10 ideeën om je productiviteit vooruit te helpen

We zitten midden in de vakantie, maar dat wil niet zeggen dat we helemaal niets hoeven te doen. Misschien is juist de luwe vakantieperiode de ideale tijd om eens wat te experimenteren met diverse ideeën om je productiviteit wat verder vooruit te helpen. Niet om per direct als robot alle klussen te doen die er nog liggen (hé, het blijft vakantie!) maar om gewoon wat anders je tijd in te delen, te spelen met de mogelijkheden, kijken wat je bevalt. Hier zijn 10 ideeën om je productiviteit vooruit te helpen.

Acties apart houden van email – Voor velen van ons is je email gelijk aan je to do lijst. Stop daar eens mee. Bekijk welke acties er in een email zitten (iets opzoeken, nalezen, oplossen, schrijven, doorsturen etc…) en zet die acties apart in een systeem. Welk systeem? Daar zijn tientallen voorbeelden van zoals we al vaker hebben laten zien.

Deel geen complete projecten, maar individuele taken – Als je in een projectteam werkt, kan het aanlokkelijk zijn om alles uit een project met iedereen te delen. Zo is iedereen op de hoogte van alles en kan er makkelijk iets worden overgedragen. Is dat echt zo? Is het echt nodig dat elk lid van het team op de hoogte is van de complete voortgang? Deel geen complete projecten met iedereen maar zorg als projectleider dat leden in het team weten wat ze individueel moeten doen.

Design goes a long way… – Deze is speciaal voor de ontwikkelaars van productiviteitsapplicaties. Echt, het design van een applicatie kan je maken of breken. Ik werk liever in een applicatie die logisch werkt, waar over is nagedacht, waar zo nu en dan een grapje in zit. Denk er aan als je een keuze maakt voor een systeem. Het design telt echt mee, niet alleen de mogelijkheden.

Delegeren van acties werkt alleen als ze worden geaccepteerd – Het is prima om acties te delegeren, zoals in GTD wordt gepropageerd. Maar vergeet niet te checken of ze ook worden geaccepteerd. Overleg met je teamleden of ze begrijpen wat de actie is die van ze wordt gevraagd en bij twijfel of onduidelijkheid, help ze vooruit.

Een vorm van voyeurisme via sociale netwerken kan productief werken – Is het nodig om elke dag status-update meetings te houden? Of een volle mailbox te hebben met rapportages hoe het met een project gaat? Wellicht kunnen netwerken als Twitter, Yammer, Facebook of Google+ bij bepaalde projectgroepen erg goed werken om een vinger aan de pols te houden.

Actie kan zowel in privé- als werktijd gebeuren – Ja, ik weet dat dit gevaarlijk terrein is. Nog niet iedereen is op de hoogte van het feit dat we tussen 9 en 5 minder creatief en productief zijn dan buiten die uren. En we proberen privé en werk vaak strikt gescheiden te houden. Maar is dat echt nodig? Is het nodig om op een prachtige zonnige dag binnen op kantoor te werken aan een projectplan, terwijl je ook op het terras kunt zitten en het plan ’s avonds maakt als het is afgekoeld? Of juist vroeg in de ochtend?

Zeuren kan helpen in projectmanagement – Projecten worden verdeeld in taken en die taken worden verdeeld over mensen. Helaas is het niet altijd zo dat iedereen de beste prioriteiten kan stellen. Dus ja, zeuren om een klus gedaan te krijgen wil nog wel eens helpen…

Waardering en schouderklopjes werken – Even zo goed als zeuren werkt, kan het echt geen kwaad om complimenten en waardering uit te spreken.

Breek uit de  e-maildiscussies en ga een gesprek met elkaar aan – Echt, ondanks Yammer en andere systemen kan er niets tegen een goed gesprek met een kop koffie. Maar doe het op tijd. Laat discussies niet te lang in email hangen. Maar ga ook niet bij de eerste respons in de telefoon hangen om een kop koffie te plannen. Zoek de grens.

Daadwerkelijk iets gaan doen maakt je al productief – Elke GTD-afficionado zal je vertellen over de avonden dat hij of zij het systeem heeft zitten optimaliseren en verbeteren. Projectmanagers kunnen soms uren in Excelsheets of andere systemen verloren zijn. Daar is niets mis mee. Maar zo nu en dan moet je gewoon iets gaan doen. DOE IETS. Als je niet weet wat het meeste prioriteit heeft of hoe de einduitkomst van iets moet zijn, het maakt niet uit. Kies iets en START.

Succes!