Waarom tools in je inbox je niet van je e-mail overload afhelpen

Weer zag ik afgelopen week een nieuwe tool langskomen die zich in je inbox nestelt en daar zogenaamd helpt met het beheren van alles wat je nog van plan bent te doen. Dergelijke tools heten heel toepasselijk Inbox, Mailbox, en nu dan Sortd. Ze zeggen je te helpen bij het scheppen van orde in je chaotische mailbox die barst van de TODO’s. Een loffelijk streven, want die chaos in de mailbox herkennen we allemaal…

PROBLEEMPJE NUMERO 1

Er is wel een probleempje: e-mails bestaan vooral uit wat anderen je vragen (joh!). Bestaat je werkdag vooral uit lezen van mails en het vervolgens aftikken van de TODO’s die daar uit voortkomen (en tak-tak-tak, wat kan dat goed voelen…) dan voer je uiteindelijk andermans agenda uit.

..NUMERO 2..

sortd-logoEr is nog een probleempje: in Sortd sleep je een e-mail direct op een aparte TODO lijst. Niet handig. Het kenmerk van een goede TODO op een lijst is dat jij er over nagedacht hebt of die daar wel moet komen. Zo’n mail sleep je wel heel makkelijk op een lijst die al snel veel te lang wordt. Daarnaast is de formulering van een TODO essentieel: wát ga je precies doen? Is het duidelijk wat je moet doen? Ga jij dit doen of iemand anders? De doorsnee e-mail bestaat uit te veel woorden, te veel verschillende vragen en te veel onderwerpen door elkaar heen. Kijk je door je snel bij elkaar gesleepte Sortd TODO-lijst dan zul je al die e-mails weer helemaal moeten doorlezen en dan nog eens nadenken wat je er mee moet. Goed, je kunt wat het meest urgent is naar boven slepen, maar dan nog valt die TODO niet op ten opzichte van de anderen. En goed, je kunt blijkbaar de formulering van taken ook in Sortd aanpassen. Maar de basis is het slepen van een e-mail naar een TODO-lijst, en die basis is wat mij betreft helemaal verkeerd.

…EN NUMERO 3

Nog een derde probleempje trouwens: je takenlijst staat bij gebruik van Sortd direct in je e-mail programma. Wat een onrust! E-mail is zoals al gezegd vooral wat anderen jou vragen. Maar daarnaast zijn al die nieuw binnenkomende mails gewoon ontzettende afleiders. Houd daarom liever e-mail en taken helemaal uit elkaar. E-mail is nieuwe informatie, net zoals Piet die zojuist binnenwandelde met de vraag hem even de laatste rapportages door te sturen. Het idee dat net bij je opkwam om dat lastige project een goede draai te geven. Dat je zojuist bedacht vanmiddag even de huisarts te bellen om een afspraak voor je zoon te maken morgenochtend. Allemaal informatie, input, waaruit jij moet bepalen wat je nu zult gaan doen, die zich eventueel vertaalt in een nieuw geformuleerde taak. Die taken verdienen een aparte plek, waar ze niet door een zogenaamd urgent mailtje van een collega die zijn deadlines niet haalt onderbroken kunnen worden.

Drie probleempjes die bij nader inzien de hele basis onder een tool voor je TODO’s direct in je mailbox onderuit halen. Zo’n lapmiddel is een fopspeen waarmee jezelf in slaap sust: handig zo’n tool, ik doe tenminste iets aan de chaos in mijn mailbox. Technologie kan ons ontzettend goed van dienst zijn -hier op Lifehacking schrijven we daar veel over- maar soms kom je een tool tegen zonder dat er eigenlijk een probleem was. Deze technologische fopspeen zal je dan ook niet helpen. Zoals je een twee-, driejarige van de fopspeen afhelpt zou ik zeggen: haal dat ding uit je mond en werp hem ver van je weg.

Maareh, de takenlijst in Outlook dan (hoor ik je vragen)? Wel, zelf gebruik ik die niet, want je zit dan toch nog vast aan je e-mail programma. Gelukkig kun je de takenlijst in Outlook (met de nodige aanpassingen, dat wel) zo instellen dat je er en goed gebruik van maakt, en zo min mogelijk door nieuwe berichten gestoord wordt. Veel van mij klanten gaan op deze manier werken omdat het de gemakkelijkste weg is om zonder nieuw te leren tool toch een goede takenlijst te kunnen gebruiken. Een mooie 80-20 oplossing waarbij je met de minste inspanning het meeste resultaat haalt.

Vraag: wat is jouw oplossing om de chaos in je mailbox te bestrijden? Deel die vooral met ons in de comments!


(fotocredits: Office worker, businessman – burnout by information overload via shutterstock)

Wat vind je van deze hack?
0Te gek0Leuk0Serieus?0Meh...0Stom

About Author

2 Comments

  • Avatar
    Bas Grolleman
    Posted 20/03/2015 8:11 am 0Likes

    Uiteindelijk hebben dit soort apps weinig waarde als je al een systeem hebt, maar voor mensen die nog niks hebben is dit in iedergeval een begin. Ik zie het dan ook meer als trainingswieltjes.

    Zelf hou ik al mijn taken bij met todoist en gebruik ik todoist voor gmail om een koppeling te houden tussen taken en het originele verzoek. Wel pas ik dan de omschrijving aan naar wat er verwacht word.

    Daarnaast heb ik een label Waiting-For in gmail die ik aan alle mail hang waar ik antwoord op verwacht. Die archiveer ik dan ook direct en 1x per week loop ik dit label na. Dat gebruik ik zowel voor verzoeken als bv webshop berichten zodat ik weet wat er nog aan post onderweg is.

    En natuurlijk inbox zero, zodat ik zeker weet dat alle mail verwerkt is.

  • Avatar
    Henri Kopen
    Posted 19/03/2015 3:31 pm 0Likes

    Leuk artikel, maar een paar dingen zie ik wel anders. Ten eerste, vaak stel ik vragen aan iemand per email en krijg ik een email met antwoorden. Daarmee zit ik niet andersmans werk uit te voeren, maar gewoon mijn eigen werk.

    Zelf gebruik ik een combinatie van dingen waarvan ik een gewoonte heb gemaakt. De meest relevante is dat ik (gmail) in mijn browser gebruik en dat ik mijn inbox nagenoeg leeg heb. Als er meer dan 25 mails in mijn inbox staan maak ik een avond vrij om dit op te lossen.

    Alle emails die actie vergen geef ik het label “Actie”, na de actie te hebben uitgevoerd haal ik het label weg en archiveer ik de email (meestal met wel wat labels zoals Project / Code / Administratie en dergelijke).

    Voor acties op de iets langere termijn heb ik Workflowy. Aan het begin van de dag maak ik een lijstje wat ik die dag wil doen en daarna heb ik nog een TODO en “TODO Later”. Die laatste wordt wel erg lang, maar aan het eind van de week ruim ik wel items op die blijkbaar toch niet belangrijk genoeg zijn.

    Hiermee hou ik redelijk grip op de zaak. Deadlines zet ik overigens in mijn agenda. Ik heb meerdere medewerkers en meer dan vijf lopende projecten over meerdere klanten.

    It’s not information overload, it’s filter failure (Clay Shirky)

Geef een reactie

%d bloggers liken dit: