Het probleem met lijsten in GTD

David Allen, auteur van de boeken Getting Things Done en Making it Work, laat zo nu en dan van zich horen via nieuwsbrieven. In deze nieuwsbrieven pakt hij een van de elementen van zijn GTD-systematiek en gaat er wat dieper op in. In de laatste editie gaat hij in op de problemen die we hebben met het maken van lijsten en hoe die problemen zijn te overkomen. Velen hebben problemen met het maken en het bijhouden van lijstjes met acties. Hoe komt dat en hoe is dat op te lossen?

1. Lijsten zijn hard werken – “[…] most big to-do lists have things grouped together on them that cannot be done in the context you are in at the time, and a lot of repetitive re-thinking (wasteful mental effort) is required to figure out what you actually have the opportunity to do in the moment versus what can’t be done until another place and time”
2. Lijsten zijn eng – “If a to-do on your list is not the very next physical visible action to be done, there is a gap between current reality and what you are looking at, and it can trigger a subtle but very real sense of being out of control with what to do about it”
3. Lijsten zijn teleurstellend – “People who try to work daily to-do lists usually have undone things at the end of the day that create guilt and the trouble of having to transfer them to the next day”

Zijn oplossingen?

1. Maak je lijsten compleet – Zet er alles in wat je nog moet doen
2. Maak je lijsten klaar voor actie – Maak elk item op je lijsten actiematig. Zorg dat er een fysieke actie in je item zit (bel met…, onderzoek op het web…, schrijf eerste tien regels van….)
3. Maak je lijsten los van je deadlines – Zet op je kalender alleen die zaken die echt op dat moment gedaan moeten worden, zet alle overige zaken in een lijst.

Lees het hele artikel bij Davidco.com.