Maak goedkoop je eigen GTD – Next Action kaartjes

Ik maak vanaf 2006 gebruik van de Getting Things Done methode (GTD) van David Allen. In mijn eerste implementatie van GTD maakte ik gebruik van de losse blaadjes uit een A7-schrijfblokje voor mijn acties (één blaadje per actie). Deze dunne losse blaadjes hebben zowel voordelen en nadelen, en ik heb een tijdje geëxperimenteerd met correspondentiekaartjes, omdat ik graag iets stevigers in handen heb… Toch kwam ik iedere keer terug op die kleine blaadjes.

Een tijdje geleden kwam ik een website tegen dat geheel gewijd is aan zogenaamde Next Action Cards. Zij hebben een kaartje ontwikkeld ter grootte van een visitiekaartje, waarop je een zogenaamde “Next Action” noteert. Schitterend idee en de eenvoud van het systeem spat er van af! Echter: één nadeel van dit kaartje is de prijs… Voor 250 kaartjes betaal je $10,95 plus verzendkosten (vanuit de V.S.)! Vooral de verzendkosten maken het veel te duur.

Het concept van het kaartje is echter zo krachtig dat ik vrij snel al mijn eigen versie van deze kaartjes maakte op 160 grams papier. Eerst gebruikte ik het sjabloon dat je gratis kunt downloaden van Next Action Cards. Na een tijdje vond ik dat het ontwerp van Next Action Cards teveel beschrijfbare ruimte kostte, dus heb ik het ontwerp aangepast. Mijn ontwerp heeft zich ontwikkeld tot het hiernaast afgebeelde kaartje. Het is een kaartje geworden dat ik laat maken bij VistaPrint, tegen een prijs per kaartje dat goedkoper is dan een los blaadje uit mijn vroegere A7 schrijfblokje!

Voordat ik uitleg hoe je zelf zo’n kaartje kunt (laten) maken, zal ik een paar voordelen noemen van een kaartje op dit formaat.

De voordelen

Voor deze implementatie van GTD heb je in principe niets meer nodig dan een stapeltje kaartjes, pen en een elastiekje (of visitekaarthouder). Kaartjes zijn gemaakt van een stevige en goed beschrijfbare papiersoort, en ze passen zonder probleem in elke (borst-)zak of tas. Je kunt dus altijd en overal je GTD bij je hebben.

Je gebruikt deze kaartjes bijvoorbeeld voor het bijhouden van projecten, actiepunten (to-do’s), ideëen en gedelegeerde taken. Door het ontwerp en de gebruikte afkortingen kun je in één oogopslag zien wie wat moet doen en wanneer. Het is een papierensysteem dat zich eenvoudig laat combineren met bestaande agendas en project management systemen, zonder dat je een computer of PDA mee moet slepen.

Hoe kom je aan deze kaartjes?

Iedereen die VistaPrint kent, weet dat je ook gratis visitekaartjes kunt laten maken. Wat heet gratis… je betaalt een ruime bijdrage voor de verzending, en er staat een reclame tekst op de achterkant van het kaartje. Ik ben met de beschikbare sjablonen van deze gratis kaartjes aan de slag gegaan.

Bij de gratis sjablonen van VistaPrint heb ik gezocht naar een sjabloon waar alle tekst begint aan de linker kant van het kaartje en het ontwerp geen steunlijnen (o.i.d.) bevat. Er is één sjabloon die hier uitermate geschikt voor is (zie voorbeeld hiernaast). Wat weinig mensen realiseren is dat je geheel naar wens elke regel tekst al dan niet kunt invullen. Dat is ook het kenmerk geweest waar ik gretig gebruik van heb gemaakt bij de realisatie van dit kaartje. Ik had de tekst ook als afbeelding kunnen uploaden, maar dan moet je bijbetalen… terwijl ik juist de kosten per kaartje laag wil houden.

• Op de site van VistaPrint kies je een geschikte sjabloon.
• Klik op de knop om de voorbeeldtekst te wissen. Noot: Je kunt op elke regel de zogenaamde standaard ASCII tekens gebruiken. De standaard ASCII tekens bevatten ook een klein pijltje, waardoor je het kaartje kunt maken zonder een afbeelding te hoeven uploaden.

• Op de eerste regel (Naam bedrijf) typ je de volgende tekst:Proj: N/A W/F Misc
• Op de tweede regel (Bedrijfsboodschap) typ je:Subproj: Prio:
  1 2 3 4
• Op de volgende regels typ je één spatie:

• Volledige naam
• Functie
• Adresregel 1
• Adresregel 2
• Adresregel 3
• Telefoon/anders
• Email/anders

• Op de regel “Fax/anders” typ je: @
• Op de regel “Internet/anders”
  typ je:

  Date: Delegate to: ►

  Noot: Het pijlte is een standaard ASCII code, en die kun je maken door middel van de Alt-code 16 (ALT-toets ingedrukt houden terwijl je 16 intypt op je numerieke toetsenbord, daarna de ALT-toets loslaten).

Je kunt het ontwerp aanpassen door spaties tussen te voegen of weg te laten, want het eindresultaat is nagenoeg identiek aan hetgeen je op het scherm ziet.

Voor de goede orde zal ik nog alle tekens en afkortingen kort toelichten.

• Proj. – Naam van het project (indien van toepassing)
• N/A – Next Action
• W/F – Waiting For
• Misc. – Engelse afkorting voor: “miscellaneous”, ofwel “diversen”.

Door middel van een cirkel kun je aangeven of het kaartje gaat om een “next-action”, een “waiting-for” of een overige type aantekening is.

• Subproj. – Sub project aanduiding (indien van toepassing)
• Prio: 1  2  3  4 – Prioriteitsaanduiding; Door middel van een cirkel om één van deze getallen kun je een prioriteit aangeven.
• @ – Contekst, zoals @pc, @telefoon, @supermarkt
• Date – datum
• Delegate to – naam van de persoon aan wie de taak is gedelegeerd
• ► – aanduiding waarmee je kunt aangeven (d.m.v. een cirkel om het pijltje) dat je op de achterkant van het kaartje iets hebt geschreven.

Hoe krijg je de laagste prijs?

Zoals bij veel bestellingen wordt de prijs per kaartje mede bepaald door volume. Daarnaast geeft VistaPrint een korting omdat zij een reclametekst op de achterkant van het kaartje zetten. Zoals je op het voorbeeld kunt zien, is de reclame tekst op het kaartje niet storend. Resultaat: ik heb gekozen voor een “gratis kaartje”, in een oplage van 5000 stuks. Daar bovenop heeft Vistaprint vaak gratis verzending als je boven de EUR 30 komt.

Wat betaal ik?

Goederen exclusief BTW:	€ 49,99
Verzend- en verwerkingskosten voor BTW:	€ 0,00
BTW (19.00%):	€ 9,50
Totaal voor bestelling:	€ 59,49

Ofwel 1,2 cent per kaartje. Prijs per blaadje uit mijn A7 schrijfblokje: 1,3 cent per vel EUR 1,29 per blokje (100 vel)

Conclusie: een kaartje op maat, tegen een prijs dat goedkoper is dan een los blaadje.

Dit product tegen deze prijzen doet mijn Hollands gevoel héél veel goed 🙂

Nico Zwaneveld (50) is manager bij IBM, en actief in de lokale politiek. In zijn werk (& leven) is het niet altijd mogelijk om een computer of PDA te gebruiken, en ziet Nico het als een uitdaging om ook zonder ICT middelen zijn productiviteit te borgen en waar mogelijk te verbeteren. Sinds 2006 is een papieren versie van GTD een belangrijk onderdeel van zijn systeem.