Dropbox is naast programma’s als Evernote en Twitter een geliefd onderwerp voor de Lifehacking-redactie. Het kleine maar krachtige programma biedt je na installatie (Mac, PC, Linux, mobiel) een gratis schijfruimte van 2 Gb aan waar je bestanden in kunt plaatsen. Gewoon, op je eigen machine. Plaats je een nieuw bestand in de Dropbox map, dan wordt deze automatisch gesynchroniseerd met je online opslagplaats.Je kunt daarna op elke andere computer bij je bestanden. Het wordt nog beter, want Dropbox kan aan versiebeheer doen. Als je per ongeluk een bestand hebt verwijderd uit je Dropbox folder kun je deze weer terughalen. Dropbox is gratis in gebruik tot 2Gb, heb je meer ruimte nodig, dan kun je deze kopen of via een referral link tot 8Gb er bij krijgen. We zetten wat mogelijkheden van Dropbox op een rij voor het studentenleven
Samenwerken aan een project
Op diverse opleidingen is het een mantra dat er moet worden samengewerkt. Dat betekent dus in groepjes projecttaken uitvoeren, kiezen wie welke onderdelen schrijft en veel, heel veel op en neer mailen met de verschillende versies van je document. Natuurlijk is het mogelijk om via Google Docs gezamenlijk aan documenten te werken, maar hoe doe je dat als je niet continu online bent? Met Dropbox kun je als groep samenwerken aan documenten. Sterker nog, je kunt gelijktijdig in hetzelfde document werken. Dropbox zorgt dat de bestanden alle wijzigingen bewaren zodat je altijd een compleet eindresultaat hebt.
Werk op meerdere computers zonder USB stick
Ik heb meerdere studenten gezien die met USB-sticks werk van en naar school nemen. Thuis werken ze liever op een desktop PC, de laptop is in reparatie, er zijn allerlei redenen. Maar wat als je je USB stick verliest of vergeet? Via Dropbox kun je je belangrijkste bestanden automatisch bewaren en via de webinterface zijn ze overal beschikbaar, ook op de leenlaptop die je van ICT-beheer in bruikleen hebt. Wil je meer geavanceerde functies, dan kun je Dropbox automatisch laten synchroniseren met andere mappen op je machine via SyncBackSE. In een latere post zullen we hier een handleiding voor geven.
Foto’s delen
Naast het delen van Word of Excelbestanden gaat Dropbox erg goed om met multimedia-bestanden. Die foto’s van het introweekend? Natuurlijk, je kunt ze op Facebook of Hyves zetten, maar dan moet je weer met de toegangsrechten gaan sleutelen om te bepalen wie wel of geen toegang heeft. Met Dropbox kun je via een gedeelde link alleen aan de juiste groep mensen toegang tot de foto’s geven. Of gebruik bovengenoemde gedeelde folder en de foto’s worden automatisch gesynchroniseerd onder je vriendengroep. En ja, dat werkt ook met muziek natuurlijk…
Hou je ouders up to date
Een Lifehacking auteur vertelde me dat hij bij zijn moeder Dropbox had geïnstalleerd en via een gedeelde map allerlei bestanden kon delen. Als hij een leuk artikel had of een aardige foto, dan hoefde hij deze alleen maar in de Dropbox map te zetten en voila, automatische synchronisatie op de PC van moeder. Dat werkt natuurlijk ook uitstekend met brandbrieven voor meer geld of een korte uitleg hoe je macaroni maakt.
Waarschuwing voor grote bestanden
Een woord van waarschuwing voor het werken met grote bestanden. Als je bijvoorbeeld een Photoshop bestand van 30Mb in je Dropbox map wil bewerken dan moet deze worden gesynchroniseerd na bewerking. Het uploaden van bestanden gaat altijd wat minder snel dan het downloaden, dus hou daar rekening mee. Eveneens is het werken met tijdelijke bestanden in je Dropbox folder niet aan te raden (bijvoorbeeld bij video-editing) omdat al deze bestanden moeten worden gesynchroniseerd.
Meer tips vind je op de Dropbox wiki, maar laat gerust je tips in de reacties achter!
Bas
Ik vind juist het samenwerken via gedeelde mappen een minder geslaagde feature, omdat het regelmatig tot foute syncs leidt. Dropbox signaleert het wel (er wordt een 2e bestand opgeslagen met de toevoeging “conflicted copy”), maar dat is iets wat je niet wilt.
Als je niet overal internet hebt, loop je het risico met oude bestanden te werken. Vb. Je werkt in de trein verder aan een document op je laptop (geen internet, geen upload naar de dropbox-server. Thuis ga je verder op je PC, maar je hebt hier een oude versie van het bestand. Zonder dat je het doorhebt ga je verder aan dit bestand, en dit wordt wel gesynchroniceerd. Zodra je met je “trein-laptop” verbinding maakt, ontstaat de conflicted-copy-situatie.
Je kunt dit nauwelijks voorkomen, tenzij je wel altijd internet hebt. Maar wat is dan de meerwaarde t.o.v. Google Docs? Ik ben een fervent dropbox-gebruiker, maar dit nadeel (hierboven) heb ik wel ervaren, vooral als je dan ook nog met meerdere mensen aan bestanden wilt kunnen werken…
stef
Is het mogelijk om offline met dropbox te werken ? Ik heb het op mijn tablet staan, maar onderweg voor werk is niet overal wifi.
Stef
Frank Meeuwsen
Stef, je kunt op je tablet een aantal bestanden vanuit Dropbox offline zetten door op de ster te drukken. Daarmee kun je ze zonder internetverbinding wel gebruiken. Let wel op dat bij opnieuw uploaden er synchronisatiefouten kunnen ontstaan als anderen in hetzelfde bestand werken.
Suzana
Hoi,
een vraagje.. Kan je een map die je in je dropbox hebt verwijderd weer terughalen?
Zeg asjeblieft “Ja, dat kan”
Groeten Suzana
Bas
Ja, dat kan (maar nu niet meer…..). Dropbox bewaart verwijderde bestanden 3 maanden lang. Twijfel nu trouwens even of dat ook voor mappen geldt….
Lisanne
Google Wave is nogal dood toch?
Ik studeer CDM (Communicatie Digitale Media) en in mijn klas gebruiken we allemaal Dropbox. Koste totaal geen moeite om het uit te leggen en is zeer gemakkelijk in gebruik. Ik zie geen problemen.
Marcel Vos
@eric mappen sharen wist ik wel, word op de ibs van de Hanze hogeschool ook bijzonder veel gebruikt. Ik las de blog eerder fout en dacht dat je ‘live’ kon samenwerken a la windows live workinspace. @sjoerd bijna alle mensen met een macbook die ik ken (waaronder ik) hebben ook wel word erop staan. Zijn er nog andere applicaties waarbij je tegelijktijdig aan een document kunt werken?
Sjoerd Romkes
Ja, maar niet alle studenten van een projectgroep hebben een Macbook, dat is heel erg uitzonderlijk. Vaak is het dat één of twee uit een groep van 5 een Macbook hebben, anderen hebben Windows of werken op computers van school. Vandaar dat Google Wave ontzettend goed bevallen is, aangezien het enkel en alleen web-based is én je kunt er wel gelijktijdig aan een document werken.
Sypie
Als veel studenten een Mac(Book) hebben dan is DropBox immers ontzettend handig. DropBox mappen zijn aanwijsbare mappen op je eigen computer waar je vanuit je programma’s je documenten opslaat.
Inderdaad het samen werken aan één bestand op eenzelfde tijdstip gaat niet samen. Voor dat soort programma’s moet je samen online zijn. Met DropBox hoeft dat niet, simpel. Daar is voor het synchroniseren enkel een netwerkverbinding nodig.
Sjoerd Romkes
Dropbox handig? Het is omslachtig, het kost veel tijd en uitleg aan mijn medestudenten om uit te leggen hoe het werkt en het enige wat ik dan kan is het uitwisselen van documenten. Mijn oplossing? Google Wave. Gezamenlijk werken aan documenten, je kunt daar ook alle foto’s/bestanden uploaden die je hebt. Je kunt in Wave overleggen, discussiëren en zelfs offline kun je verder werken – als je eenmaal verbind met internet wordt alles geupload en bijgewerkt.
…Maar jammer genoeg trekt Google de stekker uit Google Wave. Ik heb al mijn klasgenoten enthousiast gekregen voor Wave en elke projectgroep heeft er afgelopen studiejaar gebruik van gemaakt (aangezien de Hanzehogeschool en vele andere hogescholen een slecht alternatief bieden) maar toch stopt Google ermee en dat is zonde.
Leuk artikel op papier, maar in de praktijk zijn er veel betere alternatieven, bijvoorbeeld Teambox (die weer beter is dan Wave maar slechts een beperkt aantal projecten).
Je vergeet ook dat veel studenten een Macbook hebben en dan gaat samenwerken via een Word-document niet werken. Pages gebruik ik zelf als programma waar je een bestand gewoon als Word-document kunt opslaan.
Eric
Marcel: jazeker, je kunt mappen sharen, zodat meerdere personen toegang hebben. Voordeel is dan bovendien dat bij grotere bestanden een mailprogramma niet een hele tijd staat te stampen. Je zet een bestand in een gezamenlijke Dropboxfolder en het synchroniseren gaat vanzelf, zowel bij de verzender als bij de ontvanger. Anderzijds heb je de mogelijkheid om bepaalde mappen van een wachtwoord te voorzien. Het is de moeite waard om de uitgebreide mogelijkheden eens te bekijken.
Sypie
De meeste studenten interesseert dat niet zo bijzonder veel. Zoals je ergens een e-mail account aanmaakt maak je ook een DropBox account aan.
Voor de mensen die een eigen domein hebben (en er zijn er meer dan 7 miljoen domeinen in Nederland) is het aan te raden, wanneer ze zeer voorzichtig zijn met gegevens, om per website, login of registratie een e-mailadres in te stellen. Op deze manier weet je bijvoorbeeld dat DropBox je gegevens verkoopt als je van #randomname een e-mail krijgt op dat adres. Ik heb dat nu met een paar websites gedaan waar ik m’n twijfels bij had. Achteraf lijkt het mee te vallen en worden adressen lang niet overal verkocht aan spammers of commerciële bedrijven.
De allerhandigste mogelijkheid van DropBox is in mijn ogen het delen van een map.
Situatie: ik-Mac, broertje-Mac, grote afstand, veel foto’s en SketchUp bestanden om elkaar een ontwerp te laten zien. Oplossing: beide eenzelfde map gedeeld hebben staan. Als ik een bestand in de DropBox parkeer dan krijgen we beide een Growl melding dat er iets is gewijzigd in DropBox. Als mijn broertje iets wijzigt idem. Handig want voorheen zaten we altijd tegelijkertijd op MSN en stuurden we de zooi over. Nadeel daarvan is dat die bestanden altijd lastig terug te vinden zijn, andere computer=niet alle bestanden op één computer enz..
Oftewel DropBox is echt wel een uitkomst.
kat
Bij mij gaan er door het feit dat er moeten in de titel staat, de haren recht overeind staan.
Studenten gebruiken dropbox niet bijzonder vaak omdat de gegevens altijd nog ergens anders achterblijven.
Marcel
Dankjewel! ik gebruik het al langer maar had nooit gedacht om het ook te gebruiken om (word) documenten met meerdere personen te gelijk gebruiken. Kan je het trouwens ook met meerdere personen tegelijk gebruiken? Dacht het niet toch?
Comments are closed.