Een recept: GTD met Evernote, PersonalBrain en nog wat spullen

1842982716_31dbd6a608_m.jpgVoor mij is het lezen van het boek Getting Things Done een absolute openbaring geweest. Ik had immers het gevoel van met duizend-en-één dingen tegelijk bezig te zijn zonder iets ooit volledig af te werken. Bovendien kwam ik tijdens het werk op ideëen voor thuis en vice-versa. De ‘Aha-Erlebnis’ was dan ook niet te onderschatten.

Na aardig wat experimenteren met allerhande tools (zowel analoog als digitaal), heb ik nu sinds een tijdje een systeem te pakken dat voor mij werkt.
GTD begint met het onder controle krijgen van wat er rondom en in je leeft. Alles staat of valt met het voortdurend kunnen bijhouden van je ‘inkomende berichten’ door middel van notitie. Een gouden regel is hierbij om de verschillende manieren van notitie te beperken en deze zo snel mogelijk in je systeem te brengen. Vandaar ook dat ik mijn bureel (zowel thuis als op het werk) zo ordelijk mogelijk hou en de verschillende inboxen regelmatig leeg maak.

Hierbij mijn recept. Gebruik het, maar pas het aan naar eigen goeddunken. Zoek een recept dat past bij jouw persoonlijke smaak!

Ingrediënten

  • 2 laptops (1 privé, 1 professionele), beide Windows XP
  • 1 iPhone 3G met iPhone OS 3.0
  • Evernote 3 (Premium)
  • PersonalBrain 5 (Free version)
  • Kruiden (AutoIt, Dial2Do, …)

Bereidingswijze

Het centrale systeem is mijn Evernote. Er zijn op honderden blogs al beschrijvingen geschreven over deze tool. Waarom ik zweer bij dit product is vooral:

  • In alle vormen en maten beschikbaar èn bruikbaar: Windows- en Mac-client, iPhone-client, webclient;
  • De ontwikkelaars hebben duidelijk een visie. De omgeving is voortdurend in ontwikkeling en wordt regelmatig aangevuld met nieuwe features (ook via samenwerkingen met andere bedrijven);
  • Je beschikt over verschillende manieren om nieuwe zaken toe te voegen: via de client, clipping vanuit allerhande toepassingen, foto’s, mail, twitter, Dial2Do enz.
  • Als premium-member kan je alle soorten bestanden in een nota bewaren, waardoor die overal beschikbaar zijn;
  • Nog véél meer

Ik gebruik een drietal notebooks in Evernote:

Evernote Notebooks‘1. INBOX’ is de default notebook. Hier komen alle ‘Postvak In’-berichten toe voor verdere behandeling.
‘2. Processed’ bevat al mijn GTD-taken.
‘General Reference’ bevat al mijn notes met dingen die ik wil bijhouden, onthouden, enzovoort.

De Tags die ik gebruik zijn de typische GTD-zaken, zoals ‘!Action’, ‘!WaitingFor’, ‘!Someday/Maybe’ enz. (het uitroepteken voor de sortering makkelijker te maken). Verder zijn er andere tags voor de General Reference-zaken.

Evernote maakt zoeken in je bibliotheek zeer eenvoudig. Je kan je opzoek-criteria ook eenvoudig opslaan. Dit zijn degene die ik momenteel heb:
kvdb_evernote_saved_searches.pngDe titels spreken voor zichzelf. Zo kan ik, waar ik ook ben, eenvoudig overlopen wat er te doen is enz. Let op het icoontje helemaal links (PersonalBrain, zie straks) en de rechthoekjes naast sommige items. Dit is unicode-tekst met een aantal symbolen (bijvoorbeeld een huisje naast Actions @Home) maar dat is enkel zichtbaar in de webclient en op de iPhone.

Om Evernote op te vullen gebruik ik een aantal zaken:

  • Rechtstreeks in Evernote (via de clipper, via mail, via Twitter, via mijn iPhone);
  • Via Dial2Do, een soort Jott die ook in België en Nederland bruikbaar is;
  • Via een eigen script in AutoIt:

kvdb_evernote_script.pngDit kan ik via een shortcut oproepen op mijn pc en draait quasi constant.

Evernote gebruik ik dus voor de !Action-, WaitingFor en !Someday/Maybe-lijsten en reference-documentatie.

Voor alles wat projecten, doelen en missies betreft gebruik ik PersonalBrain. Dat heb ik pas sinds een aantal weken ontdekt maar ik ben er nu al gek van. Het gaat hier om een soort MindMapping 2.0: je noteert je gedachten zoals ze komen en linkt deze aan mekaar, net zoals het ook in je brein gebeurt. Dat laat toe om diep te gaan en alles eens goed op een rijtje te zetten.

Zo ziet mijn ‘brein’ er op dit moment uit:

kvdb_pb_start.png Iedere ‘bubble’ is een ‘child’ van mijn brein. Je vindt er mijn projecten-lijst, mijn doelen en missies, mijn interesses enz.

Je kan dan projecten gaan linken aan één of meerdere doelen en/of plaatsen (zogenoemde ‘jumps’). Dit laat je toe alles waar je mee bezig bent min of meer digitaal te gaan bijhouden. Eénmaal je ermee begint kan je zo ver gaan als je wil, zonder dat het onoverzichtelijk wordt. Zo zal ik dit jaar deelnemen aan de marathon in Keulen, en dat zie je dan zo:

kvdb_pb_sample.png

De marathon zelf beschouw ik als project (parent). De plaats in Keulen (eerste jump) en het doel is om een (soort) sportman te zijn (tweede jump). Door te verspringen kom je dan terecht op andere zaken waarvoo ik graag naar Keulen ga, of andere dingen die ik wil ondernemen als sporter.

Ik ben nog volop in de ontdekking van de mogelijkheden van deze manier van werken. Het concept is vrij eenvoudig maar door de link met de menselijke manier van denken laat deze tool heel veel toe.

Update: het AutoIT-script is hier beschikbaar als voorbeeld. Je dient het wel aan te passen (zie de commentaar vooraan in het script) en op te slaan als .au3

(Foto: Steve & Jemma Coopley)

Wat vind je van deze hack?
0Te gek0Leuk0Serieus?0Meh...0Stom

About Author

[plista widgetname=plista_widget_belowArticle]

24 Comments

  • auke
    Posted 17/03/2010 10:23 am 0Likes

    @Frederik
    Je krijgt een email adres van evernote.
    Je kunt dan je email gewoon doorsturen naar evernote en het emailtje komt dan in je standaard notebook (inbox)

    Ik gebruik dat erg veel, ook voor mijn waiting for, dus als ik een mail vertuur naar iemand waarvan ik verwacht een antwoord te krijgen dan BCC ik mijn evernote email adres.

  • Ed Nilson
    Posted 03/10/2009 2:35 pm 0Likes

    Wat is het voordeel van personal brain tov mindmanager?

  • Chris Verhaar
    Posted 09/09/2009 1:48 pm 0Likes

    Ik ben door het artikel ook gebruik gaan maken van Evernote. Verwerken doe ik door te verplaatsen naar verschillende notebooks. Bijvoorbeeld naar de notebook !TaDa. Wat mij echter dan stoort, is dat de tags (natuurlijk) niet wijzigen, waardoor ze bij filter op tag wel weer opkomen. Heeft iemand hier een oplossing voor?

    @Koen: het script ook toegepast, reageerde echter met “Error in execution” Error number: 0. Tracen van het probleem leerde dat het lege bestand geen 0 bytes mag zijn. Verder werd achter Error number neem ik aan de error return waarde van $execute verwacht. De @error macro pikt die bij mij niet op. Door echter @error te vervangen door $execute komt het wel goed.

  • Marcel
    Posted 05/09/2009 9:16 am 0Likes

    GTD in Evernote werkt voor mij prima. Toch had ik nog wat moeite om prioriteiten te onderscheiden binnen de lijst eerstvolgende actie’s.
    Ik experimenteer momenteel met de tabel time-management van dringend/belangrijk.
    Dringend en belangrijk is 1, niet dringend maar wel belangrijk is 2, niet belangrijk maar wel dringend is 3 en niet dringen en niet belangrijk is 4.
    Voor de taak in mijn eerstvolgende acties zet ik nu een cijfer die aangeeft hoe dringend/belangrijk de taak is. En vervolgens begin in met de 1-tjes.

    De uiteindelijke doelstelling is om de meeste tijd te besteden aan 2-tjes, en problemen op te lossen cq voor te zijn voordat het dringend wordt.
    Vooralsnog ben ik er tevreden over.

  • Erik-__-
    Posted 10/07/2009 3:31 pm 0Likes

    Ik heb de cursus ook mogen volgen.
    Wat ik het beste item van de cursus vond is dat als je de taak zover vooruit hebt geschoven dat je het niet red om het op tijd af te krijgen, je in overleg treed met diegene waarmee je een afspraak hebt gemaakt.

    Enige nuttige dat ik heb meegenomen is het monitoren van mijn “in afwachting op” mailtjes voor de rest is het voornamelijk common sense en al die toeters en bellen zijn leuk om 1 keer in te richten maar wat nu als je computer crasht….. meeste mensen hebben in hun things to do lijstje de backup van het systeem niet staan!!!

  • Frederik
    Posted 07/07/2009 11:15 pm 0Likes

    Hai,

    Weet iemand toevallig of het mogelijk is om een emailbijlage vanuit outlook in evernote te krijgen. Als ik de hele mail er naar toe sleep zie ik wel de mail maar geen bijlage en alleen de bijlage werkt ook niet. Zou ik net handig vinden. Alvast dank voor de hulp !

  • Arjan Broere
    Posted 02/07/2009 1:02 pm 0Likes

    Interessante toepassing. Ik had een mapje Actie in Evernote omdat je Evernote op zoveel manier kunt benaderen, is dat een goede verzamelplek, maar eigenlijk heel logisch om het verder te gebruiken.

    Ik ga ‘ns kijken wat voor mij werkende indelingen zijn.

  • fred
    Posted 01/07/2009 7:48 pm 0Likes

    Dat snap ik Koen, maar wat zou je allemaal al gedaan kunnen hebben als je es gewoon meteen aan de gang ging? 🙂

  • Koen
    Posted 01/07/2009 7:37 am 0Likes

    @fred, @Hielke: Laat het duidelijk zijn dat het niet mijn bedoeling is om mensen te overtuigen van GTD en nog minder van mijn methode. Wat de essentie is het gebruiken van een systeem dat werkt voor *jou*. Is dat door het gewoon allemaal te onthouden? Perfect. Is dat door post-its te gebruiken?
    Schitterend! ZTD, GTD, 7 Habits, noem maar op. Als het maar werkt…

    En Hielke, die cijfertjes zijn nog een erfenis van een eerste probeersel. Naar alle waarschijnlijkheid verdwijnen die in de nabije toekomst…

  • Niels
    Posted 01/07/2009 1:29 am 0Likes

    een paar van mijn lifehacking ervaringen:

    Ik gebruik autohotkey, en volgensmij is het vrijwel hetzelfde als auto-it.

    Een handige makkelijke scripttaal waarmee je allerlei bewerkingen in windows automatisch kan laten doen. Denk aan je muis bewegen en klikken, toetsen indrukken/typen, vensters vervormen, programma’s opstarten. En dat dan gecombineerd met loopjes en if-statements etc kan heel handig zijn.
    Ook zijn er veel scriptjes gemaakt door anderen te downloaden.
    (en het is gratis)

    autohotkey.com

    Personal brain heb ik een tijdje terug zelf ook ontdekt toen ik zelf zat te denken om iets dergelijk te maken. Heb het alleen nog niet echt gebruikt..

    todoist.com is een website waar je je eigen overzichtelijke to-do-lijstjes kan maken en bijhouden. Dit gebruik ik ook voor allerlei verschillende dingen. Het heeft een zeer duidelijke en functionele interface.

    Verder maakt het gebruiken van sneltoetsen dat ik ook veel sneller dingen kan doen.
    ctrl+w om tabs of vensters te sluiten is veel sneller dan een kruisje zoeken.
    ctrl+t voor een nieuw tabblad
    ctrl+tab om naar het volgende tabblad te gaan (+shift is de andere kant op)
    alt+tab zal wel bekend zijn hoop ik, wisselen tussen vensters
    alt, spatie, n = minimizen van een venster (los na elkaar indrukken)
    klikken met je muiswieltje op een link opent het in een nieuw tabblad
    klikken met je muiswieltje op een tabblad sluit het. (dit zit er zo ingebakken dat ik ook wel eens probeer een normaal venster te sluiten op die manier xD)

    verder heb ik mijn startmenu zo ingesteld dat er 10 programmas in staan die ik veel gebruik, zodat ik ze met 2 toetsaanslagen kan starten.
    zo heeft firefox de naam “3 firefox” zodat ik met windowstoets en daarna 3 firefox opstart.
    allerlei nutteloze zaken die ik niet gebruik heb ik uit het startmenu gegooid om het overzichtelijk te houden.

  • Hielke
    Posted 30/06/2009 9:43 pm 0Likes

    je schrijft: “@MK – Graag gedaan hoor!
    De 3e notebook (’General reference) wordt wel degelijk besproken in de tekst. Ik bewaar daarin allerhande documentatie die op ieder moment kan van pas komen (zoals bv. de weekly review-checklist, PDF-documenten die ik wil doornemen, recepten, quotes, noem maar op).
    Hopelijk helpt dit?”.
    Maar mist er niet gewoon een 3. voor General reference? Je begint immers met 1. Inbox en dan 2. Processed.

    en wat fred schrijft: Ik zou het iets minder sarcastisch zeggen, maar er zit wel wat in. Mannen willen altijd speeltjes hebben en systemen bouwen, maar het doel is gewoon dat de Dingen gedaan worden (GTD). Ik denk inderdaad dat Leo Babauta het een stuk simpeler opschrijft en dat hij zich meer richt op die essentie.

  • fred
    Posted 30/06/2009 8:52 pm 0Likes

    ik zie het helemaal voor me: je vrouw zegt: je moet het huis schilderen.
    jullie kruipen dan achter de pc en maken allerlei to do’s en projectlijstjes, maar ondertussen is er dan nog steeds NIKS gedaan.

    neem een papiertje of gebruik voor mijn part een Iphone, maar please! doe es wat ipv over die lijstjes/bewaar/copy programmaatjes te blijven zeveren.

  • Reinder
    Posted 29/06/2009 8:20 pm 0Likes

    Klinkt allemaal heel leuk maar eh GTD, houdt het bij 1 computer en maak een backup, houdt het simpel, 1 smartphone met dual sim en je hebt alles altijd bij de hand, niet lastig synchroniseren of onthouden wat je waar hebt opgeslagen.

    GTD start bij het zo simpel mogelijk maken en niet uren kwijt zijn aan het onder de knie krijgen van software en druk zijn met uitwisselen van bestanden etc.

  • Koen Van der Borght
    Posted 29/06/2009 1:08 pm 0Likes

    @Patrick: volledig akkoord om andermans systeem niet over te nemen, dat is ook mijn advies. Net zoals met ‘gewone’ recepten kan je je best laten inspireren. En eigenlijk geldt dat ook voor het volledige systeem. Zo gebruik ik geen project-links in mijn actions (zoals Leo inderdaad voorstelt).

    Productiviteit is geen exacte wetenschap en is zeker niet gebonden aan wetten en verplichtingen.

  • Patrick
    Posted 29/06/2009 12:58 pm 0Likes

    Leuk, maar erg afhankelijk van technologie. Het GTD boek heb ik ook gelezen, maar het werkt niet voor mij. De ideeën erin zijn goed, maar er wordt veel te veel aandacht gegeven aan het systeem, en niet aan het ‘doen’.

    Ik kan iedereen aanraden om zenhabits eens te bekijken (http://zenhabits.com) van Leo Babauta. Hij is alweer een hele tijd geleden tot dezelfde conclusie gekomen als ik en heeft een simpel systeem ontwikkeld, wat uitgaat van het veranderen van gewoontes. Gewoontes pas je niet zomaar aan, daar heb je tijd voor nodig. Ook kun je niet teveel tegelijk veranderen, wat in GTD zeker wel het geval is, anders werkt het niet (precies daarom loopt het ook spaak bij de meesten!).

    Probeer vooral ook niet om andermans systeem over te nemen, iedereen heeft andere wensen en behoeften, en wat werkt bij de één werkt vaak niet bij de ander.

  • Koen Van der Borght
    Posted 29/06/2009 12:46 pm 0Likes

    @Richard: het script is nu beschikbaar in de tekst…

    @MK – Graag gedaan hoor!
    De 3e notebook (‘General reference) wordt wel degelijk besproken in de tekst. Ik bewaar daarin allerhande documentatie die op ieder moment kan van pas komen (zoals bv. de weekly review-checklist, PDF-documenten die ik wil doornemen, recepten, quotes, noem maar op).
    Hopelijk helpt dit?

  • MK
    Posted 29/06/2009 12:38 pm 0Likes

    Mooi artikel, dank! je opsomming is evenwel niet compleet.je schrijft dat je drie notebooks gebruikt in evernote en geeft vervolgens toelichting op 2. Die derde volgt ongetijwfeld nog?

  • Richard
    Posted 28/06/2009 2:27 pm 0Likes

    Leuke post ik gebruik veel al wel ik vraag me alleen af waar ik dat auto in script kan vinden, ziet er erg goed uit

  • Ton
    Posted 28/06/2009 7:57 am 0Likes

    Bedankt voor de tip van Dialtodo! Ik heb mezelf meteen opgegeven.

Geef een reactie

%d bloggers liken dit: