Ik stuur een e-mail en ik…

Als je wilt dat je mailtjes sneller beantwoord worden en dat mensen als ze e-mail van je krijgen daar een prettig gevoel over <IMG>je email de baashebben in plaats van ergernis, als je wilt dat de informatie die je kwijt wilt goed en duidelijk overkomt, dan zullen de volgende tips wellicht helpen:

Kort en duidelijk Hoe korter en duidelijker je je e-mails schrijft, hoe meer kans dat je e-mail snel gelezen wordt en je snel een reactie hebt.

Lange e-mail Als je toch een lange mail stuurt, waarin je veel informatie kwijt wilt, gebruik dan een heldere opmaak zodat hij prettig leest. Deel je e-mail in paragrafen op met veel witregels ertussen.

Opmaak Probeer de opmaak van je mail helder en zakelijk te houden. Dus geen rare lettertypes, plaatjes, kleurtjes et cetera. Dat leidt alleen maar af van de werkelijke boodschap.

Verwachting Het is handig om aan het begin van een mailtje aan te geven wat er van de ontvanger verwacht wordt. En of er wel of geen actie of reactie verwacht wordt van de ontvanger.

Stel een vraag direct, dus: ‘Wil je hier naar kijken en me voor a.s. vrijdag vertellen wat je ervan vindt?’ in plaats van: ‘Misschien wil je…’.

Als je meerdere vragen hebt trek ze dan uit elkaar zodat de kans dat ze allemaal beantwoord worden groter wordt.

Niet meer dan één onderwerp Hou je bij het onderwerp, helemaal als je meerdere mensen tegelijkertijd mailt. Je wilt andere mensen toch niet vermoeien met informatie die hen niet aangaat?

Urgentie Geef ook duidelijk aan binnen welke termijn je een reactie verwacht als een reactie gewenst is. Als dit een erg korte termijn is, is het misschien handiger eerst even te bellen en aan te geven dat er een e-mail onderweg is waar je graag snel een reactie op wilt.

Archief Voor je archief is het handig om steeds de reactie op een mail boven de voorgaande mailwisseling te zetten. Zodat de ontvanger weet waar je op reageert en de hele voorgaande communicatie kan lezen.

Bijlage Stuur je een document of een foto met je e-mail mee, probeer dan in het mailtje in ieder geval aan te geven wat er in die bijlage staat. Bij het versturen van mailtjes met een bijlage waar (meerdere) mensen op kunnen reageren krijg je te maken met meerdere versies van dit document en meerdere reacties daarop. Overweeg of het niet handiger is om het document op een centrale plek te zetten en er in het mailtje naar te verwijzen.

afsluiting mailInformatie meesturen met een mailtje Naast ‘Hartelijke groeten’ – of welke afsluiting je aan het eind van een e-mail ook gebruikt – kun je natuurlijk nog meer informatie kwijt onder een e-mail. Stuur wat linkjes mee met informatie over jezelf (waar je te vinden bent op LinkedIn of Twitter of je website). Of linkjes naar iets wat je onder de aandacht wilt brengen (een artikel waar iets over je staat, je nieuwe blog, je nieuwsbrief).

Moet ik dit wel mailen? Het komt vaak voor dat mensen te pas en te onpas mailtjes versturen terwijl ze met een paar stappen persoonlijk met je kunnen over- leggen. Vaak denken mensen helemaal niet na alvorens ze op Verzenden drukken.

Voordat je een e-mail verstuurt is het handig te bedenken of dit de beste methode is om te communiceren. Kun je niet beter even de telefoon pakken? (Bijvoorbeeld als het urgent is, als je direct een antwoord nodig hebt of als het om persoonlijke dingen gaat.) Kun je niet beter even naar je collega toe lopen? Komt de informatie op deze manier op de juiste plek?

Dit artikel is een deel van een hoofdstuk uit het boek ‘Slimmer werken vanaf nu’ dat in november bij AWBruna verschijnt.

Illustratie: Danja Schaap

Wat vind je van deze hack?
0Te gek0Leuk0Serieus?0Meh...0Stom

About Author

[plista widgetname=plista_widget_belowArticle]

15 Comments

  • dyn
    Posted 11/11/2009 11:53 am 0Likes

    “Voor je archief is het handig om steeds de reactie op een mail boven de voorgaande mailwisseling te zetten. Zodat de ontvanger weet waar je op reageert en de hele voorgaande communicatie kan lezen.”

    Als je juist iets NIET moet doen is dat het wel want dat doet exact het tegenovergestelde. We kennen in de westerse wereld de lees en schrijfwijze van links naar rechts en van BOVEN naar beneden. Je leest de mails dus ook van boven naar beneden en niet andersom. Als je dan later in je archief terug zoekt moet je helemaal naar onderen scrollen en van beneden naar boven wat geheel tegen je natuurlijke leeswijze indruist gaan lezen. De meesten doen dat niet want die gaan van nature uit van boven naar beneden lezen en dan wordt het knap lastig om in veel gevallen nog te snappen waar het ook alweer over ging. Je bent daardoor heel veel tijd kwijt om alles weer op een rijtje te zetten hoe het ook al weer zat.

    Daarnaast breng je jezelf ook in moeilijkheden indien er stukken in staan waarop je wilt reageren. Dan ben je selectief aan het knippen en tik je er een reactie onder. Als je dan bovenaan de mail begint haal je werkelijk alles door elkaar en valt er later helemaal niets meer van te begrijpen.

    Bovenaan je antwoord zetten toont alleen maar een compleet gebrek aan respect en inspanning aan. Het is niets meer dan pure luiheid van de verzender omdat die geen enkele moeite in z’n communicatie wenst te steken. Helaas heeft de ontvanger dan vaak nog weinig keus, als er eenmaal bovenaan wordt geantwoord dan moet je haast wel zo doorgaan wil je het nog enigszins begrijpbaar houden als je het later weer terug wilt lezen.

    Het meesturen van al die extra informatie onderaan de e-mail is ook iets waarbij je wel goed na moet denken wat je allemaal mee stuurt. Het is handig om daarin informatie te zetten wanneer je bereikbaar bent en via welke wegen (mail, telefoon, etc.). Alle andere dingen als twitter, hyves, linkedin en noem maar op zijn meestal onzin omdat ze totaal niet van belang zijn (je zou het als 1 van de wegen waarop je bereikbaar bent kunnen opgeven). Het is natuurlijk ook vrij onzinnig om 5 wegen op te geven waarop je bereikbaar bent, een beetje teveel van het goede (telefoon en mail zijn vaak al meer dan genoeg).

  • Patrick
    Posted 09/11/2009 10:44 am 0Likes

    @Ronald
    Was de wereld maar zo simpel. In deze tijd waarin Instant Messaging een grote rol speelt, leert bijna niemand meer fatsoenlijk mailen. An sich zijn het duidelijke tips, die misschien niet aan iedereen besteed zijn, maar zeker voor de jongere generatie van waarde kunnen zijn.

    Wat dat archief betreft: ik zou inderdaad zorgen dat alleen datgene waarop je reageert in je antwoordmail vermeld staat EN liever tussen de regels (en dus niet bovenaan). Het lijkt makkelijker, aangezien de ontvanger meteen je antwoord kan lezen, bedenk echter dat ook de ontvanger mogelijk bakken vol met email krijgt en verzendt, en dan is het wel handig als je ook de context direct bij je antwoord vermeld.

  • ferry
    Posted 07/11/2009 10:15 pm 0Likes

    Helder lijstje. Altijd goed om nog eens te lezen!

  • Anja Wassenaar
    Posted 06/11/2009 1:04 pm 0Likes

    @Joeri zie https://lifehacking.nl/windows/hoe-je-hele-teksten-typt-zonder-ze-te-typen/

    textexpander
    tipepilot
    en
    fingertips

  • Joeri el hazimi
    Posted 06/11/2009 12:40 pm 0Likes

    Middag…ben al een tijdje op zoek naar degelijke uitleg over het snel schrijven van e-mail. Ik had Martijn Aslander op een videootje een e-mail zien intikken met shortcuts waarbij je snel zaken kan invoegen (routeplanner, foto`s, tekst, enz…) Kan iemand mij helpen om hierrond mee info te vinden?

    Alvast erg bedankt.

  • Ronald
    Posted 06/11/2009 10:32 am 0Likes

    Zucht…. en hier houden mensen zich mee bezig? Lifehacking dient toch voor duidelijkheid in zaken en tijdbesparing, moeten we elkaar echt gaan uitleggen hoe we moeten mailen, lijkt me logisch toch. Soms is logica ver te vinden in onderwerpen waarbij het wiel opnieuw uitgevonden moet worden.

  • Wouter Blom | Zoekmachine Marketing Consultant
    Posted 06/11/2009 12:02 am 0Likes

    Cool dat het zo concreet bij elkaar staat.
    ook het onderwerp van de mail goed uitvoeren zoals eerder in het volgende blogitem is vermeld:
    https://lifehacking.nl/algemeen/het-belang-van-een-goede-onderwerpregel/

  • FF
    Posted 05/11/2009 9:02 pm 0Likes

    @Jeroen Sangers
    Sterker nog, er zijn enkele regels hierover.
    Dat noemt men netiquette.

    Een signature begint met “– ” (streepje streepje spatie) en hieronder mogen maximaal 4 regels van 72 tekens staan. Dit is de eigenlijke afsluiting van een (e-mail)bericht. Een goed e-mailprogramma haalt dit onderdeel automatisch weg als men een antwoord op het bericht geeft. Alleen Outlook is hierin weer eigenwijs.

    En over het antwoorden / archief.
    Dit is dubbelzinnig. Bewaar je alleen het laatste mailtje of bewaar je de gehele correspondentie. Bij een archief behoor je namelijk de gehele communicatie te bewaren. En daarbij is het dus overbodig dat je alle tekst compleet laat staan.

    Voor de leesbaarheid is het inderdaad beter alleen te laten staan waarop je antwoord en het antwoord hieronder te zetten. Een mooi voorbeeld staat op http://www.leerquoten.nl/, ook al gaat het hier specifiek om nieuwsgroepen, dit geldt ook voor e-mail.

  • Jeroen Sangers
    Posted 05/11/2009 4:53 pm 0Likes

    Goede tips, hoewel ik vraagtekens zet bij een aantal:

    Archief: De hele voorgaande communicatie onder ieder bericht zetten is mijns inziens een enorme verpilling en komt de duidelijkheid niet ten goeden. Ik ben er een groot voorstander van om de voorgaande comunicatie te ’trimmen’ tot de relevante passages, en vervolgens mijn antwoorden eronder te zetten. Helaas heeft Microsoft het top-posten tot standaard verheven.

    Informatie meesturen: Ook hier geld dat het beter is om dit bescheiden te houden. Ik zelf probeer de ‘signature’ tot hooguit vijf regels te beperken. En grote lappen teksten die beginnen met ‘Dit bericht is uitsluitend bedoeld voor…’ zijn helemaal uit den boze.

  • Debora
    Posted 05/11/2009 4:17 pm 0Likes

    Nog een tip: gebruik niet een al te groot font. Ik heb een collega gehad die z’n mails in fontsize 14 of 16 mailde. Dan blijf je scrollen.

    En een opmerking over informatie meesturen. Ik vind dit zinnig wanneer je ‘naar buiten’ mailt, bijvoorbeeld naar een leverancier. Als je echter een mailtje stuurt naar een collega die je al 5 jaar kent, heb ik liever alleen een voornaam. Als je handtekening 3 keer zo lang is als de inhoud van je mail ben je volgens mij niet zo zinnig bezig. Maar misschien is het ook wel gewoon een pet peeve van me 😉 .

  • Ramon Fincken
    Posted 05/11/2009 1:48 pm 0Likes

    Dit zijn goede tips Anja! Ik wil nog even een kort en duidelijk onderwerp aan de lijst toevoegen.

    Ik doe dit vaak in de volgende syntax
    [project_naam] Onderwerp
    Bv:
    [XML feeds] Probleem met importeren

Geef een reactie

%d bloggers liken dit: