“Bevrijd” je bankgegevens! Bento+Excel+Rabobank

Sinds een week ben ik wat aan het spelen met Bento, een aangepaste versie van Filemaker, database-software voor de Mac. Bento is behoorlijk gebruiksvriendelijk en maakt gebruik van Ical en Adresboekgegevens. Hierdoor kun je als het ware een aantal lagen met data over je adresboek en agendagegevens heen leggen. Hierdoor kan ik bijvoorbeeld mijn lezingen-agenda combineren met contactgegevens en er eventuele factuurinformatie aan toevoegen. Bento kan goed uit de voeten met het bekende CSV-formaat, dat in de meeste databases gebruikt wordt.

In een ver verleden had ik al eens het maximale uit de Davilex contactpersonensoftware weten te persen door het om te bouwen naar een boekings-informatieprogramma voor mijn toenmalige bedrijf. Ik ben niet echt een techneut, maar met die vroegere ervaring ging ik eens aan de slag om te kijken of ik nog meer leuke dingen kon doen met Bento.

Ik baal al een tijdje van de beperkte mogelijkheden van de data-export van de Rabobank (ik heb begrepen dat het bij andere banken in Nederland niet veel beter is overigens). Zo ondersteunt Rabo het formaat niet waarmee web2.0 bankservice Wesabe uit de voeten kan. Er is niet echt een handige manier om snel overzicht te kunnen krijgen in bijvoorbeeld je uitgaven aan boodschappen op maand-of weekbasis of aan abonnementen bijvoorbeeld. Gemiste kans! Een beetje lifehacker moet daar omheen kunnen werken. Aldus:
Stap 1.

Maak in Bento een nieuwe Library aan (met als naam bijvoorbeeld het betreffende rekeningnummer dat je wilt inlezen) en maak een aantal velden aan. Het bestand dat je vanuit telebankieren kunt downloaden bevat (en in deze volgorde):

je eigen rekeningnummer, de valutasoort, de datum, een D of C (voor af- of bijschrijvingen), het af- of bijgeschreven bedrag, de tegenrekening, de begunstigde, nog een datum, een betaalcode, en een lang tekstveld met de betaalomschrijving.

Ik heb al deze velden aangemaakt in Bento, maar ook nog een dropdownveld, met aanklikbare kostensoorten als verzekeringen, abonnementen en dergelijke. Wat je maar wilt! Je kunt zoveel velden toevoegen als je wilt, waardoor je een beter inzicht krijgt in al je gegevens.

Stap 2.

Download gegevens van telebankieren. In de linkerkolom kun je een knopje download vinden. Na het klikken kun je kiezen van welke rekening je de gegevens wilt downloaden en eventueel een datumbereik aangeven. Kies het “komma-gescheiden” formaat als downloadformaat.

Stap 3.

Na het downloaden kun je het bestand openen in Excel (met het programma Numbers kan het vast ook, maar dat heb ik nog niet uitgeprobeerd). In excel zie je nu een enorme brei met gegevens.

Stap 4.

Klik de kolom A aan, en ga in het menu data, naar “text to columns” (ik heb een engelse versie van Excel)

Stap 5.

Laat de bovenste optie, ‘delimited’ genaamd aangevinkt en klik op ‘next’.

stap 6.

Vink bij de diverse delimiters het vakje ‘comma’ aan, en klik op ‘next’.

Stap 7.

Je krijgt nu een data preview. Let op! Het derde veld is een datumveld. Als je hierop klikt, kun je rechtsboven het datumveld een format geven. kies voor YMD (jaar-maand-dag). Klik nu op finish.

Nu zie je in Excel keurige colummen.

Stap 8.

Maar we zijn er nog niet. Om naar bento te kunnen exporteren moeten we het vak waar de bedragen in staan, aanpassen. Bento ziet 20.28 niet als 20 euro 28. Via de optie zoek-vervang in het Edit scherm vervangen we de punt (.) voor een komma (,). Klik op ‘replace all’.

Stap 9.

Met het datum veld heb ik even zitten te worstelen. Klik de datumkolom aan, en via rechtsmuisknop kun je ‘format cells’ kiezen. Maak van de hele kolom een datumveld. LET OP!, maar ééntje werkt met Bento, namelijk de notiatiewijze : ’14 maart, 2008′.

Nu is het excel bestand klaar om naar een csv formaat geexporteerd te worden.

Stap 10.

Ga naar ‘opslaan als’, en kies als opslagformaat csv uit.

Verlaat Excel en ga naar Bento.

Stap 11.

In Bento kies je voor de optie ‘importeren’

Daarna kies je bij de optie ‘choose target’ de library die je daarvoor had aangemaakt.

LET OP! bij de optie ‘Record value seperator’ niet kiezen voor default, maar voor de optie “semicolon”

Daarna kun je de veldnamen van het csv bestand combineren met de veldnamen die je in je library had aangemaakt.

Stap 12.

Klik op ‘importeren’, en voilá, je kunt bij al je bankgegevens. Hierdoor kun je in Bento naar hartelust zoeken, optellen en combineren.