Maak eens wat meer problemen

De meeste mensen die ik ken, hebben een heleboel problemen. Op wereldschaal stelt het allemaal betrekkelijk weinig voor, maar toch. Wat me de laatste jaren opvalt, is dat we er zo goed in zijn om problemen te negeren.

Het grote nadeel daarvan is dat problemen die worden genegeerd, ook niet worden opgelost. Soms is dat prima. De tijd lost sommige problemen automatisch voor ons op. Maar soms is dat jammer, en af en toe zelfs heel dom.

Frustratie voelt niet fijn. En wat niet fijn voelt, kunnen wij mensen uit ons bewustzijn duwen. Soms doen we dat bewust, soms gaat dat ongemerkt. In dat laatste geval kan het best zijn, dat je informatie mist die je anders had kunnen helpen om iets enorm te verbeteren.

De kast

Een tijd geleden was ik op de werkplek van een professional die ik coach. Ik zal geen namen noemen. Aan het eind van de dag viel het me op, hoeveel moeite ze moest doen om een archiefkast op slot te draaien. De sleutel draaide prima in het slot, maar de eerste vijf pogingen om de deur werkelijk op slot te doen, mislukten. Haar commentaar, dat die kast altijd moeilijk op slot ging, geloofde ik direct. Maar mijn reactie op dat probleem was net even anders, dan die van haar.

Toen ik een poging mocht wagen, deed ik de kastdeur open, zag hoe het slot in elkaar zat en bedacht dat het best eens zou kunnen zijn, dat de haak van het slot in de rechterdeur steeds weer àchter de linkerdeur terecht kwam. Terwijl hij netjes in de uitsparing in de linkerdeur die ervoor bedoeld was had moeten glijden. Ik duwde dus de linkerdeur een stukje naar achteren, draaide tegelijk de sleutel om en voila – de kast zat bij de eerste poging grondig op slot.

Sterker nog: vanaf dat moment heeft ook mijn cliënt geen enkel probleem meer gehad met het op slot krijgen van de kast. Een minimale verbetering op wereldschaal, maar toch net even wat minder frustratie voor haar aan het eind van een intensieve werkdag. Elke dag weer.

De back-up

Ander voorbeeld. Ik ben de tel kwijt van het aantal mensen, dat geen goede procedure heeft voor het maken van back-ups. Iedereen weet, dat die computer een keer kapot gaat, dat er een virus langskomt, of dat er iets anders gebeurt waardoor je in één klap al je documenten en foto’s kwijt bent. Maar die informatie wordt naar de zijkant van ons bewustzijn verdrongen. En dus doen we er niets mee.

Zodra het kalf verdronken is, dempt men de put. In ieder geval gedeeltelijk. Maar ook dan is de frustratie blijkbaar nog niet groot genoeg om te besluiten, dat dit probleem voor eens en altijd definitief opgelost moet gaan worden.

Als het maken van een back-up te ingewikkeld is, of teveel tijd kost, doen je het niet. Dat weten we allemaal. Maar wie trekt er een dag uit om een systeem te verzinnen, te zoeken of te kopen, om het maken van een back-up simpel en snel te maken? Weinig mensen die ik ken.

Mijn laptop wordt elke dag rond lunchtijd automatisch gebackupped naar de server. Van de meest belangrijke documenten wordt bovendien elke dag een aparte kopie gemaakt op de server, met de datum van die dag. Zo kan ik altijd heel eenvoudig drie, vier of zelfs honderd dagen terugkijken, mocht er ooit iets fout gaan. De server wordt elke nacht gebackupped op tape. En die tape wordt niet op kantoor bewaard! Het werkt heel simpel in de praktijk, maar eerlijk is eerlijk: het kostte wel even tijd om alles goed in te stellen.

Toch was ik daar nog steeds minder tijd aan kwijt, dan aan de jaarlijkse vakantieplanning. Die natuurlijk wel een stuk belangrijker is.

Procesverbetering

Op de één of andere manier lukt het ons mensen om veel frustraties te negeren: “Die stomme rotkast wil ook nooit op slot.”

“Ik heb nu even geen tijd om een back-up te maken, hoor,” denken we dag in dag uit.

Volgens mij zijn er een paar dingen, die zouden kunnen helpen:

1. Neem je eigen gevoelens serieus. Neem ze waar. Voel ze.
2. Denk na over wat zo’n gevoel, of die frustratie wil zeggen. Waarom voel je frustratie? Wat is het onderliggende probleem?

3. Los het probleem op, of schrijf het probleem op.

   Het slot van die kast was in twee minuten voor elkaar, het inrichten van een goede backup kost meer tijd. Dat is een goede voor je Ooit/Misschien lijst. Dan kom je het item elke week tegen tijdens je Wekelijkse Onderhoud en kun je het op een goed moment op je Eerstvolgende Acties lijst plaatsen.

4. Neem af en toe tijd om na te denken over de vraag ‘hoe verbeter ik m’n processen?’, om niet te zeggen ‘hoe verbeter ik m’n leven?’. Je kunt bijvoorbeeld opschrijven wat je allemaal frustreert op dit moment. Of welke processen of activiteiten je door de bank genomen teveel tijd kosten.

   Door hier expliciet een probleem van te maken, kom je ongetwijfeld op doeltreffende ideeën om een aantal hardnekkige frustraties op te lossen.

   En soms gaat het om heel simpele oplossingen. Een extra pen bij de telefoon, een reserve achterlichtje in je fietstas, een paar goede sjablonen voor documenten die je veel maakt, een checklist om je tas elke keer compleet in te pakken, voordat je gaat dansen. Dat soort dingen.

Let wel op. Zodra je frustraties serieus gaat nemen als aanwijzingen om dingen te verbeteren, kun je nogal veranderen. Het zou bijvoorbeeld maar zo kunnen, dat je van notoire klager verandert in ondernemer.