Het hier veel geprezen en beschreven programma Evernote wordt alsmaar populairder. Het Evernote-motto Remember everything is in een tijd met veel informatie ook een waardevol doel. Iedereen zal zo zijn eigen manier hebben van indelen, taggen en zoeken. Zie alleen al de discussies over het verschil tussen een label (tag) gebruiken voor een groep notities of ze samenbrengen in een notebook. Hoe voller Evernote wordt hoe meer baat je hebt bij verfijndere manieren van opslaan én zoeken. Dus dump niet meer van alles in Evernote maar verwerk notities via een inbox én gebruik de zoek-grammatica van Evernote.
Wat zoek ik?
Als je je zoektermen in Evernote intypt, kun je direct controleren of het zoekcriterium klopt. Immers, Evernote vertaalt de zoeksyntax:
Labellen loont
Binnen Evernote kun je zoeken op woorden die in je notitie voorkomen. Daarmee is Evernote al zo krachtig om woorden in afbeeldingen en binnen PDF’s te vinden. Hoe voller Evernote, hoe lastiger het vinden. Door notities consequent te labellen maakt het vinden alweer makkelijker. Op labels (tags in het Engels) zoek je met de opdracht:
tag:naamtag
Meerdere labels zoeken kan ook. Stel dat je allerlei notities hebt over GTD, dan is alleen het label GTD te ruim. GTD in combinatie met Inbox of Review kan dan helpen om snel naar de juiste notities te gaan:
tag:gtd tag:inbox
Het is ook mogelijk om juist notities te zoeken zonder een bepaalde label:
tag:gtd -tag:inbox
Wil je de ongelabelde notities vinden? Het * symbool (wildcard) betekent alles. Dus met present* zoek je naar presentaties maar ook presenteren of presentations. Notities zonder labels vind je met:
-tag:*
Het kan helpen om van tijd tot tijd de lijst met labels te bekijken en na te gaan welke veel notities bevatten (zie het nummer erachter) en welke nauwelijks. Door de labels te verwijderen, verwijder je niet de bijbehorende notitie. Binnen een notitie kun je ook labels verwijderen. Klik met de rechtermuisknop op het label en je krijgt drie opties die alle niet zo gelukkig genoemd zijn. Met de eerste “verwijder” je het label in deze notitie en met het tweede “verwijderen” je het label in zijn geheel, dus ook bij andere notities. Ook dan blijven de notities onverwijderd. De derde optie is “herbenoemen” wat gewoon hernoemen betekent 😉
Labels opruimen is ook mogelijk door aan labels sub-labels te koppelen. Dat maakt voor het zoeken niks uit (ook met tag: te vinden) en ziet er ook in de notitie niet anders uit. Het ordent voornamelijk de lijst met labels.
Niet gelabeld?
Ongelabelde notities zijn makkelijk te doorzoeken maar ook een notitie zonder label of zelfs zonder titel bevat allerlei zoekinformatie. Mocht je notities van bijvoorbeeld een bepaalde datum willen zoeken, bijvoorbeeld omdat je toen een bijeenkomst of vergadering had waarbij je aantekeningen maakte, dan zoek je op het moment waarop de notities gemaakt werd. Met created zoek je zo op notities die gemaakt zijn op of vanaf 21 september 2011.
created:20110921
Wil je notities van 21 september 2011 dan zoek je naar alle notities die zijn gemaakt vóór 22 september. 21 september verschijnt dan bovenaan:
-created:20110922
Let op dat je de weergave van je notities op Aangemaakt hebt staan. Wellicht zijn de notities na de zoekdatum nog een keer gewijzigd. Zoek anders niet met created maar met updated.
Data zoeken kun je op een absolute datum doen maar ook relatief. Stel dat je de notities van vandaag of deze week wilt doorlopen, dan zoek je met day (=vandaag) of week (=binnen dit weeknummer). Maar ook de afgelopen tien dagen zijn te vinden met
created:day-10
Zoek je een notitie met een gif-animatie erin die je deze week hebt opgeslagen dan zoek je met:
created:week resource:image/gif
Zo is het ook mogelijk op audio notities (resource:audio/*) te zoeken of juist notities zonder plaatje (-image/*)
Op alle elementen van de notitie kun je zoeken: intitle, altitude, latitude of author. Een interessant zoekoptie is ook de bron waar de notitie vandaan kwam. Dat kan helpen als je notities zoekt waarvan je in elk geval weet hoe je ze hebt aangemaakt. Bijvoorbeeld alle notities die je naar evernote gemaild hebt of die je met je webclipper gemaakt hebt:
source:mail.smtp
source:web.clip
Zo zou je ook alle web clips op kunnen sorteren om die bijvoorbeeld op relevantie te beoordelen. Of de audioclips van de afgelopen week die je ingesproken hebt maar nog niet gelabeld:
-tag:* resource:audio/* updated:week-1
Over het gebruik van de checkbox is meer te lezen in de blog over GTD en Evernote. Door een checkbox aan een notitie toe te voegen, wordt de notitie een actie-item en vindbaar met todo. Een notitie die nog niet afgevinkt is, vind je met:
todo:false
Opgeslagen zoekopdrachten
Voor zoekopdrachten die je vaker gebruikt is er de mogelijkheid ze op te slaan. In je Evernote-menu komt dan de naam die jij de zoekopdracht geeft te staan. Eén klik en de notities die aan die zoekopdracht verschijnen komen te voorschijn. Voor sommigen is dat de manier om notities met acties voor deze week op te roepen en voor anderen alle notities die nog geen tags hebben. Ik bewaar voor presentaties plaatjes die ik tegenkom en wil daar soms wat doorheen bladeren.
Tovertypen
Zoals ook zoeken in Google sneller kan met tovertype-programma’s, zo kun je ook veelgebruikte Evernote-commando’s in je sneltype-programma’s opnemen. Om mails te taggen gebruik ik nogal eens vaste combinaties van tags die ik in TypePilot gebruik, bijvoorbeeld
PP- voor “@prive #ontvangstbewijs”
om mails uit iTunes door te sturen naar notitieboek privé met als tag ontvangstbewijs. Binnen Evernote gebruik ik
n- voor “notebook”
t- voor “-tag:*”
Dit artikel geeft een overzicht van de zoekmogelijkheden in Evernote. Binnenkort verschijnt het boek Lifehacking met Evernote, bomvol tips en ideeën om Evernote slim te gebruiken.
Wat zijn jouw zoekgrammatica hacks?
Afbeelding van Marcomargini
Martijn Wessels
Ik gebruik evernote al heel lang, althans ik heb het heel lang maar sinds kort gebruik ik het zeg maar “echt”. Ik heb tig notebooks ingedeeld in meerdere stacks. Dit was even wennen en het is toch nog steeds niet helemaal hét, maar ik kan mijn dingen goed kwijt. Mijn tags zijn eigenlijk voor een groot deel verplaatst naar mijn stack indeling en ik fine-tune mijn systeem met de tags.
Zoeken vind ik heel simpel, gewoon met woorden waarvan je weet dat die erin zitten. Zoek je een mail die je in evernote gezet hebt van iemand dan zoek je gewoon op de persoon zijn naam, etc. De opgeslagen zoekopdrachten zijn voor mij nu beperkt. Ik gebruik ze alleen om snel bij mijn to-do’s te komen. Datzelfde heb ik op een scherm van mijn smartphone gedaan.
Ik sla tegenwoordig, na aanschaf van een paid account, alles erin op. Mijn zakelijke mail welke ik echt wil bewaren staat hierin en nergens anders meer, zelfs mijn papieren administratie heb ik ingescand in evernote zitten. Heel handig als je een keer moet bellen over een brief of iets dergelijks en je wil daarover aantekeningen maken. Altijd terug te vinden bij de brief zelf en nog makkelijk opzoekbaar ook.
Arjan Broere
Ik herken wel het verschil tussen gebruiken en écht gebruiken. Ergens gaat EN van gewoon handig naar onmisbaar 😉
Die stacks is ook een manier. Notitieboeken op het niveau van projecten en die dan weer ordenen met relevante labels. Ik gebruik het niet want ik heb een voorkeur voor structuur maken door zoekopdrachten en minder een structuur in de mappen maar dat is persoonlijk.
En inderdaad, vaak heb je genoeg aanknopingspunten om iets te vinden. Al te veel opruimen en teveel ordenen is ook weer niet goed: https://lifehacking.nl/persoonlijke-ontwikkeling/is-opruimen-wel-zo-verstandig/
Remko Boers
Dit klinkt me allemaal al veel te ingewikkeld. Het onthouden en aanleren van die shortcuts en zoektermen is een dagtaak op zich. Je moet het dan wel heel vaak gebruiken om het ingeslepen te krijgen.
Ik heb een simpeler gebruik van Evernote.
Ik heb vier notitieboeken aangemaakt.
1 takenlijst
2 aantekeningen
3 verlanglijstjes
4 visitiekaartjes
De items in die notitieboeken heb ik getagd met de context waarin ik ze nodig heb. Ik heb dus maar een kleine set labels: ‘werkplek 1’, ‘werkplek 2′, ’thuis’, ‘blog’ en een klein aantal specifieke werkgerelateerde projecten als label. Daardoor hoef ik nooit te zoeken. Ik pak gewoon het goede lijstje.
De reden dat ik mijn notitieboeken heb genummerd in de naamgeving, is dat ik ze in die volgorde weergegeven wil zien als ik een bepaalde tag kies.
Overigens gebruik ik checkboxen bijna nooit. Ieder item op mijn takenlijst is een aparte notitie met vaak alleen een titel en geen inhoud. Ik hoef de meeste notities dus niet te openen om mijn takenlijst te zien.
Het is trouwens op het moment wel een beetje jammer dat de app op de iPhone steeds crasht. Ik hoop dat ze dat gauw oplossen. Want op dit moment is mijn Evernote systeempje een beetje lam.
Arjan Broere
Inderdaad moet je commando’s en sneltyp-afkortingen ook weer onthouden. Bij veelvuldig gebruik loont het maar het vraagt een investering. Voor mij werkt het, in elk geval. Hoewel het na de vakantie af en toe wel even nadenken was 😉
Er is zeker veel voor te zeggen om zo een overzichtelijke set notitieboeken te hebben en zo veel helder mogelijk je systeem in te richten. Klinkt of je een doordachte structuur hebt.
Succes met de iPhone-app. Hier geen problemen daarmee …
Comments are closed.