Mijn werkplek is de wereld: in twee jaar naar Het Nieuwe Werken

Als directielid van een overheidsagentschap was ik de afgelopen jaren verantwoordelijk voor de invoering van Het Nieuwe Werken. We zouden teruggaan van 50 naar 20 kantoren, met een landelijk werkende organisatie, en dat leek de beste oplossing om te zorgen dat onze ervaren medewerkers bij ons konden blijven werken, zonder te hoeven verhuizen of veel te moeten reizen. En toen we gingen rekenen, bleek ook dat we zomaar met 60% minder kantoorruimte toe zouden kunnen.

Het was een spannende operatie, want toen we begonnen, in 2009, waren er nog niet zoveel voorbeelden, waar we konden zien wat het betekent in de praktijk. We moesten veel beslissingen nemen, over ons kantoorconcept, de ICT, de archieven, feitelijk moesten alle aspecten van de bedrijfsvoering opnieuw en in samenhang met elkaar bekeken worden, terwijl we niet wisten hoe mensen zouden reageren op de nieuwe situatie.

Ik heb besloten om als eerste stapsgewijs over te gaan naar het Nieuwe Werken, in dezelfde functie, maar dan zonder kantoor en zonder papier. Ik wilde zeker weten dat het werkte, en wilde ook geen dingen van onze medewerkers vragen die ik voor mezelf niet zag zitten.

Ik begon mijn proef vanuit drie principes:
– De meeste zaken die je als westers mens bezit zijn überhaupt niet nodig
– 95% van de documenten gebruik je na drie weken nooit meer
– Wat je nodig hebt hoef je niet zelf te bezitten, tijdelijke toegang is genoeg.

Eerste stap

Mijn eerste stap was het opgeven van mijn directie kamer, die daardoor voor het hele bedrijf als vergaderruimte beschikbaar kwam. Ik haalde de foto’s van de kinderen weg, en zorgde voor een “clean desk”. Mijn secretaresse en ik schakelden allebei over naar een mobiele telefoon, zodat zij kon nagaan waar ik was, als mensen me wilden spreken. In het begin gaf dit wel logistieke problemen. Voor vergaderingen met meerdere personen reserveerde zij voor mij een zaaltje, maar bezoekers die voor een bilaterale afspraak kwamen, haalde ik op in de hal, na een telefoontje van de receptie naar mijn mobieltje. Soms moest ik dan een paar rondjes lopen voordat ik met iemand een goede plek had gevonden om te zitten. Nu het Nieuwe Werken helemaal is ingevoerd, hebben de secretaresses als enige in de organisatie een vaste plek op een “ankerpunt” van de directie waar ze bij horen.

Tweede stap

Mijn tweede stap was het wegdoen van bijna alle documenten. Boeken en rapporten die niet privé waren maar van het bedrijf, werden opgenomen in de gezamenlijke bibliotheek, een grote wand in het “huiskamergedeelte” van ons bedrijfsrestaurant, voor gebruik door alle medewerkers. De privé boeken gingen mee naar huis. Voor veel onderwerpen had ik ordners en hangmappen vol vergaderstukken, tot een jaar of vijf terug. Die heb ik allemaal doorgenomen in een rustige zomerweek. Conclusie: 98% kon weggegooid worden, omdat deze elektronisch beschikbaar waren op een gezamenlijke netwerkschijf. Een aantal teams vroeg ik, om alsnog te zorgen dat documenten op die manier ontsloten werden. De andere 2% waren belangrijke, originele documenten. Deze werden gedigitaliseerd en gingen naar het formele archief.

Kranten en tijdschriftenabonnementen werden bijna allemaal opgezegd, reclamemateriaal werd teruggestuurd naar onze leveranciers met het verzoek om een elektronische nieuwsbrief of pdf. Wetboeken en vaktijdschriften hebben ook een online variant tegenwoordig, dus die hoefde ik ook niet meer in een kamer te bewaren. Wat resteerde was een klein mapje post per dag (voorheen: een meter!), een persoonlijk lade-blok met een aantal basisstukken die ik regelmatig raadpleegde en mijn p-dossier.

Derde stap

Mijn derde stap was het aanschaffen van een tablet (wifi en 3G) en een laptop, waarmee ik met een veilige (VPN) verbinding kon inloggen op ons bedrijfssysteem, en het wegdoen van de desktop. Daardoor kon ik overal en altijd mijn mails afdoen en mijn (elektronische uiteraard) agenda raadplegen. Ik zette de belangrijkste documenten die ik had in pdf format op de tablet, en deed al het papier weg wat er nog resteerde. Ook het persoonlijke lade-blok moest eraan geloven. Ik had een koffer op wieltjes waar alles in zat.

Er zijn daarbij wel een paar keer zaken misgegaan. Zo bleek regelmatig tijdens een vergadering, dat ik op de iPad een document over het hoofd had gezien. En ik werd precies één keer onderweg gebeld door een topambtenaar die met spoed informatie nodig had, en ik kon op de snelweg wel in mijn mailbox maar toen nog niet in al onze bedrijfsmappen kijken.

En ja, elke stap is een psychologische stap van onthechting. Dat betekent afscheid nemen, en je een beetje kaal en ontmoedigd voelen. Elke stap vergt een aantal weken om te wennen aan een nieuwe routine. Maar daarna overviel me iedere keer een gevoel van grote vrijheid. Want de hele wereld is nu mijn werkplek, en daarmee is mijn werkplek de wereld geworden.

Twee zaken zijn nog steeds lastig: als je een aantal documenten wilt vergelijken heb je eigenlijk twee schermen nodig, of een print. Dat betekent dat ik nu toch soms van bepaalde rapporten een geprinte versie bewaar, of een printje meeneem naar een vergadering, bijvoorbeeld van een groot spreadsheet met cijfers. Een ander punt, waar echt nog iets moet veranderen, is dat de meeste mensen nog steeds rapporten schrijven voor de ouderwetse boekvorm. Ik ben zelf overgeschakeld naar powerpoint in plaats van nota’s. In een powerpoint kun je linkjes zetten naar achtergrond rapporten, filmpjes etc. Ik projecteer de powerpoint tijdens een bespreking op een groot scherm in de vergaderzaal en kan er ter plekke zaken aan aanpassen. Eindeloze versies van dikke nota’s die tussen medewerkers op en neer gaan worden vervangen door één of twee co-creatie bijeenkomsten. Vergaderverslagen zijn overbodig. Veel leuker, en veel efficiënter.

Stand van zaken

Hoe staat het er nu voor:
– Ik heb inmiddels een andere functie, maar heb nooit meer een eigen kamer gewild.
– Ik heb op kantoor een halve meter kastplank voor een aantal naslagdocumenten, die ik elk kwartaal opruim.
– De koffer op wieltjes is vervangen door een dunne tas. Daarin zit een dunne laptop (ultrabook), een tablet en enkele documenten.
– Ik heb een smartphone maar gebruik die alleen voor bellen en sms.
En ik blijf doorgaan met optimaliseren, bijvoorbeeld door ook privé mijn data in de cloud onder te brengen en handige mappenstructuren en apps te ordenen. Ik ben tenslotte een Lifehacker.

Diana van der Stelt is een Nederlandse verandermanager, gespecialiseerd in complexe transities bij de overheid en maatschappelijke organisaties. Ook heeft zij  Flux Orcadia, opgericht, een  internet community voor professionals die ideeën voor bedrijfsvoeringsinnovaties willen uitwisselen in een snel veranderende wereld.
Diana is bestuurslid van verschillende christelijke organisaties die mensen willen helpen hun doel in het leven te vinden, door eigentijdse uitingen van de waarheid. Ze woont  in Zuid Holland, en is getrouwd met  Dirkjan. Ze hebben twee zoons. Zie ook @DianavdStelt of haar  website