Je hebt vast acties of projecten waarbij jij even niet aan zet bent maar iemand anders. Iemand moet je informatie leveren of toestemming geven of een actie doen en pas dan kun jij weer verder. Om de acties bij te houden waarbij jij niet aan zet bent maar iemand anders gebruiken veel kenniswerkers de Wachten Op lijst. Een lijst met alle acties die uitstaan die je periodiek naloopt om te zien of er op een van die Wachten Op-items actie nodig is, zoals een reminder of een telefoontje om de stand van zaken te achterhalen. Hoe kun je zorgen dat die Wachten Op lijst lekker voor je werkt? Lees hieronder de tips.
Automatiseer je Wachten Op e-mails
Eerder kon je op Lifehacking lezen dat je alle e-mails die je stuurt, waarna jij op antwoord of actie wacht automatisch op je Wachten Op lijst kunt laten zetten. Da doe je door een unieke lettercombinatie op te nemen, bijvoorbeeld [w] en een mailregel te maken. Die mailregel zet dan elke uitgaande e-mail met [w] erin op je Wachten Op lijst. Je kunt als uitzondering opnemen als Re: of Fw: in het onderwerp staat, zodat de vervolgmails niet automatisch op je Wachten Op lijst komen.
Je kunt ook een e-mailregel maken voor je binnenkomende e-mails, zodat antwoorden ook weer automatisch op je Wachten Op lijst komen. Niet iedereen zal bij het antwoorden van een e-mail de overbodige tekst uit eerdere e-mails verwijderen, dus staat daar vast jouw [w] nog in.
Wie tekens als [w] raar vindt of bang is te vergeten die tekst toe te voegen, die kan de e-mailregel ook breder maken door elke uitgaande e-mail die onderstaande woorden bevat op de Wachten Op lijst te zetten:
- bij voorbaat dank voor je reactie
- ik hoop op een snel antwoord
- alvast bedankt
Dit soort zinnen passen in een vraag of een verzoek dus die zal je makkelijker in zo een e-mail zetten.
Zie ook de toelichting van Niels Gouman en zijn tips voor een Wachten Op lijst.
Je zorgt dat deze teksten snel en letterlijk correct in je e-mails komen als je er in jouw tovertype-programma snelle toetscombinaties voor opneemt. Voor mij is dat in TextExpander w4 wat uitklapt naar ‘Alvast bedankt voor je antwoord”.
Duidelijkheid: wat moet wanneer af zijn?
Gebruik alle beleefdheidszinnen en toelichtingen die nodig zijn maar zorg dat in je e-mail, liefst in de onderwerpsregel en iets uitgebreider in de eerste regel, duidelijk staat wat de gewenste actie en einddatum is. Wees daarbij concreet. Als iemand een tekst moet “nakijken” is dat minder duidelijk dan wanneer iemand alleen de inhoud moet checken en er iemand anders zorgt dat het taalkundig correct is. Vind je dat lastig via e-mail te melden, dan kun je ook bellen voor het hele verhaal en een korte e-mailreminder sturen. Veel mensen maken van jouw e-mail een taak dus dan is het handig als de gewenste actie er duidelijk in staat.
Laat ook weten dat je graag wil weten als het lastig wordt aan het verzoek of de vraag te voldoen. Doorgaans heb je liefst in een vroeg stadium “nee” of “ja, mits …”
Je Wachten Op lijst ordenen
Als je je Wachten Op lijst naloopt of handmatig items toevoegt, is het een goede gewoonte om aan de Wachten Op lijst informatie toe te voegen, die je helpt bij het nalopen van de lijst:
- start van het Wachten Op-actie, zodat je in één keer ziet hoe lang een item al uitstaat. Ik merk vaak dat ik dat uit mijn hoofd niet weet en als ik het moet schatten altijd de starttijd te laat inschat
- deadline van de Wachten Op-actie als dat van toepassing is
- op wie wacht je, zodat als je die persoon spreekt je snel ziet welke items je nog bij hem of haar hebt uitstaan
- onderwerp dat je in de e-mail gebruikt hebt of de oorspronkelijke e-mail zodat je die snel erbij kunt pakken indien nodig
Je Wachten Op lijst nakijken
Voor elke lijst die je bijhoudt en voor elke tool die je gebruikt geldt dat je vertrouwen erin moet groeien. Je gaat er vlotter en makkelijker mee werken als je ervaren hebt dat je de geparkeerde items op zo’n Wachten Op lijst ook echt terugziet. Voor de één zijn Wachten Op-items acties met een korte doorlooptijd en kan de dag starten of bijna afsluiten met een blik op de Wachten Op lijst nodig zijn, terwijl de ander er één per week na kijkt en dan op tijd is.
Maak er gewoonte van minstens één per week de lijst na te lopen, zodat je items die kritiek worden tijdig signaleert én zodat je ervaart dat wat je parkeert niet voor eeuwig uit het zicht is maar regelmatig nagelopen wordt. Degenen die de Getting Things Done-methodiek kennen deze gewoonte als het Wekelijks Onderhoud.
Zet de eerste weken in je agenda aan het begin van het laatste blok van je werkweek om je Wachten Op lijst na te kijken. Vang je dan nog acties die kritiek worden, dan heb je nog tijd om acties te starten.
Wat zijn jouw handigheden om gedelegeerde acties makkelijk te volgen?
