De juiste methode om Getting Things Done te implementeren

Getting Things DoneWaar veel mensen op stuklopen, is de implementatie van de methode Getting Things Done. In de euforie van het nieuwe wat je geleerd hebt ben je in het begin enthousiast en gemotiveerd. In de paar weken daarna word je weer geleefd door de dingen van alle dag. Niets is dan gemakkelijker dan terugvallen in vertrouwd gedrag omdat dat op dat moment het minste energie kost. Voordat je het weet fungeert je brein weer als je takenlijst en ben je terug bij af.

Zoals bij zoveel methodes moet je bij het invoeren van Getting Things Done een aantal nieuwe gewoontes aanleren. De belangrijkste daarvan zijn de toepassing van de Getting Things Done workflow (verzamelen, verwerken, organiseren) en de gewoonte om dagelijks een dagplanning te maken en 1 keer per week groot onderhoud te doen op je actielijsten.

Die gewoontes leer je niet zomaar aan. Onderzoek wijst aan dat je om een gewoonte goed aan te leren, minstens zes weken nodig hebt. Om diezelfde gewoonte ook nog eens goed in je gedrag te verankeren duurt zo’n maand of zes. Dit verklaart ook waarom er van workshops en seminars vaak zo weinig bij de deelnemers blijft hangen. Ondanks alle goede bedoelingen steekt na een paar weken het oude en vertrouwde gedrag de kop weer op.

Het is maar weinig mensen gegeven om dit geheel op eigen kracht te doen. Je moet daarvoor supergemotiveerd zijn, maar ook de discipline op kunnen brengen om jezelf er toe te brengen om de aangeleerde gewoontes op de juiste manier en op het juiste moment toe te passen. En daar wringt de schoen!

Om nieuwe gewoontes goed aan te leren heb je minstens 6 weken nodig. Om diezelfde gewoontes diepgaand in het eigen gedrag te verankeren heb je minstens 6 maanden nodig.

Wat is dan de oplossing?

Besef dat je het niet alleen kan. Wanneer de methode Getting Things Done binnen een bedrijf ingevoerd gaat worden, dan is het belangrijkste dat er ook aandacht geschonken wordt aan de begeleiding van de mensen na een eventuele training.

Of je dat dan doet door coaching, persoonlijke begeleiding, implementatie werkgroepen of iets dergelijks is op zich niet van belang. Wat van belang is, is dat er aandacht is voor de problemen waar mensen tegenaan lopen nadat ze de methode Getting Things Done in gebruik hebben genomen.

Besteedt aandacht aan de verdieping van de methode (denk aan de vlieghoogtes en de natuurlijke planning methode), maar ook aan het systeem wat voor de implementatie van Getting Things Done in gebruik is genomen.

Selectie GTD systeem

Bij de laatste telling bestaan er op dit moment zo’n 160 systemen waarmee de methode Getting Things Done geïmplementeerd kan worden (www.priacta.com). Er zijn gratis en betaalde systemen, desktop of webapps, systemen met iPhone, Android en iPad apps die je in de app store kan aanschaffen. Er is voor elk wat wils. Wat de meeste systemen niet met elkaar gemeen hebben is de aansluiting met de GTD methode: er zijn maar weinig systemen die “GTD compliant” zijn.

Dat is een behoorlijke valkuil, zeker als de methode naar de letter is aangeleerd en dat is de manier waarop het eigenlijk zou moeten. Niets is zo demotiverend wanneer je net een nieuwe methode hebt geleerd, dat je allerlei kromme omwegen en “work-arounds” moet gaan bedenken om de methode in je systeem te implementeren. En dan geven veel mensen het op, vanwege de frustratie met hun systeem. Ik krijg veel “spijtoptanten” in mijn trainingen: mensen die elders een (goede) training hebben gevolgd, maar er vervolgens achter komen dat ze het daarna niet op eigen kracht kunnen.

De ervaring wijst uit dat de meeste mensen na verloop van tijd zelf hun systeem gaan aanpassen aan de hand van de ervaring die ze hebben opgedaan. Dat is prima: vaak zijn er bedrijfseigen werkprocessen en/of persoonlijke workflows, die simpel in de Getting Things Done implementatie in te passen zijn en flinke productiviteitsverbeteringen kunnen opleveren. Het werk van een verkoper is ten slotte niet hetzelfde als dat van een assurantiemedewerker.

Welk systeem voor Getting Things Done?

Het is altijd lastig om een advies voor een GTD systeem te geven. Onderstaand lijstje geeft mijn persoonlijke voorkeur aan. Ik beoog er dus niet mee om een enorme discussie te ontketenen. Daarom beperk ik me dan ook maar tot een heel kort lijstje:

  • Nirvana (webapp, mobiele versie voor alle smartphones, iPhone app, Android app in beta): van alle webapps is dit – naar mijn mening – nog wel de beste app als het gaat om GTD “compliance”. Daarnaast is het visuele ontwerp van de app een lust voor het oog. Nirvana is met behulp van een grote on-line community (ong. 20.000) ontwikkeld, die ervoor gewaakt heeft dat de app zoveel mogelijk het oorspronkelijke boek volgt.
  • Omnifocus (Mac Desktop, iPhone, iPad): Omnifocus is een heel goede GTD app. Het enige wat ik er persoonlijk op aan te merken heb, is dat je misschien verdrinkt in de instellingen en de mogelijkheden om Omnifocus aan je eigen voorkeuren aan te passen. Je moet er van houden. Omnifocus kan synchroniseren met de mobiele devices over 3G. Er is een nieuwe versie van Omnifocus in aantocht die veel van de huidige problemen met de app moet oplossen.
  • Things (Mac Desktop, iOS): Dit is de app die ik tot een jaar geleden persoonlijk gebruikte. Things is visueel aantrekkelijk om te zien. Things werkt ook goed samen met de iPad versie en kan synchroniseren over 3G en WIFI.

Momenteel ben ik een gebruiker van Nirvana. De nieuwe versie van Omnifocus (2.0) staat op mijn lijstje. Ik heb de beta inmiddels op de Mac staan. Als die bevalt dan laat ik wellicht Nirvana weer voor wat het is. De meeste andere gangbare GTD systemen heb ik ooit al eens onder ogen gehad: Nozbe, Toodledo, Remember The Milk, Astrid, Producteev, Wunderlist, etc. Sommigen hielden het een paar maanden uit, anderen veroorzaakten in mijn persoonlijke workflow zoveel frictie dat ze het maar kort uitgehouden hebben.

Gebruik je een andere GTD app? Dan heb je absoluut mijn zegen. In die 160+ apps zit vast wel iets wat bij je past. Zoals het spreekwoord zegt: “Vele wegen leiden naar Rome“. GTD is een methode en geen systeem. Het systeem wat je dus kiest moet ondergeschikt zijn aan het toepassen van de methode.

Conclusie:

Ga bij de implementatie van Getting Things Done niet over 1 nacht ijs. Voor het beste resultaat zorg je ervoor dat de methode naar de letter aangeleerd wordt: dus aan de hand van de eerste drie hoofdstukken van het boek van David Allen. Gebruik de rest van het boek voor de verdieping.

Zorg na de training voor nazorg in de vorm van coaching en begeleiding. Dit is de enige manier waarop de nieuwe gewoontes goed aangeleerd en verankerd kunnen worden.

Vind je het lastig om, na het lezen van het boek, of na het volgen van een cursus of training, de implementatie van Getting Things Done op eigen kracht te doen? Op www.leerslimmerwerken.nl kun je meer informatie vinden over de implementatie van Getting Things Done.

Zonder de discussie aan te gaan over goed of fout: welke GTD app gebruik jij? Hoe heb je de implementatie van de methode ervaren nadat je het boek gelezen had of de training gevolgd hebt? Waar ben je allemaal tegenaan gelopen?

Wat vind je van deze hack?
0Te gek0Leuk0Serieus?0Meh...0Stom

About Author

[plista widgetname=plista_widget_belowArticle]

14 Comments

  • Jan van Veldhuizen
    Posted 23/06/2013 9:30 pm 0Likes

    Ik gebruik de GTD add in op Outlook omdat ik zowel mijn zakelijke als privémail daar binnenkrijg.
    Maar ik merk wel dat het heel wat discipline vereist om via de takenlijst van Outlook blijven werken. Veel taken komen ook binnen via andere systemen op m’n werk. En wat er echt gebeuren moet dat weet ik toch wel, en dat is meestal niet iets dat in m’n Outlook takenlijst staat… Op één of andere manier gaat er dus toch wat fout….

    • OmeWillem
      Posted 24/06/2013 10:57 am 0Likes

      Ik denk dat je op één na laatste zin aangeeft waar de schoen wringt. “Wat er echt gebeuren moet weet je toch wel.” Als dat werkelijk zo was, zou dat betekenen dat je überhaupt geen GTD of ander systeem nodig hebt. Toch heb je dat wel. Kennelijk voel je dus wel degelijk de behoefte om ergens onder te brengen wat je allemaal nog te doen hebt.

      Om in een metafoor te spreken: als je niet alle dakpannen op een dak legt, kun je er niet vanuit gaan dat hij waterdicht is. De dakpannen die je wel hebt gelegd veranderen daar niets aan…

      Misschien dat je winst zou kunnen halen door alle andersoortige input in je ’trusted system’ te krijgen. In jouw geval betekent dat de GTD add-on in Outlook. Dat vraagt aan de voorkant iets meer werk, maar uiteindelijk trek je er profijt van als je klaar zit om dingen gedaan te krijgen. Maar dat is mijn bescheiden mening op basis van wat je zegt.

  • Eddy
    Posted 23/06/2013 11:18 am 0Likes

    Hoi, ik gebruik momenteel i.doit.im.
    Deze heeft zowel een web, ios en android app.

  • Karel van Zanten
    Posted 22/06/2013 12:08 am 0Likes

    De organisatie Success Resources biedt een betaald coachings-programma aan waarin je gedurende een heel of half jaar elke week een half uur telefonisch contact hebt met een coach om je weekplan en hogere plannen door te spreken.
    De bij hun aangesloten auteur T. Harv Eker beveelt in zijn boek The millionnaire mind aan, elke dag op een vast tijdstip enkele minuten telefonisch contact te hebben met een zelf uit te kiezen vaste persoon. In dat gesprek vermeld je welke activiteiten op je lijst van die dag je hebt afgehandeld en welke er op de lijst van de volgende dag staan. De gesprekspartner hoeft alleen maar te luisteren en moet vooral geen commentaar geven! Deze aanpak kan gratis zijn.

    Zelf gebruik ik nu de techniek van Timothy Ferriss, The 4 hour workweek: Zet drie taken (resultaten) op een A4, vouw dat drie maal doormidden en stop dat in je borstzak. Dat is mijn agenda / todo-list voor de volgende dag. Werk die taken (bij voorkeur) voor elven ’s ochtends af.
    Plan per project niet meer dan drie taken – kijk niet te ver vooruit. Als je het hele project al vroeg gaat detailleren doe je overbodig werk want de wereld verandert tijdens de uitvoering en dit leidt tot koersverandering of stoppen van het project.

    Ook van Ferriss: Wat veel tijd scheelt is: haal alleen zelf e-mail op om 11 uur en 16 uur. Veel binnenkomende e-mails hoeven plotseling niet beantwoord te worden, heb ik gemerkt. Maar nu dwaal ik af.

  • Sypie
    Posted 19/06/2013 12:57 pm 0Likes

    Ik zit in het voortgezet onderwijs. Als er ergens een inhaalslag op efficiëntie gemaakt kan worden is het daar wel. Man, de oudere generatie loopt te klooien met pc’s, sneller werken door minder te doen en vooral makkelijker werken en hetzelfde bereiken.

    Daar helpt een cursus niet voor, daar helpt alleen maar een mentaliteitsverandering en iemand die de hele werkdag meekijkt met wat men doet en hoe men het doet (en dan heb ik het niet over het lesgeven zelf maar over de randzaken).

    • Jos v.d. Voort v.d. Kleij
      Posted 19/06/2013 2:09 pm 0Likes

      Zo zijn er onder de auteurs van dit blog verschillende mensen die een onderwijs organisatie kunnen helpen om die inhaalslag te maken. Ikzelf niet uitgezonderd. Mijn eigen ervaring is dat men veel intern probeert op te lossen.

  • Nathan Jansen
    Posted 19/06/2013 11:20 am 0Likes

    Sterke introductie, daarna verlies je mij. Ik had het idee dat je in dit artikel al methodes zou bespreken die voor jou goed werken en waarom het jou wel lukt om vol te houden. Ik werk niet in een bedrijf waar ze GTD implementeren en ik heb bar weinig mensen om mij heen die het al zover door, laat staan door hebben gevoerd.
    Na je sterke intro vervallen we eigenlijk direct in tools, waarom?

    • Jos v.d. Voort v.d. Kleij
      Posted 19/06/2013 12:21 pm 0Likes

      De oorspronkelijke titel/aanhef heeft het redactioneel niet overleefd. De boodschap van dit artikel is dat er een groot onderscheid gemaakt moet worden tussen de methode Getting Things Done en de systemen die je daarvoor gebruikt.

      Waar ik voor pleit is dat er meer aandacht moet zijn voor begeleiding na een cursus of een training en dat er 160+ systemen zijn om je GTD in onder te brengen, waarvan er maar enkele de methode goed ondersteunen.

  • Ton Meeuwissen
    Posted 19/06/2013 10:27 am 0Likes

    Jos

    Helder stuk. Ik herken het helemaal

    • Jos v.d. Voort v.d. Kleij
      Posted 19/06/2013 10:36 am 0Likes

      Wat herken je precies? Het niet geheel op eigen kracht kunnen? Of het probleem van GTD compliance?

  • OmeWillem
    Posted 19/06/2013 9:36 am 0Likes

    Momenteel is het RTM (Remember The Milk). Die heb ik na eindeloze trial-and-errors in een vorm gegoten die mij in staat stelt om volgens GTD te werken – én daar aan toe te voegen ten opzichte van veel andere systemen. Daarvoor was het NirvanaHQ, hetgeen jij ook gebruikt, maar de recente koppeling tussen RTM en Evernote trok mijn aandacht. Visueel wint NirvanaHQ het (natuurlijk) van RTM.

    Ik ben bezig om binnenkort in een artikel op het blog van RTM (of hier?) uiteen te zetten hoe ik denk dat je RTM zeer krachtig kunt inzetten voor GTD.

    • Jos v.d. Voort v.d. Kleij
      Posted 19/06/2013 10:05 am 0Likes

      Ik denk dat er vast wel belangstelling is, maar een aantal andere auteurs van dit blog gebruiken ook RTM en EverNote. Ik ben zelf in elk geval benieuwd. Je mag mij wel een kopie van het artikel mailen of een link sturen naar het artikel op het RTM blog. Overigens ben ik jouw naam wel eens tegen gekomen op de fora van Nirvana. Of niet?

      Ik wil mijn emailadres hier niet publiceren maar via mijn site http://www.dagaz-coaching.nl kun je gemakkelijk contact leggen.

      • OmeWillem
        Posted 19/06/2013 11:15 am 0Likes

        Klopt helemaal, ook daar zoek ik de randen van het maximaal haalbare op. Het feit dat ik een Android smartphone heb (en er nog geen app is van NirvanaHQ) plus de koppeling tussen Evernote en RTM duwde me dus in de richting van de laatstgenoemde.

        Het artikel dat ik aan het schrijven ben is (nu nog) in het Engels, want ik schreef het met de intentie het op het RTM blog te zetten. Maar een NL versie lijkt me sowieso wel handig om te maken. In aanbouw, zullen we maar zeggen.

Geef een reactie

%d bloggers liken dit: