Maps en GTD: waarheen, waarvoor?

De veel geciteerde dialoog uit Alice in Wonderland geeft aan dat het helpt te weten waar je naar toe wil als je een route uitstippelt. David Allen, grondlegger van getting things done (GTD) gebruikt de metafoor van maps om uit te leggen wat het belang is van weten waar je staat, waar je naar toe gaat, wat de route met zich meebrengt? Geen idee daarover, dan is het zaak een map te krijgen die je helpt te navigeren. Maps kunnen van alles zijn, zoals een agenda, takenlijst, doelen op diverse niveaus.

Een krachtige metafoor. Hoewel het soms ook lekker en nuttig is om te dwalen.

Van alles gedaan maar …

Wie kent niet het gevoel niet te kunnen kiezen uit van alles dat gedaan moet worden? Wat is nú belangrijk of urgent? Of zoals Ze Frank het stelt: the everything thing. Het risico is hard werken aan van alles en toch aan het eind van de werkdag niet het gevoel hebben écht belangrijke zaken aangepakt te hebben.

David Allen legt kenniswerkers de vraag voor of ze op elk moment positief kunnen antwoorden op de vraag:

Om daar hulp bij te bieden gebruikt David Allen tegenwoordig de metafoor van de map. Heb je het idee dat je geen overzicht hebt over je taken of geen idee hoe je dag eruit ziet, dan is het zaak eerst te zorgen voor dat overzicht en dan pas acties te ondernemen. Zonder het gevoel van overzicht in je mail duiken, bijvoorbeeld, zal je focus ondermijnen. Het gevoel dat je maar wat doet, is doorgaans sterker dan het vermogen de gekozen taak met volle aandacht te doen.

Metaforen voor doelen en routes

Met de horizons of focus heeft David Allen het afdalen van grote hoogte, 50.000 voet, tot de landingsbaan als parallel voor het vaststellen van doelen op principe-niveau tot aan het dagelijks stellen van praktische doelen. Per hoogte op 10.000 voet daal je af naar een praktischer niveau. De kunst van de hoogten is te zorgen voor een verband tussen de niveaus.

De maps zijn een vergelijkbare metafoor om je te helpen de juiste weg af te leggen. In termen van David Allen:

I love maps. I use them regularly. If I’m not using or needing or wanting a map, five things are true:

I know where I am.

I know where I want to go.

I know how to get from where I am to where I want to go.

I haven’t run in to a detour or unforeseen change in the route.

I’m aware of all the possible interesting, cool, creative options available on my route.

Anytime at least one of those factors is absent, I want to get my hands on a map

Welke maps zijn er zoal?

Alles wat je helpt keuzes te maken, is dus een map.

• Je agenda mapt je dagindeling
• Je projectenlijst en takenlijst mappen je to do’s
• Een mindsweep mapt allerlei ideeën, doelen, taken die nog ongedefinieerd zijn
• Een checklist die je doorloopt voor een presentatie die je moet doen, mapt je voorbereiding
• Een sjabloon voor een project mapt de samenhangende taken
• Een agenda voor een vergadering mapt die bijeenkomst (waar doorgaans nogal ruimte voor verbetering is)

Dwalen

In de metafoor van David Allen is er geen ruimte voor dwalen. Tenminste, het lijkt of je voortdurend op koers moet zijn en je bewust moet zijn van wat je doet. Toch is het nuttig en nodig om van tijd tot tijd ruimte in te bouwen om juist niet heel gericht bezig te zijn. In NRC van afgelopen zaterdag wordt naar Andrew Smart, auteur van Autopilot, verwezen die aangeeft dat hersenen van tijd-tot-tijd niets te doen moeten krijgen om tot volle ontwikkeling en nieuwe inzichten te komen. Smart werkt aan een nieuw boek met de veelzeggende titel: Not Getting Things Done: The Art and Science of Doing Nothing

This is an anti-time management book which uses artists own insights and scientific evidence to argue that we all need to be idle – right now.

Misschien dat David Allen zal beweren dat niets doen en dagdromen prima zijn als je er maar voor kiest. De maps die bij dagdromen horen, zijn dan wat vagere kaarten.

Wat zijn jouw maps die je helpen op koers te blijven of bij een verloren gevoel de koers te hervinden?