Maak je e-mails lekker leesbaar

Ben je wel eens gefrustreerd omdat het lang duurt voordat je antwoord krijgt op je e-mails? Drie dagen wachten, dat trekken de meeste mensen wel. Misschien is iemand druk, denk je. Vier dagen wachten geeft een onrustig gevoel. Na een week word je chagrijnig. En na twee weken verwacht je geen antwoord meer terug. Als je dan al niet de telefoon hebt gepakt…

Meer gedaan krijgen

Als je weet hoe je jouw e-mails zo kunt schrijven dat je steeds snel antwoord krijgt, kan dat een hoop frustratie schelen. Je bent dan minder afhankelijk van de ander. En als je niet meer dagen hoeft te wachten, kun je lekker doorwerken en krijg je meer gedaan.

Je snijdt jezelf in de vingers

Als je snel mailt, let je er misschien niet zo op hóe je mailt. Ik kom tijdens coaching sessies vaak e-mails tegen met een onduidelijk onderwerp, lange lappen tekst en met bijlages. Dan is het niet zo gek dat je geen antwoord krijgt want ingewikkelde e-mails blijven vaak steken in de inbox van de ander. Die heeft het al druk genoeg. En niet iedereen doet Getting Things Done.

Hoe je aantrekkelijke e-mails maakt

Hoe zorg je nou dat je e-mails makkelijk te beantwoorden zijn? Een aantal tips:

• Stuur voor elk punt dat je wilt bespreken een aparte e-mail. Dan komen je vragen of opmerkingen in behapbare brokken bij de ander binnen. Die kan je punt dan per e-mail verwerken. Dat is een stuk overzichtelijker dan één e-mail met tien punten.
• Geef je e-mail een duidelijk onderwerp. Dan hoeft de ander je mail niet eerst te lezen om te weten waar het over gaat. En je e-mail is ook weer makkelijk terug te zoeken.
• Schrijf in één zin wat je precies van je lezer verwacht. Bijvoorbeeld: ‘Mijn vraag aan jou is om een knoop door te hakken.’ of ‘Wil je laten weten of je het hiermee eens bent?’ of ‘Deze e-mail is voor jou ter informatie.’. Dan hoeft de ander je e-mail niet drie keer te lezen om te begrijpen wat hij ermee moet.
• Gebruik witregels. Lange lappen tekst zijn onoverzichtelijk. Druk twee keer op ‘enter’ na iedere alinea die je schrijft. Daarmee wordt de structuur van je verhaal een stuk duidelijker.
• Stuur geen bijlage als dat niet nodig is. Het moeten openen van een bijlage kan al drempelverhogend werken. Als de informatie die je mee wilt sturen niet heel veel is, plak die dan gewoon in de e-mail zelf. Dan heeft de lezer de informatie meteen voor zich.

Wil je meer bereiken met je e-mails? Begin er dan eens mee om één e-mail te schrijven per punt wat je wilt aankaarten.

Meer artikelen over omgaan met email:

• Acht tips voor een prettige relatie met je mailbox
• Het belang van een goede onderwerpregel
• Efficiënt gebruik van E-mail subjects en prefixes
• Al je standaardmails supersnel versturen
• 6 soorten email en hoe er mee om te gaan
• Je inbox leeg in 15 seconden
• ’Hoe je prettig e-mailt met je collega’s’.