Met dit schrijven geeft mijn Outlook aan dat ik 537 items (!) in mijn inbox heb, waarvan 70 ongelezen. Ik durf niet te kijken hoeveel mails er op…
Tag: inbox
Veel kenniswerkers gebruiken Outlook voor mail, agenda en soms ook taken. Daarmee wordt Outlook een belangrijk onderdeel van je werk en een belangrijke bron van productiviteit maar ook potentiële afleidingen. Hierna vind je een aantal tips om meer rust te krijgen in hoe Outlook eruit ziet, waardoor je met meer aandacht je werk kunt doen. Laat bijvoorbeeld als je start niet je openingsscherm je postvak in zijn maar je agenda.
Je stuurt een mail met een aantal vragen of opmerkingen en krijgt een reactie op enkele van die vragen of opmerkingen. Niet handig, want de kans is groot…
Zonder uren uitzoekwerk en zonder ook maar één berichtje weg te gooien kan ook jij binnen 15 seconden je inbox schonen. Zo kun je lekker opgeruimd 2012 in…
De meeste mensen die ik ondersteun in het slimmer werken met Outlook, zodat het programma vóór je gaat weken en niet tegen je, laten al hun emails in hun inbox staan. Het record aantal mails staat tot nu toe op ruim 12.000. Maar ook al vanaf twintig emailtjes in je inbox kun je jezelf niet meer wijs maken dat je grip en overzicht hebt op de status van deze email. Want, moet je er zelf nog iets mee, wacht je op een reactie van iemand anders, wil je het stuk als naslag bewaren of kan het eigenlijk gewoon weg?
Weer structuur brengen in je mailbox lijkt een geweldige klus, maar dat valt best mee. Helemaal als je je realiseert dat je hierna meer overzicht hebt over en minder stress hebt om je Outlook. Want vergeet niet, je emailprogramma is vaak ‘maar’ een hulpmiddel om je werkzaamheden uit te kunnen voeren, geen taak op zich!
Het verwerken van je inboxen mag wel het hart van de Getting Things Done methode genoemd worden.
Opfrisser (GTD-ers: sla dit over)
Even een kleine opfrisser: in die inboxen (mailbox, voicemail, inbakken) verzamel je alles wat er aan vragen, opmerkingen, opdrachten, verzoeken, informatie en andere data jouw kant opgestroomd is. Vervolgens werk je regelmatig die inboxen helemaal leeg; het doel van dat leegwerken is een complete inventaris op te maken van alles wat je op je bordje hebt liggen. En het doel dáárvan is dat je zelf de juiste keuze kunt maken wat prioriteit verdient, in plaats van gestuurd te worden door wat het hardste schreeuwt of het recentst binnengekomen is. Een postbode gaat ook niet elke brief in volgorde van binnenkomst bezorgen; hij inventariseert eerst hoeveel post er is, van welk type, en voor welke wijken.
Dat is de theorie.
Wanneer je nu lekker op vakantie gaat, wil je er vast nog niet aan denken, maar er komt een moment dat je weer terug op je werk komt. Waar je dan niet op zit te wachten is een overvolle inbox. Neem nu vast maatregelen om na de vakantie een prettige start te kunnen maken.
Misschien kan jij het uitleggen. Waarom klaagt ‘iedereen’ over de hoeveelheid e-mail die dagelijks binnenkomt maar hoor ik nooit iemand zeggen “ik verstuur veel e-mail”? Geef anderen niet langer de schuld van je uitpuilende inbox. Je kunt er namelijk zelf prima voor zorgen dat je minder e-mail ontvangt.
Er zijn al genoeg woorden besteed aan ‘inbox zero’. Taco Oosterkamp heeft een boek erover geschreven en hoe en wat kun je terug vinden in de verschillende artikelen…