Zomer en de grote review

De zomer is voor velen een break in het jaar. Al vanaf de eerste schooldagen is de zomervakantie het einde van een jaar en de aanloop naar een nieuw jaar. In veel branches is de zomer minder druk en is het dus ook -naast de echte vrije dagen- een periode die nogal eens wat rustiger wil zijn. Een mooi moment voor wat ‘periodiek onderhoud‘, oftewel een review in David Allens getting things done (verder: GTD) termen. In GTD verzamel je acties en plan je ze maar is het ook zaak iedere zoveel tijd (voor velen wekelijks) na te gaan of je op koers ligt. Dat laatste noemen we onderhoud, oftewel een review.

Over de review
Velen van ons maken lijstjes, projectplannen, to do’s et cetera. De een werkt die nauwkeurig af en de ander werkt wat intuïtiever. In GTD is een systeem voor het verwerken en plannen van acties uitgewerkt. Een onderdeel van dat systeem is ook het periodiek tijd inruimen om na te gaan of het belangrijkste gebeurt. Voor een heldere uitleg van het periodiek onderhoud, zie het artikel van Taco Oosterkamp over wekelijks onderhoud.

De review is een onderdeel van GTD waarbij je een stap terug doet om na te gaan of je op koers ligt met je plannen. De review doe je met een zekere regelmaat. Daar ligt meteen een kwestbaar punt: het vraagt enige discipline om  regelmatig onderhoud te doen.  In deze podcast legt David Allen de belangrijkste principes uit. De start, rond minuut 13 en het eind zijn het duidelijkst over wat onderhoud is. Een citaat: If you don’t do the weekly review you will be doing it all week long.

De review is enerzijds een terugblik, waarbij je nagaat wat je wel en niet gedaan hebt. Dat levert overzicht over de acties die af zijn en dat wat je nog moet doen. Daarnaast is de review ook een moment van reflectie: wat doe je makkelijk, wat vind je lastiger, waarom blijven bepaalde taken liggen, … Die  reflectie levert inzichten op.

De review is anderzijds een vooruitblik, waarbij je de GTD-stappen zet: verwerken en plannen. In dat verwerken en plannen neem je de inzichten uit de terugblik mee. Mocht je in de terugblik bijvoorbeeld vaststellen dat je veel acties deed maar de grotere innovatietaken hebt laten liggen, dan zul je daar iets op moeten bedenken.

De terugblik

• In de terugblik kun je de verschillende niveaus waarop je voor jezelf een koers uitstippelt die David Allen onderscheidt in GTD gebruiken. Zie ook Ready for take off, waarin je bevraagd wordt op de horizons of focus van je persoonlijke missie tot en met de concrete to do´s.
• Sommigen hebben aan het begin van het jaar sleutelwoorden bepaald, die uiteraard ook om terugkijken vragen. Tara Hunt en Chris Brogan legden rond de jaarwisseling uit hoe zij dat doen. Door een aantal trefwoorden te kiezen, maak je jouw missie compacter en orgineler. Daarnaast kan het niet vaak genoeg gezegd worden: mantra’s en geen missies. Heb je die woorden niet bepaald, dan kun je de beschreven methodieken prima gebruiken om tot die kernwoorden te komen in je terugblik.
• Het makkelijkst na te gaan zijn de acties die je geformuleerd en vastgelegd hebt: kijk in je actielijst, check je projectplanningen, je to do-boekje, je Usems, je Nozbe of Remember the Milk.
• Naast de concrete to do’s heb je vast ook een plaats (of plaatsen) waar je ideeën, vage plannen, dromen, en dergelijke noteert. Zoek die ideeën bij elkaar en check voortgang. Kijk in je mapje Ooit, blader je aantekeningenboek door, kijk in je favorieten, scroll door je notities in Evernote, denk terug aan boeken die je gelezen hebt. Scroll door je tweets, LinkedIn Status-updates. Dit is een wat random-aanpak die niet erg concreet is, maar die kan leiden tot vergeten ideeën.
• Maak de review vooral ook sociaal. Vraag anderen, haal meningen op, geef feedback, zet je mailbox wijd open.
• Overweeg de terugblik met een sjabloon te doen, zoals de balanced scorecard. Met zo een sjabloon kun je jezelf scoren op vier aspecten. Maar je kunt ook overwegen je favoriete businessbook te nemen en na te gaan of je trouw bent gebleven aan de adviezen, zoals die van Jim Collins in Good to Great of Jason Fried in Rework. Velen maken bij het lezen van zulke boeken aantekeningen of  verwerken inzichten naar voornemens. Een zeer uitgewerkt voorbeeld zijn de lessen van Seth Godin. De idee is minder om jezelf de maat te nemen als wel om een inspirerend kader te vinden om de review meer diepte en breedte mee te geven.
• Een niveau hoger dan het checken wat je op de verschillende horizonten gedaan hebt, is de vraag of er verbanden te leggen zijn in wat je wél doet en wat je niet doet. Wat doe je altijd als eerste als je uit taken kunt kiezen? Wat maak je helemaal af? Wat levert flow? En wat zijn de taken die je uitstelt, niet afmaakt, doorschuift? Wat doe je om die taken toch te doen? Wat kun je verbeteren daaraan? Wat doen anderen om dat soort taken toch aan te pakken?

De vooruitblik

In de vooruitblik kun je aan de hand van de eerder genoemde horizons of focus nagaan op welke ‘hoogte’ je iets wilt vastleggen, voornemen, …  Afhankelijk van de hoogte kies je een bijpassende vorm. Voor de hoogste hoogten is een missie of een aantal kernwoorden meer toepasselijk, dan voor de concrete acties, waarvoor to do’s prima zijn.

Voor mij is een uitgebreide terugblik een goed middel om orde op te zaken te stellen en wat te leren van de afgelopen periode. Daarnaast helpt het de outline voor de periode na de zomer alvast in te vullen.

Wat helpt jou om af te sluiten voor de zomer?

Foto van wolfman-k op Flickr