Het nieuwe jaar en goede voornemens #HackToSchool

Een nieuw jaar betekent doorgaans schone schriften, nieuwe boeken, een opgeruimde tas. Kortom, een nieuwe start met -net als nieuwjaarsdag- voornemens om opdrachten bij te houden, op tijd met werken te beginnen, regelmaat in studeren te houden. Zoals er ook een blue monday in het nieuwe jaar is, is er ook voor velen na enkele weken de vaststelling dat toch niet alles helemaal anders is geworden dit jaar. Hoe houd je dat ordelijke gevoel van de nieuwe start vast?

GTD

Veel van wat hierna staat is gebaseerd op getting things done (verder: GTD). GTD is bedacht door David Allen. Met GTD is er voor kenniswerkers een aantal uitgangspunten geformuleerd die voor studenten -kenniswerkers bij uitstek- zeer handig zijn. Door zo te werken, is de kans groot dat je het opgeruimde gevoel vast houdt. So wie so is nadenken over hoe je studeert, je spullen ordent, taken en agenda bijhoudt al winst. Daarmee richt je je aandacht in plaats van te reageren op wat er langs komt (plotselinge deadline, opdracht waar je net zin in hebt, mails die binnenstromen). Aandacht voor aandacht is kortom al winst. Op Do-lectures is er een presentatie van David Allen daarnaast heeft David Allen vrij uitgebreidere presentatie voor Google verzorgd.

Wat word anders dit jaar?

Om het gevoel dat alles anders wordt concreet te maken, is de eerste vraag wat er precies anders wordt. Als je die vraagt kunt beantwoorden, heb je een helder beeld voor ogen. In GTD-termen is dat de vraag: what does done look like? Sommige coaches gebruiken hier de wondervraag voor.  Op zijn blok Oplossingsgericht werken legt Coert Visser de wondervraag uit.Hij citeert daar therapeur Insoo Kim Berg  die de vraag aan een cliënt voorlegt:

Mag ik je een vraag stellen die misschien een beetje vreemd is? Stel … dat nadat we ons gesprek beëindig jij naar huis gaat ….. en je dag afmaakt….. terwijl je doet wat je normaal doet… en dan ga je naar bed. En terwijl je slaapt … gebeurt er een wonder en de problemen waarvoor je hier nu zit zijn verdwenen. Maar je slaapt, dus je weet niet dat het wonder heeft plaatsgevonden. Als je morgen wakker wordt, wat zullen dan de eerste dingen zijn waaraan je merkt dat het wonder heeft plaatsgevonden?

Hoe scherper en concreter het beeld hoe beter. Dus liever concreet gedrag (“dan noteer ik deadlines in mijn agenda en maak ik er een project van in mijn to do-lijst”) dan algemene beelden (“dan ben ik opgeruimd”).

In Begin bij het eind lees je meer over hoe je dat eind omschrijven aanpakt en er vervolgens acties aankoppelt.

Systeem

Een van de zaken waar David Allen op hamert is dat je nadenkt over hoe je werkt (=studeert) en daar een manier voor vindt die perfect bij jou past. Hij vraagt je een trusted system te hebben, dat er voor zorgt dat je altijd weet waar je wat kunt vinden. Een agenda gebruikt iedereen en sommigen in aanvulling daarop een to do list. Maar wat met alle mails, aantekeningen, schriften, projecten en opdrachten, fysieke post, waar alle ook acties in zitten? Door alle verschillende inboxen op één plek naar projecten en acties te verwerken, zorg je ervoor dat je controle hebt over wat je moet doen.

Ik gebruik Evernote (uitgebreide uitleg en tips voor studenten) voor mail die ik wil bewaren, sites en bookmarks, artikelen (pdf’s), foto’s en plaatjes, foto’s van bibliotheekbonnetjes, et cetera en daarnaast Nozbe voor projecten en acties. Is iets actionable dan komt het altijd in Nozbe. Wil ik informatie ooit terug vinden, dan komt het in Evernote. Toevalig biedt Nozbe een koppeling met Evernote, waardoor ik alle Evernote-notities kan zien die bij een project horen.

Wat werkt voor jou? Wat gebruiken anderen? Een nieuwe start wordt meer een succes als je je workflow op orde hebt.

Verwerken en reviews

Een trusted system is mooi en de vele project- en takenprogramma’s geduldig. Het werkt alleen echt als je periodiek tijd inruimt om overzicht te krijgen. Dus van tijd tot tijd alles wat bij je binnenkort verwerken naar acties. Alle mail, post, telefoonnotities, to do-lijstjes en post its omwerken naar projecten en acties. En dus ook de acties die je gedaan hebt afvinden (ta da!). Daar zijn flow charts en stappen (vanaf minuut 23) voor maar kort en goed moet je periodiek opruimen, ordenen en besluiten nemen over wat je wel en wat je niet doet en wanneer.

Naast dat periodieke verwerken is het ook van belang om periodiek onderhoud te doen en vooruit en terug te kijken. David Allen noemt dat de review. In de review kijk je terug op wat lukt en wat niet, waarom, et cetera om daarna in de vooruitblik conclusies uit dat alles te trekken. Wat moet je dus meer of minder doen? Wat moet je anders doen? De een doet op maandagochtend een review, de ander vrijdagmiddag en weer een ander tweewekelijks. Het is niet voor iedereen makkelijk daar de tijd voor te nemen, maar dat is wel het moment dat GTD echt waarde krijgt.

Met nog wat meer afstand, bijvoorbeeld voor een vakantie of na een blok, is het waardevol om de review nog wat meer te verdiepen en ook eens alle projecten en persoonlijke doelen te evalueren. Hier vind je tips voor zo een wat grotere review.

Dus

• Als er dit jaar iets anders moet worden hoe ziet dat er dan precies uit

• Bedenk hoe je werkt op een manier die jou weinig aandacht kost en die je vertrouwt
• Neem tijd om alle input te verwerken en er besluiten over te nemen
• Evalueer en ga na of je nog op koers zit.

Laat weten wat jij doet om dit schooljaar anders te starten én dat vast te houden.

(Foto van ~merete op Flickr)