodzaakt even te reaguren. Ben fan van lifehack, maar deze lifehack is toch echt fout. Beheerders hebben nachtmerries van .pst files, aangezien de backup hiervan meestal op de SAN / NAS oplossing wordt gemaakt, en effectief er dus geen ruimte wordt bespaard. Je sidenote over backups maken wordt over het algemeen niet goed uitgevoerd (handmatige actie van user vs. backup op centrale storage).

  • Mitch
    Posted 19/04/2008 3:56 am 0Likes

    Beste Mensen..
    de ideën voor het crm zijn mooi maar het gaat nu om het gebruik van exchange wat hregelamtig zo word gebruikt.

    De life hack die hier geopperd word word al regelmatig toegepast in verschillende bedrijven, het resulteerd in een aantal pst files die ,mits het goed aangegeven is door de beheerders onder de 2 gb blijven,mocht dit gout gaan dan zijn er tools die dit kunnen repareren. echter het probleem is inderdaad verschoven daar die pst files ook opgeslagen moeten worden wat ruimte vreet stele men heeft een 50 + users
    .
    Dus laat die pst files regelmatig op een cd danwel dvd branden, en verwijder ze van je systeem, dit lijkt mij de meest goedkope en effectieve manier , ik heb dit regelmatig gedaan voor mijn gebruikers en iedereen was hier content mee , netwerk beheer ivm de beperkte ruimte die gehandhaafd word, gebruikers daar die geen mail kwijt raken , directie daar de kosten beperkt blijven.. niet mooi geautomatiseerd maar simpel en doeltreffend

    Wat ook kan en dit kan voor zover ik weet ook in exchange is een retentie policy, verwerk je mail binen een bepaalde tijdzoniet word het automatisch in een andere folder geparkeerd , en naar weer een bepaalde tijd eventueel verwijderd. deze maatregel is ietwat cru maar als iedereen het weet is er binnen het bedrijf geen centje pijn.

    wat ook scheelt is voor de “grootverbruikers” stel een mailsize limiet in zodat groote bestanden alleen op tijdstippen verstuurd worden door de server wanneer er weinig netwerk load is.

    en wijs mensen op het gebruik van bijvoorbeeld ftp, zodat men weet hoe en wat , ook de zware gebruiker die die bestanden ontvangen van bedrijven of klanten kunnen dit aangeven zodat hun een eigen of “afdeling”ftp account kunnen krijgen, ik denk dat je beheerders er een stuk makkelijker mee omzullen gaan als je dit soort dingen voorlegt

    Echter dit zijn oplossingen die kunnen werken , maar het begint lijkt mij bij het instrueren van de gebruikers bij aanvang binnen het bedrijf , leg ze het beleid uit en ondersteun ze daar in , zodat men weet wat men moet doen , hier schort het vaak aan.

    en zeg nu zelf zijn al die re re re re replys nu echt nodig om te bewaren of is die laaste reply ook voldoende,

  • Alex
    Posted 09/04/2008 7:31 am 0Likes

    @Allemaal,

    Zoals mbikker al aangeeft. Je kan gewoon beter naar het bedrijfs proces kijken en hoe dat beter en makkelijker ondersteund kan worden.
    Geautomatiseerd mail laten bewaren in een crm omgeving is hierin voor de gebruikers een goede oplossing.
    Hierdoor vervalt de noodzaak om zelf info te bewaren en zo’n crm omgeving maakt het zoeken naar info omtrend een bepaalde informatie eenvoudiger.

    Maar dat moet je altijd per omgeving apart bekijken.

    Groupwise en Notes kennen dit soort mechanisme al langer.

    Veel organisaties in nederland hebben tegenwoordig een crm front-end van uit welke alle informatie omtrend relaties geautomatiseerd zichtbaar is zonder dat de gebruiker weet in welk pakket hij/zij zit te werken.

    Dat is de toekomst van hoe je zou moeten werken in mijn optiek.

    Alex

  • mbikker
    Posted 08/04/2008 11:03 pm 0Likes

    @Taco,

    Allereerst over april 7th, 2008 at 11:18, netjes veel mensen kunnen dat niet.

    Het is niet mijn bedoeling om puur vanuit alleen mijn visie een bedrijfsbeleid te bepalen, en uiteraard is ICT een ondersteunende tak en zelfs hopende op meer, die moet streven naar een positieve bijdrage binnen het bedrijf en zeker geen remmende.

    Ik wou alleen benadrukken, dat zonder een vorm van archiveren, ik voorbeelden heb gezien van mensen die zelf toegaven op een bepaald moment het overzicht kwijt te zijn. (meerdere pst files + daar onder verschillende structuren)

    Mijn argument om er voor te kiezen files bij passende projecten of afdelingen te plaatsen heeft weer te maken met voorbeelden uit de praktijk.

    Ik heb het misschien niet goed geformuleerd maar ik bedoel niet het verplaatsen van ruimte, maar om te voorkomen dat 5 man dezelfde documenten gemaild krijgen terwijl er ook 1 nieuwe file in de juiste project directory geplaatst kan worden. 😉
    Ken een leuk voorbeeld van 3 mensen van de financiële afdeling die “netjes” alledrie een export naar excel (groot) in hun mailbox bewaarden, dan elke week een nieuwe versie naar de 2 collega’s mailden en uiteraard een kopie voor je eigen mailarchief. De verbazing was groot dat er ook afgesproken kon worden een stukje eigen schijf te kunnen krijgen voor alleen hun drieën. 🙂

  • Patrick
    Posted 08/04/2008 7:55 pm 0Likes

    “Indien je een dergelijke file aan wil maken en een backup er van wil hebben dan zou ik aanraden om deze in een homedirectory te plaatsen”

    .pst files moet je nooit op een server gaan plaatsen. Dit is niet supported en kan zelfs hele file servers onderuit trekken….

    Groet,

    Patrick

  • Taco Oosterkamp
    Posted 08/04/2008 4:53 pm 0Likes

    @Marcel, dank je wel. Ik zet het op één van mijn lijstjes in Outlook om nog eens uit te zoeken.

    @Alex, bedankt voor je toevoeging.

  • Alex
    Posted 07/04/2008 9:45 pm 0Likes

    @Taco,

    Doe Ivar de groeten van me 😀

    Als gebruikers wil je niets met techniek te maken hebben.
    Restricties en andere vervelende zaken zijn alleen maar lastig.

    Als beheerder moet je je dus steeds bewust zijn dat gebruikers het niet hoeven te leren. Ze moeten het bedrijfs proces op gang houden.
    De beheerder moet zorgen dat de gebruikers kunnen werken.

    Als de gebruikers dan vinden dat er hun iets opgelegt wordt, dan moet dat in mijn optiek altijd in goed overleg en samenwerking gedaan worden met de steun van de ‘baas’.

    Maar je kan nog heel veel zeggen over het fenomeen email en de status er van in optiek van gebruikers.

    En dat staat los van de communicatie problemen tussen beheerder, baas en gebruiker.

  • Marcel Martens
    Posted 07/04/2008 8:07 pm 0Likes

    @Taco,

    Kijk eens bij CommVault en informeer eens bij SNE naar het M@il@archive concept. Dit concept is voor het MKB. Als je er meer over wilt weten wil ik je graag hier verder over informeren. http://www.snestorage.com

    De essentie van het verhaal ligt in het feit dat Data voor alle bedrijven informatie is en dus van essentieel belang is. Belangrijke probleemstellingen die elk bedrijf ervaart worden gevangen in de volgende vragen, waar uiteraard een deeloplossing voor mogelijk is maar ook totaal oplossing voor elk platform.

    – Hoe kan ik mails van 3 jaar terug vinden?
    – Hoe verhoog ik de performance van de exchange server?
    – Hoe kom je van data naar informatie en hoe manage je deze processen?
    – eva vragen…..

  • Taco Oosterkamp
    Posted 07/04/2008 11:18 am 0Likes

    @Allemaal – wie wind zaait zal storm oogsten. Dat was ik even vergeten toen ik mijn grappig bedoelde intro’tje op dit artikel schreef. Mijn excuses. Ik heb zelf gewerkt als systeembeheerder – Novell 3.12 en Windows NT (hoewel ik vast niet zo’n goede was), heb niets tegen systeembeheerders en ben erg blij met Ivar van NetServe, die op dit moment voor ons de systeemtechnische zaken regelt.

    Ik zal niet proberen alle input hierboven samen te vatten, dat is onbegonnen werk, maar volgens mij is er werk aan de winkel. Voor kenniswerkers om meer technieken te leren kennen (http, smtp) en hun eventuele PST bestanden goed te backuppen, voor systeembeheerders om beter uit te leggen aan hun gebruikers hoe ze om moeten gaan met een krappe mailbox op de server – en wat ze kunnen doen om daar geen last van te hebben, voor Microsoft om de beperkingen van Exchange op te lossen, voor software- en protocolbouwers om betere oplossingen te verzinnen en voor mij om tactvoller te communiceren. Daar ga ik dan maar eens mee beginnen…

  • Taco Oosterkamp
    Posted 07/04/2008 11:13 am 0Likes

    @Marcel Martens – dat klinkt interessant, ik neem aan dat je nog wel wat meer kunt vertellen over je eigen ervaringen met dat soort software, de kosten ervan en namen van betrouwbare leveranciers.

    @mbikker – volgens mij gaat je vergelijking niet op. Ook wanneer je mails archiveert naar een filesysteem, blijft het ruimte innemen. Ook wanneer je grote attachments op de netwerkschijf opslaat neemt het ruimte in. Het verschil is puur in welk systeem je het opslaat.
    Dat de gebruiker daar een niet-intuïtieve, technisch gebaseerde afweging moet maken is volgens mij een manco van het systeem en niet van de gebruiker. En er zijn uit efficiency overwegingen veel redenen te noemen waarom het opslaan van mails als losse .msg bestanden helemaal niet zo handig is.

  • Alex
    Posted 05/04/2008 9:57 am 0Likes

    @mbikker,

    Sorry dat ik het zeg, maar je bent percies de beheerder die we tegenwoordig kunnen missen.

    Je bent ondersteuned aan de bedrijfs processen.

    Als iemand het nodig vind dat hij/zij een mailbox van 300Gb nodig heeft en technisch gezien kan dat, dan is het aan de verantwoordelijke budget houder c.q. de directie om dat toe te staan.

    Jij moet ze dan vertellen wat dat het bedrijf gaat kosten en welke gevaren er aan kleven.

    Vinden dat een mailbox te groot is is niet aan een beheerder zonder dat daar een technische limiet aan ten grondslag ligt.

    Er zijn vele bedrijven waar nog die oude bekrompen ideeen door beheerders gebezicht worden. Daar schieten we niets mee op.

    Laat de personen die daar iets over mogen zeggen iets zeggen en neem niet het heft in eigen handen.

    IT’ers krijgen daardoor de predikaten opgelegd.

    En uiteindelijk wordt je afgeserveert en begrijp je niet waarom, ondanks dat je je altijd zo goed ingezet hebt, ontslagen bent.

    @Taco,

    Het geld niet voor Novell OES2 servers, die kunnen er perfect tegen en de gebruikers merken niets.

    Alex

  • mbikker
    Posted 04/04/2008 9:56 pm 0Likes

    Jammer dat je een gemiste kans hebt laten passeren.

    Voor veel mensen een pst-file een tijdelijke oplossing net als, de zo charmante suggestie om je beheerder om te kopen of te ontslaan.

    Het kan zo veel nuttiger zijn voor mensen om eens kritisch te kijken naar wat hun mailbox is.

    Vaak maak ik de vergelijking met het “gang” kastje thuis(of hoek van de kamertafel enz) waar men bij thuiskomst de post neer legt.
    Er komt een moment hetzij dezelfde dag dan wel een paar postdagen later dat je besluit om je post te archiveren. Men maakt een selectie in papierwerk wat reclame is(spam) en documenten die bewaard moeten worden.
    De reclame gaat naar de prullenbak(die men uiteraard regelmatig leegt!)
    En de permanent post(mail + attachment)gaat naar de map met de verzekering papieren de map met de bankafschriften, het salarisstrookje in de map met de papieren van je werk, en de papieren van de aannemer over de verbouwing in de map die je project keuken hebt genoemd.

    Stel je nu eens voor, dat je thuis komt, je kijkt kort over de post heen en trekt er een deel van de spam uit(niet alles want dat is te veel werk) en legt het op de plek waar je altijd de post neer legt.
    Dit doe je elke dag zonder de post verder uit te sorteren.

    Wat denk je gebeurd met jou Hal?
    Ik weet het niet, maar jij ook niet meer, want binnen een maand of 6 kun jij jou hal niet meer binnen, omdat jou niet gesorteerde post de deur blokkeert.

    Gelukkig is er dan iemand (bv op nu.nl) die jou vertelt dat je alle adviezen van mensen moet negeren die afgestudeerd zijn in postbeheersing, en kun je die zelf misschien beter ontslaan, want de schrijver van dit stuk heeft een geweldig idee:

    Sla een stuk van je halmuur eruit en zet er een leuke voortent voor je huis en leg daar voortaan de post neer. Voortent vol, no problemo koop er nog een bij! Het is uiteraard wel slim om af en toe kopieën te laten maken van de post in de tent ivm mogelijke lekkage en let er ook even op de je de voortent niet zo plaatst dat je van de buitenzijde je huis niet meer in kunt.

    Ik werk al een paar jaartjes als systeembeheerder(14 jaar) en ik hoop dat men in het bovenstaande stuk enige parallellen ziet met de adviezen uit het artikel.
    Is het niet veel verstandiger om eens te kijken of al die mail bewaard moet worden?
    Krijg ik veel mail over een onderwerp en kan ik die als mail-file opslaan (.msg) onder een project directory?
    Attachments, BV pdf’s willen nog wel eens een groot deel van de mailruimte in beslag nemen, terwijl dingen als tekeningen of scans prima weer als data file op de server weggeschreven kunnen worden.
    Een beetje mailbox van “maar” 50 MB kan ruim 45.000 korte mailtjes bevatten terwijl een beetje attachment van een pdf al gauw 3 MB dat neemt de ruimte in van meer dan 25000 “kale” mailtjes met wat tekst.

    Zoals iemand anders al opmerkte eindigt je pst file bij 2 GB en is dan niet meer te benaderen, dit is wel op te lossen maar wel lullig als dat in de avond uren gebeurd.
    In mijn ervaring is het zo dat juist de mensen, die door hoger in de hiërarchische boom te zitten grote mailboxen eisen de meeste chaos in hun mail hebben, en grenzeloos worden in hun ruimte behoefte.

    Dus kijk eens kritisch naar u mail ipv onmiddellijk om meer ruimte te vragen.
    Als u dat eerst doet zal u beheerder ook anders met u verzoek omgaan dan bij die gebruiker die het aanvraagt met zijn mailbox vol spam of attachment bestaand uit autocad tekeningen van 12 MB per stuk.

  • Marcel Martens
    Posted 04/04/2008 9:17 pm 0Likes

    De ict manager heeft twee keuze’s wel limiet of geen limiet. De beste oplossing is een archiveringsoplossing met context indexing voor de Exchange server.
    Voor het bedrijf als voordelen:
    – lagere kosten
    – minder performance verlies van de exchange server
    – sneller Mail-info gevonden
    – Exchange database kleiner dus snellere respons voor
    mailgebruiker;
    – Exchange server heeft langere ‘life-cycle’. Minder HWupgrade
    of vervanging;
    – Restore of DR sneller operationeel;
    – Geen opgelegde ICT quota’s waardoor de gebuiker oneindig grote
    mailbox ervaart

    En denk daarbij nog eens aan alle mogelijk compliance voordelen.

    Maw: GEEN Limieten en geen pst files maken, gewoon software laten installeren door de ICT afdeling.

  • Jonas
    Posted 04/04/2008 6:48 pm 0Likes

    “Onze klanten (aan de gebruikerskant) willen nog wel eens klagen over Groupwise, omdat het traag zou zijn en inderdaad een minder handige user-interface heeft.”

    Traag (of uberhaupt “trager” dan een willekeurig vergelijkbaar product) heb ik nooit meegemaakt.

    “Nu we toch aan het mailen zijn :-), kun je in Groupwise meerdere takenlijsten aanmaken en vervolgens van e-mails taken maken?”

    Ik weet niet precies wat je bedoelt, omdat ik functioneel geen poweruser ben. Wel weet ik dat je in GroupWise ongelimiteerd taken kan maken en altijd en overal elk soort item kan omzetten naar een ander soort item: calender, naar mail, naar task, naar document in een library en vice versa. 🙂

    “Tot nu toe heb ik in alle commentaren op deze pagina nog geen enkel serieus alternatief gezien.”

    Ik denk dat de consensus is dat men binnen een (grote?) bedrijfsomgeving zelf niet naar oplossingen moet zoeken, omdat dat de beheersbaarheid (beveiliging, continuiteit, beheerbaarheid, integriteit van de bedrijfsprocessen) in de weg staat.

  • Jos
    Posted 04/04/2008 5:42 pm 0Likes

    Ik ervaar het geschetste knelpunt ook, maar kijk toch anders tegen het gebruik van PST files aan.

    Er zijn nog een aantal issues met .pst files en Netwerk schijven

    1: Microsoft raadt het gebruik van PST files op netwerkschijven af, lokale harde schijven worden aanbevolen.

    * Reden ligt in mijn beeld in het feit dat Outlook bij het starten de hele PST file doorloopt. Over een netwerk kost dat tijd, zeker wanneer een pst file bijna 2GB groot is.

    * Bovendien komen alle gebruikers op ongeveer dezelfde tijd op kantoor aan, dus je kunt wel raden wat dat voor netwerk verkeer genereert.

    2: Binnen Outlook/Exchange kan je anderen (bv een collega of secretaresse machtigen voor je postbus.

    * Dit werkt niet meer indien je je PST-file op je eigen ‘home-directory’ of lokale harde schijf hebt staan.

    Een ding dat ik zelf nog al eens doe: ik sla mailtjes [ontvangen en verzonden] (met bijlage) op in een submap van de directory waar ik de rest van de documenten van die klus bewaar en verwijder ze uit de in- en sent-box. Ik gebruik dan filenaam conventie “Mail jjjj-mm-dd ”

    Maakt het voor iedereen mogelijk de correspondentie na te gaan ook al ben ik allang weer elders aan de gang (en was mijn account met alles er op en eraan verwijderd)

    Succes

  • Taco Oosterkamp
    Posted 04/04/2008 4:55 pm 0Likes

    Dag Vincent,

    het spijt me om te horen dat je enig ongenoegen hebt beleefd aan onze cursus. Ik begrijp niet goed dat je geen contact met me hebt opgenomen of bent komen overleggen.

    Ik raad mensen tijdens de Outlook Avondsessie en incompany trainingen aan om binnenkomende e-mails te kopiëren naar een takenlijst in Outlook, om zo overzicht te scheppen over alles wat ze deze week nog willen doen, later willen doen, of waar ze nog op wachten.

    Een kopie van een e-mail naar een takenlijst wordt door Outlook automatisch omgezet naar een eenvoudig TaakItem met daarin slechts de tekst van de e-mail, maar zonder de bijlagen.

    Dat soort taken zijn door de bank genomen 2-5 kilobyte groot. Met 1000 taken (en dat zijn er heel veel bij een normale workload) gaat het om 2-5 Megabyte. Dat moet zelfs voor een mailbox met een redelijk laag limiet geen probleem zijn.

    > het prive archiveren van zakelijke email, daar kleven nogal wat bezwaren aan

    Tot nu toe heb ik in alle commentaren op deze pagina nog geen enkel serieus alternatief gezien.

    Aan het domweg weggooien / opruimen van zakelijke email omdat er geen ruimte is kleven ook nogal wat bezwaren, zoals het niet meer kunnen antwoorden op een reeds weggegooide mail, het niet voldoen aan allerlei archiveringsregelgeving en het niet kunnen nalezen van correspondentie die belangrijk is om na te lezen.

    Het met de hand verplaatsen van elke e-mail vanuit de inbox naar de harde schijf is ook niet echt een beheersbare oplossing lijkt me. Het is zeker niet efficiënt qua verwerkingstijd.

    Ik hou me aanbevolen voor betere ideeën…

    Vriendelijke groet,
    Taco Oosterkamp

  • Taco Oosterkamp
    Posted 04/04/2008 4:41 pm 0Likes

    @Alex, goede update, bedankt. Ik heb de tekst hier op Lifehacking.nl aangepast met een waarschuwing om geen PST bestanden op een netwerkschijf te plaatsen met een verwijzing naar jouw comment. De tekst op NU.nl kan ik helaas niet zelf aanpassen, maar ik zal de redactie vragen om dat te doen.

  • Alex
    Posted 04/04/2008 4:02 pm 0Likes

    Even vergeten:

    If you’re in this situation – there’s good news … and very bad news. The good news is that this problem is very common and is a known issue. The very bad news (from the customer’s standpoint) is that PST files on a LAN/WAN is an unsupported configuration. Some customers are very surprised to hear this but Network Stored PST files have been unsupported since the days of Exchange 4.0.

  • Alex
    Posted 04/04/2008 4:00 pm 0Likes

    Hoi,

    Plaatst dan gelijk je archief folders op het netwerk nadat je je beheerder het pand hebt laten verlaten.

    Weet je gelijk waarom ie er niet meer is.

    http://blogs.technet.com/askperf/archive/2007/01/21/network-stored-pst-files-don-t-do-it.aspx

    Of te wel, NOOIt en Te Nimmer op deze manier gaan werken zonder dat je de gevolgen goed kent.

  • Vincent
    Posted 04/04/2008 3:59 pm 0Likes

    Geachte heer Oosterhuis,

    Ik heb bij een van de gemeenten gewerkt waar U uw workshop “getting things done” heeft gegeven en mij heeft het ongenoegen gesmaakt de fallout van uw cursus op te moeten lossen.
    Waar wij toch heel duidelijk aan u hadden aangegeven dat er een (redelijk laag) limiet beschikbaar was voor opslag van email, hield u in uw riedeltje de mensen voor om de mail-client vooral als archief te gebruiken en alles in verschillende mapjes te gooien al naar gelang wat er nog mee moest gebeuren, men liep hier al heel snel tegen de technische beperkingen van het systeem aan, die helaas op gemeentebestuurlijk niveau waren vastgelegd en dus voor systeembeheer niet zo maar aan te passen waren.
    Moraal van het verhaal, misschien is het niet een idee om te roepen “dat moet de techniek maar veranderen”, maar door goed overleg met je collega’s tot een werkbare oplossing te komen, die danwel binnen de opgelegde beperkingen het ook doet, danwel voor een beleidsverandering binnen het bedrijf zorgt.
    Het nadenken en overleg moet echter wel komen voor de unilaterale “kont tegen de kribbe” beslissing om het dan maar even zelf op te lossen, want zoals hierboven aangegeven, het prive archiveren van zakelijke email, daar kleven nogal wat bezwaren aan.

  • Taco Oosterkamp
    Posted 04/04/2008 3:57 pm 0Likes

    Jonas, bedankt voor je aanvulling – interessant om te lezen.

    Onze klanten (aan de gebruikerskant) willen nog wel eens klagen over Groupwise, omdat het traag zou zijn en inderdaad een minder handige user-interface heeft.

    Nu we toch aan het mailen zijn :-), kun je in Groupwise meerdere takenlijsten aanmaken en vervolgens van e-mails taken maken? Dat gaat in Outlook namelijk super-eenvoudig en is erg handig bij effectief werken. Zou mooi zijn als Groupwise dat ook heeft…

    Groeten,
    Taco Oosterkamp

  • Jonas
    Posted 04/04/2008 3:22 pm 0Likes

    “Ik zal wat fantaseren. Dat je bijvoorbeeld vanuit je mailclient een mail verstuurt, maar de software achter je rug om het bestand naar een centrale server uploadt en bij de ontvanger van de mail weer download, maar dan pas zodra hij ‘m wil openen. Voor de gebruiker heb je dan de meest logische user-interface, terwijl de techniek het dataverkeer optimaliseert. Dat kan een mailclient toch doen – waarom zou een gebruiker dat moeten doen?”

    Geen fantasie. Novell GroupWise werkt al zo sinds 1996 (versie 5). Een mail is geen mail, maar één record in een database met links daarnaar toe in de “mailbox” van elke recipient. De attachment staat ook centraal, op een plek, met wederom links in de mailboxen van elke user. Een mail met 1mb die je verstuurt naar 1000 gebruikers, is dus… inderdaad: 1mb in de database, met nog wat KB’s aan linkjes.

    Microsoft komt uit de “client-scene” en heeft relatief weinig ervaring met grote netwerken (dat is waarom Novell leading was (helaas: de pr molen van Microsoft is nu eenmaal beter) in de netwerk wereld) en bij behorende systemen. Op netwerk technisch gebied durf ik te beweren dat Microsoft tot de slechtsen en minst ervaren ter wereld behoort.

    Zoals Oxtan al terecht opmerkte, zijn er echter vaak managers die thuis Outlook hebben en daat dus op het werk ook willen. Daarbij komt dat Microsoft nou eenmaal ook leading is wat betreft de user interface. Iedereen heeft een Windows bak met Outlook (express) en Office d’r op.
    Microsoft is de nummer 1 ter wereld wat betreft GUI’s (hoewel ze dat wat mij betreft met Vista hebben verprutst, maar dat terzijde). 🙂
    Hierbij komt dat Microsoft relatief makkelijk beheerbaar is door de hoeveelheid beheerders die zich met Microsoft bezighouden. Komt je beheerder onder een trein, geen paniek: binnen een uur staat er een andere Microsoft beheerder op je stoep.
    Dit zijn echt op zich valide redenen om te kiezen voor een Microsoft omgeving. Weet alleen dat het qua techniek gewoon wat behelpen is. Denk aan print/file sharing, of het feit dat AD zo afhankelijk is van DNS, wat netwerk technische echt een lachertje is. De beheer(s)problemen met Exchange 2003 en daarvoor (2007 is overigens beter: grappig genoeg zitten daar nieuwe features in, die al sinds 1998 in GroupWise zitten.. en dat is geen geintje).
    Simpele netwerk technieken die met Linux/Unix, IBM of Novell producten dus al sinds jaaaaren worden toegepast, worden nu pas geimplementeerd in de Microsoft netwerk producten. “De techniek” loopt niet achter, Microsoft loopt achter wat betreft techniek, omdat ze andere prioriteiten hadden.

    “En zo helpen we elke vooruitgang om zeep”

    Veranderingen worden ondermijnd wanneer users zelf gaan pielen. Op deze manier hoeven de beheerders niet de problemen bij het management aan te kaarten en verandert er niets. Ja, er verandert pas wat als blijkt dat er belangrijke documenten zijn verdwenen, “omdat directie assistente Anja deze had gearchiveerd op de C: schijf van haar pc en de HD daarvan crashte.”

  • Taco Oosterkamp
    Posted 04/04/2008 3:19 pm 0Likes

    Dag root,

    De laatste zin van mijn artikel was: “Zorg wel voor een regelmatige backup van je PST bestand.”

    En natuurlijk heb je gelijk: als je systeembeheerder of haar manager je kan helpen is dat sowieso beter.

    Ik ben alleen bang dat dat niet alleen met setup en quota’s is op te lossen, gezien de hierboven in andere commentaren beschreven problemen van Exchange bij het opslaan van grote mailboxen.

    Goed weekend,
    Taco Oosterkamp

  • root
    Posted 04/04/2008 3:02 pm 0Likes

    Nu raad je mensen dus aan om mail lokaal neer te zetten. HDD crash, weg mail. Ik raad mensen toch aan de systeembeheerder (of liever de persoon daarboven) beter na te denken over de setup en quota’s.

  • ton
    Posted 04/04/2008 2:41 pm 0Likes

    Ik heb per opdrachtgever per project een .pst bestand, zodra ik een mail heb gelezen of verzonden zet ik hem in het juiste archief, mijn inbox (en sent-items box) is dus bijna altijd leeg.
    Wat betreft werken via webmail: Ik zet aan het eind van elke werkdag mijn .pst bestanden op USB stick (een 1GB stick kost ook niet veel meer), zodat ik ze thuis ook kan benaderen. Dit is dan tevens de backup voor het geval mijn pc mocht crashen.

  • Taco Oosterkamp
    Posted 04/04/2008 2:34 pm 0Likes

    @Jonas – Ik begon niet over FTP, dat deed Jeroen. Het probleem speelt trouwens lang niet alleen bij grote, internationale bedrijven, maar ook bij bijvoorbeeld gemeenten en ziekenhuizen.

    @Oxtan – Grappig dat jij kunt bepalen wat mijn houding is, of waar mijn interesses liggen.

    Don’t worry – ik weet vrij goed hoe de techniek in elkaar zit. Maar voor mij stopt het daar niet – ik kijk naar lifehacks die, ondanks de niet-ideale techniek, mensen in staat stellen om goed en effectief hun werk te kunnen doen.

    > Als de technici de keuze zouden hebben gehad, dan hadden ze voor iets anders gekozen.

    Noem eens iets – wat zou jij hebben gekozen?

    > Ook al is het bewezen, gewoon volhouden.

    Wat is er bewezen dan?

    > Snap je het verschil of ben ik nu vervelend technisch bezig en moet ik eigenhandig het smtp-protocol verbouwen 😉 ?

    Ik snap het verschil en ik vind dit helemaal niet vervelend. Maar volgens mij is de tijd inderdaad rijp voor betere systemen.

    Ik zal wat fantaseren. Dat je bijvoorbeeld vanuit je mailclient een mail verstuurt, maar de software achter je rug om het bestand naar een centrale server uploadt en bij de ontvanger van de mail weer download, maar dan pas zodra hij ‘m wil openen. Voor de gebruiker heb je dan de meest logische user-interface, terwijl de techniek het dataverkeer optimaliseert. Dat kan een mailclient toch doen – waarom zou een gebruiker dat moeten doen?

    Of misschien is het wat als Exchange een betere onderliggende database gebruikt. En dat die database bijvoorbeeld alleen de metadata van de bestanden bevat en niet de bestanden zelf.

    Of je zou een PST bestand verder kunnen optimaliseren, zodat het niet zo snel crashed (hoewel ik daar zelf geen problemen meer mee heb gehad sinds Outlook 2003). Of dat zo’n PST bestand bijvoorbeeld alle attachments eenmalig opslaat, in hoeveel uitgaande mails je dat attachment ook heb verstuurd.

    En er is natuurlijk nog veel meer mogelijk en het kan allemaal nog veel slimmer dan wat ik hier opgooi. Maar wat mij betreft is het allemaal techniek die kan worden verbeterd om daarmee de eindgebruiker goed te ondersteunen in zijn of haar dagelijkse werk. En niet andersom.

    > Leer gewoon omgaan met wat je ter beschikking wordt gesteld.

    En zo helpen we elke vooruitgang om zeep 🙂

    Groeten,
    Taco Oosterkamp

  • Oxtan
    Posted 04/04/2008 12:18 pm 0Likes

    Taco,

    omdat je niet intereseert hoe het werkt, je neemt de houding van “het moet gewoon werken en verder regel jij het maar”. Typisch gevalletje van hoe het niet moet.

    Als je systeembeheerder geen goede ftp client en server in je omgeving bij je geleverd heeft, ga je dan bij hem verhaal halen, niet bij mij. Als je verder niet weet hoe de ftp-client werkt, dan lees je de fijne handleiding (je was toch een ‘kennis-werker’, dat moet voor je een eitje zijn.

    De keuze voor Exchange in een bedrijf is vaak genomen door managers die geen idee hebben van hoe zo’n systeem werkt. Als de technici de keuze zouden hebben gehad, dan hadden ze voor iets anders gekozen. Echter veel te vaak gebeurt er dat wat de ene manager heeft moet de andere ook heel nodig hebben. En dan is het cirkeltje rond. En nu, omdat de kenniswerkers niet weten hoe ze om moeten gaan met een gewone schijsquota, dan moet het hele netwerk circus op zijn gat om een ander groupware neer te zetten. O ja, en dat moet geen verlies van functionaliteit betekenen (stel je voor, dat je opeens een andere client en geen outlook zou moeten gebruiken) noch downtime want de powerpoint met de geluidjes van goedemoggel anders niet op tijd geopend zou kunnen worden. Dan vergaat de hele wereld en niemand kan werken: outlook ‘doet het niet’, dus iedereen moet naar huis.

    Dit is op een op ware feiten gebaseerd verhaal. Helaas.

    Kijk, je mooiste commentaar:
    “Volgens mij is dit e-mail archiefprobleem een typisch voorbeeld van te kort schietende techniek, niet van lastige gebruikers.”, Vooral nooit toegeven dat je fout zit. Ook al is het bewezen, gewoon volhouden.

    ook een mooie:
    “Dat e-mail nooit bedoeld is voor het versturen van grote bestanden zegt mij weinig. Het world wide web was ook nooit bedoeld voor het vervangen van kantoorapplicaties. Maar gebruik evolueert – en dat zal techniek ook moeten doen.”

    En de www is gemaakt voor het laten weergeven van tekst op een scherm. Dus het weergeven van kantoorapplicaties op een browser is een logisch vervolg daarop. De bestanden blijven op de (web)server, dus is er weinig bandbreedteverkeer (alleen wat javascript applicaties); smtp, daarentegen, verstuurt data tussen een server en de andere. Het kan nooit dezelfde zijn om een bericht van 4kb te versturen dan een bericht van 2Gb (jaa, er zijn mensen die dit proberen te doen). Snap je het verschil of ben ik nu vervelend technisch bezig en moet ik eigenhandig het smtp-protocol verbouwen 😉 ?

    Kijk, ‘vroegah’ had men een public_html folder. Men wist dat alles dat men daar neerzette, via internet toegankelijk was via http://example.com/~jegebruikersnaam/

    Daar had je je ‘ftp’-server, dan (het is geen ftp, maar http, maar voor de mensen was het goed: ze konden bestanden beschikbaar stellen aan anderen. en dit konden ze zelf beveiligen met .htacess bestanden). Gewoon, in je homedir. Dit kon al, anno 1990. Nu, dankzij al de door microsoft veroorzakte voortgang, kan het niet meer kennelijk bij jou en veel mensen.

    Ach, het is wel een beetje zielig. Ik zeg:
    http://tabo.aurealsys.com/archives/2006/05/19/dilbert-on-unix/

    En al dat stierenpoep van de modernekenniswerkers …., afijn. Leer gewoon omgaan met wat je ter beschikking wordt gesteld.

  • Jonas
    Posted 04/04/2008 11:06 am 0Likes

    Oh ja, nog iets;

    “en richten vervolgens een FTP server in voor het uitwisselen van bestanden met collega’s wereldwijd?”

    Dekt mail je data flow niet, dan op zoek naar andere oplossingen. Er zijn zat andere manieren van data “delen” waar de user niet eens in de gaten heeft dat een document ergens aan de andere kant van de wereld staat.
    FTP is denk ik geen goed voorbeeld: het is te plat en te ouderwets.

    Heb je een groot en internationaal georienteerd bedrijf, dan MOET zo’n bedrijf wel op zoek naar oplossingen die er voor zorgen dat data beschikbaar is.
    Dit kan zijn van deamons die wijzigingen op volumes over en weer synchroniseren tot het implementeren van centrale collaboration suites (groupware producten e.d.), of bijvoorbeeld door te kiezen voor remote werken op centrale centra.

  • Jonas
    Posted 04/04/2008 10:55 am 0Likes

    Het meeste is al gezegd.
    De dingen die in dit artikel staan, dient men zeker niet zomaar toe te passen. Er zitten vele malen meer haken en ogen aan mailbox beheersbaarheid. Om er wat te noemen:

    – Het bedrijf is verantwoordelijk voor x jaar belastingtechnische bewaarplicht. Dit geldt niet voor priva data (mail) MITS bijvoorbeeld in een OR stuk is aangegeven dat pive mailboxen daadwerkelijk prive data zijn (en dat is meestal NIET het geval). Eigenhandig pst’s bakken staat dit in de weg.
    – Het maken van “backups” betekent voor veel non-professionals kopietjes maken naar usb disks of cdr(w)’s. Dit is geen backup, niet veilig en kan leiden tot het verlies van bedrijfskritische data.
    – Het zou kunnen dat het maken en bewaren van pst’s niet meer werkt zodra een bedrijf wijzigingen aanpast in de infrastructuur. Andere omgeving, ander collaboration suite (mail pakket), andere manier van inrichten netwerk shares waar pst in staan, herinrichten pc’s, etc. users die zich niet houden aan het beleid, kunnen spullen kwijt raken.

    Er wordt nog gezegd:
    “En zolang systeembeheer geen eenvoudige manier aanreikt om e-mails te archiveren, zullen mensen het zelf moeten regelen,”

    Wat je hier zegt is net zoiets als: als je het niet eens bent met een uitspraak van een rechter, dan ga je toch zelf een straf bedenken en uitdelen.
    Wanneer mensen zelf individueel gaan klooien met bedrijfskritische data, mail, whatever, dan kan dat gigantische problemen opleveren. Nee, men moet het dus zeker niet zelf gaan regelen dmv zo’n lifehack.
    ICT moet de wensen van het bedrijf faciliteren. Gaat dit niet goed, werkt men inefficient, of wat dan ook, dan is het aan het bedrijf zelf om te kijken of de ondersteuning en/of infrastructuur aangepast moet worden. Vindt een bedrijf het niet nodig om iets te doen aan de mailboxen quotering? Tough luck.

    Verder moet men in een bedrijf vaak uberhaupt leren hoe om te gaan met mail. De hoeveelheid office documenten, pdf’s, etc. die naar tig mensen wordt gemaild, is enorm. Dat, terwijl deze documenten vaak gewoon vanaf het netwerk zijn te benaderen, danwel vanaf het internet.

    Al met al denk ik dat er een groot verschil zit in hoe je het bekijkt. Als je vanaf een enkele gebruiker kijkt naar het probleem: te weinig mail ruimte, dan kan ik me voorstellen dat men dit soort oplossingen opzoekt. Op bedrjifsniveau is het absoluut af te raden om dit soort oplossingen toe te passen.

  • Arjan
    Posted 04/04/2008 10:32 am 0Likes

    Op mijn werk maak ik al gebruik van persoonlijke mappen omdat 20mb niet voldoende is.

    Als aanvulling op bovenstaande: maak automatische regels aan.
    Ik heb in mijn persoonlijke map een map Postvak IN aangemaakt. Met automatische regels alles laten forwarden naar deze map. Dit kun je niet als optie selecteren. Echter dit heb ik gedaan door drie regels. Berichten met de urgentie laag/normaal/hoog doorsturen naar Postvak IN. Werkt perfect. Zodra je Outlook opstart worden direct alle mails naar je persoonlijke map Postvak IN geschreven.

  • Taco Oosterkamp
    Posted 04/04/2008 9:55 am 0Likes

    Dag Charlotte, goed idee en bedankt voor de tip!

    Mijn probleem hiermee is dat het nogal bewerkelijk is. Als je elke dag een paar mails binnenkrijgt gaat het nog wel, maar bij tientallen mails per dag kost het toch behoorlijk veel tijd om elke mail te openen, de attachments te selecteren en op te slaan.

    Bovendien kan dit alleen maar met de muis en niet met het toetsenbord, wat ook weer een hoop tijd en concentratie scheelt (www.mindermuizen.nl).

    Alles bij elkaar denk ik dat je een technisch probleem omzeilt, maar dat het (als het erop aankomt) een work-around is die niet nodig zou moeten zijn.

    Groeten,
    Taco Oosterkamp

  • Taco Oosterkamp
    Posted 04/04/2008 9:50 am 0Likes

    @Oxtan en van Mierlo – ik beschrijf hierboven geen oplossing, maar een lifehack.

    En ik vind het wel heel makkelijk om te roepen dat mensen maar moeten gaan FTP-en. Hoeveel managers die grote PPT-bestanden moeten versturen weten überhaupt van het bestaan van FTP?

    En hoeveel systeembeheerders installeren goede FTP client software bij hun gebruikers? En richten vervolgens een FTP server in voor het uitwisselen van bestanden met collega’s wereldwijd? En schrijven dan ook nog een handleiding over hoe het werkt? Het zullen er niet veel zijn.

    Volgens mij is dit e-mail archiefprobleem een typisch voorbeeld van te kort schietende techniek, niet van lastige gebruikers. E-mail begint voor veel mensen een bijzonder belangrijk en eenvoudig te gebruiken component van hun werk te worden. De techniek moet zich wat mij betreft aan de mens aanpassen en niet andersom.

    Dat e-mail nooit bedoeld is voor het versturen van grote bestanden zegt mij weinig. Het world wide web was ook nooit bedoeld voor het vervangen van kantoorapplicaties. Maar gebruik evolueert – en dat zal techniek ook moeten doen.

    Als het voor Exchange onmogelijk is om grote hoeveelheden e-mail op te slaan, dan moet Exchange gefixed worden – of moet er een concurrent op de markt komen die het beter doet.

    De oplossing die jullie aanreiken is om e-mail überhaupt niet of zo min mogelijk te archiveren. En dat komt dan niet omdat dat goed is voor effectief werken (mijn vak), maar omdat de techniek het archiveren niet aan kan.

    Let wel: ik zeg helemaal niet dat systeembeheerders nare types zijn die je alleen maar willen dwarsbomen. Ik realiseer me heel goed dat jullie Exchange niet eigenhandig kunnen fixen. En de problemen met Exchange had ik hierboven in een ander commentaar ook al aangestipt. Maar als dat dan een technische beperking is in een werkproces wat voor moderne kenniswerkers onmisbaar is, zorg dan in elk geval dat je met betere oplossingen komt die voor de eindgebruiker goed bruikbaar zijn.

    En zolang systeembeheer geen eenvoudige manier aanreikt om e-mails te archiveren, zullen mensen het zelf moeten regelen, bijvoorbeeld met een lifehack zoals deze, inclusief de nadelen.

    Vriendelijke groet,
    Taco Oosterkamp

  • Charlotte
    Posted 04/04/2008 9:43 am 0Likes

    Ik heb eigenlijk een heel andere manier om mijn mailbox binnen de limieten te houden (en die limiet had ik binnen 3 maanden al bereikt): het netjes opslaan van de grote bijlagen (is ook handig voor je opvolger) in je directories en vervolgens de bijlage uit de mail verwijderen (mail openen, rechtermuisknop op bijlage en ‘ verwijder’ ). Zeker voor de Verzonden Items een heel verschil. Ik wil alleen terug kunnen zoeken dat ik het verstuurd heb; om dezelfde pdf van 3 mb in bijv. 20 verschillende out-mails nog een keer te hebben, is overkill.

    En nieuwsbrieven gaan meteen naar een apart mapje dat geregeld leeggemaakt wordt (wie leest er nu nog nieuwsbrieven van een half jaar oud?)

  • M van Mierlo
    Posted 04/04/2008 9:30 am 0Likes

    Sorry Taco, maar je ziet hier echt een paar essentiele dingen over het hoofd. Hetgeen ook door mijn voorgangers al duidelijk is aangestipt.

    Het probleem ligt hem in het beheersbaar houden van je Exchange omgeving. Ik zelf leg mijn gebruikers een limiet van 150Mb op. Ik ben er als beheerder ook niet blij mee, maar als je ooit een crash mee hebt gemaakt van een Exchange server met een database file groter dan 50GB ben je gewoon 4 dagen plat omdat het zolang duurd om met de voorhanden zijnde microsoft tools die database weer tot leven te roepen.

    Backup terug plaatsen zou kunnen, maar met verlies van gegevens, hetgeen niet acceptabel is in mijn ogen ( 4 dagen plat liggen ook niet trouwens)

    Dan kom je dus bij het punt van PST files, op dit moment mogen onze gebruikers dus PST files maken, en gewoon op het netwerk plaatsen. Probleem wat we nu veel hebben zijn corrupte PST files. En dan is een gebruiker meteen een hele hoop data kwijt. Plus krijgen we door deze fijne files het probleem dat iedereen maar ALLES opslaat en we langs alle kanten uit onze voegen groeien qua storrage / backup.

    Voor een gewone gebruiker is 1TB misschien maar een harddiskje van een paar honder euro, profesioneel zit dat toch iets anders inelkaar.
    1 TB in Raid en gebackuped in een beheersbaar (lees makkelijk uitbreidbaar) systeem is aanzienlijk duurder. En leg dan de directie maar eens uit dat je weer een ton uit wilt geven omdat de gebruiker te lui is om selectief met zijn mail om te gaan en alles maar wil bewaren.

    Uiteindelijk zou het mooi zijn als Exchange beter schaalbaar zou zijn (hoewel Exchange 2007 hier weer iets meer mogelijkheden in biedt maar nog steeds in gebreke blijft ) En de gebruiker gewoon het systeem zou kunnen gebruiken zonder limieten, en zonder PST files.

    Grote attachents, niet via e mail daar is het nooit voor bedoeld.
    En PST files leveren vaak meer gedoe op dan dat het opluchting biedt.

  • Puck
    Posted 04/04/2008 9:21 am 0Likes

    Oxtan, ik heb er niets meer aan toe te voegen.

  • Oxtan
    Posted 04/04/2008 9:03 am 0Likes

    Taco,

    1. smtp is geen ftp. Als je grote bestanden heen en weer moet pompen, gebruik de juiste gereedschaap;

    2. Je inbox is niet je homedir in exchange. Kijk, in groupwise heeft men de goede oplossing, namelijk een Maildir in je homedir. Dit is een ‘erfenis’ van unix, en het werkt prima. Je berichten zijn gelijk deel van je bestanden in het netwerk. Je mag zoveel opslaan als je quota in de bestandsserver toereikt. Helaas moest exchange het anders doen, en nu word email in een database (why??????, maar dit is een ander verhaal). Vervolg: de database groeit, en groeit, en groeit. De database engine is dezelfde als die van ms access (jet database). Need I say more?

    Om een exchange server redelijk probleemloos te laten draaien moet je dus een hele dure storage oplossing hebben (schijven zijn niet goedkoop als je het goed wil laten draaien: je wil niet een exchange server op een lidl usb schijf hebben, geloof me). We hebben het hier over san oplossingen à €20.0000 voor 2terabytes (exclusief btw);

    En je moet de database(s) van je exchange server regelmatig defragmenteren. De database moet down worden gebracht, onderhoud gepleegd en weer up. Als je het slim aanpakt, dan kan je het automatiseren. Maar het blijft een ***-systeem voor de systeembeheerder en dus ook voor de gebruiker. Hoe groter de database, hoe langer de onderhoud duurt, uiteraard.

    De oplossing die je voorstelt is buiten systeembeheer om. Als er geen beleid hier in het bedrijf is, dan zij er geen backups. pst bestanden zijn beroemd voor de problemen die ze veroorzaken, dus je wil een backup hebben. Wie zorgt ervoor dat de backups goed draaien? Doe je dit in overleg met de mensen die ervoor zorgen dat het draait en blijft draaien of vind je ze arrogante mensen die je alleen maar vervelend vinden?

    Je lifehack vind ik dus een hele slechte advies in een bedrijfs-omgeving. Doe dit soort dingen nooit zonder eerst te overleggen. Systeembeheerders zijn daar om je te helpen, en ze doen het ook graag. Ze willen alleen niet de shit van dit soort oplossingen moeten oprapen als dit fout gaat.

  • Bas
    Posted 04/04/2008 8:19 am 0Likes

    Ik heb een veel makkelijker manier om m’n outlook e-mail op te slaan.
    Op het netwerk / harde schijf, en dan op een heel simpele manier zonder dat de outlook omgeving teniet gedaan wordt.

    selecteer je mail in je inbox, dan CTRL-C, ga dan naar het betreffende mapje, dan CRL -V en klaar.

    Het grappige is dat als je in Outlook klikt op “bestand kopieren” dit niet werkt. Het werkt alleen met de sneltoetsen.

  • Stan
    Posted 01/04/2008 12:12 pm 0Likes

    Uit een paar jaar praktijkervaring:
    Maak liever verschillende .PST files aan dan één grote. Je doet daar de netwerkbeheerder een plezier mee. Roep je een PST-file aan op een netwerkshare, dan gaat er zeer veel data over het netwerk. Door met kleine bestanden te werken beperk je dit.

    PST-bestanden zijn uitstekend geschikt om mailarchieven uit te wisselen of over te dragen. Denk aan een projectarchief of als iemand het pand gaat verlaten.

    PST-files die op een CD-ROM of DVD-ROM staan moet je eerst naar een harde schijf kopiëren. Read-only bestanden kunnen niet worden geopend, vandaar.

    Maak goede afspraken met je ICT-afdeling over het gebruik en de ondersteuning van PST-bestanden. Bij ‘ons’ is men niet enthousiast over het gebruik van PST-files. Maar aangezien er (nog) geen voldoende alternatief wordt geboden voor mailarchivering wordt het gedoogd. Het backuppen en kunnen restoren van deze bestanden is een belangrijk punt in de afspraken.

    Het beschikbaar hebben van extra opslagruimte voor je mail wil natuurlijk niet zeggen dat je al je mails maar ongebreideld kunt opslaan. Maak af en toe een paar uurtjes tijd om je oude spullen op te ruimen / weg te gooien. Dat houdt het voor jezelf overzichtelijk en je houdt de opslagkosten voor je organisatie ook nog overzichtelijk. Zelf schoon ik twee keer per jaar. Vergeet niet om daarna de PST-files te ‘comprimeren’. Na verwijderen van veel mails wordt het bestand niet automatisch kleiner; dat moet je zelf aangeven.

  • Caspar Jans
    Posted 01/04/2008 6:31 am 0Likes

    @Taco:

    Ik denk dat het een kwestie van én-én is. Het maken van een back up zou eigenlijk even natuurlijk moeten zijn als het strikken van je veters van je schoenen voordat je begint te lopen.

    Ik gebruik deze methode al een aantal jaren in mijn werkomgeving en heb al de nodige collega’s overleefd die een groot deel van hun mail hebben verloren, niet in de laatste plaats omdat het maken van de back up (of het bewaren hiervan) niet helemaal goed was gegaan.

    Better safe than sorry…

  • Jeroen Stikkers
    Posted 29/03/2008 9:20 pm 0Likes

    Als je een autocad designer bent of andere vormgevers taak vervut binnen een bedrijf en je krijgt dergelijke bestanden per email aangeleverd dan denk ik dat het tijd is om een goed gesprek te hebben met de ICT afdeling, dit soort bestanden horen totaal niet in een mailbox thuis maar dienen eerder via FTP of andere protcollen binnen te worden gehaald, hiermee ben je dan ook af van de eventueel trage exchange machine en verlicht je de laod op de server voor de rest van de gebruikers. Daarnaast lijkt het me logisch dat je dit soort bestanden niet in je mailbox laat zitten maar direct opslaat anders groeit je mailbox binnen de kortste keren uit tot ettelijke GB’s , iets wat een uitzondering zal zijn in iedere organisatie en zowel voor de gebruiker als voor systeembeheer een onwenselijke situatie creëert.

    Ik weet uit ervaring dat de grafici binnen bedrijven vaak de wat lastigere gebruikers zijn als het gaat om het ondersteunen, veelal aparte hardware, extra opslagruimte en zware programmatuur. Bij onze klanten pleit ik er dan meestal ook voor om deze mensen wat extra aandacht te geven i.p.v. deze voor het (data)blok te zetten om juist dit soort lifehacks te voorkomen. En in het oog te kunnen houden wat het verbruik nu is en een solide backup te kunnen bieden. Uiteraard ben ik het met je eens dat als het niet gaat zoals het moet dat het dan maar zal moeten zoals het gaat, daar zijn we tenslotte (life)hackers voor 🙂

  • Taco Oosterkamp
    Posted 29/03/2008 1:36 pm 0Likes

    Om nog even aan te vullen: 50 megabyte betekent dat je al na het ontvangen van een paar AutoCAD bestanden, of een stuk of wat RAW fotobestanden aan je tax zit.

  • Taco Oosterkamp
    Posted 29/03/2008 1:33 pm 0Likes

    @Jeroen – de verhalen tijdens onze trainingen leren me dat veel kenniswerkers het moeten doen met (soms bizar) weinig ruimte op de Exchange server. Dat levert veel frustratie op over mensen die hun werkmethodes moeten inrichten naar de tool, in plaats van andersom.

    Zelf vermoed ik dat die probleem niet allereerst met opslagruimte te maken heeft (harde schijven zijn tegenwoordig goedkoop), maar eerder met de snelheid van de Exchange server. Als iedereen enorme mailboxen heeft, vertraagt dat het hele systeem. Nu heb ik zelf geen systeembeheerervaring met moderne versies van Exchange, dus ik weet niet zeker of dat nog steeds een issue is.

    Voor een systeembeheerder is het vrij eenvoudig om de megabytes te beperken, voor de kenniswerker is het meestal onmogelijk om daar wat aan te doen. Daar hebben we dan een lifehack voor 🙂

    Ik ken trouwens professionals die het PST systeem gebruiken om jaarlijks een backup te maken van hun eigen data en die backup dan op CD/DVD branden. Lijkt mij een prima systeem om nog eens dingen terug te kunnen zoeken.

    Dus ja: ideaal is het niet, maar als het niet kan zoals het zou moeten, dan moet het maar zoals het kan.

  • Jeroen Stikkers
    Posted 29/03/2008 11:35 am 0Likes

    Indien je een dergelijke file aan wil maken en een backup er van wil hebben dan zou ik aanraden om deze in een homedirectory te plaatsen. Veel autmomatiseringsomgevingen hebben een homedirectory welke op een netwerkserver geplaatst is waarvan iedere nacht / week een backup gemaakt wordt.

    Gezien vanuit het oogpunt van een systeembeheerder lijkt me dit overigens geen wenselijke situatie. Je begint al met het lokaal plaatsen van de file waarbij je zelf voor backup zou moeten zorgen en in mijn voorstel ga je oneigenlijk gebruik maken van je homedirectory. Als iedereen dit zou doen, wordt het voor een beheerder erg onoverzichtelijk wat er nu precies aan mail vs data op het netwerk aanwezig is. Deze informatie is noodzakelijk om een eventuele case richting het management te kunnen maken dat er meer opslagruimte gewenst is voor de mailserver. Het lijkt me dan ook verstandiger om een aanvraag voor meer ruimte op de mailserver te doen voordat je aan je limiet zit.

  • Taco Oosterkamp
    Posted 28/03/2008 9:13 pm 0Likes

    @Jan – goed punt. Dat van die backup had ik al genoemd, maar de 2 GB limiet is inderdaad goed om toe te voegen.

    @Caspar – ik snap wat je bedoelt, maar een goede backup lijkt me beter.

  • Caspar Jans
    Posted 28/03/2008 8:37 pm 0Likes

    Misschien niet onbelangrijk 2:

    Zet je pst bestand nooit op dezelfde partitie als waar je OS (windows, unix, etc) op staat, maar op een andere partitie. Op die manier heb je bij een crash van windows doorgaans wel nog je andere partities beschikbaar na een herinstallatie.

  • Jan Debonnet
    Posted 28/03/2008 4:23 pm 0Likes

    Misschien niet onbelangrijk: er is ook een maximum voor pst-bestanden: 2GB is de limiet voor outlook t/m 2003 (zie oa http://support.microsoft.com/kb/830336/en-us)
    Daarbij moet je ook zeker zijn dat je nieuwe pst gebackupt wordt…

Geef een reactie

%d bloggers liken dit: