Wie fysiek werk doet in een productieomgeving met divers materiaal, heeft vast veel voordeel van een opgeruimde werkomgeving. Je pakt materiaal in één keer goed vast, vind je gereedschap en houdt dat langer heel, hebt geen afleiding en kunt niet gevaar lopen door rommel rond je werkplek. Ook voor degenen die hun bureau delen of geen eigen bureau hebben vanuit het concept van Het Nieuwe Werken, is het logisch dat je een clean desk afspraak hebt. Maar is dat opruimen en ordelijk werken voor de kenniswerker ook zo effectief? Orde is een kwestie van de geest en niet van materie, toch? Wat is voor kenniswerkers het nut van orde? We zetten wat voor- en nadelen op een rij.
Er is veel te zeggen voor kenniswerkers om op te ruimen. Het belangrijkste argument vóór is dat spullen om je heen afleiden. David Allen stelt in de inleiding van Getting things done dat wat aandacht kost vooral verwaarloosde verplichtingen zijn. Verwaarloosd zijn dan die zaken waar je nog geen beslissing over genomen hebt (de tandarts afspraak die gemaakt moet worden, de offerte die nog niet af is, de verwaarloosde afspraak). Die gaan spoken of schieten wortel in je geest, waardoor ze aandacht kosten terwijl je er niets aan doet. Opkomende gedachten worden makkelijker uitgelokt als je werkblad allerlei onaffe projecten bevat, je mailbox vol en half geordend is, je post die om actie vraagt om je heen hebt … Op het moment dat je er een beslissing over neemt, krijgen ze een plek en dat geeft rust. Op het moment dat je over een urgente deadline beslist dat je er pas aan begint als een andere actie af is, heeft die deadline een plek. Kortom, orde geeft overzicht, controle en voorkomt de spokende gedachten. Komt er een gedachte op, dan is het zaak die ergens te dumpen waar je ‘m later weer tegen komt, zoals een notitieblok, een memorecorder, (via Captio) naar een inbox (jouw trusted system).
Daarnaast heb je doorgaans bij het werken allerlei spullen, bronnen en informatie nodig en is het handig als je die in één keer vindt. Sterker nog, zoeken kost niet alleen tijd maar kan ook een bron van ergernis zijn. “Waar heb ik dat nou gelaten” en andere zelfkwelling maakt zoeken niet alleen tijdrovend maar ook een bron van zelfverwijten en stapels goede voornemens. Door snel informatie te vinden, contactinfo op één plaats te hebben, snelkoppelingen, goede bookmarks en goed getagde notities werk je sneller en met minder stress.
Wat zijn dan de nadelen van opruimen?
- Opruimen kost tijd. Dus hoe minder vaak en effectiever je het doet hoe beter.
- Opruimen vraagt om een structuur. Immers, wie gaat opruimen moet in een beslismodus komen en alleen maar ordenen. Niet de kranten half beginnen lezen, de brief beginnen te scannen en met dat rare palletje dat al lang in de fruitschaal ligt een Google Goggles search gaan doen maar stapels maken en verdelen. Die beslismodus werkt het best als er een structuur is. Waar komen de te archiveren zaken, wat met de zaken waar een actie uitkomt, waar de boeken die retour bibliotheken moeten, … Een werkende structuur vraagt dat je vooraf nadenkt over hoe je later iets terug wil vinden. Is een grote reeks mappen handiger dan één stapel? Pile, don’t file of Pile File? Het is mogelijk dat het efficiënter is alles op één stapel te leggen en als je dan die ene bijlage bij de polis nodig hebt of dat ene garantiebewijs nodig dan te gaan zoeken in de stapel. Als dat maar zelden voorkomt, bespaar je tijd. Plus als je iets nodig hebt ben je gemotiveerder om er energie in te steken dan wanneer je je afvraagt waar je wat moet archiveren.
- Opruimen kan leiden tot micromanagement of kan uitstelgedrag zijn: een te verfijnd systeem van mappen, tabbladen, folders, to do-lijsten dat dan ook weer periodiek ingewisseld wordt voor een nieuw systeem kost alleen maar energie en kan een manier van jezelf afleiden zijn.
- Orde zet minder aan tot actie. Uit onderzoek (Consider it done! – Masicampo en Baumeister) is gebleken dat het verwerken van input naar een ordelijk systeem van acties (GTD!) een zodanig rustig en opgeruimd gevoel geeft dat je makkelijk vergeet de acties ook nog te doen. Uiteraard leidt een Post it! met een urgente actie af en zou je hem niet willen zien zolang je er niets aan doet. Anderzijds is die agitatie wel reden om de Post it! weg te werken.
- Orde vermindert creatieve impulsen. Door allerlei items op en rond je werkblad te hebben, is de kans op een meanderende geest die toevallige combinaties maakt klein. Dat is ook juist de bedoeling als je in diepe concentratie een taak af moet maken maar is voor een wat lossere brainstorm of een zoektocht naar inspiratie voor een artikel juist wel behulpzaam. Uiteraard kun je in een ordelijke omgeving bijvoorbeeld je Evernote notes doorbladeren om die toevallige treffer op te zoeken en hoef je niet tot je enkels in rommel te zitten.
Kortom, opruimen heeft zijn nut en leidt tot meer focus maar houd er maat mee, want teveel schaadt een gevoel van actie en urgentie.
(Foto: Jeffrey Beall op Flickr)
