Bespreking Remote: Office not required

Met Remote: Office not required is er een nieuw boek in essays van Jason Fried en David Heinemeier Hansson over werken op afstand. Hoe werkt het, hoe manage je het, hoe blijf je productief, kan iedereen het? Hun punt is dat het voor iedereen beter werkt om tenminste een deel van je werkweek op afstand van het kantoor, remote dus, te werken. Zonder de gevreesde M&M’s …

 

Inhoud van het boek

De auteurs beginnen met uit te leggen waarom op afstand werken in deze tijd een goed idee is. Een belangrijk punt daarbij is dat kantoren te vaak zorgen voor storingen. Daarbij zijn de M&M’s (=meetings and managers) een belangrijke bron. In zijn TEDx Talk Why Work doesn’t happen at Work heeft Jason Fried dat al eens helder betoogt:

Werken vanuit huis of in vanuit co-werkplekken en van tijd-tot-tijd op kantoor biedt van elke plek het beste. Uiteraard zijn er ook nadelen aan het werken op afstand, maar in de visie van de auteurs wegen die niet zo zwaar als de voordelen.

De auteurs zijn soms genuanceerd en soms erg stellig, maar spreken uit ruimte ervaring. Lees bijvoorbeeld het hoofdstuk over de overschatting van face-to-face contact: Why Face-to-Face Contact is Overrated. Daaruit blijkt dat de auteurs helder zijn in hun oordeel. Ook managers die zich graag belangrijk maken, krijgen commentaar:

Part of the problem is the occasional pride that managers take in being Mr. or Ms. Roadblock. Having to be asked— even courted— gives them a certain perverse satisfaction. Do not discount how powerful this syndrome can be.

In het hoofdstuk Dealing with Excuses geven ze aan wat populaire argumenten zijn tégen op afstand werken en wat hun visie daarop is. De meeste argumenten in deze sectie zijn niet rationeel en worden door de auteurs ook vierkant ter zijde geschoven. In de inleiding verwijzen ze naar Marissa Mayer, CEO van Yahoo, die niemand meer thuis wilde laten werken. Wat de auteurs betreft zegt zij de soort dingen die onder het hoofdstuk Excuses vallen.

Overigens, geven de auteurs in het hoofdstuk How to collaborate remotely aan dat het niet per se makkelijk is, dat op afstand werken. En in Beware the dragons worden ook belangrijke risico’s die op afstand werken heeft besproken. Er is dus wel degelijk oog voor de risico’s van afstand werken maar de auteurs maken graag verschil in wat ze drogredenen vinden en wat echte zorgen zijn.

In Beware the dragons wordt onder andere besproken:

• Cabin fever: de potentiële eenzaamheid van op afstand werken
• Check-in, check-out: te lang doorwerken, want je bent altijd “op je werk”
• Ergonomic basics en Mind the gut over gezondheid, arbo en bewegen. Zie ook 37Vegetables

De nadruk ligt in de meeste hoofdstukken op het werkgeversperspectief: waarom is op afstand werken een goede keuze maar op een aantal plekken wordt de afstandswerker aangesproken. Uiteraard zijn de lessen voor degenen die de verantwoordelijkheid over de inzet van arbeid hebben zeker ook relevant voor de werkers zelf. Een mooi uitgangspunt voor managers is om op kleine incidenten en fricties te letten als een soort sociale first broken window:

Small misunderstandings that could have been nipped in the bud with a wink of an eye or a certain tone of voice can quickly snowball into drama.

Als de goede mensen zinnig werk doen, is het verder zaak communicatie open te houden en de moraal voortdurend te bewaken. Voor communicatie worden zaken ingezet als:

• samenwerkingstools als Basecamp, een scherm-deel toepassing WebEx en chatten via Campfire en gedeelde agenda’s
• Periodieke telefoongesprekken om te zien hoe het gaat
• Twee jaarlijkse meerdaagse bijeenkomsten om de kennismaking te verdiepen en een langere periode samen op te trekken

Zie het hoofdstuk “The Remote Toolbox” aan het eind van het boek.

De besproken gevallen van afstand werken zijn voornamelijk van 37signals zelf. Een aantal andere ondernemingen wordt kort genoemd maar de auteurs laten vooral zien hoe zij managen en werken. De meeste inzichten zijn ook zeer goed voor heel andere ondernemingen toepasbaar, bijvoorbeeld de noodzaak van goed kunnen schrijven en de gevoeligheid in communicatie.

 

Rode draad

Cruciaal in het boek is het uitgangspunt dat je in organisaties met volwassen, verantwoordelijke mensen aan de slag gaat en dat dat het uitgangspunt voor communicatie en management moet zijn. Wantrouwen, controle en belangrijk doen, zorgen voor irrationele en onconstructieve patronen. Dus geen managers die in de weg lopen en zeuren om TPS-rapporten.

Wezenlijk om een succes te zijn, is dan ook het selecteren van nieuwe collega’s: Hiring and keeping the best. Door dat zorgvuldig te doen en een testproject op te zetten, is de kans op succes al enorm vergroot.

 

Toon en stijl

Allereerst bijzondere aandacht voor de prikkelende en heldere illustraties. In stijl zeer gelijk aan die in Rework en telkens weer een mooie opening van een nieuw essay.

De auteurs zijn stellig en zeker van hun zaak. De betoogtrant is genuanceerd en zakelijk. De rode draad in alles is enerzijds rationeel nadenken over hoe mensen het best werken en anderzijds met échte aandacht, oprecht vertrouwen en een goed oog voor de behoeften van collega’s managen. Managen gebeurt dan voornamelijk op het werk dat iemand levert en daar zijn de auteurs onverbiddelijk in; goed werk leveren staat centraal en is eigenlijk het communicatiemiddel.

Het is waarschijnlijk voor de wantrouwende, controle-georiënteerde manager niet genoeg om enkele hoofdstukken Remote te lezen om dat geloof te verlaten. Ook zal de medewerker die niet gewend is aan Skype, chat of informatie delen op samenwerkingssites op zijn zachtst gezegd even aan het idee moeten wennen om zo anders te werken. Het boek biedt inzichten en stappen maar biedt geen ingewikkelde processen of cultuurveranderingstrajecten aan.

 

Conclusie

Voor de doorgewinterde nomadische werker bevat het boek misschien niet veel nieuws maar kan het overzicht over hoe op afstand te werken nog tips bevatten. Voor degenen die nog in kantoor zitten of tobben over hoe daar wat minder te zijn, is het boek een stevige aansporing het roer om te gooien. De prikkelende illustraties en heldere stellingnamen maken het, wat mij betreft, een aansprekend boek dat aanspoort goed na te denken over waar en hoe je werkt met een sterke focus op vertrouwen en de wens gewoon goed werk te leveren. En zeker een goed boek om cadeau te doen aan degenen die nog vast zitten in “cell block 9-5”.

 

Citaten

Hieronder enkele citaten uit het boek om wat idee te geven bij de toon en stijl.

Part of the problem is the occasional pride that managers take in being Mr. or Ms. Roadblock. Having to be asked— even courted— gives them a certain perverse satisfaction. Do not discount how powerful this syndrome can be.

The technology is here; it’s never been easier to communicate and collaborate with people anywhere, any time. But that still leaves a fundamental people problem. The missing upgrade is for the human mind.

A busy offi ce is like a food processor— it chops your day into tiny bits.

those interruptions are things you can control. They’re passive.

the number one counter to distractions is interesting, fulfi lling work.

When everyone is sitting in the same offi ce, it’s easy to fall into the habit of bothering anyone for anything at any time, with no regard for personal productivity.

In the office from 9– 5 + nice = must be a good worker.

It’s easy to be a manager when all you have to do is manage the chairs.

There are two fundamental ways not to be ignored at work. One is to make noise. The other is to make
progress, to do exceptional work.

Over de auteurs

Jason Fried en David Heinemeier Hansson zijn bekend van 37signals, de onderneming die onder andere de online samenwerkingssite Basecamp gemaakt heeft. Daarnaast hebben de twee eerder het boek Rework geschreven. Een boek met korte essayachtige stukken over werken in de 21ste eeuw.

Het 37signals-team heeft een video gemaakt om de sfeer van Remote samen te vatten (meet veel koffie!)