Een recept: GTD met Evernote, PersonalBrain en nog wat spullen

Voor mij is het lezen van het boek Getting Things Done een absolute openbaring geweest. Ik had immers het gevoel van met duizend-en-één dingen tegelijk bezig te zijn zonder iets ooit volledig af te werken. Bovendien kwam ik tijdens het werk op ideëen voor thuis en vice-versa. De ‘Aha-Erlebnis’ was dan ook niet te onderschatten.

Na aardig wat experimenteren met allerhande tools (zowel analoog als digitaal), heb ik nu sinds een tijdje een systeem te pakken dat voor mij werkt.
GTD begint met het onder controle krijgen van wat er rondom en in je leeft. Alles staat of valt met het voortdurend kunnen bijhouden van je ‘inkomende berichten’ door middel van notitie. Een gouden regel is hierbij om de verschillende manieren van notitie te beperken en deze zo snel mogelijk in je systeem te brengen. Vandaar ook dat ik mijn bureel (zowel thuis als op het werk) zo ordelijk mogelijk hou en de verschillende inboxen regelmatig leeg maak.

Hierbij mijn recept. Gebruik het, maar pas het aan naar eigen goeddunken. Zoek een recept dat past bij jouw persoonlijke smaak!

Ingrediënten

• 2 laptops (1 privé, 1 professionele), beide Windows XP
• 1 iPhone 3G met iPhone OS 3.0
• Evernote 3 (Premium)
• PersonalBrain 5 (Free version)
• Kruiden (AutoIt, Dial2Do, …)

Bereidingswijze

Het centrale systeem is mijn Evernote. Er zijn op honderden blogs al beschrijvingen geschreven over deze tool. Waarom ik zweer bij dit product is vooral:

• In alle vormen en maten beschikbaar èn bruikbaar: Windows- en Mac-client, iPhone-client, webclient;
• De ontwikkelaars hebben duidelijk een visie. De omgeving is voortdurend in ontwikkeling en wordt regelmatig aangevuld met nieuwe features (ook via samenwerkingen met andere bedrijven);
• Je beschikt over verschillende manieren om nieuwe zaken toe te voegen: via de client, clipping vanuit allerhande toepassingen, foto’s, mail, twitter, Dial2Do enz.
• Als premium-member kan je alle soorten bestanden in een nota bewaren, waardoor die overal beschikbaar zijn;
• Nog véél meer

Ik gebruik een drietal notebooks in Evernote:

‘1. INBOX’ is de default notebook. Hier komen alle ‘Postvak In’-berichten toe voor verdere behandeling.
‘2. Processed’ bevat al mijn GTD-taken.
‘General Reference’ bevat al mijn notes met dingen die ik wil bijhouden, onthouden, enzovoort.

De Tags die ik gebruik zijn de typische GTD-zaken, zoals ‘!Action’, ‘!WaitingFor’, ‘!Someday/Maybe’ enz. (het uitroepteken voor de sortering makkelijker te maken). Verder zijn er andere tags voor de General Reference-zaken.

Evernote maakt zoeken in je bibliotheek zeer eenvoudig. Je kan je opzoek-criteria ook eenvoudig opslaan. Dit zijn degene die ik momenteel heb:
De titels spreken voor zichzelf. Zo kan ik, waar ik ook ben, eenvoudig overlopen wat er te doen is enz. Let op het icoontje helemaal links (PersonalBrain, zie straks) en de rechthoekjes naast sommige items. Dit is unicode-tekst met een aantal symbolen (bijvoorbeeld een huisje naast Actions @Home) maar dat is enkel zichtbaar in de webclient en op de iPhone.

Om Evernote op te vullen gebruik ik een aantal zaken:

• Rechtstreeks in Evernote (via de clipper, via mail, via Twitter, via mijn iPhone);
• Via Dial2Do, een soort Jott die ook in België en Nederland bruikbaar is;
• Via een eigen script in AutoIt:

Dit kan ik via een shortcut oproepen op mijn pc en draait quasi constant.

Evernote gebruik ik dus voor de !Action-, WaitingFor en !Someday/Maybe-lijsten en reference-documentatie.

Voor alles wat projecten, doelen en missies betreft gebruik ik PersonalBrain. Dat heb ik pas sinds een aantal weken ontdekt maar ik ben er nu al gek van. Het gaat hier om een soort MindMapping 2.0: je noteert je gedachten zoals ze komen en linkt deze aan mekaar, net zoals het ook in je brein gebeurt. Dat laat toe om diep te gaan en alles eens goed op een rijtje te zetten.

Zo ziet mijn ‘brein’ er op dit moment uit:

Iedere ‘bubble’ is een ‘child’ van mijn brein. Je vindt er mijn projecten-lijst, mijn doelen en missies, mijn interesses enz.

Je kan dan projecten gaan linken aan één of meerdere doelen en/of plaatsen (zogenoemde ‘jumps’). Dit laat je toe alles waar je mee bezig bent min of meer digitaal te gaan bijhouden. Eénmaal je ermee begint kan je zo ver gaan als je wil, zonder dat het onoverzichtelijk wordt. Zo zal ik dit jaar deelnemen aan de marathon in Keulen, en dat zie je dan zo:

De marathon zelf beschouw ik als project (parent). De plaats in Keulen (eerste jump) en het doel is om een (soort) sportman te zijn (tweede jump). Door te verspringen kom je dan terecht op andere zaken waarvoo ik graag naar Keulen ga, of andere dingen die ik wil ondernemen als sporter.

Ik ben nog volop in de ontdekking van de mogelijkheden van deze manier van werken. Het concept is vrij eenvoudig maar door de link met de menselijke manier van denken laat deze tool heel veel toe.

Update: het AutoIT-script is hier beschikbaar als voorbeeld. Je dient het wel aan te passen (zie de commentaar vooraan in het script) en op te slaan als .au3

(Foto: Steve & Jemma Coopley)