Openstaande facturen, grote kans dat je er als ondernemer al eens mee te maken heeft gehad. Onderzoek van Stichting betalingsachterstandenregistratie toonde aan dat meer dan de helft van de Nederlandse bedrijven (55%) regelmatig de dupe is van betalingsachterstanden van klanten. Bij grote organisaties (meer dan 100 medewerkers), geeft 61% van de deelnemers aan meer dan €10.000 te missen door openstaande facturen aan niet betalende klanten.
De gevolgen van openstaande facturen kunnen rigoureus zijn voor ondernemers. Denk bijvoorbeeld aan het niet kunnen betalen van facturen aan grote leveranciers of het uitblijven van investeringen in de onderneming. Wat kun je als ondernemer doen om openstaande facturen te voorkomen? En hoe zorg je dat de niet betaalde facturen alsnog worden voldaan? Samen met 9 experts uit de praktijk zochten wij het voor je uit! Met onderstaande 30 tips hopen we jou hier het antwoord op te geven!
De tips zijn te verdelen in 3 categorieën:
- Openstaande facturen voorkomen
- Het belang van goede communicatie
- Openstaande facturen betaald krijgen
Openstaande facturen voorkomen
Tip 1: Evalueer de risico’s
Elke onderneming loopt kans om vroeg of laat te maken te krijgen met langdurige openstaande facturen. Hoe groot deze kans is, bepaal je echter voor een groot deel zelf. Werk je met vaste klanten? Dan is de kans groot dat je deze kunt vertrouwen op tijdige betaling. Wisselt de klantenkring echter snel en ben je niet erg kritisch op klanten voor je diensten of producten aan hen levert? Weet dan dat dit het risico op openstaande facturen mogelijk vergroot.
Tip 2: Zorg dat de factuur duidelijk is
Een goede factuur met een heldere omschrijving van de factuureisen is de eerste stap naar een tijdige betaling van de klant. Een duidelijke factuur laat de verplichtingen van zowel koper als verkoper zien. De kans is groot dat wanneer de deal helder in de factuur staat, de betaling ook soepeler zal verlopen.
Tip 3: Factureer snel!
Hoe sneller je zelf factureert, hoe minder een lange termijn het gevolg is van je eigen handelen. Wacht dus niet per se op het einde van de maand, maar factureer zodra het werk gedaan is.
Tip 4: Plan betaaldata
Zet niet alleen in je boekhoudpakket, maar ook in je agenda wanneer je betalingen verwacht. Zo houd je scherp wanneer je in actie moet komen en kom je niet achteraf voor onverwachte verrassingen te staan. Bovendien komt het bij klanten ook vreemd over wanneer je zelf weken later nog wijst op een termijn die verlopen is.
Tip 5: Eenvoudig overzicht in ontvangsten en uitgaven
Als je een eenvoudige liquiditeitsplanning hebt voor de komende zes maanden weet je wat het effect is als je iets later betaald wordt dan verwacht. Mocht je tekorten hebben, dan kun je daar snel op inspelen, bijvoorbeeld via het verkopen van facturen.
Tip 6: Controleer de kredietwaardigheid van tevoren
Teveel ondernemers vergeten vooraf te controleren wat het betaalgedrag is van hun klant. Via kredietbureau’s kun je rapporten raadplegen die je veel inzicht kunnen geven in je klanten. Het kost een paar euro’s, maar altijd minder dan wanneer je rekening niet betaald wordt.
Tip 7: Stem je betaalverwachtingen en -termijnen af op de kredietwaardigheid
Als je ontdekt dat je klant minder kredietwaardig is, of een minder goede betaalmoraal heeft, kun je daar in je aannamebeleid rekening mee houden. Of je strenger wordt met kortere termijnen, of soepeler met langere, hangt vooral af van de doelstelling die je bij de klant hebt. Zitten er meer mooie opdrachten in het verschiet? Probeer een commerciële kans te benutten.
Tip 8: Vergroot het betaalgemak van je debiteuren
De Bloggende Deurwaarder geeft als belangrijkste tip bij openstaande facturen het advies om het betaalgemak van de schuldenaar te vergroten. Dit kan al heel simpel door een iDEAL link mee te sturen met de nota. Ook kan het raadzaam zijn om bij sommige klanten een flyer of een motivatiekaart onder de aandacht te brengen. Hierin wordt op eenvoudig taalniveau, zonder dreigende taal, het belang van het betalen van de niet betaalde factuur uitgelegd.
Tip 9: Stem termijnen af op de mogelijkheden van de klant
Natuurlijk, hoe eerder je je geld ontvangt hoe beter. Maar soms kun je een opdracht winnen door een betalingstermijn af te stemmen die beter past bij de planning van de klant. Hierbij is het logischerwijs wel belangrijk om voor jezelf na te gaan hoeveel vertrouwen je hebt in deze klant.
Tip 10: Leg afspraken vast en communiceer ze
Als je contact hebt gehad en je klant heeft een afspraak gemaakt omtrent betaling kun je die het beste voor jezelf opschrijven en nog eens bevestigen aan je klant. Zo voorkom je misverstanden en bouw je een dossier op dat je nodig kunt hebben als uiteindelijk echt niet betaald wordt.
Tip 11: Bepaal een maximale vordering per klant
Online4mkb weet dat het bepalen van een maximum bedrag aan openstaande facturen per klant een goed hulpmiddel is bij openstaande facturen. Ga na wat voor jouw onderneming het effect is als dit maximum bedrag geruime tijd openstaat bij klanten. Kunt u lonen aan personeel niet meer uitbetalen? Betekent dit het faillissement van het bedrijf? Dan is het maximum bedrag te hoog. Schets verschillende scenario’s om tot het juiste bedrag te komen.
Tip 12: Vooraf betalen
Zorg dat zoveel mogelijk vooraf betaald wordt. In sommige branches is betaling achteraf de gewoonte, maar dat betekent niet dat jij geen andere afspraken hierover kunt maken. Betalen vooraf is aan te raden wanneer je:
– het betalingsrisico tot nul wil beperken;
– twijfelt aan de klant;
– veel investeringen moet doen om de opdracht uit te voeren;
– klanten hebt via-via of van “vrienden“.
Het belang van goede communicatie
Tip 13: Bepaal je doel voor je contact zoekt
Wat wil je bereiken met een telefoontje of brief? Direct betaald worden, een betalingsregeling, andere toezeggingen? Hoe beter jij je voorbereidt, hoe beter je de richting van het gesprek kunt bepalen.
Tip 14: Eerst bellen!
Wanneer een klant een factuur niet betaalt, hoeft dit niet direct te duiden op kwade bedoelingen. Direct een sommatiebrief sturen nadat de betalingstermijn verlopen is, is dus, zeker bij goede relaties, wat teveel van het goede. MKB Servicedesk raadt aan om eerst telefonisch contact te zoeken met de debiteur. Besteed niet teveel aandacht aan de oorzaken voor het uitblijven van de betaling, maar focus op het vervolg. Maak een mondelinge afspraak voor een nieuwe datum en laat deze schriftelijk bevestigd worden.
Tip 15: Dreigen is not done
Blijf zakelijk en correct. Het is ergerlijk wanneer je te laat betaald wordt, maar pittige taal en dreigementen leveren meestal weinig op. Een incassobureau inschakelen kan altijd nog en maakt onderdeel uit van elke normale procedure. Doe een beroep op de redelijkheid.
Tip 16: Kweek begrip bij klanten
Succesvol ondernemen als Creatief geeft mee om klanten erop te wijzen wat de gevolgen zijn als ze niet tijdig betalen. Bijvoorbeeld met een korte zin op de factuur, zoals “wij bieden u de mogelijkheid om pas na levering te betalen. Deze service kunnen we alleen maar blijven doen als onze facturen binnen 2 weken betaald worden. Wij rekenen op uw medewerking”. Hiermee kweek je begrip voor je werkwijze en dat zorgt voor een positieve reactie.
Tip 17: Koester de klanten die op tijd betalen
Op tijd betalen zou eigenlijk de normaalste zaak van de wereld moeten zijn, maar blijkt soms eerder uitzondering dan regel. Puur en alleen focussen op de klanten die niet betalen, verplaatst jouw energie van de klanten die wél keurig op tijd betalen, naar hen die verzuimen. Besteed daarom ook aandacht aan zij die wel op tijd betalen, laat je waardering blijken en beloon deze klanten.
Tip 18: Onderhoud goed contact met klanten
Een goed onderhouden relatie met klanten is niet alleen belangrijk bij het verkopen en leveren van diensten en producten. Nee, juist nadat de producten geleverd zijn is een fatsoenlijke verstandhouding belangrijk. Wanneer klanten jou graag over de vloer zien komen en het contact goed is, zullen zij eerder bereid zijn openstaande facturen te betalen. Zoek dus niet alleen contact met klanten wanneer u kampt met openstaande facturen, maar toon ook tussentijdse belangstelling.
Openstaande facturen betaald krijgen
Tip 19: Stel een goede sommatiebrief op
Laat na een of twee aanmaningen of na het niet nakomen van eerder gemaakte betalingsafspraken een goede sommatiebrief opstellen, waarin duidelijk wordt aangeven wat de gevolgen voor de debiteur zijn in geval betaling blijft uitblijven. Meer over de sommatiebrief en het traject vanaf de sommatiebrief vind je hier!
Tip 20: Wees stipt
Als je te lang openstaande facturen opvolgt, wees dan stipt. Zorg voor goede intervallen en bouw per actie de druk op.
Tip 21: Toon daadkracht
De Nederlandse Incassodienst te Eindhoven raadt aan om alert te zijn op betaalafspraken die met klanten worden gemaakt. Bel direct op naar de klant als de betalingstermijn is verlopen om te vragen waar de betaling blijft of dat er nog andere zaken spelen. De instelling ‘we kijken het nog even aan’ leidt meer dan eens tot problemen en kan het betalingsproces alleen maar lastiger maken in een later stadium. Bewaak dus structureel de termijnen van facturen en herinneringen.
Tip 22: Schort werkzaamheden op
Hangt een openstaande factuur samen met werkzaamheden die je nog moet verrichten voor deze klant? May Legal raadt aan om bij voldoende samenhang tussen de niet betaalde factuur en de werkzaamheden, er voor te kiezen om deze werkzaamheden op te schorten, dus uit te stellen tot de openstaande factuur betaald is. Maar gaat het om een kleine factuur, terwijl de werkzaamheden groots en ingrijpend zijn, dan staat dit niet tot elkaar in verhouding en is opschorten geen gepaste uitkomst.
Tip 23: Is de vordering opeisbaar?
Deze vraag is zeer belangrijk wanneer een klant zijn factuur niet betaald heeft. Is de betalingstermijn verstreken? Dan is dit waarschijnlijk het geval, de debiteur is dan namelijk in verzuim. Is er geen termijn bepaald, dan kan een ingebrekestelling uitkomst bieden. Een ingebrekestelling is in feite een aanmaning op papier waarin je de klant een nieuwe kans biedt om binnen (vaak korte) termijn alsnog te betalen.
Tip 24: Extra kosten in rekening brengen
Achter een factuur aan vissen kost veel tijd en tijd is geld. Zodra jouw klant in verzuim is, zijn er extra kosten die je in rekening kunt brengen. Dit als pressiemiddel (de rente blijft lopen totdat betaald is) en compensatie voor jouw tijd/kosten. Hoe hoog deze kosten zijn hangt onder andere af van of je klant een consument of bedrijf is, hoe hoog de vordering is en wat er is afgesproken in de algemene voorwaarden. Zorg dat je dit goed regelt in de algemene voorwaarden!
Tip 25: Vermeld incassokosten
Om te voorkomen dat ze toch aan jou kunnen worden toegerekend: schrijf zowel in het originele contract als later in de aanmaning expliciet dat de incassokosten voor rekening van je klant zijn. Ook dit is een kwestie van goede voorbereiding. Als je dit bij aanvang goed regelt, heb je er later geen omkijken naar.
Tip 26: Maak vooraf afspraken met een incassobureau
Als je factureert krijg je vroeg of laat te maken met late betalers. Het is logisch om uiteindelijk een incassobureau in te schakelen. Maar als je die moet zoeken op het moment dat je een probleem hebt, heb je er wellicht de tijd niet voor. Zoek daarom vooraf een incassobureau waarmee je zaken wilt doen.
Tip 27: Weloverwogen keuze voor een incassopartner
Gaat u over tot het inschakelen van een incassobureau? Cash2Collect BV raadt aan om u dan van tevoren in te lezen in de verschillende mogelijkheden die een incassobureau u kan bieden. Check bijvoorbeeld of het incassokantoor gebruik maakt van een Derdengelden rekening. Verder dient een incassobureau niet alleen oog te hebben voor het incassoproces zelf maar ook voor jouw debiteurenproces. Hoe gestructureerder het debiteurenproces van jouw onderneming, des te groter de kans op een succesvolle incasso van de vordering.
Tip 28: Denk aan een commerciële kans
Het is vervelend als een klant later betaald dan verwacht, je hebt immers afspraken gemaakt! Maar hierin schuilt ook een commerciële kans. Je klant doet het immers niet voor niets. Mocht hij echt een probleem hebben waar jij hem bij kunt helpen, dan zal hij je niet alleen dankbaar zijn maar de volgende keer ook sneller betalen.
Tip 29: Opstarten van een gerechtelijk traject
Mochten bovenstaande tips en andere pogingen geen effect hebben op de betaling van de openstaande facturen, dan kan ter incasso van de procedure aan gerechtelijke traject opgestart worden. Zo kan via bijvoorbeeld een incasso kort geding een relatief snelle en eenvoudige procedure zijn om voor een (onbetwiste) vordering een vonnis te verkrijgen. Maar ook kan er een gewone procedure worden opgestart die de in de regel wat langer duurt. Welke procedure het meest geschikt is hangt af van de hoogte van de vordering en of de vordering door jouw debiteur (deels) betwist wordt.
Tip 30: Oninbare factuur, en nu?
Wanneer een debiteur ondanks alle tijd en aandacht die u er aan besteed heeft echt niet in staat blijkt om de verkoopfactuur te betalen, dan kan deze als oninbaar worden bestempeld. Dit betekent dat de factuur niet meer voldaan zal worden. Vaak nemen ondernemers in dit geval het verlies en laten ze het er bij zitten. Echter, er bestaat nog een schrale troost, u heeft namelijk misschien wel BTW afgedragen over de openstaande factuur. Deze kunt u onder bepaalde voorwaarden terugvorderen bij de Belastingdienst, zo weet Informer.
Deze tips zijn afkomstig van debiteurenbeurs.nl.
