GTD met Workflowy

Op Lifehacking.nl stond al eerder een artikel over Workflowy & GTD. Sinds search en tagging ook mobiel mogelijk zijn in Workflowy, ben ik om: want bij Workflowy draait het om het maken van lijsten, maar met search en tagging kun je ook flexibele lijsten genereren. Láten maken dus. Dankzij deze eigenschap van Workflowy kun je een GTD-systeem inrichten met details waar nodig, én overzicht over het geheel, al naar gelang je er behoefte aan hebt.

Hoe ik Workflowy heb ingericht en waarom, leg ik hieronder uit.

Indeling

Mijn eerste lijst binnen het onderdeel GTD bestaat uit slechts één regel, met verschillende contexten en mogelijke statussen (#ea = eerstvolgende acties, #wo = wachten op, #lm = later of misschien en #s = starred). Deze regel is cruciaal in het systeem, verderop zal blijken waarom.
Klik op de afbeeldingen voor groter

De tweede lijst is voor werkacties en de derde voor privétaken. Binnen de lijst Werk heb ik een lijst Div (diversen) voor losse acties, een lijst Projecten waarin opeenvolgende taken overzichtelijk weergegeven staan en waarin je in een oneindige onderverdeling kunt maken, en een lijst Datum #lm, met daaronder lijsten als @aug12 of @apr13, voor die acties die pas dan moeten plaatsvinden en die ik niet bij elk wekelijks onderhoud onder ogen hoef te krijgen. Privé heb ik ook nog een lijst Ideeën #lm, met daaronder lijsten voor films, boeken, uitstapjes etc.

Acties toevoegen

Binnen deze indeling voeg ik nieuwe acties toe, elk voorzien van context, zoals @kantoor, en status, bijvoorbeeld #ea. (Uitzondering: bij acties die onder Datum #lm of Ideeën #lm vallen, staat de status #lm al in de ‘kop’ van de lijst en is het vaak nog niet nodig de context te bepalen. Zodra ik een actie uit een van deze lijsten op korte termijn wil doen, voeg ik er een context en #ea aan toe.)

@- en #-woorden snel schrijven

Dat ‘@kantoor’ ‘#ea’ typ ik niet steeds voluit. Op de pc (en Mac?) vult Workflowy die termen vanzelf aan nadat je ze een keer gebruikt hebt, en op de iPad en iPhone kun je hiervoor gebruikmaken van trefwoorden. Ik gebruik voor GTD vooral mijn iPad – als second screen – en hoef slechts ka, ol, pc, th, wi, ea, wo en lm te typen om @kantoor, @online, @pc, @thuis, @winkel, #ea, #wo en #lm te bewerkstelligen. Voor projectnamen gebruik ik afkortingen op dezelfde manier.

Lijsten genereren

Door gebruik te maken van ‘@’ en ‘#’ worden woorden aanklikbaar en zoekt het systeem op identieke termen. Hierdoor kun je dwarsverbanden creeëren tussen die eerste – cruciale – regel met status en context, en de ‘verticale’ indeling die je kiest. Dit maakt flexibeler overzichten mogelijk dan wanneer je per status of context een lijst zou maken, zoals je in elke tekstverwerker kunt doen.

Zo kies je bijvoorbeeld als je op kantoor bent en aan de slag wilt gaan, @kantoor en #ea. Er verschijnt dan een overzicht van alle taken die zowel de context @kantoor bevatten als de status #ea.

(De zoektermen voor status en die voor context moeten in één regel staan. Als je ze namelijk over twee regels verspreidt, en je selecteert een zoekterm in de ene regel, verdwijnt de andere regel uit beeld.)

Aan de taken waarvan je besluit dat je ze die dag wilt doen, voeg je #s (starred) toe. Als je dan behalve op @kantoor en #ea ook nog op #s selecteert, houd je een behapbaar lijstje over.

Met de knop Complete (die verschijnt als je ‘in’ een taak gaat staan) haal je afgeronde taken door, dus als je klaar bent met de starred items, heb je ook daadwerkelijk een lege lijst. Dat wil zeggen, als je Completed: Hidden hebt ingesteld. Wil je je Tadaa-lijst zien, dan kies je natuurlijk voor Completed: Visible.

Die ‘@’ en ‘#’ kun je natuurlijk ook voor andere zaken binnen je systeem gebruiken. In het voorbeeld noem ik een aantal keren @piet, zowel in de acties in GTD-onderdeel als bij LOG waaronder je een kort verslag per dag kunt bijhouden. Klik je op zo’n naam, dan zie je alle taken die iets met die persoon te maken hebben, en in de log bijvoorbeeld onderwerpen die je met diegene besproken hebt.

Zelf proberen?
Dit voorbeeld heb ik gedeeld, dus klik er gerust doorheen!

Tot zover

Op deze manier kun je GTD’en in Workflowy. Dat wil zeggen, ik beschrijf hier de niveaus tot en met 10.000 voet. Voor de niveaus 20.000 en hoger kun je natuurlijk lijsten toevoegen.

Make lists. And get things done.

 

 

 

 

Dit artikel is geschreven door Sara Linders. Altijd online, en benieuwd hoe ze nieuwe technologische toepassingen in kan zetten om haar leven en werk makkelijker én leuker te maken. In haar werk als business innovator en met een communicatieachtergrond brengt ze mensen binnen en buiten de overheid bij elkaar met behulp van online middelen, zodat ze snel en efficiënt zaken kunnen doen. Op Twitter te vinden als @StukjeS.