Google en Google Docs voor projectmanagement

Afgelopen weken verschenen er nogal wat berichten over het (al dan niet) succesvol zijn van Google Docs en Spreads (zie ReadWriteWeb en GoogleSystem ). Hoe dan ook, ik ben een groot fan van web apps en Google Docs in het bijzonder (zie ook eerdere posts).

Google Docs en Spreadswatte?!

Voor de mensen die nog niet bekend zijn met Google Docs en Spreads of het nog een keer moeten uitleggen aan collega’s: de mannen van Commoncraft hebben een kunst gemaakt van zaken makkelijk uitleggen, ook Google Docs.

Google en Google Docs binnen projectteams

Sinds enkele weken ben ik actief binnen een projectteam van 7 parttimers dat verschillende projecten onder haar hoede heeft. Daar voor heb ik binnen Google Docs een projectmanagement structuur neergelegd.
De basis is een systeem waarin alle zeven leden van het projectteam een Google account hebben (eventueel kunnen ze daar zelfs hun andere pop3 in binnen halen) en er een centraal account is.

Google Docs 1

Elk van de betrokken leden deelt zijn/haar agenda met de andere leden en de centrale account en heeft de mogelijkheid via GTalk ten allen tijden met de andere projectleden te communiceren.
Het gebruik van de centrale account (naast de accounts voor de verschillende projectleden) heeft als voordeel dat er altijd een backup is. Als iemand vergeten is een document te delen, iemand iets kwijt is of iemand niet meer kan inloggen is er altijd de centrale account als backup.

Time management

De planning wordt gemaakt via Google Calendar (en het daarin elkaar uitnodigen voor afspraken) en de gemaakte uren worden opgeslagen in een centrale urentabel (waarover zo ook meer).

Document management

Om alle documenten verder te managen maken we gebruik van Google Docs en Spreads en hanteren we daarbinnen een specifieke structuur om het geheel overzichtelijk te houden (waarover zometeen meer). Binnen de verschillende projecten worden de relevante documenten met elkaar en met het centrale account (als backup) gedeeld.
Hoe geweldig de zoekfunctie ook is en hoe makkelijk het ook is om files in folders onder te verdelen, het blijkt erg prettig een centrale structuur te hanteren:

Google Docs 2

1) Een centraal document met daarin algemene projectinformatie en links naar de verschillende centrale documenten: 1) de uren tabel (een google spread die de verschillende uren optelt per project en per persoon) en 2) de verschillende centrale documenten voor de verschillende projecten;
2) Verschillende centrale documenten per project met daarin algemene projectinformatie, links naar de documenten in het project (een soort index dus) en een kort wekelijks verslag per project;
Tot op heden werkt het systeem prima. Ik houd jullie in ieder geval op de hoogte van de voortgang. Als jullie nog tips hebben: graag!

Wat vind je van deze hack?
0Te gek0Leuk0Serieus?0Meh...0Stom

About Author

[plista widgetname=plista_widget_belowArticle]

11 Comments

  • Dylan van der Heij
    Posted 05/09/2011 9:41 am 0Likes

    Ook al is dit een oudere discussie, nog steeds handig om nu toe te passen! Heb gemerkt dat er veel handige tools zijn, maar allemaal met gebreken! Google Docs stelt je toch wel in staat alles zelf te ordenen, met een beetje technische kennis natuurlijk..
    Ik ga verder lezen, thanks man!

  • Rik de Valk
    Posted 09/09/2008 5:57 pm 0Likes

    Inderdaad een hele mooie toepassing van Docs. Wat ik zelf ook erg handig vind is het gebruik van Google Sites (sites.google.com). Hier kun je een online site aanmaken en zelf bepalen wie er mogen zien, schrijven of eigenaar zijn. Zo kun je een online portal maken voor al je projecten. Je kunt Calenders, Docs en andere handige tools invoegen als gadgets.

  • ZIN PA
    Posted 22/01/2008 6:06 pm 0Likes

    Zeer interessante discussie

  • Roel Willems
    Posted 20/12/2007 8:40 pm 0Likes

    Google heeft de dubieuze voorwaarden zoals die voorheen gesteld werden gelukkig sinds kort aangepast. Hierin geven ze aan dat je het volledige auteursrecht blijft houden op alles wat je plaatst/maakt middels Google docs. Uiteraard hebben ze wel vermeld dat ze wereldwijde, royaltyvrije en niet-exclusieve rechten hebben om de inhoud die verzonden/geplaatst is via de Service, te reproduceren, aan te passen, te wijzigen, te vertalen, te publiceren, openbaar uit te voeren, openbaar weer te geven (om Google in staat te stellen de Service aan u te leveren in overeenstemming met het bijbehorende Privacybeleid).
    Uiteraard kan je dit lezen als “Google mag doen met mijn documenten wat ze willen”. Maar in feite geven ze alleen aan dat ze het recht hebben en je geen vergoeding schuldig zijn op het moment dat jij een document deelt met iemand anders (en deze dat weer verder deelt indien je die mogelijkheid aangegeven hebt) via Google docs of andere Google service.
    Feitelijk zou Google namelijk je documenten niet met iemand anders mogen delen die het dan weer verder deelt. De eerste persoon heb je nog wel een beetje toestemming gegeven voor je werk, maar de personen die het daarna weer gedeeld krijgen en verder delen niet.
    Dit zou dan vallen onder openbare verspreiding (/openbaarmaking) van auteursrechtelijk beschermd werk wat uiteraard in heel veel gevallen niet toegestaan is. Met de privacy bepaling dekken ze zich in zodat je niet ineens een rechtzaak tegen Google kan beginnen als je gedeelde document ineens niet bij 2 maar bij 20 mensen in hun docs staat.
    Dat er dan aanpassen/vertalen in vermeld staat zou wel eens te maken kunnen hebben met de kleine experimenten van Google om teksten (websites in dit geval) in veel vertalingen aan te bieden. Ik denk dat je uiteindelijk dan je documenten kan delen met mensen die een heel andere taal spreken.
    Om mensen met eventuele twijfels helemaal gerust te stellen, auteursrecht is alleen bij erfopvolging of middels een akte overdraagbaar. Algemene voorwaarden doen daar eigenlijk niets aan af.

  • e-Mino
    Posted 20/12/2007 10:20 am 0Likes

    Nou, op auteursrechtelijk vlak en zo valt het een stuk minder mee dan je zou verwachten, aangezien de algemene voorwaarden van Google Docs uitdrukkelijk voorzien dat Google al je teksten en documenten mag gebruiken voor eigen doeleinden !
    Zie : deze post

  • Roel Willems
    Posted 20/12/2007 1:45 am 0Likes

    Toch valt privacy bij dit soort diensten wel mee. Zo heeft Google haar algemene voorwaarden keurig op orde. Daarbij komt nog dat, waar je de gegevens ook neer zet, je altijd het auteursrecht op je eigen documenten hebt (wat alleen schriftelijk overdraagbaar is). Daarbij is het erg aannemelijk dat Google (in het bijzonder, maar ook andere online diensten) er een beter backup beleid op nahouden dan binnen het budget van de gemiddelde ondernemer mogelijk is. Tel daarbij op dat voor heel erg veel betaalde diensten de voorwaarden zo zijn ingericht dat je juridisch helemaal niets kan en je komt al snel tot de conclusie dat het toch wel prima diensten zijn. (Want Microsoft is ook op geen enkele wijze aansprakelijk voor data verlies als het toch duur betaalde Windowsbesturingssysteem er ineens mee op houdt (of applicaties/bestanden niet meer werken na een update).
    Dat Google de informatie gebruikt voor reclame doeleinde lijkt me helemaal geen negatief iets. Zo heb ik persoonlijk liever voor mij relevante advertenties rond een zoekopdracht dan volstrekt willekeurige reclame (grootste irritatie van tv reclame).
    Toch gebruik ik Google docs ook liever niet zakelijk. Ten eerste omdat wij werkzaam zijn in de zoekmachinemarketing (Google, Yahoo, Live search e.v) en ik onze budgetten en behaalde rendement liever niet deel met een van de bedrijven waar wij adverteren 😉
    Maar belangrijker nog; omdat het de klant het idee zou kunnen geven dat wij niet vertrouwelijk om zouden gaan met hun informatie (het staat immers “online” zou de klant kunnen denken).

  • Maarten
    Posted 20/12/2007 1:15 am 0Likes

    “de uren tabel (een google spread die de verschillende uren optelt per project en per persoon)”
    Weet iemand hoe je dit voor elkaar krijgt? Dit lijkt me toch ook mogelijk voor een persoon met meerdere projecten?

  • bjurn
    Posted 19/12/2007 1:35 pm 0Likes

    goed stuk, echter ik maak mij wel zorgen over de betrouwbaarheid van deze gratis dienst. Je ruilt mijn ziens je privacy in voor deze dienst.
    We weten allemaal dat google je gegevens analyseert voor reclamedoeleinden, en wellicht wel meer. Hoe lang slaan ze wérkelijk je gegevens op?
    Begrijp mij niet verkeerd, dit soort diensten vind ik echt geweldig! Diensten/initiatieven als google en plaxo (pulse) vind ik geweldig. Maar ik maak mij toch een beetje zorgen wie er nu eigenaar van je gegevens is na uploaden van je contacten (plaxo) en je documenten, e-mail en kalender (google).
    Dus voor privé doeleinden prima plan (ik heb niet zo veel te verbergen), maar zakelijk zou ik er toch geen gebruik van willen maken. Dan liever een betaalde dienst. Dat geeft mij het gevoel dat je iets in handen hebt om mee te slaan als de aangeboden dienst toch niet helemaal blijkt te werken zoals afgesproken.

  • Erik Geurts
    Posted 19/12/2007 1:31 pm 0Likes

    Sinds Google naast tekstverwerking en spreadsheets ook een presentatiepakket aan zijn online kantoortoepassingen heeft toegevoegd noemen ze het geheel simpelweg ‘Google Docs’. In combinatie met Gmail en Google Calendar inderdaad zeer handig voor virtuele/parttime teams. Wat bij nieuwe gebruikers vooral tot verbaasde blikken leidt is het gezamenlijk werken in een spreadsheet. Je ziet niet alleen precies in welke cel van het sheet de ander zijn cursor plaatst, je ziet zelfs real time welke veranderingen die ander in het spreadsheet aanbrengt (en andersom). Wie dat eenmaal door heeft zal niet meer kunnen wennen aan het heen en weer sturen van versies van teksten en spreadsheets. Zeker zodra het team uit meer dan twee mensen bestaat een echte opsteker

  • Walter Vos
    Posted 19/12/2007 1:21 pm 0Likes

    Hoi Polle,
    hartstikke goed stuk! Op dit moment doe ik dit soort zaken met een Wetpaint wiki, maar het spreadsheet element spreekt me ook heel erg aan. Misschien kan je nog een keer dieper op online samenwerken in gaan?
    Walter

Geef een reactie

%d bloggers liken dit: