Workflow tip: GTD ticklers direct scannen naar Omnifocus (Mac only)

Ben je een Mac gebruiker en gebruik je – net als ik – Omnifocus als je systeem om je GTD acties in op te bergen, dan is dit een workflow voor jou!

Dit artikel beschrijft een manier waarop je GTD ticklers rechtstreeks naar Omnifocus kan scannen.

De “Tickler” file

Wanneer je de methode Getting Things Done goed toepast, dan ontkom je er niet aan om ook een zogenaamde tickler file aan te leggen. Zelf heb ik ook een archief”bak” gehad met daarin de mappen voor de 12 maanden en 31 mappen voor de dagen van de maand. Totaal 43 mappen.

Vanaf het begin heb ik er mee geworsteld en het kostte me steeds meer discipline om het legen, verplaatsen en in acties omzetten van de documenten in de tickler file dagelijks vol te houden. Volgens mij moest dat anders kunnen. Na een poosje met Hazel gestoeid te hebben kreeg ik het maar niet voor elkaar om door middel van een script een document wat ik scande, in OmniFocus te laten openen als een nieuwe actie. Mijn idee was dat je bijvoorbeeld een rekening die je moet betalen dan scant naar OmniFocus. Met behulp van de scan maak je dan een actie aan om de rekening op de betaaldatum op je radar te laten komen en te betalen. Tot zover een goed idee maar ik kwam er niet uit.

De oplossing

Ik heb daarom de hulp ingeroepen van het support team van OmniFocus en die hebben mijn idee onmiddellijk omarmd en een oplossing gecreëerd.

Hier zijn de stappen die je moet doen om te kunnen scannen naar Omnifocus:

• Download het Omnifocus Applescript (klik op de link) naar een locatie op je computer
• Pak het gedownloade bestandje uit
• Plaats het script in de volgende map: Macintosh HD>Bibliotheek>Scripts>Folder Action Scripts
• Zoek of maak de map waar je de bestanden in op wilt slaan na het scannen
• Klik op de rechtermuisknop en selecteer Mapacties-configuratie…
• Er verschijnt een lijst met Folder Actions
• Selecteer het Add files as Omnifocus actions.scpt
• Klik op “Wijs Toe”

Je hebt nu een map waar, telkens als je een bestand hier in scant of plaatst,  dit bestand automatisch in een nieuwe actie in Omnifocus geïmporteerd wordt. Let wel: je hoeft niet per se te scannen. je kunt ook willekeurig welk ander document of bestand in die map plaatsen en een actie wordt geopend in Omnifocus met dat bestand als bijlage.

Als je een Fujitsu ScanSnap hebt net als ik dan kun je op een eenvoudige manier een nieuw scanprofiel aanmaken waarbij het resultaat van de scan meteen in de map geplaatst kan worden.

De workflow

Deze workflow kun je dus gebruiken voor alle ticklers. Denk aan rekeningen, het opzeggen van abonnementen, inschrijvingen voor cursussen, workshops of seminars, etc. Overal waar je een document even wilt bewaren om later te beslissen wat je ermee doet.

Voor rekeningen is het ook handig want die worden gearchiveerd op de datum dat je ze betaald hebt. Altijd handig wanneer je een betaling wilt terugzoeken.

Mijn idee is op het documentsnap blog overgenomen en daar staat een volledig stappenplan om het op te zetten: http://www.documentsnap.com/how-to-scan-to-the-omnifocus-inbox/

Dit is helaas enkel voor Mac bezitters met Omnifocus. Ik ben benieuwd of er lezers zijn die een dergelijke workflow voor Windows kunnen opzetten.

Issues

Wanneer je meerdere pagina’s scant kan het zijn dat het folder script al zijn werk gaat doen als de scanner nog aan het scannen is. De oplossing hiervoor is om het doorzetten van je scan naar Omnifocus door een Applescript te laten doen. Gebruik hiervoor Automator om een Applescript applicatie te maken.

Het Applescript kun je hier downloaden. Sla dit script op in je Applicaties map en als je een ScanSnap hebt dan kun je je scanner rechtstreeks naar het script laten scannen. Als de scan klaar is wordt je actie in Omnifocus geopend. Heb je een andere scanner die die mogelijkheden niet heeft, dan kun je altijd nog het Applescript laten “runnen” door een Hazel regel of iets dergelijks.