3 Manieren om betere to do’s te maken

Je kunt nog zoveel to do-apps, lijsten en technieken hebben, als je to do’s niet kloppen, heb je er weinig aan. Sowieso is een overvloed aan lijsten geen goed idee. Hoe manage je je to do’s? Een driestappenplan, bestaande uit het hakken in kleine stukken, positieve omschrijving en een juist systeem:

1. Hak je projecten in kleine stukken: to do’s

Het is op Lifehacking al vaak getipt, maar het blijft de ultieme basis voor handelbare to do’s: kleine klussen zijn makkelijker aan te pakken dan één groot project. Verdeel projecten en grotere taken daarom altijd in kleine, behapbare, stukken. Oftewel: zie je klussen als een pizza: die eet je ook niet in één keer op en is makkelijk in punten te verdelen. De to do’s die dan overblijven zijn kleine taken, die je met veel minder moeite kunt afhandelen dan één grote klus.

2. Geef ze een positieve omschrijving

Staat er wel eens een to do op je lijst die je maar voor je uit blijft schuiven, omdat je er gewoon écht geen zin in hebt? Kijk eens naar de manier waarop je de taak hebt omschreven. Heb je een taak genaamd “verzekeringschaos ordenen”? Hernoem die dan naar “informatie bij de verzekering indienen om geld terug te krijgen”. Dat klinkt al een stuk aanlokkelijker om mee te beginnen toch? Door het zo te omschrijven, haal je de negatieve lading uit de taak en verbind je er een concrete handeling aan. Een leuke klus zal het nooit worden, maar met uitzicht op de beloning wordt de drempel in ieder geval een stuk verlaagd.
(Via Time Management Ninja)

3. Kies één systeem om je to do’s te managen en hou ze daar

Zorg dat je al je to do’s op één plek bewaart. Of dit nu een lijst op papier is of een app, dat maakt niet uit. Vind wat voor jou werkt. Het systeem van Getting Things Done is een aanrader. Dit kun je uiteraard aanpassen aan je eigen wensen en combineren met to do-apps als Remember The Milk of Wunderlist. Houd deze lijst dagelijks bij, zodat je het overzicht houdt en je -om bij de Italiaanse keuken te blijven- geen spaghetti van je to do’s maakt. Vind je het implementeren van GTD teveel werk? Houdt dan in ieder geval de volgende twee regels aan:

• Bewaar geen mail in je mailbox als to do, maar handel ze meteen af of zet de bijbehorende taak in je to do lijst en verplaats de mail naar de ‘nog af te handelen’ folder;
• Reflecteer één keer per week op je to do list en herorden eventueel wat to do’s en zet daadwerkelijk álles in je to do lijst, om het allemaal uit je hoofd te zetten. Als je een goed systeem hebt, kun je erop vertrouwen. En dat scheelt veel stress!

Meer over to do’s op Lifehacking:

• Arjan Broere over de to do-app Any.DO
• Gastauteur Johan Voets over de iPhone app Epic Win, die een game maakt van je to do-list
• Niels Gouman over een to don’t-lijstje
• De ultieme lijst met GTD artikelen op Lifehacking