Hoog tijd om weer controle over de e-mail terug te pakken!

Lang ging het goed. Mijn werkdagen werden niet gestuurd door mijn mailbox. Ik kwam toe aan mijn echte werk en liet de mailtjes gedurende de dag binnenstromen. Maar op een onbewaakt moment van zwakte trapte ik er weer in. Ik liet toe dat e-mail mijn leven bepaalde.

’s Ochtends werd ik wakker en het eerste wat ik deed was  e-mail checken op mijn smartphone. Nog voordat ik uit bed was had ik alle mailtjes gelezen en er soms zelfs al iets mee gedaan. Bij het ontbijt, een half uur later pakte ik de mailbox er weer bij. Stel je voor dat er in die dertig minuten een mailtje bij was gekomen. En let wel: ik ben een vroege vogel, dus die mail zou dan al om half zeven verstuurd moeten zijn. Kleine kans, maar ik kon het niet laten om toch even te kijken, want stel…

Tegen de tijd dat ik op kantoor was en mijn laptop opgestart had, opende ik de mailbox weer. Niets veranderd, nog steeds dezelfde mailtjes die ik vanmorgen bij het ontwaken ook al gelezen heb.

Weet je wat? Ik laat Gmail openstaan, dan zie ik vanzelf wel wat er binnenkomt.

En zo ging dat de hele dag door. Tot ’s avonds laat waar ik in bed nog een laatste check deed of er niets meer binnen was gekomen. En nog steeds stonden daar alle gelezen mailtjes van de dag, waar ik niets mee had gedaan.

Misschien een beetje overdreven geschetst, maar zo zagen mijn dagen er wel uit. Terwijl ik beter weet dan dat. Tijd om het roer om te gooien en de controle weer terug te pakken!

E-mailtijd beperken

In mijn agenda heb ik twee momenten gepland waarop mijn mailbox geopend mag worden. Twee afspraken van een half uur, eentje om 11:00 en eentje om 16:00. Op die momenten mag ik Gmail openen en moet ik aan de slag met de e-mails die daar op me liggen te wachten.

Actie ondernemen

Ik beheer mijn mail met Mailbox van Dropbox. Deze heb ik geïnstalleerd op mijn iPhone, iPad en MacBook, erg handig. De app ‘dwingt’ me om direct actie te ondernemen. Zo kan ik mailtjes heel eenvoudig:

  1. Verwijderen.
  2. Archiveren.
  3. Direct beantwoorden (als dat binnen het half uur past).
  4. Uitstellen tot later (de mail verdwijnt uit mijn inbox en komt later terug).
  5. Verplaatsen naar een lijst (To do, of Wachten op).

Wat ik ook doe, ik zorg ervoor dat er geen gelezen mail meer in mijn inbox zit. Na actie direct opruimen.

Voordelen:

  1. Taken staan op de juiste plek, op mijn todolijst.
  2. Ik doe geen dubbel werk meer, ik zie een e-mail maar 1 keer.
  3. Mijn mailbox krijgt geen kans meer om vol te stromen.

Sneltoetsen gebruiken

Het gebruik van sneltoetsen stimuleert het spiergeheugen. Door consequent gebruik te maken van sneltoetsen leer je veel sneller werken. De muis is een stuk gereedschap dat veel tijd kost. Zo kent Mailbox ook sneltoetsen die ik dagelijks gebruik.

Tip: Leeg de muis eens een week weg en dwing jezelf om alle sneltoetsen te leren en te gebruiken. Maak van de applicaties die je gebruikt een overzicht van de sneltoetsen en gebruik ze een week. Grote kans dat je de muis helemaal niet mist!

Houd het kort

Ik doe mijn best om emails niet langer dan 3 zinnen te maken. Als een email langer is dan die 3 zinnen dan heb ik er goed over nagedacht of het ook echt nodig was.

Als ik echt meer nodig heb dan 3 zinnen maak ik er tegenwoordig ook een gewoonte van om een Google Doc te openen en daar mijn verhaal neer te zetten. Zo’n Google Doc is vervolgens heel gemakkelijk te delen en kent een zeer effectieve reviewfunctionaliteit. Zo blijft niet alleen mijn inbox leeg, maar ook van de ontvanger.

Later lezen? In the Pocket!

Als jij regelmatig hier komt, dan ken jij Pocket natuurlijk al, wat een fantastische tool! Heel de dag kom je interessante content tegen, maar zelden is het het juiste moment om het te lezen. En dan komt Pocket om de hoek kijken! Links die je later wilt lezen kun je opslaan in Pocket. Zo verzamel je een lijst met interessante artikelen die je nog moet lezen.

Cut the crap

Ben jij geabonneerd op nieuwsbrieven waar je elke dag weer doorheen moet akkeren? Zeg ze dan op! Bedenk je goed welke nieuwsbrieven je regelmatig leest en waar je iets mee doet. Meld je af voor de rest en verwijder ze. Dat scheelt dagelijks weer een aantal e-mail waar je “iets” mee moet.

Ik gebruik Google Apps en werk dus met een Gmail omgeving. In Gmail kun je verschillende filters aanmaken die acties op basis van emails voor jou uitvoert. Zo komen emails van LinkedIn niet terecht in de Inbox, maar gaan ze automatisch naar het mapje LinkedIn.

Door slim gebruik te maken van filters kun je de Inbox al aardig leeg houden en kun je emails die op elkaar lijken tegelijk behandelen.

Wat doe jij dagelijks om je e-mail bij te houden? Of laat jij alles de vrije loop of volg jij strenge regels? Ik lees het graag in de reacties!

Wat vind je van deze hack?
0Te gek1Leuk0Serieus?0Meh...0Stom

About Author

[plista widgetname=plista_widget_belowArticle]

0 Comment

  • Nigel
    Posted 10/04/2015 5:18 pm 0Likes

    Het blijft een veelbesproken onderwerp, dat e-mail 🙂

    Recent zelf 5 van m’n eigen tips opgetekend. Een samenvatting:
    1. Filter onrelevante meuk een mapje in, scheelt voor het volle inbox gevoel
    2. Doe geen reply-all!
    3. Bel ipv e-mail; gek genoeg krijg je zoveel e-mail omdat je ze ook stuurt.
    4. Gebruik BCC als je veel mensen tegelijk e-mailt en voorkom zo’n tsunami aan replay-all
    5. Gebruik de afwezigheidsassistent vaker.

    De volgende vijf volgen nog; er is in ieder geval hoop – mits je maar een systeem gebruikt wat bij je past en dit consequent blijft toepassen.

  • Herman
    Posted 08/04/2015 7:05 am 0Likes

    Wat ik meestal mis in dit soort verhalen c.q. oplossingen is hoe worden emails behandeld die betrekking hebben op een project (bijv.) en die van/naar verschillende contacten moeten worden verstuurd. En dus verschillende behandeling vragen zoals Waiting For, Next Action, etc. Dergelijke emails hebben ook verschillende onderwerpen.
    Ik werk met LotusNotes op mijn werk en privé met Gmail en Evernote.

Geef een reactie

%d bloggers liken dit: