Raak je de regie en het overzicht kwijt?
Veel kenniswerkers hebben het gevoel dat ze worden overspoeld met werk. Vandaar de slimme lijstjes, de volgepende agenda’s, plakbriefjes aan de monitor en allerlei ander geheugensteuntjes om sommige dingen maar niet te vergeten. De echte “slimmeriken” hebben een Getting Things Done systeem waarin ze alle verplichtingen aan zichzelf en aan anderen in opgenomen hebben.
Hoe je het ook doet, al deze vormen van geheugensteuntjes leveren een bepaalde vorm van regie en overzicht op. Tot zover prima natuurlijk. Pas wanneer je door de kritieke ondergrens zakt, dan dreig je overspoeld te raken en kom je er niet meer uit en raak je de regie en het overzicht volledig kwijt. Het is dus zaak om er aan de “voordeur” al voor te zorgen dat je de controle hebt over wat er allemaal op je af komt.
Raak je de regie en het overzicht kwijt? Uitstelgedrag ligt dan op de loer. En dat is op zijn beurt weer de grootste productiviteitskiller van de moderne kenniswerker. Uitstelgedrag is lastig te bestrijden en heeft te maken met ingesleten gewoontes en diep verankerd gedrag.
Hier zijn 5 gouden regels om te voorkomen dat je “overspoeld” raakt.
- Word niet verleid om het werk van anderen te doen: Er is geen grotere valkuil dan je eigen loyaliteit. Niets is gemakkelijker dan de verantwoordelijkheid te nemen voor een klus die eigenlijk voor iemand anders is. Onthoud dat de problemen van anderen niet noodzakelijkerwijs ook jouw problemen zijn. Zelfs als het je directe collega’s zijn.
- Schrijf een plan: Breng organisatie aan in wat je moet doen. Maak een mind map of maak een “crisislijst” waarop je al je taken inventariseert. Maak een dagelijkse planning om zoveel mogelijk van je takenlijstje af te kunnen strepen. Door het opschrijven maak je je hoofd “leeg” en creëer je rust in je hoofd.
- Focus op de klus: Denk aan wat je aan het doen bent in plaats van wat je (nog) zou moeten doen. De factoren “tijd” en “jezelf zorgen maken” werken niet zo lekker samen. Hoe meer je van het een hebt, hoe minder je van het ander hebt.
- Neem kleine stapjes: Behalve door een teveel aan klusjes kun je ook het gevoel krijgen overspoeld te worden als je niet kan zien hoe je door het werk heen moet komen. Pak eens een klus die je moet doen en beschrijf in kleine stapjes hoe je tot het gewenste resultaat kan komen. Je zal zien dat de klus veel minder ingewikkeld is dan op het eerste oog leek.
- Beloon jezelf: Een enorme waslijst taken en klusjes afwerken is niet eenvoudig. Om dan gemotiveerd te blijven is lastig. Wen jezelf aan het vieren van de kleine overwinningen. Ga ’s avonds na het werk lekker met de benen omhoog en trakteer jezelf op een lekker glas wijn of een speciale theevariant.
Wat doe jij om te voorkomen dat je overspoeld raakt? Deel jouw tips met de andere lezers van deze column. Misschien dat jij op jouw beurt weer iemand anders inspireren!
Jos v.d. Voort v.d. Kleij
Dag Frank,
Het lijkt er op dat je het toch allemaal goed voor elkaar hebt. Een goed GTD systeem heeft een Next lijst en een Today of Focus lijst. Op de Next lijst staat je hele “werkvoorraad” aan taken en acties. Die bekijk je elke week bij je wekelijks onderhoud. Sommige systemen laten toe dat je projecten en losse acties waar je de komende week niet aan wil werken, ook niet op je Next lijst ziet.
Met op je Next lijst je werkvoorraad voor de komende week, hoef dan enkel maar elke dag aan te vinken wat je die dag kan en wil doen. Dat komt dan op je Today of Focus lijst en is je lijstje voor die dag. Gqueues hanteert voor zover ik kan zien niet de standaard lijsten uit GTD. Misschien kan je dat zelf regelen door tags te gebruiken. Een aanrader en goed alternatief is Nirvana (www.nirvanahq.com). Nirvana ondersteunt een dergelijke wekelijks / dagelijks planning model. Wellicht is dat voor jou de oplossing. Probeer in elk geval het planningmodel eens uit in je eigen GTD setup. Dat is de enige manier die ik weet hoe je jezelf scherp kan houden.
Wat ik ook vaak adviseer is om je smartphone naast je computer te leggen met je werklijst van die dag erop. Dan heb je die lijst altijd in beeld ook als je wat anders aan het doen bent op je desktop of laptop.
Frank van de Groep
Hallo Jos,
Ik ben een fervent gebruiker van GTD. Als in de basis ongestructureerd persoon heb ik mezelf een digitaal systeem aangemeten en volg ik dat nauwgezet. Belangrijkste reden: zorgen dat ik anderen niet tot last ben. De resultaten bevallen mij zo goed dat ik niet meer zonder kan. Jouw tips herken ik allemaal maar ik mis het volgende. Ik werk 60% vast en 40% als zzp-er. Ik doe verschillende grotere en kleine klusjes naast elkaar. Gemiddeld zo’n 5, 6 klussen/klanten. De taken in die klussen manage ik met een takenlijst per klus. Ik gebruik Google Apps en GQueues. Werkt op zich prima maar af en toe ben ik zo met 3 dingen bezig dat het 4e even uit m’n hoofd glipt en ik er even niet naar kijk in mijn takenlijst. Alsof ik een filter op m’n ogen heb. De taken staan er wel maar ik zie ze niet. Eigenlijk zou ik iedere dag aan het begin en/of einde een overzichtje af moeten lopen waarbij even aandacht wordt gevraagd voor een project. Is er nog iets te doen? Vergeet ik niets? Zoiets is er niet volgens mij. Heeft iemand tips? En de tip dat ik minder klussen tegelijk moet doen heb ik zelf ook al bedacht maar ik vind dit nu eenmaal erg leuk en de business case leuk vs perfect wordt gewonnen door leuk. Er is vast wel iemand die dit ook bij de hand heeft en de oplossing heeft. Ik ben benieuwd.
Comments are closed.