Maak eens wat meer problemen

AxeinwoodblockDe meeste mensen die ik ken, hebben een heleboel problemen. Op wereldschaal stelt het allemaal betrekkelijk weinig voor, maar toch. Wat me de laatste jaren opvalt, is dat we er zo goed in zijn om problemen te negeren.

Het grote nadeel daarvan is dat problemen die worden genegeerd, ook niet worden opgelost. Soms is dat prima. De tijd lost sommige problemen automatisch voor ons op. Maar soms is dat jammer, en af en toe zelfs heel dom.

Frustratie voelt niet fijn. En wat niet fijn voelt, kunnen wij mensen uit ons bewustzijn duwen. Soms doen we dat bewust, soms gaat dat ongemerkt. In dat laatste geval kan het best zijn, dat je informatie mist die je anders had kunnen helpen om iets enorm te verbeteren.

De kast

ArchiefkastEen tijd geleden was ik op de werkplek van een professional die ik coach. Ik zal geen namen noemen. Aan het eind van de dag viel het me op, hoeveel moeite ze moest doen om een archiefkast op slot te draaien. De sleutel draaide prima in het slot, maar de eerste vijf pogingen om de deur werkelijk op slot te doen, mislukten. Haar commentaar, dat die kast altijd moeilijk op slot ging, geloofde ik direct. Maar mijn reactie op dat probleem was net even anders, dan die van haar.

Toen ik een poging mocht wagen, deed ik de kastdeur open, zag hoe het slot in elkaar zat en bedacht dat het best eens zou kunnen zijn, dat de haak van het slot in de rechterdeur steeds weer àchter de linkerdeur terecht kwam. Terwijl hij netjes in de uitsparing in de linkerdeur die ervoor bedoeld was had moeten glijden. Ik duwde dus de linkerdeur een stukje naar achteren, draaide tegelijk de sleutel om en voila – de kast zat bij de eerste poging grondig op slot.

Sterker nog: vanaf dat moment heeft ook mijn cliënt geen enkel probleem meer gehad met het op slot krijgen van de kast. Een minimale verbetering op wereldschaal, maar toch net even wat minder frustratie voor haar aan het eind van een intensieve werkdag. Elke dag weer.

De back-up

ZipdriveAnder voorbeeld. Ik ben de tel kwijt van het aantal mensen, dat geen goede procedure heeft voor het maken van back-ups. Iedereen weet, dat die computer een keer kapot gaat, dat er een virus langskomt, of dat er iets anders gebeurt waardoor je in één klap al je documenten en foto’s kwijt bent. Maar die informatie wordt naar de zijkant van ons bewustzijn verdrongen. En dus doen we er niets mee.

Zodra het kalf verdronken is, dempt men de put. In ieder geval gedeeltelijk. Maar ook dan is de frustratie blijkbaar nog niet groot genoeg om te besluiten, dat dit probleem voor eens en altijd definitief opgelost moet gaan worden.

Als het maken van een back-up te ingewikkeld is, of teveel tijd kost, doen je het niet. Dat weten we allemaal. Maar wie trekt er een dag uit om een systeem te verzinnen, te zoeken of te kopen, om het maken van een back-up simpel en snel te maken? Weinig mensen die ik ken.

Mijn laptop wordt elke dag rond lunchtijd automatisch gebackupped naar de server. Van de meest belangrijke documenten wordt bovendien elke dag een aparte kopie gemaakt op de server, met de datum van die dag. Zo kan ik altijd heel eenvoudig drie, vier of zelfs honderd dagen terugkijken, mocht er ooit iets fout gaan. De server wordt elke nacht gebackupped op tape. En die tape wordt niet op kantoor bewaard! Het werkt heel simpel in de praktijk, maar eerlijk is eerlijk: het kostte wel even tijd om alles goed in te stellen.

Toch was ik daar nog steeds minder tijd aan kwijt, dan aan de jaarlijkse vakantieplanning. Die natuurlijk wel een stuk belangrijker is.

Procesverbetering

Op de één of andere manier lukt het ons mensen om veel frustraties te negeren: “Die stomme rotkast wil ook nooit op slot.”

“Ik heb nu even geen tijd om een back-up te maken, hoor,” denken we dag in dag uit.

Volgens mij zijn er een paar dingen, die zouden kunnen helpen:

  1. Neem je eigen gevoelens serieus. Neem ze waar. Voel ze.
  2. Denk na over wat zo’n gevoel, of die frustratie wil zeggen. Waarom voel je frustratie? Wat is het onderliggende probleem?
  3. Los het probleem op, of schrijf het probleem op.

    Het slot van die kast was in twee minuten voor elkaar, het inrichten van een goede backup kost meer tijd. Dat is een goede voor je Ooit/Misschien lijst. Dan kom je het item elke week tegen tijdens je Wekelijkse Onderhoud en kun je het op een goed moment op je Eerstvolgende Acties lijst plaatsen.

  4. Neem af en toe tijd om na te denken over de vraag ‘hoe verbeter ik m’n processen?’, om niet te zeggen ‘hoe verbeter ik m’n leven?’. Je kunt bijvoorbeeld opschrijven wat je allemaal frustreert op dit moment. Of welke processen of activiteiten je door de bank genomen teveel tijd kosten.

    Door hier expliciet een probleem van te maken, kom je ongetwijfeld op doeltreffende ideeën om een aantal hardnekkige frustraties op te lossen.

    En soms gaat het om heel simpele oplossingen. Een extra pen bij de telefoon, een reserve achterlichtje in je fietstas, een paar goede sjablonen voor documenten die je veel maakt, een checklist om je tas elke keer compleet in te pakken, voordat je gaat dansen. Dat soort dingen.

Let wel op. Zodra je frustraties serieus gaat nemen als aanwijzingen om dingen te verbeteren, kun je nogal veranderen. Het zou bijvoorbeeld maar zo kunnen, dat je van notoire klager verandert in ondernemer.

Wat vind je van deze hack?
0Te gek0Leuk0Serieus?0Meh...0Stom

About Author

[plista widgetname=plista_widget_belowArticle]

7 Comments

  • Taco Oosterkamp
    Posted 14/02/2008 8:40 am 0Likes

    Dag Ewout en iedereen, leuk dat er nog steeds reacties komen op deze post. En goed om te zien dat je blijkbaar hetzelfde merkt als ik, Ewout. Inclusief het feit dat niet alles te controleren valt 🙂

    Groeten,
    Taco

  • Ewout
    Posted 13/02/2008 9:23 pm 0Likes

    Taco,

    Goede post, interessant om te zien hoe een stuk bewuster omgaan -wellicht is het zelfs beter om hier het woord controleren te gebruiken- met je emoties/gevoelens teweeg kan brengen.

    Je kunt je ineens realiseren dat veel dingen die je in eerste instantie slechts enkel frustreerden nu opeens zichtbaar gemakkelijk op te lossen zijn.

    Alleen al het beter bewust zijn (actief erkennen) van emoties creëert bij mij een vorm van mentale vrijheid en triggert concrete vragen als ‘hoe ga ik hier mee om,’ maar ook ‘wil ik hier momenteel aan werken of accepteer ik dit’. Bij de laatste vraag is het bij mij vaak ook een persoonlijke kwestie van accepteren dat simpelweg niet alles vàlt te controleren!

  • Ruben
    Posted 14/01/2008 2:35 pm 0Likes

    http://www.youtube.com/watch?v=doCgA0OI3aQ

    Klik eens op deze link en vind uit wat studenten van Commerciële Economie onder lifehacking verstaan! Martijn Aslander was positief verrast door dit filmpje van slechts 1 minuut!! Veel plezier met het kijken!

    WeSmart

  • Arnout Drenthel
    Posted 24/09/2007 1:56 pm 0Likes

    Prima post Taco!
    Ik heb zelf aan de binnenkant van een kastdeur een lijst met dikke viltstift geplakt met alle 12 dingen die meemoeten als ik ga sporten. Ik heb al te vaak zonder squashracket op de baan gestaan of zonder sportsokken of extra handdoek in de kleedkamer. 🙂
    Voor het backuppen, ik heb de eerste stappen gezet. Een laptop, een werk-PC en een thuis PC, een portable HD (160 Gb) en het wonderschone Syncback(SE). Als ik de HD aan een van de mini-USBs plug die overal aan mijn PC hangen, dan herkent het programma de drive en begint te synchroniseren. (Moet nog wel instellen dat mijn Thuis-PC eens in de zoveel tijd op een externe HD (300 Gb) back-upt, dus ik val deels in de gemene deler der PC bevolking).
    Ik ben gelukkig gezegend met de wil om dingen te analyseren en er een passende oplossing bij te zoeken (en daar soms te veel tijd in te steken, haha!). Wat volgt is een ‘lifehack’ die problemen tackelt en frustraties vereenvoudigd. Maak een keer een template voor iets, en gebruik het keer op keer.

    Dat achterlichtje doet me er trouwens aan denken: wat heeft iedereen in zijn tas? Welke lifehacks (fysiek of digitaal) draag jij altijd bij je??
    Tijd voor een lifehacking.nl forum!

  • Ron C. de Weijze
    Posted 24/09/2007 11:20 am 0Likes

    Als je in zo’n minder solvabele situatie zit, terug te halen hoe je met hetzelfde omging toen dat wèl lukte. Immers, er is niets nieuws onder de zon, alles wat er kan gebeuren is al eens gebeurd en het totaal van je eigen ervaringen is daar meetal een héle goede voorspeller van. Vaak ben je de oplossing die je tóen had, gewoon vergeten, of heeft zich tegen beter weten in een andere kijk van je denken meester gemaakt. Kortom, manage je geheugen.

  • Onno
    Posted 24/09/2007 10:14 am 0Likes

    Ik ga nog eens een poging wagen.

    Mijn kantoor laptp wordt al gebackupt, wij betalen iemand om dat te regelen, en dat is goed gebeurt (voor zover ik daar iets vanaf weet). Maar nu zeggen de kantoorlui, gooi nu niet je prive foto’s op de laptop, want dan wordt de hoeveelheid data zo groot. dus daar moet ik nog wat mee. Nu heb ik de belangrijkste foto’s er stiekem toch op staan… Daarnaast heb ik thuis twee computers en die synchroniseer ik soms. Maar het gaat meestal om de oudere documenten die van belang zijn en die zijn gedeeld. dus bij alles behalve brand is dat ook wel geregeld. Neemt niet weg dat ik het nog eens echt goed moet regelen. ik ga de lijstjes maar eens maken en dan kijken met mijn buurman (iedereen heeft wel zo’n buurman die goed is met comuters 😉 )

    Dank voor je post, weer een stukje gewaarwording.

  • Annedien Hoen
    Posted 24/09/2007 9:57 am 0Likes

    Goede post!

    Mijn tip zou zijn de perceptie rondom het begrip ‘frustratie’ wat te tweaken zodat je geen frustratie over je frustratie hebt. Ik probeer het zelf te ontdoen van een waarde-oordeel (frustratie=slecht) maar het te zien als een plek, situatie of voorwerp waardoor de energie niet moeiteloos kan stromen.
    Van daaruit kan je zonder dat je het je evenwicht verstoort oplossend handelen, en ‘kost’ het je nog minder.

    Aan de andere kant kan ik me van elk dingetje bewust zijn dat beter kan, dat probeer ik dan gewoon te laten voor wat het is. Anders blíjf je bezig! Soms moet het maar gewoon met de Franse slag 🙂

    Oplossingsgericht zijn is trouwens een radicalere attitude(verandering) dan je in eerste instantie zou denken. Je coachee denkt misschien dat de wereld gewoon is zoals ‘ie is, zonder dat ze daar invloed op kan uitoefenen. Dat komt vaak naar voren in kleine dingen. Mensen met een groot zelfbeschikkingsbesef (ik heb dit woord zojuist uitgevonden 😉 zie je vaker als natuurlijke reactie op een ‘frustratie’ gaan aanpassen, veranderen of oplossen. Dat kan variëren van in het klein even uttelen aan iets (kastdeur) of een plan opstellen om je leven in te richten zoals je dat wil.

Geef een reactie

%d bloggers liken dit: