De vijf beste Gmail Labs experimenten – Filter en Mute

Tom Voute plaatste op Google+ enkele artikelen over Gmail labs. Hij omschrijft hoe je je Gmail mooier, maar vooral gebruiksvriendelijker kunt maken door middel van deze labs. Hij deelt zijn tips graag met Lifehacking, daarom hier artikel nummer drie, integraal vertaald!

Ergens, verborgen in de robuuste krochten van Gmail, zijn er een stuk of veertig: Gmail-functionaliteiten genaamd ‘labs‘ , die je Gmail-leven compleet anders en efficiënter maken. Elk van hen zijn het waard om te onderzoeken. Wees geen watje en zet ze allemaal aan, dat is de beste manier om erachter te komen welke je niet bevallen.

Van alle veertig deel ik mijn vijf favoriete functionaliteiten.

Hierbij het laatste deel: deel 5.

Filter en mute

1) Mute – Ben je de binnenstromende ‘reply all’ mails zat? De lab ‘Smart Mute’ is inmiddels standaard toegevoegd in Gmail. Als je op ‘more’ en ‘negeren’ in de Gmail-takenbar in de mail klikt, kun je de follow up van dat bericht automatisch archiveren. Natuurlijk kun je de gemute berichten opnieuw in je meerdere inboxen laten verschijnen: ‘is:muted AND is:unread’ is de tovercode daarvoor.

2) Algemene filter – Als je sommige nieuwsbrieven nooit wilt lezen, maar je wilt of durft de nieuwsbrief niet op te zeggen, dan kun je ze laten verdwijnen in filters.
Stel, je wilt het vakantieblog van Jan niet iedere dag in je mailbox ontvangen, dan voer je dit in:
from:(jan@mailadres.com) to:(jouw@mailadres.com) subject:vakantieblog en zet de instellingen op ‘Postvak In Overslaan (archiveren)’.

Wil je filteren dat dergelijke berichten die een reply zijn of die jou in het bericht noemen wél in je inbox belanden? Vul dan de filter aan:
from:(jan@mailadres.com) to:(jouw@mailadres.com) subject:vakantieblog -subject:Re -Gerard (verander ‘Gerard’ wel even in je eigen naam 😉 )

Een min en daarna een tekst tussen dubbele aanhalingstekens laat ruimte voor comments. (zie hier), ervan uitgaande dat de comments niet hetzelfde zijn als een verzender. Mijn label ‘filed’ laat me weten dat het om een automatische archivering ging. Ik gebruik veel van deze filters, waardoor alleen de beste mails in mijn inbox komen.

3) Cc – Als je nogal overspoeld wordt door mails, kun je de mails waarin je wordt ge-cc’d filteren. Dat filter ziet er dan zo uit:

cc:jouwadres

Action:Skip inbox, Label:cc

Als andere mensen nu beginnen te reageren op de mail, hoef je ze niet te muten, maar kun je ze gewoon volgen in label:cc AND is:unread

4) Auto reply – Dit is een kleine handigheid. Heb je er ook een hekel aan wanneer je een nieuwe mail krijgt en het blijkt een out of office reply te zijn? Daarvoor is deze filter:
subject:((out office) OR “automatisch antwoord” OR “niet aanwezig” OR “Automatic reply” OR auto-reply))

Action:Skip inbox, label:2nd

5) Forward – Mijn vrouw en ik hebben een Gmail-adres waarvan de mails worden doorgestuurd naar een Google-group, waarvan alleen wij twee lid zijn. Soms is het echter ongemakkelijk om een mail te laten sturen naar dat gezamenlijke adres, daarom forward ik sommige dingen automatisch.
Dit kun je doen onder instellingen met ‘doorsturen en POP/MAP‘, vervolgens gebruik je dezelfde manier van filteren als hierboven beschreven.

6) Een aanval op spam – Ik vind het leuk om mijn spam te checken. Ik krijg er zoveel (zie hier), dat ik werd geïnspireerd om mijn eigen spamfilters ging maken – als hobby. De filters wissen alle spam zodat de onverwachte spam-mails die me erg interesseren en de misplaatste die me nog meer interesseren de enige zijn die overblijven.

Ik heb drie types filters (to:, from: en uitdrukkingen) en benamingen voor beide. Dit zijn ‘zeker spam’ en ‘mogelijk spam’. ‘Zeker spam’ zijn de spam-mails die fout gespelde woorden bevatten, zoals ‘vigara’, of wanneer het from:me en to:me is, want dat zijn typische spam-berichten. Deze worden hoe dan ook gewist.

Meer geavanceerd is ‘mogelijk spam’. Gmail doet de spam-check voor de door zelf ingestelde filters, waardoor je mee kunt varen op de kennis van Gmail.
Als een vriend een mail over viagra aan me zou sturen, maar Gmail ziet het niet als spam (label:spam), verwijdert de filter het niet. Een ander voorbeeld is het woord ‘watch’. Nephorloges is echt een onderwerp voor spammers. ‘Watch a video’ is echter een normale uitdrukking. Ik delete automatisch alles met het woord ‘watch’ in het onderwerp als Gmail denkt dat het spam is. De filter ziet er dan zo uit:

label:spam AND (viagra OR cialis OR subject:(replicas OR replica OR watches OR watch OR ((bigger OR penis OR enlargement) (sample OR promo OR trial OR trials OR free))))

Action: Skip Inbox, Mark as read, Apply label “z words”, Delete it

7) G+ filters – Eerder schreef ik over mijn Google+-notificaties in Gmail (zie hier). Mijn huidige favoriete filters zijn de volgende:

a) Gedeeld door vreemden – De posts gedeeld en gezien door mensen die ik niet in mijn circles heb, worden ‘gemarkeerd als gelezen’. Ik kan ze zien, maar ik word er nooit voor wakker gemaakt met een notificatie.

Het filter:

from:(-“shared from people not in my circles are read” replyto plus.google.com) -(has:circle) “shared this with you” -tom

Action: Mark as read, Apply label “c-” – c- is my code for ‘not in circles’

b) De posts die met mij worden gedeeld of waarin ik word genoemd krijgen een label:

From:(-“mentions in g+”) (from:plus.google.com ((“mentioned you” -“in a comment”) OR (“shared this with you” Tom)))

Action: label:”Tom”

c) Tot slot: misschien vind je het niet leuk om notificaties te krijgen dat je bent toegevoegd aan circles, maar wil je ze wel bewaren in Gmail. Misschien geldt hetzelfde voor events, Markeer ze als gelezen, net zoals in a).
Dit was de laatste post in deze serie over Gmail labs! In het bericht van Tom op Google + zijn ook de favoriete labs van lezers van de posts van Tom verwerkt. Afbeelding invoegen, bijlage vergeten, en handtekening toevoegen onder je mail in plaats van onder de gehele conversatie zijn drie daarvan.
Succes met het tweaken van je Gmail!