Heb je al een digitale notuliste?

Zou het niet handig zijn om continu een notuliste in de buurt te hebben? En dan nog wel eentje die bijzonder goedkoop is en weinig ruimte inneemt?

Je kunt natuurlijk werken met een voicerecorder. Maar zo’n recorder heeft één belangrijk probleem. Je kunt er maar beter geen todo-items op inspreken.

Acties en Naslag uit elkaar houden

Eén van de basisprincipes voor werken met minder stress, is, dat je verschil maakt tussen aantekeningen waar je wat mee moet doen (acties) en aantekeningen of andere stuff die je wilt bewaren om nog eens na te kijken (naslag).

Als je dat niet doet, krijg je uiteindelijk stapels op je bureau waar je nooit meer naar omkijkt. En dan barst een keer de bom, omdat je vergeten bent iets te doen, wat ergens in die stapels lag.

Onderweg

Hetzelfde principe geldt ook voor ideeën die je onderweg krijgt. Als je in de auto zit te brainstormen over een nieuw project, een nieuw bedrijf of de oplossing voor een vervelend probleem, dan is een voicerecorder ideaal. Je kunt lekker je gedachten inspreken, het spreken helpt je op nieuwe ideeën en als het nodig is, kun je het zelfs nog eens terugluisteren.

Maar stel, dat je je halverwege bedenkt dat je nog even een e-mail moet sturen naar een collega, vóór de belangrijke vergadering morgen. Dan heb je een probleem.

Wat doe je dan?

De ene optie is om dat óók in te spreken in je voicerecorder. Maar dat heeft meteen als nadeel, dat je dan acties en naslag met elkaar vermengt. Door ook maar één actie in te spreken, dwing je jezelf ertoe om die voicerecorder voortaan altijd uit te moeten werken en helemaal na te moeten luisteren als je weer achter je bureau zit. Anders barst de bom een keer.

Je kunt natuurlijk ook je assistent bellen om even een aantekening te maken, maar niet iedereen heeft die luxe.

De Digitale Notuliste

Lang leve de Digitale Notuliste.

1. Ga naar de website van XOIP en meld je daar aan voor een gratis fax + voicemail nummer.
2. Je krijgt van XOIP een nieuw telefoonnummer, wat je als voicemail kunt gebruiken.
3. Zet dat nummer onder een voorkeuzetoets in je mobiele telefoon.
4. Voortaan zal XOIP elk voicemailtje wat je inspreekt op dat nummer omzetten naar een geluidsbestand wat je computer kan afspelen. Daarna wordt dat bestand automatisch naar jouw e-mailadres gestuurd.

Volgens mij is een ideale oplossing. Het kost je wel die paar belminuten, maar per dag zal dat toch een aardig stuk goedkoper zijn dan het meezeulen van een notuliste van vlees en bloed.