Ik kan me geen wereld meer voorstellen zonder e-mail. Het is overal. Zowel in mijn persoonlijke als mijn zakelijke leven gebruik ik e-mail zeer intensief. Post die ik op papier krijg, kan ik heel snel afhandelen. Tijdschriften gaan mijn “toread” mapje in, notities en aantekeningen verwerk ik direct digitaal, formulieren of andere informatie voor collega’s gaan direct naar zijn of haar bureau en de rest gaat de vuilnisbak in. Maar e-mail…dat is een ander verhaal…
Er zijn zes soorten e-mail die in je Inbox zitten. En je kunt er iets mee doen. Echt waar!
- E-mail die je hebt gelezen, waar geen actie aan vastzit en die je niet hoeft te bewaren als referentiemateriaal. Gooi het weg!
- E-mail die je hebt gelezen, waar geen directe actie aan vastzit maar misschien wel in een later stadium. Bewaar het in een archief!
- E-mail die je hebt gelezen, je vindt dat je er iets mee moet doen maar je weet nog niet wat. Zet het in je kalender om er later over na te denken
- E-mail die je hebt gelezen, je vindt dat er een actie aan vastzit, je weet welke actie maar je hebt het nog niet gedaan. Zet het bericht in je Next Actions lijst in de juiste context.
- E-mail die je hebt gelezen, je vindt dat er een actie aan vastzit die je ook hebt gedaan. Maar nu wacht je op een antwoord van iemand anders. Zet de email in een “Waiting for” lijst
- E-mail die je nog niet hebt gelezen. De enige email die in je Inbox zou moeten zitten
Daar zijn ze. Zes soorten e-mail. Mis ik er eentje? Ik kan het me bijna niet voorstellen. Maar als het zo is, laat het in de reacties weten! We hebben hier natuurlijk al meer over e-mail geschreven, doe er je voordeel mee!
c van agtmaal
ik vind dat de toerd\ de france in de komende jaren voor eeuwig en altijd niet meer
op de buis moeten verschijnen
want het kost europa bakken mee geld
en die welrennen en de nos verdenen er veel te veel aan
mij vlag gaat uit dat ik hoor datde tour uit de kucht voorgoed en voor altijd
Erwin
Ik zet mailtjes waar een actie aan vast zit, of bv. agenda’s van vergaderingen enz. in een serie mapjes “maandag”, “dinsdag”, … “vrijdag” en “volgende week”. In volgende week belanden ook de acties voor na die week en op vrijdagmiddag loop ik ze bij langs. Dan zie ik weer even alles wat nog moet gebeuren en verdeel ik de acties van de echte volgende week over maandag … vrijdag. ALs ik de mailtjes in mijn agenda zou zetten denk ik dat ik het overzicht kwijt raak. Die staat al vol met allerlei afspraken.
Verder een mapje ‘wachtend op antwoord”, waar ik ook elke vrijdag even naar kijk en eventueel een reminder stuur naar degene die nog moet antwoorden (zijn ze vaak erg blij mee, iedereen vergeet wel eens wat).
De rest gaat weg of soms in het archief. Maar ik merk steeds vaker dat die gearchiveerde mailtjes later onnodig zijn.
Voor de zaken die ik nog op papier heb (nog maar wienig en wordt steeds minder) heb ik precies zo’n systeem in de vorm van brievenbakjes op mijn bureau.
Bart
Even een opmerking, ruimte binnen een corporate omgeving kost wel geld, e-mail neemt op den duur best veel ruimte in beslag. Denk hierbij aan opslag op je systeem, dan op een server, dan op een backup (dag/week/maand) en dan nog misschien in een data retentie systeem.
Die ene Mb staat dus minstens 33 keer op een opslag systeem. En vergeet niet dat die externe disk die je thuis hebt niet in een bedrijf gebruikt wordt, daar hangt een heel systeem omheen (bijv. aparte server met RAID systemen, of een chique storage kast). Ik zie deze opmerking vaak “opslag is goedkoop” maar dat is privé.
JulesJ
Dat is juist het voordeel van Gmail: Niets weggooien, niets in mapjes plaatsen, geen flauwekul. Een mailtje nodig? Gewoon even zoeken (met een zoekfunctie die wél werkt)
Rose
Voor persoonlijk gebruik heb ik GMail. In mijn inbox staan alle e-mails waar ik nog niets mee moet doen (nog beantwoorden, nog in mijn agenda noteren, nog uitprinten, etcetera), en verder verplaats ik iedere e-mail die afgehandeld is met behulp van tags naar de betreffende geschikte map (studie, werk, ‘klets’). Zo verlies ik nooit iets, is alles goed overzichtelijk gearchiveerd, en weet ik precies welke e-mails nog de aandacht verdienen.
Eric
Ik heb voor al mijn klanten een map, gewoon bij “Mijn Documenten”, die weer onderverdeeld is in andere mappen, w.o email. Simpel kopieren in Outlook en plakken in die email map geeft mij per klant een email dossier.
Actieve klanten hebben een soortgelijke map in Outlook zelf.
Mail waar ik nog iets mee moet doen blijft in de INBOX staan.
“onzin” mailtjes worden direct verwijderd. Mailtjes van derden, vrienden b.v. worden of in een aparte map opgeslagen, of verwijderd na opvolging.
Dat archief in “Mijn documenten” werkt perfect, je kunt het ook heel eenvludig weer terug kopieren, waarbij de datums ook weer juist zijn.
Zo kan ik bij klanten die na jaren weer contact zoeken snel nagaan wat in het verleden hun vragen waren, en soms kom je info tegen waarmee je je klant kan paaien (b.v. een felicitatie met een verjaardag)
Als ik al mijn mails van de afgelopen jaren in Outlook zou laten staan zou die enorm traag gaan worden. We hebben het dan over tienduizend of meer mails. Bovendien vindt ik persoonlijk het makkelijker een backup te maken van gewone bestanden en mappen dan via archievering van Outlook.
Voor alle administratie geldt het KISS principe.
Keep It Simple Stupid !
Nietsje
Je kunt ook je e-mail lezen in plaats van de tips hier….
Bart
Veel cc-tjes zijn niet belangrijk om ze direct te lezen. Verplaats je cc-tjes via een outlook-regel direct in een aparte map en lees ze op een rustig moment.
Nwotsok
Mail waarvan je aan het onderwerp kunt zien dat je deze niet hoeft te lezen en dus meteen kunt weggooien.
Bram van Driel
Mijn mails kunnen op slechts drie plekken eindigen.
1. Mail bevat snelle actie –> gelijk doen*, dan mail verwijderen
2. Mail bevat actie voor later –> mail kopieren in kalender, dan mail verwijderen
3. Mail bevat aantal opeenvolgende acties (een plan) –> op todo-lijst
De todo-lijst (in Excel) volgt plannen in de tijd, o.a. om consequent op te volgen en bij te houden of mensen reageren. Actielijst heeft de kopjes: einddoel van actie – datum laatste actie – omschrijving laatste actie – status (open, bezig, gesloten)
En verder:
*) Om dit consequent uit te kunnen voeren: ga enkel mailen als je ook tijd hebt om acties te doen..! Niets zo nutteloos als ‘even mail checken’ als je daar toch niets mee kunt.
erik
Ik handel alle mail altijd meteen af….
Nietsje
Het leven is veel simpeler:
1. E-mails waar je gedonder mee krijgt wanneer je er niets mee doet.
2. De rest (waaronder cc-s, waar je niet op hoeft te reageren).
Verder alles archiveren. Schijfruimte zat en je weet nooit wanneer het van pas komt.
Sources
Hier een video’tje over hetzelfde onderwerp:
http://video.google.com/videoplay?docid=973149761529535925
Nog meer weten:
http://www.43folders.com/izero
Dr Shock
En de regel dat indien een e-mail beantwoorden minder dan 2 minuten duurt meteen doen?
Als ik e-mail check dan is dat ideaal. E-mail niet te vaak checken is ook een goeie, doe het op vaste tijstippen
yannic
eej! en dreigmail dan? wat doe je daar mee?
(lees: incassomails)
Kasper
Wanneer je wilt weten of iemand je e-mail ontvangen cq. gelezen heeft kan je natuurlijk ook een ontvangst- respectievelijk leesbevestiging vragen (instelbaar via de opties bij het verzenden van je e-mail). Als je echt een reactie nodig hebt, kan je daar in je e-mail natuurlijk gewoon om vragen (bijv. via de afsluiter “in afwachting van uw reactie”). Vaak blijkt de noodzaak van een reactie ook al uit de inhoud van de e-mail zelf.
André Siccama
Ik zou het gebruik van een “next actions lijst” wel willen koppelen aan een planning. Want je kunt alle acties wel verzamelen, maar als je ze niet gaat plannen, heb je voordat je het weet, te veel uit te voeren acties. Niet echt GTD. Ik maak dus persoonlijk ook geen gebruik van een lijst, maar plan een bepaalde actie direct in mijn kalender. Of het nu gaat of je ergens over na moet denken of gewoon uitvoeren, alle vormen van acties altijd direct plannen.
Tanja: Als ik iets aan iemand vraag via de mail, vind ik het juist wel fijn om te horen of diegene mijn vraag in behandeling neemt. Voor mij heeft het dus wel nut, maar dit is natuurlijk persoonlijk.
Ernst-Jan
Net bij dit hst van GTD aangekomen, heeft me 3 uur gekost, maar de inbox is leeg. Voelt inderdaad goed!
Tanja de Bie
Ik ben ook een beetje terughoudend met weggooien. Zou ik toch iets meer moeten doen.
En stoppen met meedoen aan nutteloze replies. Ik bedoel, wanneer ben je klaar? Moet je nou echt “ja is goed” of “oke bedankt” etc terugmailen?
Spekko
Voor mij werkt het ideaal om alle mails waar ik nog wat mee moet doen in m’n inbox te laten staan. Alles waar al actie op uitgevoerd is, gaat in een submapje (bijv. klanten, partners, et cetera).
Sandra
Ikzelf werk al soms op zo ’n manier, ik verplaats de mail dan naar ’n submapje als ik het bijvoorbeeld moet afhandelen maar niet meteen kan. Het stomme is alleen dat je dan al snel vergeet dat er nog mail in is en je al snel paar dagen verder ben en nog niets aan heb gedaan.
Niek
Opslag kost inderdaad niets meer tegenwoordig dus in principe zou je alles kunnen bewaren. Ik zou het alleen niet in 1 grote map gooien maar nog wel enigszins sorteren. Het gebruik van tags is ook handig, immers desktop search tools zijn ook niet perfect.
Je bent min of meer zelf verantwoordelijk voor de ‘zoekmachineoptimalisatie’ van je mailbox. Meer troep maakt het lastiger te indexeren en is niet handig in zoekresultaten. Mails die écht weg kunnen kun je beter gewoon verwijderen. Zo zie ik het althans…
Ronald Wielink
ik gooi zelf email nooit weg. Iets wat nu irrelevant kan lijken kan over een paar jaar belangrijker zijn… Bovendien opslag kost niets meer zeker voor email dus mijn advies is gooi alles in 1 grote mail folder en klaar. Terugzoeken is ook makkelijk met de krachtige desktop search tools dezer dagen..
Comments are closed.