Gedeelde- of groepsschijven om bestanden uit te wisselen met collega’s zijn heel handig. Maar hoe kun je tussen al die mapjes in mapjes het juiste mapje snel bereiken?
Dropbox is waarschijnlijk de handigste manier om bestanden met meerdere mensen te delen. Helaas kunnen medewerkers van grotere bedrijven vaak niet Dropbox installeren. Je kunt Dropbox dan wel gebruiken via de website, maar dat is niet ideaal. Grotere bedrijven gebruiken vaak gedeelde/groeps schijven om intern bestanden te delen. Maar, waar je bij Dropbox je eigen mappenstructuur mag gebruiken, zul je bij het gebruik van een groepsschijf de archivering (on)logica van je collega’s moeten gebruiken. En dat is niet heel handig.
Zo kan het voorkomen dat jij aan een gedeelte van het project ASA werkt. De map ASA staat onder g:/projecten/acquisitie/2011/PX 038-11 ASA. Maar jij mag alleen in de submap /PR werken. Om bij de bestanden van het ASA project te komen moet jij dus steeds zes mappen door navigeren die niet per sé logisch genaamd zijn (g:/projecten/acquisitie/2011/PX 038-11 ASA/PR).
Je zou heel makkelijk met slechts twee keer klikken altijd in de juiste map terecht kunnen komen. Zo heb ik op mijn persoonlijke schijf op het netwerk (of onder Mijn Documenten) een snelkoppeling gemaakt naar bijvoorbeeld g:/projecten/acquisitie/2011/PX 038-11 ASA/PR met de voor mij logische naam ASA. Zo heb ik altijd alle juiste mappen bij de hand met slechts twee keer klikken en hoef ik nooit te zoeken waar die map ook alweer stond.
Snelkoppelingen maken van mappen op de groepsschijf
Een snelkoppeling maak je heel gemakkelijk door met de rechter muisknop op de map te klikken en ‘Snelkoppeling maken’ te klikken.
Je kunt ook een snelkoppeling maken door de map te slepen naar een nieuwe bestemming (bv Mijn Documenten) terwijl je de ALT toets ingedrukt houdt. Het icoontje van het mapje verandert in een mapje met een pijltje. Zo weet je dat het een snelkoppeling wordt en dat je niet de hele map kopieert.
Snelkoppelingen hernoemen naar een logische (project)naam
De zojuist aangemaakte snelkoppeling kun je door op de rechter muisknop te drukken en ‘Hernoemen’ te selecteren een voor jou makkelijk terug te vinden naam geven. Hou het lekker simpel en geef het de naam van het project waar het voor jou onder valt. Dankzij de reactie van Dyn weet ik nu dat is sommige bedrijven het hernoemen van een snelkoppeling de naam van de map op de groepsschijf kan aanpassen, dus controleer na het hernoemen even de originele map.
Hernoemde snelkoppelingen in Mijn Documenten plaatsen
Plaats de hernoemde snelkoppelingen in de Mijn Documenten map of op je persoonlijke schijf.
Vanaf nu kun je met slechts twee klikken bij alle voor jou relevante mappen verstopt op groepsschijven!
Alternatief: mappen als Favorieten
Je kunt een map ook opslaan als favoriet in de Windows Verkenner. Voor mij is het echter logischer om het onder Mijn Documenten te zetten, want daar staan ook de rest van mijn mappen en hebben alle mappen één plek. Daarnaast is Mijn Documenten uit elk programma op te roepen en is dat met de favorieten niet per definitie zo.
Mac en Linux
Vanzelfsprekend werkt deze tip net zo goed op Mac en Linux, maar de meeste mensen die met een groepsschijf moeten werken zullen dat met Windows doen.
Yoepie
Ik gebruik fingertips om snel bij mappen te komen, als ik iets in een map wil opzoeken. Voor het snel opslaan in een bepaalde map gebruik ik FileBoxExtender.
Stefan
@Remco: Ik ben het met je eens, maar ik heb collega’s gezien die 10 mappen diep gaan, en dat ook nog eens 20x per dag doen. (En dat noemt zich dan directiesecretaresse, had daar wel wat meer intelligentie verwacht ;-)).
jezeijl
Nuttige tip Kan ik zeker wat mee. Bedankt!
Johannes Mulder
Hiervoor gebruik ik FileBoxExtender:
http://www.hyperionics.com/files/index.asp
David
@Bernd Handig!
@Remco Voor veel mensen toch een heel handige tip als ze het niet meer kunnen vinden op de G: schijf, voor de veteranen Lifehackers misschien weel heel basic.
@Pien Thanks!
@Rolf Thanks!
Rolf
Ik gebruik hiervoor Directfolders, echt een superprogramma (freeware). Na een tijd kun je niet meer zonder.
Pien
Ik gebruik al enige tijd naar volle tevredenheid het programma FolderGuide, waarmee je met twee muisklikken bij de map van je keuze bent. Ik vind het vooral handig omdat je favoriete mappen nog wel ’s wisselen, afhankelijk van het project waaraan je werkt. Met één muisklik kun je zo’n map toevoegen of weer weghalen uit je lijst. Werkt ook in een netwerk; draait bij ons op kantoor prima, iedereen kan bij de groepsschijven. Info en download: http://folder-guide.en.softonic.com/
Remco
Dit is wel heel erg triviaal, toch? Of mis ik hier iets…
Bernd
Start bij het hernoemen de naam met een teken, ik gebruik een uitroepteken (‘!’), dan staan alle snelkoppelingen direct onder de subdirectories en niet ergens ‘verloren’ tussen alle andere docs in Mijn documenten.
Ron
Dit kan ik goed gebruiken. Thanx!
maarten
Je favorieten in de Windows Verkenner worden ook ergens opgeslagen, meestal in je userprofiel. Als je een snelkoppeling naar je ‘Favorieten’ map in je userprofiel maakt en die op je bureaublad / mijn documenten zet kan je er ook snel bij. Met favorieten werken lijkt me net iets sneller werken.
David Bakker
@Arend dank je, daar doen we het voor 🙂
@Dyn Waardevolle toevoeging waar ik niet van op de hoogte was. Wat vreselijk onhandig als je snelkoppelingen niet zou kunnen hernoemen trouwens.
dyn
Het hernoemen van de snelkoppeling op je bureaublad kan in sommige it-omgevingen leiden tot het hernoemen van de map op de netwerkschijf. Pas hier dan ook mee op en controleer na het hernoemen of je niet per ongeluk ook de map op de netwerkschijf hebt hernoemt.
Arend
Waardevolle tip! Bedankt!
Comments are closed.