Ziet jouw werkplek er ook ‘geel’ uit vanwege alle post-it’s waarmee je je beeldscherm, bureaublad en agenda hebt volgeplakt omdat je zo hoopt niets te vergeten? Die hoop is dan vanaf nu voorbij; post it’s zijn eigenlijk alleen maar afleiders in een geel jasje en garanderen helemaal niet dat je op tijd aan de slag gaat met je herinnering om iets te doen. Sterker nog, ze kunnen voor stress en onrust zorgen. Er zijn betere manieren om tot actie te komen!
Sinds 1981 worden werkplekken overspoeld door notitieblokken met zelfklevende rand die we liefdevol ‘geeltjes’ zijn gaan noemen. We hebben de neiging om alles wat we vooral niet willen vergeten op te schrijven op zo’n geeltje. Zodat we onszelf er regelmatig aan kunnen herinneren dat we bijvoorbeeld die klant nog terug moeten bellen of dat we nog iets op willen zoeken. Of we plakken geeltjes op PC’s van collega’s om ze zo aan te sporen tot actie.
Afleiders in een geel jasje
Zo bevinden we ons de hele dag door in een gele omgeving. En die geeltjes zenden continue signalen naar je uit en vragen de hele dag om je aandacht. Eigenlijk schreeuwen ze je tegemoet; LEES MIJ.
Hoeveel keer heb jij het dichtstbijzijnde geeltje vandaag al gelezen en gedacht “oh ja, daar moet ik nog wat mee”? Je hebt er al gauw tien keer (of meer) naar gekeken voordat je daadwerkelijk actie onderneemt om de notitie weg te werken. Al die tijd ben je iedere keer, al is het maar even, afgeleid en bedenk je dat je nog iets moet doen. Dit zorgt niet bepaald voor rust in je hoofd. Eerder voor een gevoel van druk.
Door het geel de geeltjes niet meer zien
Het kan ook zo zijn dat je niet eens meer ziet waarmee je werkplek is volgehangen. Al na twee dagen merk je ze niet meer op en zijn ze een monotone aanvulling op de inrichting van je werkplek geworden. Totdat de lijm opdroogt en je zo’n verdwaald geeltje op de grond terug vindt. Dan valt ie wel weer op, voor twee dagen…
Kom tot actie!
Conclusie; geeltjes helpen helemaal niet om je tijdig en overzichtelijk aan openstaande acties te herinneren! Natuurlijk zijn notitieblaadjes prima te gebruiken om bijvoorbeeld tijdens een gesprek of overleg gauw even een aantekening te maken. Maar wees daarna streng voor jezelf; doe meteen wat met je geeltje! Handel het af.
Heb je een korte actie opgeschreven (iets wat maximaal twee minuten duurt om uit te voeren), handel het dan direct af. Het kost meer tijd om er een volgende keer weer opnieuw aan te beginnen.
Gaat het echter om iets wat meer tijd in beslag neemt, plan dan de activiteit in je agenda in of zet hem op je (digitale) takenlijst zodat je op een later tijdstip met volle aandacht aan de slag kunt.
Bevat je geeltje informatie die je wilt bewaren, zoals telefoonnummers of kostenplaatsnummers, vraag je dan af of je deze info niet beter ergens anders kunt bewaren. In je telefoonlijst of digitaal overzicht of bijvoorbeeld aan de binnenkant van je agenda.
Bureauonderleggers en andere beschrijfbare plekken
Bovenstaande tips om tot actie te komen gelden natuurlijk ook voor alle papieren bureauonderleggers, stukjes leeg papier en andere plekken waar je snel iets op kwijt wilt en wat je absoluut niet wilt vergeten!
Dat je overigens hele leuke dingen kunt doen met geeltjes kun je in dit filmpje terug zien…
Peter
Elke keer dag dat ik mijn PC opstart, opent automatisch een Excel worksheet met mijn ToDo lijstje. Aan mijn acties kan ik o.a. prioriteiten geven en een datum dat het af moet zijn. Bij prioriteit 1 kleurt de hele regel rood. Wanneer de plandatum aanbreekt ook. Werkt voor mij heel goed.
Michiel
Één gebruik van een Post-It kan ik wel aanraden, een tip die ik ooit op de 99% blog las (aanrader!). Als het aankomt op To-Do lijstjes: If it won’t fit on a Post-It, it won’t fit in your day. Iedere dag pik ik uit mijn to-do lijst dingen die op die dag moeten gebeuren, schrijf ze op een post it en dat is dat ik die dag ga doen. Ondertussen streep je de hele tijd je taken af en aan het eind van de dag gooi je je Post-It weg. Het formaat bepaald wat ik die dag kan doen, doordat ik het kan plakken kan ik het overal mee naar toe nemen met een verkleinde kans dat ik hem kwijtraak. Voor mij werkt het heel goed. Maar meer dan één Post-It per dag is idd niet goed 🙂
Comments are closed.