Grote kans dat jij, net als een groot deel van Nederland, nu verplicht thuiswerkt om dat coronavirus de kop in te drukken. En dan wordt er dus onverwachts een zwaar beroep gedaan op je skills om online samen te werken en te communiceren. Dan kun je dus maar beter over het allerbeste (digitale) gereedschap beschikken! Wij gaan je daar een handje bij helpen, want hier zijn de vijf beste tools die jij en je team kunnen gebruiken om effectief samen te werken in de cloud.
Slack
Slack is waarschijnlijk de bekendste dienst om in teams te werken. Bedrijven gebruiken het niet alleen om op de werkvloer sneller te kunnen schakelen, ook is het een ideaal programma om te communiceren met home-based werknemers, freelancers en zzp’ers. Verschillende teams kunnen via Slack bestanden uitwisselen, chatten en aan documenten werken.
Slack is gratis als je het voor kleine teams gebruikt, geen twee-factor authenticatie nodig hebt en geen telefoon- of videogesprekken met meerdere mensen hoeft te voeren. Je kunt berichten sturen naar teamleden of berichten naar groepen sturen. Deze groepen (channels) kun je een hashtag meegeven. Wil je op iemand direct reageren in een groep, dan @’tje die persoon simpelweg en krijgt hij of zij een notificatie. Vooral de zoekfunctie van Slack is erg sterk, waardoor je snel en doeltreffend oude berichten en files terugvindt.
Met de gratis versie krijg je 5 gigabyte opslagruimte tot je beschikking. Bij de betaalde versies heb je uiteraard een stuk meer ruimte beschikbaar.
Asana
Asana lijkt veel op Slack en heeft ook een gratis versie die je kunt gebruiken voor teams tot vijftien leden. Je kunt projecten aanmaken en alle teamleden kunnen de status van verschillende stappen van een project meteen inzien. Daarin zien we dan ook direct de grote kracht van Asana want het is vooral een een projectmanagement-tool. In één oogopslag ziet iedereen hoe ver een bepaald project is, hoeveel taken er al zijn afgerond en hoeveel er nog openstaan. Je hoeft dus geen e-mails naar collega’s te sturen en vragen om een nieuwe versie van een verslag of document.
Teamleden kunnen berichten van anderen liken of op statusmeldingen reageren, zodat je vanuit Asana zelfs een online brainstormsessie kunt starten. De vormgeving is overzichtelijk en doordat iedereen zijn eigen slimme inbox heeft, krijg je werk sneller gedaan met Asana.
Workplace
Workplace is een dienst van Facebook. En daar hebben we precies de grootste bottleneck van Workplace, want veel mensen en bedrijven hebben er toch grote moeite mee om Facebook toe te vertrouwen met al hun data. Facebook belooft echter dat Workplace volledig losstaat van je persoonlijke Facebook-account en dat het bedrijf geen toegang heeft tot je data.
Het grote voordeel van Workspace is dat het enorm veel lijkt op Facebook, en dat veel gebruikers dus geen enkel probleem zullen hebben om het platform te begrijpen. Je kunt de huisstijl aanpassen aan die van je bedrijf om verwarring met het normale Facebook te voorkomen.
De gratis versie van Workplace is meer dan voldoende als je het binnen een klein team of een kleine organisatie wilt gaan inzetten. Ook hier krijg je 5 gigabyte aan opslag tot je beschikking.
Speakap
Speakap is een Nederlands product. Deze dienst is specifiek gericht op bedrijven, een gratis versie voor kleine teams is helaas niet beschikbaar. Ook is het niet duidelijk wat een abonnement kost, aangezien je een offerte moet aanvragen via de site. Wel kan je gratis een uitgebreide demo van de dienst krijgen, eveneens aan te vragen via de site.
Het voordeel van Speakap is dat je het geheel naar je eigen hand kunt zetten. Dit betekent dat je jouw eigen huisstijl kunt toepassen en je nergens het logo van Speakap zult zien. Ook kun je apps beschikbaar stellen voor zowel iOS als Android die de naam van je eigen bedrijf dragen.
Microsoft Teams
Teams is de grootste concurrent van het populaire Slack. En niet gek ook, want de twee diensten lijken qua functionaliteit extreem veel op elkaar. Slack wint het vooralsnog als het aankomt op collaboratie tussen mensen die op verschillende systemen werken, en daarbij is de app aanzienlijk verder de personaliseren. Teams heeft als voordeel dat het van Microsoft is, en dus naadloos samenwerkt met programma’s als Oulook, Word, Powerpoint en Excel.
Bij de gratis versie van Teams kan de gebruiker ongelimiteerd berichten sturen, zijn scherm delen en is er 2 gigabyte aan opslag per persoon beschikbaar. Echter, de grote kracht van Teams is dat het onderdeel uitmaakt van Office 365, wat betekent dat veel bedrijven de volledige versie van de tool al in het softwarepakket hebben zitten. Wat het kostentechnisch natuurlijk een hele aantrekkelijke optie maakt voor grotere bedrijven.
