Werk

Efficiënt gebruik van E-mail subjects en prefixes

77891644_a5c48d92fd_m.jpgNatuurlijk bepaal je zelf bij het verwerken van je e-mail de prioriteit van de berichten en in welke volgorde je ze afhandelt. Je kunt echter op voorhand niet direct weten hoe belangrijk een e-mail is, zonder hem te lezen of openen. Als je veel e-mail ontvangt is het lastig snel te zien wat belangrijk is, prioriteit moet krijgen of wat ook wel later gelezen kan worden.Door de subjects van je e-mail te “prefixen” en je collega’s zover te krijgen dit ook te doen, kun je veel efficiënter gebruik maken van e-mail.

Typen e-mail

Je kunt uitgaan van 3 typen e-mail die je verstuurt:

  1. Je hebt een reactie nodig, voordat je verder kunt met je taak/project (er “hangt” dus iets op de ontvanger) .
  2. Je hebt een vraag over iets, maar het is niet dringend, ondertussen kun je verder met je werk.
  3. Je hebt wat informatie die je wilt delen, iets wat de ontvanger moet weten.

In het eerste geval heb je snel antwoord nodig. In het tweede geval heb je als het de ontvanger uitkomt antwoord nodig. In het derde geval heb je niet per se antwoord nodig.

Prefixen van je subject

Om het de ontvanger gemakkelijker te maken prioriteit te geven aan de door jou verstuurde e-mails kun je je subjects als volgt prefixen:

  • ACT:” Ik verwacht actie van jouw kant. Je moet iets voor me doen (doornemen, goedkeuren offerte, etc.)
  • VRG:” Ik heb een vraag, neem de tijd voor een antwoord, maar kom er wel op terug
  • FYI:” Ik heb informatie voor je. ’t Is maar dat je ’t weet.

Wees duidelijk en concreet in je onderwerp

Zorg ervoor dat je subjects duidelijk aangeven waar het je bericht over gaat. Dus geen mailtjes met als subject “VPN“, “Klant vraagjes” of “offerte“.

Gebruik liever “FYI: Het stukje over de VPN-verbinding staat in de Wiki“, “VRG: Wat is de status klant1, klant2 en klant3?“, “ACT: Offerte doornemen op fouten“.

Tot slot

Het mailen op deze manier zorgt ervoor dat de ontvanger jouw e-mail sneller en beter kan verwerken. Uiteindelijk heb je hier ook zelf baat bij. Hoe meer mensen op deze manier werken, hoe effectiever het wordt. Leg de mensen waarbij je je mail prefixt wel uit wat de 3 mogelijkheden betekenen, anders werkt het natuurlijk niet en is het alleen maar onduidelijk.

Tip: Waiting For

Als je iemand mailt met “ACT:” of “VRG:” dan wacht je nog op informatie, dit kun je eenvoudig automatisch verzamelen:

  • Maak een map aan die je “@Waiting For” noemt, deze komt door de @ bovenin je mappenstructuur te staan.
  • Maak in je mailclient een regel aan die alle e-mail waarvan het subject “ACT:” of “VRG:” is kopieert naar je @Waiting For map.

Door nu af en toe in deze map te kijken zie je precies waar je nog op wacht qua e-mails. Omdat het kopieën zijn kun je de mail gerust weggooien zodra je je input hebt, omdat je het originele mailtje nog in je sent items hebt zitten.

(Foto: Bright Tal)

Bovenstaand artikel is een gastbijdrage van Rogier van den Berg.

over de auteur

Redactie Lifehacking

Redactie Lifehacking

Lifehacking.nl gaat over slimmer werken en slimmer leven. Diverse auteurs schrijven over het snijvlak van kennismanagement, persoonlijke ontwikkeling, timemanagement en digitale innovaties. Lifehacking organiseert regelmatig activiteiten en we geven workshops, brainjams en lezingen over lifehacking-gerelateerde onderwerpen.

Reageer

11 Reacties

  • Maak het subject “doorstuurbaar”:

    Liever: Subject: Volgens afspraak: CV Merijn Vogel december 2008
    Dan: Subject: CV

    Dan heeft een derde partij er ook wat aan.

  • @Taco: Handig!

    @Merijn: Hier ben ik het ten dele mee eens. Het stuk achter de prefix moet natuurlijk doorstuurbaar zijn. Maar “Volgens afspraak” geeft niet aan wat er mee moet gebeuren. Mijn stuk gaat over wat je verwacht van de ontvanger.

    Omdat het korte 3 letterige afkortingen zijn, is het eenvoudig te scannen door de grote bak met e-mail en snel te zien waar je iets mee moet doen. “Volgens afspraak: ..” is dus prima, maar geeft niet aan wat er verwacht wordt. “ACT: Doornemen en mening geven over CV, volgens afspraak” wel.

  • @Rogier: Mijn suggestie was dan ook ter aanvulling, en het “volgens afspraak” leidde denk ik meer af dan het toevoegde, sorry

  • @Merijn, sorry is niet op z’n plaatst lijkt me.. aanvullingen zijn altijd waardevol al is het maar om met elkaars argumenten tot een betere invulling te komen van het onderwerp waarop wordt gereageerd!

  • Superhandig!!! Je zou zelfs deze hack zelfs nog wat uitgebreider kunnen toepassen met behulp van TextExpander of Fingertips. Ik gebruik af en toe (indien gepast) een invul-header die er zo uitziet:

    Type e-mail: [X] informatief [ ] info nodig [ ] actie nodig
    Antwoord nodig: [ ] ja [ ] nee [X] jouw beslissing
    Tijdsdruk: [ ] direct [ ] binnenkort [X] geen

    Om dit erin te krijgen hoef ik enkel ‘emh’ te typen en TextExpander verzorgt de rest. Dan enkel nog kruisjes zetten.
    Als je niet altijd headers wil gebruiken kan je trouwens de regel voor @Waiting For ook aanpassen dat ook de categorie ‘Waiting For’ word meegenomen. Als je dan een mail verstuurt zonder header maar wel met een verzoek aan iemand anders zet je de categorie voordat je hem verstuurt op ‘Waiting For’ en dan komt hij ook in je @ lijst uit!

    Ik gebruik zelf in Entourage een combinatie van flagging (follow-up) en categorieën:

    – Normale follow-up is ‘next actions’ en wordt zichtbaar in de map ‘Follow up’
    – Follow up met categorie worden in aparte smart folder gefilterd. Hierin heb ik de smaken: Printen (bij facturen via e-mail), Lezen (teksten/documenten die ik van anderen krijg, waar ik even de tijd voor moet nemen), Waiting For, R&D (dingen die ik someday/maybe nog moet uitzoeken, vaak nieuwe producten)

  • I: Variatie op de prefixes

    Gebruik deze techniek zelf al jaren in een iets aangepast vorm; met deze prefixes A:, I:, Q:, en als toevoeging de U: (Action, Info, Question, Urgent). Het bedrijf waar ik destijds werkte had dit zo geïmplementeerd, niet geheel toevallig werken deze afkortingen ook in een meertalige omgeving.

    De U: is vooral handig voor ECHT dringende zaken. Ik heb een tijdlang ook zelf van binnenkomende mailtjes de onderwerp regel aangepast (Outlook 2003/2007). Zal al wel bekend zijn maar voor de zekerheid noem ik het toch maar even. Een binnengekomen mail open je door er op te klikken, in het mailvenster wat dan verschijnt kun dan kun je het onderwerp van de mail meteen bewerken, door ergens in de tekst te klikken. Sinds mijn verslaving aan GTD edit ik het geen onderwerpen meer, maar gebruik nog graag de codering.

    Overigens leert de ervaring dat je intern wel even moet afstemmen wat je ECHT U: vindt — managen van verwachtingen en zo 🙂

    René

  • Hoi, goede ideeën allemaal. een goed subject heeft echter ook een ander voordeel: je vind oude mails een stuk makkelijker terug