Als je vaak met wat grotere documenten werkt, is het helemaal geen gek idee om even na te denken over hoe je al dat materiaal goed beschermt.
Eén van mijn tips is om je documenten een versienummer te geven. Ik doe dat zelf meestal door de document-naam te laten beginnen met de letter ‘v’ van versie, plus een nummer.
Bijvoorbeeld:
v3 The Happy Outlook Book.doc
Zo voorkom ik dat als er iets misgaat ik alles kwijt ben of van mijn back-up terug moet halen. Maar het is ook knap handig om later nog materiaal wat ik ondertussen heb verwijderd, terug te kunnen halen uit een oudere versie van het document.
Birgit
Dit is een heel herkenbaar probleem. Ik gebruik een document management systeem er voor.
Floris Root
Dit is een inderdaad een herkenbaar probleem. Organisaties zonder DMS bewaren documentversies vaak als aparte documenten. Meestal worden er ingewikkelde codes aan het document toegewezen, aangezien documenten niet dezelfde naam kunnen hebben in dezelfde map, bijvoorbeeld:
Documentnaam: Jaarverslag.v3.1.a.J.docx
Uitleg: Jaarverslag Versie 3.1, ´a´ staat voor aangepast door, J van Jan.
Nieuwe versie krijgt nieuwe documentnaam: Jaarverslag.v3.2.a.D.docx
Uitleg: Jaarverslag versie 3.2, aangepast door Dirk.
Enzovoort.
ICT Portal heeft aan dit onderwerp een artikel gewijd: https://www.ictportal.nl/nieuws/document-management-systemen/versiebeheer-documenten
Sypie
Is er dan werkelijk niemand die deze spammer stopt die zowat op alle posts een russisch bericht heeft geplaatst?
Frank Meeuwsen
@Sypie Het probleem is opgelost. Zoals ik al op Twitter zei, mijn spamfilter in de mail liet deze niet door dus het is me niet opgevallen. Ik hou de komende dagen de reacties scherp in de gaten voor mogelijke nieuwe spammers.
Taco Oosterkamp
Dag ppl – sinds ik mijn selecte hoeveelheid belangrijke, grote documenten de laatste jaren met versienummers opsla heb ik minder problemen dan daarvoor. Dat is wat mij betreft een mooie definitie van een lifehack.
Natuurlijk heb je gelijk dat het werken met versienummers de backup niet vervangt. Maar bij ons op kantoor is het terugvallen op een vorige versie vaak veel minder werk, dan het ophalen van een backuptape van de externe locatie.
En ja, het werken met een compleet versiebeheersysteem is natuurlijk nóg een stuk beter. Maar zolang die software niet een stuk simpeler, betrouwbaarder en goedkoper wordt zal het nog steeds niet algemeen gebruikt gaan worden.
Ik ken maar weinig kantooromgevingen waar een goed functionerings versiebeheersysteem aanwezig is. Bovendien kun je ook daar gebruiksfouten mee maken, zoals het uitchecken van een oudere versie, het niet inchecken van een nieuwe versie enzovoort.
Groeten, Taco
ppl
Versiebeheer door in de naam van het bestand een versienummer op te geven is iets waar je voorzichtig mee moet omgaan. Bij een versiebeheersysteem (dat is het eigenlijk, al die andere termen zijn alleen maar fancy stuff voor hetzelfde) is het voordeel dat dit geautomatiseerd verloopt. Je houdt in de bestandsnaam geen versienummering, dat maakt je versiebeheer zelfs stuk. Zo’n versiebeheersysteem houdt een log bij. Het schrijft een versienummer weg met daarachter wie de wijziging heeft gedaan en wat er gewijzigd is (dit laatste is wat je als gebruiker zijnde moet opgeven).
Dan hebben we meteen ook het hele idee van een versiebeheer te pakken: je moet namelijk eenvoudig na kunnen gaan welke versie de actuele versie is (je zou niet de eerste zijn die de verkeerde versie van een document toestuurt) maar ook wat er per versie is gebeurd aan wijzigingen. Als er dan iets niet goed is weet je namelijk wie daar verantwoordelijk voor is maar belangrijker nog, je weet ook naar welke versie je terug moet gaan. Dat is dan ook de gehele basis van versiebeheer en dat mis je dus compleet in deze “hack”. Sterker nog, zoals de “hack” nu staat is hij zelfs af te raden om te gebruiken omdat je een wirwar van documenten en versies krijgt waarbij je door de bomen het bos niet meer ziet. Werkt dus averechts.
Paar andere dingen rechtzetten: time machine is een dom idee om te gebruiken als versiebeheersysteem. Het behoudt een bestand/map voor een bepaalde tijd: namelijk tot je disk vol is en het tijd wordt om op te schonen. Eerdere versies ben je dan kwijt en dat is niet handig als je in versie terug wilt. Overigens kun je bij bestaande versiebeheersystemen je repository opschonen door oude versies waarvan je zeker weet dat ze niet meer nodig zijn kunt weggooien zodat je diskspace terug wint (doe dit met beleid en denk hier goed over na!).
Versiebeheersystemen zijn GEEN backup!!! Je dient dus ALTIJD een backup te maken. Als de boel crasht, corrupt raakt of wat dan ook zul je veelal moeten teruggrijpen op een backup en niet op je versiebeheersysteem (die ook corrupt kan raken door bijv. een harde schijf die stuk gaat). Daarom is het systeem van Roelof ook prima toe te passen ondanks Taco ten onrechte anders doet vermoeden (immers, versiebeheer is geen backup!).
Versienummering met datum/tijd kan handig zijn maar kan dingen ook complex maken. Je moet je goed beseffen dat bestanden soms of vaak meerdere keren per dag worden bewerkt/bewaart waarbij dan ook weer de versie omhoog geschroefd wordt en dingen in het logboek moet worden bijgeschreven (en die houdt je bij voorkeur niet in het bestand zelf bij maar in een los document).
Beste oplossing is en blijft een versiebeheersysteem omdat deze alles voor je doet en jij als gebruiker zijnde niet meer na hoeft te denken. Je geeft je document een naam, zet het in versiebeheer en klaar. Bij iedere wijziging waarbij je denkt klaar te zijn, zet je die wijzigingen met commentaar weer in het versiebeheer en klaar. Zo heb je eenvoudig dingen in versiebeheer met een duidelijke log wie wat wanneer heeft gedaan en heb je niet de problematiek dat je per ongeluk de verkeerde versie te pakken hebt (en dat is iets wat ontzettend vaak gebeurd).
Jeroen
Tja, als je al je documenten met een V laat beginnen raak je het overzicht vrij snel kwijt denk ik. Ik vind dit geen goede tip. Je documentnaam laaten EINDIGEN met een v en dat het versienummer vind ik wel logisch.
Sacha Wijmer
Met veel belangstelling heb ik alle suggesties en meningen gelezen. Het scherpt mijn gedachten als gewone gebruiker. Ik ben eindredacteur van teksten die door ca. 20 mensen worden aangeleverd en één geheel moeten worden. Vervolgens worden de aangeleverde teksten door tenminste 3 bestuurs- & beslislagen beoordeeld. Die opmerkingen worden deels weer verwerkt. Versiebeheer is dus wel nodig om geen chaos te laten ontstaan. Cruciaal is dat de beoordeling van de voorgestelde wijzigingen uiteindelijk in één hand moeten blijven. Kijk, daar ben ik nog niet helemaal uit wat daarvoor de ideale aanpak is.
Roelof
@Taco. Dat woordje ‘simpeler’ slaat slechts op de zin er direct na. M.a.w. dat er in Word zélf al aan is gedacht om versies op te slaan, en dat je daarbuiten wat mij betreft niks nodig hebt. Of je dat dan zelf ook simpeler vindt is inderdaad een kwestie van persoonlijke smaak of gewoonte of werkdoelen natuurlijk. Mij kwamen de tot dan toe beschreven methodes in elk geval als nogal omslachtig over.
Alleen als je je versies tevens als back-ups wilt gebruiken, ja dan kun je misschien beter je versies als bestanden opslaan.
Maar een extra backup maak ik evengoed al wel als iets echt belangrijk is of veel werk heeft gekost. Dan maak ik telkens na het afsluiten even een kopie op diskette, of CD, of op een andere partitie, al naar gelang de grootte. Je hebt dan altijd een up-to-date backup volgens de laatste versie. Voor het veilige gevoel, en omdat je niet steeds je hele backup-programma wilt draaien.
Zo gaat dit topic toch iets meer over backups maken en eigenlijk iets minder over versies. Voor mij zijn dat eigenlijk twee heel verschillende zaken, al kun je ze natuurlijk ook prima -min of meer, of geheel- door elkaar gebruiken.
Groeten, Roelof
Taco Oosterkamp
@Roelof – ja, ik ben het zeker met je eens dat het handig is om alle manieren om iets te doen hier op lifehacking.nl met elkaar te beschrijven.
Ik vind alleen zo’n zin “Het kan veel simpeler” de lading niet dekken. Het hangt er namelijk maar net vanaf waarom je iets doet.
Afgelopen vrijdag zat ik te werken in Word aan de inhoud van een boek. Om de één of andere reden, die ik nog steeds niet weet, was m’n hoofdtekst opeens corrupt. En wat ik ook probeerde: ik kreeg ‘m niet meer terug. Toen was ik blij met de vorige versie die ik nog genummerd en wel had klaarstaan. M’n backup is helaas niet zo snel dat die elke wijziging elke 5 minuten opslaat.
Bij Powerpoint doe ik trouwens hetzelfde. De PPT die ik tijdens onze training gebruik is nu 35 Megabyte. Die zou ik zelf niet 5x in één bestand willen hebben 🙂
Persoonlijk vind ik dit uitwisselen van tips een mooie Lifehack: ik hoef alleen één manier (meestal mijn manier) te beschrijven — en vervolgens reageren allemaal mensen daarop met hun eigen manieren. Zo leren we inderdaad veel van elkaar.
Bedankt dus,
Taco Oosterkamp
Roelof
@Taco: Nog een voordeel van deze manier: Als je met verschillende bestanden werkt kan het gebeuren dat je bv door de manier van nummeren (zoals hier vlak boven door Jeroen Le Roy beschreven), of doordat je de sorteerwijze gewijzigd had en vergeten bent terug te zetten, per ongeluk de verkeerde versie opent. Dan kan het maar zo gebeuren dat je aan een oude versie zit te werken en niet aan de meest recente. Dik kans dat je daar niet meteen achter komt en dan wordt het messy hoor.
Bij de door mij beschreven manier, krijg je als je het bestand opent altijd de laatste versie, de tussenversies kunnen alleen via het Versiescherm worden geopend.
Daar komt nog bij dat ik maar heel af en toe de behoefte heb om oude versies te openen, dus ik wil ze dan ook niet hoeven zien in Verkenner. Het hangt er dus ook vanaf hoe je versies gebruikt natuurlijk. Als je ze niet, zoals ik, slechts gebruikt als tussenstappen in een wordingsproces, maar verschillende versies voor verschillende doeleinden nodig hebt, dan kun je beter aparte bestanden maken.
@djezzer: Deze methode kan overigens ook in Open Office documenten gebruikt worden, vooral ook handig bij spreadsheets.
Roelof
@Taco, OK dat is inderdaad een nadeel, al maak je daar natuurlijk je backups voor. Als je het maken van backups goed voor elkaar hebt, vind ik de door mij beschreven manier zeker simpeler en ook overzichtelijker dan een hele rij bestanden met een versienummer.
Bovendien kun je steeds even snel een versie opslaan zonder het bestand eerst af te sluiten. Dus op een moment dat je denkt: hé zoals ik het nu heb wil ik even een versie opslaan, dan doe je dat even en je kunt gelijk verder waar je gebleven bent. Dat vind ik echt een gemak.
Maar ja een ieder moet het doen zoals-ie het het handigst vindt natuurlijk, maar deze mogelijkheid (die lang niet iedereen kent) leek me in dit kolommetje toch ook wel thuishoren.
Taco Oosterkamp
@Roelof, ik weet niet goed waarom jij dat veel simpeler vindt, maar zodra je een bestand corrupt hebt (en ja, dat kan ook vandaag de dag nog gebeuren) ben je in één klap al je versies kwijt. En dat is nou juist één van de redenen dat ik met versies werk.
Roelof
Het kan veel simpleler.
Versies maken kan gewoon binnen Word zonder daarvoor een apart bestand te maken of speciale software te gebruiken.
Klik in Word op het menu Bestand. Laat het menu zich verder uitklappen door even te wachten of door op de minuscule pijltjes naar beneden te klikken. Dan zie je de optie Versies, klik daarop. Klik op “Nu opslaan”, voeg desgewenst nog een opmerking (bijvoorbeeld een nummer) toe en klik OK. Klaar, de versie zit nu opgeslagen in het originele bestand. Kun je net zo vaak doen als je wilt. (Het bestand wordt daar natuurlijk wel flink groter door.)
Het grote voordeel van deze manier is dat je geen gedoe hebt met nummering in bestandsnamen, want alles zit onder één en dezelfde bestandsnaam. Een oude versie openen gaat net zo simpel, hoe dat werkt spreekt verder voor zich.
Voortaan zit de optie nu in het standaard menu, tenzij je hem lang niet gebruikt.
Let na het opslaan van versies wel op dat je het document niet zomaar aan iemand verstuurt want alle vorige versies worden natuurlijk wel meegezonden! Die zitten immers in het bestand ingebakken! Je definitieve versie moet je dus even in een nieuw bestand plakken als je het moet verzenden.
Jeroen Le Roy
Mogelijk een beetje laat, maar ik heb wel een advies. Versienummering is namelijk niets mis mee. Maar als programmeur ontdek je op den duur dat het hele Major.Minor.Reversion systeem erg onduidelijk is. Wanneer is iets minor, en wanneer is iets major. Allemaal lastig te bepalen.
Ook is het zo dat een OS nog al lastig omgaat met het sorteren van bestandsnamen zodra er nummeringen gebruikt word en zal je op den duur iets krijgen als
v10. etc
v1. etc
v2. etc
etc etc
Zodra je op v20 zit wordt het helemaal lastig.
Mijn advies is dan ook (voor de thuis gebruiker, iedereen met verdere computer kennis raad ik aan CVS te gebruiken) om datums te gebruiken ipv nummeringen. Als je iedere dag het document update dan zou je hem dus gewoon V2008-01-02 kunnen geven, op deze manier blijft de volgorde gebasseerd op de versienummer en is het ook sneller duidelijk om wat het gaat.
Natuurlijk is en blijft het een persoonlijkevoorkeur
Taco Oosterkamp
@Henze, ja, je hebt gelijk. Voor software-ontwikkelaars is meestal wel wat te regelen. Maar juist de gewone gebruiker, stafmedewerker, rechercheur, student en bibliothecaresse hebben denk ik baat bij deze heel simpele tip. Die ik dus zelf ook met veel plezier toepas 🙂
Groetjes, Taco
Henze
@Taco…dat je niet altijd een programmaatje kan installeren op je werkpc, dat is waar, mijn idee was ook meer voor de thuis gebruiker..maar als programmeur heb je meestal al de beschikking over deze software op je werkpc. En anders kan in overleg met systeembeheer deze software vaak wel geinstalleerd worden 😉
Taco Oosterkamp
@Cerberus – er zijn een stuk of tien auteurs die posten op Lifehacking. Een heel aantal van hen zijn vrij fanatieke Apple gebruikers. Samen met Frank vertegenwoordig ik hier het enthousiaste Windows gevoel 🙂
Ik vind mijn Toshiba Portege R500 een stuk mooier en lichter dan de MacBooks die ik voorbij zie komen op bijvoorbeeld Lifehacking Academy. Verder geniet ik van de snelheid van het werken met accelerator keys en natuurlijk van het feit dat ik op Windows heel simpel software kan bouwen – en nee, dat kan ik niet net zo makkelijk op Apple. Don’t worry, ik weet waar ik het over heb.
Zelf hou ik me graag buiten de religious war over Apple – Linux – Windows. Dat vind ik meestal een nogal onproductieve manier om m’n tijd te besteden.
Overigens is een groot deel van onze lezers computergebruiker binnen grotere organisaties, waar ze helemaal geen keus hebben tussen Windows en Apple. En even lekker een versiebeheer-systeem installeren op je werk-PC gaat in de meeste organisaties ook niet lukken.
Low tech oplossingen zijn vaak toch best handig.
Groeten,
Taco Oosterkamp
Roel Willems
@ Cerberus: Veel auteurs op lifehacking.nl gebruiken een mac. En dan ben je als snel geneigd om positieve aspecten van het systeem wat je gebruikt te benadrukken maar van vereren is geen sprake lijkt me.. er is genoeg ruimte voor andere systemen en softwarehacks.
Het zou ook geen goede zaak zijn als je ineens geen hacks meer voor Windows gebruikers zou posten (omdat er een timemachine apllicatie voor Mac OSx en Timevault voor Linux op de markt is).
Henze
voor de wat meer techneuten onderons …en anders kun je wel hulp vragen van een icter bij je in de buurt:
ik zelf gebruik subversion…maar je bent eigenlijk al klaar met tortoise svn…de GUI voor subversion…installeer, creeer een folder…maar daar een repertoire aan en laat de map met je documenten importeren….zo heb je versiebeheer over al je documenten..mocht je een versie gruwelijk verknoeien, dan kun je nog een paar stappen terug. en je hebt gelijk een backup….al helemaal mooi als je deze folder op een servertje plaatst of op een 2e computer, je kan er dan bij via de gedeelde map :D…
Cerberus
Ik snap niet dat je als site zo hard Apple en Mac OSX kan vereren, en daarna met een loos ideetje als versienummering aan kan komen. Leopard heeft Time Machine ingebouwd, dat is gewoon het systeem wat je beschrijft, maar dan volledig automatisch, zonder eigen versienummering, vele malen handiger….
Taco Oosterkamp
Ha Bas, het is geen nieuwsitem, het is een lifehack.
Een tip om iets anders en meestal handiger te doen. En vaak zijn het juist de dingen die ik zelf nogal voor de hand vind liggen, die ik bij onze klanten mis zie gaan.
Vandaar dat ik erover schrijf. De redactie bepaalt vervolgens welke artikelen op nu.nl worden geplaatst. Blijkbaar zagen zij er wel wat in.
Groetjes, Taco
bas r
Is dit nou echt een nieuwsitem waard?
Kom op zeg, dit weet zelfs de grootste n00b nog wel..
djezzer
Hi Taco, jouw lifehack spreekt mij aan. Ik gebruik hierbij de volgende aanvulling. Met de komst van OpenOffice.org is het eindelijk goed mogelijk om met grote documenten te werken. Hiervoor maak ik een masterdocument aan waarbij ik per hoofdstuk (ik heb het over grote documenten 😉 ) een nieuw document start. Door steeds de meest bijgewerkte versie (automatische versienummering aanzetten in de voettekst van het hoofdstuk) in het masterdocument op te nemen heb ik altijd een actuele tussenversie van het hoofddocument.
De andere aanvullingen op deze lifehack, zoals hiërarchie aanbrengen met behulp van mappen, zijn dan toepasbaar op de losse hoofdstukken.
Voordat de vraag komt, op nl.openoffice.org is een handleiding beschikbaar waarin beschreven wordt hoe je met hoofddocumeten (of masterdocumenten) moet werken.
Succes, dJezzer
WPW
Google: dince2
kost niks, het werkt gewoon.
Hans
De luxe van software installeren heb ik helaas niet altijd.
Ik werk liever met datestamps (yymmdd) als suffix. Regelmatig dump ik oudere versies in een Archief folder. Bij meerdere versies op een dag werk ik met een volgletter.
Projectfolders laat ik vaak beginnen met yyyymm-projectnaam. Projecten zijn hierbij GTD stijl – adhoc uitzoek werk heeft ook een eigen folder.
Actieve projecten staan onder een current folder, afgewerkte projecten veelal in zipformaat onder een archief folder.
Herman Kopinga
Voor mensen die werken of studeren bij een (overheids) organisatie die aangesloten is via SURF (provider voor hoger onderwijs en onderzoek in NL) die ook nog eens Windows gebruiken* is er nog een prima optie.
http://www.surfgroepen.nl
Dat is een door SURF beheerde installatie van Microsoft Sharepoint, per klus maak je een groepje en dan kun je mensen die meewerken uitnodigen. Handig voor gezamenlijke bestandsdeling met versiebeheer. Jeej!
Heeft voor mij de gedeelde schijf (G:\) in vergetelheid gebracht.
* Dat klinkt als een kleine groep maar dat moeten volgens mij wel ruim honderdduizend zijn. Oh, en andere besturingssystemen mag ook maar is minder comfortabel want niet zo naadloos geintegreerd.
Paco
@Bram en Taco:
Kopieren van subversion gaat prima hoor… Ik heb wel eens een repository van de ene naar de andere server ge-copy-paste zonder iets van instellingen te hoeven aanpassen.
bram
Hack-werk dat moet jullie toch aanspreken..
CVS is een ‘merknaam’, een algemene term is (Software) configuratie management systeem.
Ik heb jaren met CVS gewerkt en nooit problemen gehad met corruptie. 🙂
SVN heeft backup mogelijkheden dat is het probleem niet, maar het wordt afgeraden om zomaar een kopie van het repository te maken, net zoals het niet handig is om ‘zomaar’ een kopie te trekken van een database. Die ze je ‘uit’ en dan maak je een kopie of een dump. Net zo met SVN.
(om nog wat verder uit te wijden dan eigenlijk handig is op deze plek: in het verleden gebruikte SVN een Berkley database, nu standaard platte bestanden, het zou best kunnen dat het trekken van een kopie nu minder een probleem is. )
Taco Oosterkamp
Bram, hartelijk bedankt voor je uitleg. Grote kans dat je er een heel aantal mensen erg blij mee maakt.
Voor de gemiddelde kenniswerker is dit wel een brug te ver. Wat ik persoonlijk niet snap is waarom CVS-en allemaal zoveel problemen opleveren. Ik herinner me verhalen over bestanden die niet meer uitgechecked konden worden, corrupte databases, jij hebt het over repositories die niet zomaar gebackupped kunnen worden enzovoort…
Bij een gewone SQL database zouden dit soort problemen niet accepteren en ik vraag me af waarom zowel de installatie, als de user interface, als de betrouwbaarheid van een CVS niet gewoon veel beter gemaakt kan worden.
Het zit nu nog behoorlijk in de sfeer van het betere hackwerk, terwijl het toch moet lukken om het user-friendly te maken. Ik snap (of vermoed in elk geval :)) dat jij daar persoonlijk niet veel aan kunt doen, maar ik wilde het hier toch nog maar even gezegd hebben.
Nogmaals bedankt voor je moeite – voor die mensen die hiermee aan de gang willen is het erg handig om zo’n stappenplannetje te lezen.
bram
Het Amerikaanse verhaal beschrijft het keurig, voor de beschreven functionaliteit ( ‘bijhouden’ eigen documenten) is de apache server niet nodig en ook wat lastiger mbt installatie. Blijven vier stappen over:
2. Download en installeer Subversion ( lifehacker artikel heeft het nog over een oudere versie, ze zijn bij 1.4.5
3. Download en installeer TortoiseSVN
6. Maak een repository
6. Voer een import uit op de map die je onder versie beheer wilt plaatsen.
6. SVN Checkout bij eerder genoemde map.
Daarna elke keer als je een update wilt via tortoise een commit.
Nadeel is dat je nu handelingen als verwijderen en verplaatsen via de subversion commando’s moet doen. Als je een delete doet blijft het document namelijk in het repository staan en bij de volgende update is het er weer.
En let op : je kunt een subversion repository niet zomaar copieren en er dus ook niet zomaar een backup van maken.
bram
Het Amerikaanse verhaal beschrijft het keurig, voor de beschreven functionaliteit ( ‘bijhouden’ eigen documenten) is de apache server niet nodig en ook wat lastiger mbt installatie. Blijven vier stappen over:
2. Download en installeer Subversion ( lifehacker artikel heeft het nog over een oudere versie, ze zijn bij 1.4.5
3. Download en installeer TortoiseSVN
6. Maak een repository
6. Voer een import uit op de map die je onder versie beheer wilt plaatsen.
6. SVN Checkout bij eerder genoemde map.
Daarna elke keer als je een update wilt via tortoise een commit.
Pas wel op : je kunt een subversion repository niet zomaar copieren en er dus ook niet zomaar een backup van maken.
Paco
Jullie Amerikaanse concurrent heeft hier al eens een tutorial over geschreven:
http://lifehacker.com/software/subversion/hack-attack-how-to-set-up-a-personal-home-subversion-server-188582.php
Ik ben zelf geen windows gebruiker, dus ik kan geen tutorial uit eigen ervaring schrijven. Ik heb wel gezien dat ook mensen met alleen basis computer kennis met weinig oefenen met subversion overweg kunnen. Het is voor hen inderdaad handig als er iemand meehelpt met installeren.
@Onno Bijna alle “vaktermen” zijn gemakkelijk te vinden op wikipedia. Dan zie je gelijk wat een wiki is. Bijvoorbeeld: http://en.wikipedia.org/wiki/Version_control
Verder heb ik ook geen aandelen in versie controle. Ik erger me er alleen aan hoeveel tijd mensen om me heen kwijt zijn met het terug vinden van backups en het ongedaan maken van overschrijvingen van bestanden die bewaard hadden moeten blijven.
Merijn Vogel
Bij de organisatie waar ik momenteel werk gebruikt men Harvest van Allfusion voor releasemanagement. Dit is een versiebeheersysteem voor alle types van bestanden, en een change management pakket voor het doen van releasemanagement.
Zie ook: http://en.wikipedia.org/wiki/AllFusion_Harvest_Change_Manager
Geen aandelen 😉
Robbie Veldwijk
Het is best wel handig maar ik verzuim altijd met die benamingen… 🙁
Bas Bakker
Document management, toevallig 10 weken mee bezig geweest.
Versiebeheer is belangrijk als je juist veel aanpassingen doet, oude versies in een archief map plaatsen en de laatste versie een map daarvoor plaasten, hierachie.
Taco Oosterkamp
@Onno,
Om mee te beginnen een suggestie voor wat zelfwerkzaamheid:
http://www.google.nl/search?hl=nl&q=wat+is+een+wiki&meta=
http://www.google.com/search?hl=en&q=what+is+a+cvs
Groeten,
Taco
Onno
@ Paco,
Ja wat zijn in hemelsnaam wiki’s GIT’s, bazaars (niet de turkse denk ik), darcs, cvs-en etc. klinkt nuttig, geloof ik..
Taco Oosterkamp
@Paco – goed idee om met een versiebeheersysteem te werken, ook voor office documenten, maar in de tijd dat ik daarmee bezig was voor softwareontwikkeling was het een flink klus om zo’n systeem fatsoenlijk te installeren en in te richten.
Als jij een goede stap-voor-stap handleiding maakt en ons even mailt waar we ‘m kunnen vinden, kunnen we er altijd heenlinken.
Voor de rest is het waarschijnlijk wachten op iemand die het ultieme versiebeheersysteem maakt voor eindgebruikers.
Marcel
Op het werk gebruiken we gewoon een normaal versienummersysteem waarin elke x.0 versie een initiele oplevering of een grote update is. Kleine wijzigingen maken we in een x.x.x versie en een definitieve versie is x.x.0.
En wie welke wijziging doet houden we bij in een tabel in het document. Kwestie van aanwennen.
Voor persoonlijke documenten gebruik ik een naam welke begint met een datum in de vorm van jjjjmmdd. Dus bijvoorbeeld voor vandaag “20071026 – Documentnaam.doc”. Handig hierbij is dat de laatste versie altijd bovenaan staat in de Explorer (In mijn sorteerinstellingen voor deze folders)
Paco
Het nadeel van het nummeren van versies is dat je als je lang met een bestand bezig bent een enorme troep op je computer krijgt. Als je meer dan 10 versies van een bepaald bestand in elke directory hebt moet je steeds zoeken naar de versie waaraan je aan het werken bent. Een ander nadeel is, wanneer je een versie wijzigt en niet op save-as, maar per ongeluk op save drukt je versie systeem gelijk weg is.
@Reikus: Er zijn nog geen wiki’s waar je alle soorten bestanden kunt opslaan waaraan je werkt. Voor pure tekst werkt het wel, maar voor word, access en powerpoint presentaties is het een ander verhaal.
Als je verschillende versies van bestanden wil beheren kun je beter een versie controle systeem gebruiken. Voordelen hiervan zijn subversion, GIT, cvs, bazaar, darcs en vele andere programma’s. Mijn persoonlijke voorkeur gaat de laatste tijd naar GIT.
Als je windows gebruikt en nog geen ervaring hebt met een soortgelijk systeem, is het aan te raden subversion te installeren in combinatie met Tortoise (te downloaden op http://tortoisesvn.tigris.org)
Als je eenmaal zo’n systeem gewend bent zul je merken dat je een hoop tijd vrijmaakt doordat je niet meer bezig bent met kopieren, namen wijzigen, zoeken naar het bestand dat je moet openen en backups maken.
Ik raad het iedereen aan hier op te orienteren. Misschien voor de auteurs van deze blog een idee om een “voor iedere leek” begrijpelijk tutorial te schrijven over versie controle systemen.
Riekus
wiki, iemand? versienummeren heeft zeker een paar voordelen, maar eer je eruit bent wat voor systeem je gebruikt voor versies ben je al bij versie 2.0. voordeel van een wiki is dat elke wijziging automatisch wordt bijgehouden en terug te zien is. Neemt je een flinke schop werk uit handen!
Abdur-Rahman Advany
Aaah ja, ik werk vaak samen met mensen en gebruik de format
MijnDocumentV0.1A.doc Waarbij naast een versie (die je bij publiceren altijd op 1.x of 2.x zet ) ook nog een letter hebt voor de gene die hem heeft gemaakt. Zo was op basis van mijn achternaam mijn letter A maar voor iemand anders kan dat R/M of wat anders zijn. Erg handig want veel mensen hebben hun Word installatie profiel niet goed ingevult waardoor je niet weet wie ermee heeft zitten spelen (na een tijdje).
Vince
Ik prefereer het eindigen van de document naam met 3 cijfers, zoals: mijn_document_002.doc
Op die manier behoud je de eerste letter van het document tijdens sorteren.
Comments are closed.