Dropbox for Teams – beta

“Dropbox maakt het heel eenvoudig om bestanden te delen met al je computers en vrienden”, zo schreef Lifehacking.nl in 2008. Een jaar later won Dropbox in Amerika de prijs voor beste internet applicatie. Inmiddels zijn er meer dan 4 miljoen gebruikers wereldwijd. Tot voor kort was het een hulpmiddel waartoe je alleen toegang had met een individueel account. Je kon wel bestanden met anderen delen, maar had je eigen opslagruimte. Ook was het niet mogelijk om voor een groep de administratieve- of beveiligingsinstellingen centraal te beheren. Mede op basis van feedback van gebruikers is daarin nu wel voorzien. Het heet ‘Dropbox for Teams’, of ‘Dropbox for Business’. Doelgroep is de kleinzakelijke markt, vanaf 5 personen. Voorlopig in beta en beperkt beschikbaar. Hier op Lifehacking alvast een ‘sneak peak’!

Centrale administratie en facturatie

Nieuw in ‘Dropbox for Teams’ is een dashboard voor het centraal beheren van toegangsrechten. Je kunt vanaf één enkele webpagina gebruikers toevoegen of verwijderen. Nieuw is ook centrale betaling en facturatie van een groep gebruikers. Je koopt een pool licenties waarmee je vervolgens accounts aanmaakt voor collega’s, team- of projectleden buiten je eigen organisatie. Zodoende worden individuele gebruikers niet langer belast met administratief gedoe.

Gedeelde quota’s

Met ‘Dropbox for Teams’ zijn de opslag quota gezamenlijk gedeeld door het team, in plaats van gekoppeld aan individuele accounts. Dit betekent dat een ieder kan gebruiken wat hij nodig heeft. Een grafisch ontwerper kan beslag leggen op 200GB van de teamruimte, terwijl zijn administratieve collega 10GB gebruikt. Gedeelde folders tellen nog maar één keer mee, in tegenstelling tot tradionele Dropbox accounts waar gedeelde folders ten koste gaan van een ieders opslagcapaciteit. Met ‘Teams’ maakt het niet meer uit met hoeveel mensen je een bepaalde folder deelt.

Dropbox Rewind

Voor alle accounts is volledig versiebeheer beschikbaar. Je kunt altijd terug naar een vorige versie van een opgeslagen bestand. Elke keer dat een bestand wordt opgeslagen wordt het automatisch van een versienummer voorzien. Dit vraagt geen extra handeling van de gebruiker.

Gedeelde Groepsmappen

Gedeelde groepsmappen maakt het mogelijk om gebruikers bij het aanmaken van hun account direct toegang te verlenen tot groepsmappen met gedeelde informatie. Vooraf moet een Adminstrator daar betreffende gebruiker wel de bijbehorende rechten voor geven. Zo kan je per afdeling, team of project direct bestanden met elkaar delen. Nog niet gerealiseerd, maar wel gepland is om binnen deze gedeelde groepsmappen het rechtenmanagement verder te verfijnen. Zodat verschillende groepen en gebruikers verschillende rechten kunnen krijgen op verschillende mappen en bestanden, zoals alleen ‘read-only’.

Veiligheid

Dropbox zegt het hoogste niveau van beveiliging te hebben, zodat bestanden volledig beschermd zijn en automatisch worden gebackupt. Verder is sprake van volledige encryptie volgens militaire standaards bij transport en opslag. Uiteraard is data alleen beschikbaar na juiste authorisatie door gebruikers en kunnen bestanden alleen na expliete toestemming worden gedeeld.

Prijzen

Dropbox for Teams kost $795 per jaar voor 5 gebruikers en 350GB gedeelde opslagcapaciteit. Extra gebruikerslicenties kosten $125 per jaar, extra opslag kost $200 per jaar voor 100GB. Je kan via het web tot 15 accounts bijkopen en tot 1 TB opslag. Meer kan ook, maar dan moet je contact opnemen met Sales afdeling van Dropbox.

Deze prijzen zijn ook nog ‘beta’. Ik vind ze aan de hoge kant en vermoed dat er ook een vriendelijker geprijsde variant komt met bijvoorbeeld wat minder opslagruimte. De optie om per maand te betalen zou ik ook graag terugzien in het uiteindelijke aanbod. Ook jammer dat je de Team-functionaliteit niet gratis/tijdelijk kan uitproberen. Het is nu: eerst met je creditcard $795 aftikken en daarna pas kunnen kijken of het voor jou(w team) werkt. Hieronder de volledige prijslijst.

Migratie

Zodra je een gebruiker aan het Team toevoegt wordt er per email een uitnodiging verzonden. Als het gaat om een bestaande Dropbox gebruiker zullen alle files, gedeelde mappen en andere settings worden overgenomen. Als het een betalende gebruiker is wordt er gesaldeerd met het Team account. Als je zelf als betalende gebruikende upgrade naar een Team account vindt direct diezelfde verrekening plaats.

Ik ben benieuwd welke vlucht deze toepassing neemt. In ieder geval: Happy Syncin’!

PS: Dropbox for Teams regelen kan hier (na inloggen)

Dit artikel is geschreven door Sam van Buuren. Sam van Buuren (1969) is ondernemer, docent, spreker en auteur gericht op Het Nieuwe Werken voor ondernemers. Nederland Werkt Online.nl helpt MKB-bedrijven te innoveren middels online software en sociale media. Resultaat: lagere kosten, betere samenwerking, meer omzet. Fluitend aan de Slag!