Waarom tools in je inbox je niet van je e-mail overload afhelpen

Weer zag ik afgelopen week een nieuwe tool langskomen die zich in je inbox nestelt en daar zogenaamd helpt met het beheren van alles wat je nog van plan bent te doen. Dergelijke tools heten heel toepasselijk Inbox, Mailbox, en nu dan Sortd. Ze zeggen je te helpen bij het scheppen van orde in je chaotische mailbox die barst van de TODO’s. Een loffelijk streven, want die chaos in de mailbox herkennen we allemaal…

PROBLEEMPJE NUMERO 1

Er is wel een probleempje: e-mails bestaan vooral uit wat anderen je vragen (joh!). Bestaat je werkdag vooral uit lezen van mails en het vervolgens aftikken van de TODO’s die daar uit voortkomen (en tak-tak-tak, wat kan dat goed voelen…) dan voer je uiteindelijk andermans agenda uit.

..NUMERO 2..

Er is nog een probleempje: in Sortd sleep je een e-mail direct op een aparte TODO lijst. Niet handig. Het kenmerk van een goede TODO op een lijst is dat jij er over nagedacht hebt of die daar wel moet komen. Zo’n mail sleep je wel heel makkelijk op een lijst die al snel veel te lang wordt. Daarnaast is de formulering van een TODO essentieel: wát ga je precies doen? Is het duidelijk wat je moet doen? Ga jij dit doen of iemand anders? De doorsnee e-mail bestaat uit te veel woorden, te veel verschillende vragen en te veel onderwerpen door elkaar heen. Kijk je door je snel bij elkaar gesleepte Sortd TODO-lijst dan zul je al die e-mails weer helemaal moeten doorlezen en dan nog eens nadenken wat je er mee moet. Goed, je kunt wat het meest urgent is naar boven slepen, maar dan nog valt die TODO niet op ten opzichte van de anderen. En goed, je kunt blijkbaar de formulering van taken ook in Sortd aanpassen. Maar de basis is het slepen van een e-mail naar een TODO-lijst, en die basis is wat mij betreft helemaal verkeerd.

…EN NUMERO 3

Nog een derde probleempje trouwens: je takenlijst staat bij gebruik van Sortd direct in je e-mail programma. Wat een onrust! E-mail is zoals al gezegd vooral wat anderen jou vragen. Maar daarnaast zijn al die nieuw binnenkomende mails gewoon ontzettende afleiders. Houd daarom liever e-mail en taken helemaal uit elkaar. E-mail is nieuwe informatie, net zoals Piet die zojuist binnenwandelde met de vraag hem even de laatste rapportages door te sturen. Het idee dat net bij je opkwam om dat lastige project een goede draai te geven. Dat je zojuist bedacht vanmiddag even de huisarts te bellen om een afspraak voor je zoon te maken morgenochtend. Allemaal informatie, input, waaruit jij moet bepalen wat je nu zult gaan doen, die zich eventueel vertaalt in een nieuw geformuleerde taak. Die taken verdienen een aparte plek, waar ze niet door een zogenaamd urgent mailtje van een collega die zijn deadlines niet haalt onderbroken kunnen worden.

Drie probleempjes die bij nader inzien de hele basis onder een tool voor je TODO’s direct in je mailbox onderuit halen. Zo’n lapmiddel is een fopspeen waarmee jezelf in slaap sust: handig zo’n tool, ik doe tenminste iets aan de chaos in mijn mailbox. Technologie kan ons ontzettend goed van dienst zijn -hier op Lifehacking schrijven we daar veel over- maar soms kom je een tool tegen zonder dat er eigenlijk een probleem was. Deze technologische fopspeen zal je dan ook niet helpen. Zoals je een twee-, driejarige van de fopspeen afhelpt zou ik zeggen: haal dat ding uit je mond en werp hem ver van je weg.

Maareh, de takenlijst in Outlook dan (hoor ik je vragen)? Wel, zelf gebruik ik die niet, want je zit dan toch nog vast aan je e-mail programma. Gelukkig kun je de takenlijst in Outlook (met de nodige aanpassingen, dat wel) zo instellen dat je er en goed gebruik van maakt, en zo min mogelijk door nieuwe berichten gestoord wordt. Veel van mij klanten gaan op deze manier werken omdat het de gemakkelijkste weg is om zonder nieuw te leren tool toch een goede takenlijst te kunnen gebruiken. Een mooie 80-20 oplossing waarbij je met de minste inspanning het meeste resultaat haalt.

Vraag: wat is jouw oplossing om de chaos in je mailbox te bestrijden? Deel die vooral met ons in de comments!

(fotocredits: Office worker, businessman – burnout by information overload via shutterstock)