Maak goedkoop je eigen GTD – Next Action kaartjes

Ik maak vanaf 2006 gebruik van de Getting Things Done methode (GTD) van David Allen. In mijn eerste implementatie van GTD maakte ik gebruik van de losse blaadjes uit een A7-schrijfblokje voor mijn acties (één blaadje per actie). Deze dunne losse blaadjes hebben zowel voordelen en nadelen, en ik heb een tijdje geëxperimenteerd met correspondentiekaartjes, omdat ik graag iets stevigers in handen heb… Toch kwam ik iedere keer terug op die kleine blaadjes.

Een tijdje geleden kwam ik een website tegen dat geheel gewijd is aan zogenaamde Next Action Cards. Zij hebben een kaartje ontwikkeld ter grootte van een visitiekaartje, waarop je een zogenaamde “Next Action” noteert. Schitterend idee en de eenvoud van het systeem spat er van af! Echter: één nadeel van dit kaartje is de prijs… Voor 250 kaartjes betaal je $10,95 plus verzendkosten (vanuit de V.S.)! Vooral de verzendkosten maken het veel te duur.

Het concept van het kaartje is echter zo krachtig dat ik vrij snel al mijn eigen versie van deze kaartjes maakte op 160 grams papier. Eerst gebruikte ik het sjabloon dat je gratis kunt downloaden van Next Action Cards. Na een tijdje vond ik dat het ontwerp van Next Action Cards teveel beschrijfbare ruimte kostte, dus heb ik het ontwerp aangepast. Mijn ontwerp heeft zich ontwikkeld tot het hiernaast afgebeelde kaartje. Het is een kaartje geworden dat ik laat maken bij VistaPrint, tegen een prijs per kaartje dat goedkoper is dan een los blaadje uit mijn vroegere A7 schrijfblokje!

Voordat ik uitleg hoe je zelf zo’n kaartje kunt (laten) maken, zal ik een paar voordelen noemen van een kaartje op dit formaat.

De voordelen

Voor deze implementatie van GTD heb je in principe niets meer nodig dan een stapeltje kaartjes, pen en een elastiekje (of visitekaarthouder). Kaartjes zijn gemaakt van een stevige en goed beschrijfbare papiersoort, en ze passen zonder probleem in elke (borst-)zak of tas. Je kunt dus altijd en overal je GTD bij je hebben.

Je gebruikt deze kaartjes bijvoorbeeld voor het bijhouden van projecten, actiepunten (to-do’s), ideëen en gedelegeerde taken. Door het ontwerp en de gebruikte afkortingen kun je in één oogopslag zien wie wat moet doen en wanneer. Het is een papierensysteem dat zich eenvoudig laat combineren met bestaande agendas en project management systemen, zonder dat je een computer of PDA mee moet slepen.

Hoe kom je aan deze kaartjes?

Iedereen die VistaPrint kent, weet dat je ook gratis visitekaartjes kunt laten maken. Wat heet gratis… je betaalt een ruime bijdrage voor de verzending, en er staat een reclame tekst op de achterkant van het kaartje. Ik ben met de beschikbare sjablonen van deze gratis kaartjes aan de slag gegaan.

Bij de gratis sjablonen van VistaPrint heb ik gezocht naar een sjabloon waar alle tekst begint aan de linker kant van het kaartje en het ontwerp geen steunlijnen (o.i.d.) bevat. Er is één sjabloon die hier uitermate geschikt voor is (zie voorbeeld hiernaast). Wat weinig mensen realiseren is dat je geheel naar wens elke regel tekst al dan niet kunt invullen. Dat is ook het kenmerk geweest waar ik gretig gebruik van heb gemaakt bij de realisatie van dit kaartje. Ik had de tekst ook als afbeelding kunnen uploaden, maar dan moet je bijbetalen… terwijl ik juist de kosten per kaartje laag wil houden.

  • Op de site van VistaPrint kies je een geschikte sjabloon.
  • Klik op de knop om de voorbeeldtekst te wissen. Noot: Je kunt op elke regel de zogenaamde standaard ASCII tekens gebruiken. De standaard ASCII tekens bevatten ook een klein pijltje, waardoor je het kaartje kunt maken zonder een afbeelding te hoeven uploaden.
  • Op de eerste regel (Naam bedrijf) typ je de volgende tekst:Proj: N/A W/F Misc
  • Op de tweede regel (Bedrijfsboodschap) typ je:Subproj: Prio:
    1 2 3 4
  • Op de volgende regels typ je één spatie:
  • Volledige naam
  • Functie
  • Adresregel 1
  • Adresregel 2
  • Adresregel 3
  • Telefoon/anders
  • Email/anders
  • Op de regel “Fax/anders” typ je: @
  • Op de regel Internet/anders
    typ je:

    Date: Delegate to: ►

    Noot: Het pijlte is een standaard ASCII code, en die kun je maken door middel van de Alt-code 16 (ALT-toets ingedrukt houden terwijl je 16 intypt op je numerieke toetsenbord, daarna de ALT-toets loslaten).

Je kunt het ontwerp aanpassen door spaties tussen te voegen of weg te laten, want het eindresultaat is nagenoeg identiek aan hetgeen je op het scherm ziet.

Voor de goede orde zal ik nog alle tekens en afkortingen kort toelichten.

  • Proj. – Naam van het project (indien van toepassing)
  • N/A – Next Action
  • W/F – Waiting For
  • Misc. – Engelse afkorting voor: “miscellaneous”, ofwel “diversen”.

Door middel van een cirkel kun je aangeven of het kaartje gaat om een “next-action”, een “waiting-for” of een overige type aantekening is.

  • Subproj. – Sub project aanduiding (indien van toepassing)
  • Prio: 1  2  3  4 – Prioriteitsaanduiding; Door middel van een cirkel om één van deze getallen kun je een prioriteit aangeven.
  • @ – Contekst, zoals @pc, @telefoon, @supermarkt
  • Date – datum
  • Delegate to – naam van de persoon aan wie de taak is gedelegeerd
  • ► – aanduiding waarmee je kunt aangeven (d.m.v. een cirkel om het pijltje) dat je op de achterkant van het kaartje iets hebt geschreven.

Hoe krijg je de laagste prijs?

Zoals bij veel bestellingen wordt de prijs per kaartje mede bepaald door volume. Daarnaast geeft VistaPrint een korting omdat zij een reclametekst op de achterkant van het kaartje zetten. Zoals je op het voorbeeld kunt zien, is de reclame tekst op het kaartje niet storend. Resultaat: ik heb gekozen voor een “gratis kaartje”, in een oplage van 5000 stuks. Daar bovenop heeft Vistaprint vaak gratis verzending als je boven de EUR 30 komt.

Wat betaal ik?

Goederen exclusief BTW: € 49,99
Verzend- en verwerkingskosten voor BTW: € 0,00
BTW (19.00%): € 9,50


Totaal voor bestelling: € 59,49

Ofwel 1,2 cent per kaartje. Prijs per blaadje uit mijn A7 schrijfblokje: 1,3 cent per vel EUR 1,29 per blokje (100 vel)

Conclusie: een kaartje op maat, tegen een prijs dat goedkoper is dan een los blaadje.

Dit product tegen deze prijzen doet mijn Hollands gevoel héél veel goed 🙂

Nico Zwaneveld (50) is manager bij IBM, en actief in de lokale politiek. In zijn werk (& leven) is het niet altijd mogelijk om een computer of PDA te gebruiken, en ziet Nico het als een uitdaging om ook zonder ICT middelen zijn productiviteit te borgen en waar mogelijk te verbeteren. Sinds 2006 is een papieren versie van GTD een belangrijk onderdeel van zijn systeem.

Wat vind je van deze hack?
0Te gek0Leuk0Serieus?0Meh...0Stom

About Author

[plista widgetname=plista_widget_belowArticle]

17 Comments

  • Martijn
    Posted 04/02/2011 4:14 pm 0Likes

    (artikel is al wat ouder maar goede resources moet je altijd delen)
    Beetje zoeken en je vistaprint niet nodig. Eigen ontwerp, dubbelzijdig, fullcolor, 300 grams A8:
    http://www.printuser.nl/a8-flyers.php

    voor 5000 stuks: 58,-
    voor 10000 stuks: 71,- (0.71 cent per kaartje)

    hoe meer stuks hoe sneller de prijs per stuk afneemt. Bij 20.000 stuks nog maar 0.5 cent per kaartje. Waarom dan nog vistaprint?

  • Ruud
    Posted 01/10/2010 8:27 pm 0Likes

    Ik heb drie dagen geleden 2500 kaartjes besteld bij Vistaprint, met de opmaak zoals Nico voorstelde, en heb ze vandaag al binnen. Omgerekend betaal ik 1.3 cent per kaartje, dat is niet mega goedkoop, maar voor mij is dat goed zat. Morgen een mooi visitekaartjes doosje kopen en ik ben op de rit!

  • Nico Zwaneveld
    Posted 11/08/2010 7:29 pm 0Likes

    @Han: USEM heeft inderdaad leuke kaartjes. Leuke tip. In een doosje van USEM zitten 50 kaartjes van hetzelfde ontwerp. De prijs per doosje is €6,90, exclusief verzendkosten, ofwel 13,8 cent per kaartje (ex. verzendkosten). Mijn tip via Vista zit rond de 1,6 cent per kaartje. USEM kaartjes zijn wel iets groter (0,5 cm hoger).

  • Nico Zwaneveld
    Posted 11/08/2010 7:23 pm 0Likes

    Op http://tinyurl.com/GTDkaartjes zie je ook het plaatje.

  • Han
    Posted 09/08/2010 11:40 am 0Likes

    Je kan ook de kaartjes van USEM gebruiken (www.usem.nl). Geen idee hoe dit zich in kosten verhoudt, maar het kan niet duurder zijn :).

    Ik gebruik de kaartjes voor mijn boodschappenlijstje, maar ik neem aan dat het prima voor je next action te gebruiken is.

  • Jeroen
    Posted 05/08/2010 7:07 pm 0Likes

    Wat ook leuk is om te vermelden;
    maak je bestelling compleet bij Vista print en sluit net voor het afrekenen je venster helemaal af.
    Resultaat: Vistaprint wil je graag houden als klant en bied je 15% korting aan.

  • manuela
    Posted 31/07/2010 10:24 pm 0Likes

    In het artikel staat: ‘ Mijn ontwerp heeft zich ontwikkeld tot het hiernaast afgebeelde kaartje. ‘
    Echter, ik zie die afbeelding niet. Ben er wel in geïnteresseerd!

  • Nico Zwaneveld
    Posted 29/07/2010 9:43 am 0Likes

    Helaas heeft Vistaprint de links naar het sjabloon aangepast, maar dat verandert niets aan het concept. Kies een sjabloon uit waar je vrij de tekst kunt invullen.

    Voor de goede orde… de prijs die ik heb vermeld is de werkelijke prijs die ik heb betaald, en geen cent meer. Vistaprint heeft regelmatig acties waarbij je voor bestellingen boven de EUR 30 geen verzendkosten hoeft te betalen.
    Zelfs als je moet betalen voor de verzendkosten, komen de kosten uit op 1,6 cent per kaartje. Dat is maar 0,3 cent duurder dan een los velletje uit mijn A7 notitieblokje. Sommige aanbiedingen komen periodiek terug, en als je de aanbiedingen in de gaten houdt scheelt het weer in de kosten.

    Daarnaast betaal je bij Vistaprint voor de extra’s waar je om vraagt. Ik heb aangegeven dat ik met de standaard levertijd uit de voeten kan van 21 dagen (ik wilde namelijk geen extra kosten), maar ik kreeg mijn kaartjes al na een week thuisbezorgd (7 dagen). Vistaprint zat op dat moment kennelijk wat ruim in hun productiecapaciteit… Moraal van het verhaal: Bestel ruim van te voren en je voorkomt daarmee extra kosten.

    PS: Dat Vistaprint hard z’n best doet (misschien wel wat overdrijft) met koppelverkoop, maar ik bepaal nog altijd of ik daar op in ga, en ik ben voor mijn gevoel de lachende derde want ik heb goedkoop mijn kaartjes.

  • Guido
    Posted 27/07/2010 2:06 pm 0Likes

    Ik gebruik die Next Action Cards ook al een tijdje. Gewoon printen en knippen. Tip: combineer deze NAC’s met het GTD+R systeem!! Zie http://gtd-r.blogspot.com/ Je kunt ipv de losse mapjes die je op de site zelf kunt vouwen natuurlijk ook een ‘harmonica-mapje’ van moleskine gebruiken of zoiets. Ik vind het wel lekker dat je zelf kan schuiven etc met kaartjes. Leuk en vooral goed systeem!! Gewoon eens proberen op de site is een goede uitleg beschikbaar.
    Verder heb ik de kaartjes ook wat aangepast. Het systeem om prioriteiten aan te geven heb ik vervangen door keuze A, B of C (Eisenhower methode).
    A = Belangrijk & Urgent = Direct uitvoeren
    B = Belangrijk & Niet Urgent = Plannen, agenderen en evt. delegeren
    C = Urgent & Niet Belangrijk = Direct delegeren als het kan
    (D komt niet voor is niet urgent en niet belangrijk dus waarom zou je er wat mee –> trash
    Bij de datum heb ik nog ‘due’ toegevoegd. Kost natuurlijk ook ruimte maar de NAC’s hebben ook een achterkant! (Je kunt op de voorkant aanvinken dat er op de achterkant ook nog info staat)

    In combinatie met mijn Tickler file alles onder controle!

  • Jeroen
    Posted 27/07/2010 1:47 am 0Likes

    Ik heb hier ook besteld en vind het al met al geen hacking tip…..
    Prijs is uiteindelijk bijna 80 euro (incl. BTW) voor 5000 kaartjes en bezorging na 21 dagen,
    Daarnaast vrij onbehoorlijke site, eerst je paypal credentials vragen om vervolgens met de extra verzend kosten te komen.
    Geen aanrader en ook de aanbevolen template werkt niet.
    Het enige hacking eraan is voor VistaPrint met alle onnodige aanbiedingen onderweg in het bestel proces.

  • Kim
    Posted 26/07/2010 9:03 am 0Likes

    Bedankt voor je bericht. Wel een goede tip als je (nog) met een papieren GTD versie wilt werken. Ik heb inmiddels de overstap gemaakt van de moleskine naar 2DO applicatie op de iPhone en dit werkt voor mij prima. Heb wel altijd nog een moleskine bij me voor het geval de batterij leeg is 🙂

  • André Buurma
    Posted 24/07/2010 11:38 pm 0Likes

    Ja, leuk. Je kunt natuurlijk ook gewoon Things voor iPhone of iPad downloaden. Werkt helemaal Gtd.

  • Tanja
    Posted 24/07/2010 9:15 pm 0Likes

    Er is maar 1 sjabloon wat in aanmerking komt, zonder afbeeldingen ed, nu op pagina 3.

  • Frank
    Posted 23/07/2010 11:49 pm 0Likes

    Mooie tip, helaas werken de links naar de sjablonen niet.

Geef een reactie

%d bloggers liken dit: