In de persberichten-mailbox kregen we een hoopvol bericht voor de toekomst binnen: We kunnen met z’n allen geld besparen door slimmer met email om te gaan! Uit onderzoek blijkt dat Nederlandse bedrijven minimaal 10 miljard euro kunnen besparen op de verwerking van e-mail.
Dit blijkt uit de voor het eerst gehouden Nationale Mail Index 2009. Kantoormedewerkers die na de vakantie een overvolle inbox aantreffen kunnen dit jaar voor het eerst uitrekenen hoe efficiënt ze eigenlijk omgaan met die berg elektronische post via http://www.NationaleMailIndex.nl. Het Nationale Mail Index onderzoek wordt dit jaar voor het eerst gehouden door Meereffect, het bedrijf van Taco Oosterkamp. De schrijver van het boek ‘Elke dag je hoofd en inbox leeg’ wil met dit onderzoek onder duizenden professionals harde gegevens verzamelen over de hoeveelheid mail die Nederlanders per uur kunnen verwerken. De voorlopige resultaten laten zien dat de gemiddelde medewerker na de vakantie 171 e-mails in de inbox vindt. Het kost gemiddeld 5,6 uur om die allemaal te verwerken. Nog niet één derde (29,9%) van alle e-mails bevatte afspraken en taken, terwijl 19,5 procent bestond uit CC berichten.
Taco rekent ons verder voor: “Getrainde e-mail verwerkers halen na enige oefening het dubbele aantal mails per uur. Uitgaande van 3 miljoen kenniswerkers in Nederland zou Nederland dus op jaarbasis 168 miljoen uur kunnen besparen bij het verwerken van binnenkomende e-mail. Met een uurtarief van gemiddeld 60 euro kom je op ruim 10 miljard euro besparing.”
Hoe werkt de Mailindex?
Op NationaleMailIndex.nl kunnen bezoekers invullen hoeveel e-mail ze tijdens hun vakantie hebben ontvangen en in welke verhouding die mail verdeeld was in nieuwsbrieven, CC mail en werkelijke taken en afspraken en hoe lang het kostte om die berg te verwerken. Op basis van deze variabelen berekent de website meteen de persoonlijke E-mail Index van de bezoeker en worden de gegevens gebruikt voor onderzoek. Deelnemers kunnen hun eigen score delen met vrienden en collega’s via Twitter, LinkedIn, Facebook, e-mail of hun eigen weblog.
Uit onderzoek blijkt dat Nederlandse bedrijven minimaal 10 miljard euro kunnen besparen op de verwerking van e-mail. Dit blijkt uit de voor het eerst gehouden Nationale Mail Index 2009.
Amerongen, 2 september 2009 – Kantoormedewerkers die na de vakantie een overvolle inbox aantreffen kunnen dit jaar voor het eerst uitrekenen hoe efficiënt ze eigenlijk omgaan met die berg elektronische post via http://www.NationaleMailIndex.nl.
Het Nationale Mail Index onderzoek wordt dit jaar voor het eerst gehouden door Meereffect, het bedrijf van Taco Oosterkamp. De schrijver van het boek ‘Elke dag je hoofd en inbox leeg’ wil met dit onderzoek onder duizenden professionals harde gegevens verzamelen over de hoeveelheid mail die Nederlanders per uur kunnen verwerken. De voorlopige resultaten laten zien dat de gemiddelde medewerker na de vakantie 171 e-mails in de inbox vindt. Het kost gemiddeld 5,6 uur om die allemaal te verwerken. Nog niet één derde (29,9%) van alle e-mails bevatte afspraken en taken, terwijl 19,5 procent bestond uit CC berichten. Getrainde e-mail verwerkers halen na enige oefening het dubbele aantal mails per uur. Uitgaande van 3 miljoen kenniswerkers in Nederland zou Nederland dus op jaarbasis 168 miljoen uur kunnen besparen bij het verwerken van binnenkomende e-mail.
Hoe werkt het?
Op www.NationaleMailIndex.nl kunnen bezoekers invullen hoeveel e-mail ze tijdens hun vakantie hebben ontvangen en in welke verhouding die mail verdeeld was in nieuwsbrieven, CC mail en werkelijke taken en afspraken en hoe lang het kostte om die berg te verwerken. Op basis van deze variabelen berekent de website meteen de persoonlijke E-mail Index van de bezoeker en worden de gegevens gebruikt voor onderzoek.
Deelnemers kunnen hun eigen score delen met vrienden en collega’s via Twitter, LinkedIN, Facebook, e-mail of hun eigen weblog.
Pascal Nieuwland
Taco,
Jou uitspraak: “Of die “gewonnen” tijd vervolgens wordt omgezet in een andere activiteit is voor onze conclusies niet persé relevant lijkt me.” toont gelijk de zwakte aan van de presentatie van het onderzoek.
De behoefte om er een geldbedrag aan te hangen, maakt ten eerste dat het wel degelijk relevant wordt of de bespaarde tijd wordt omgezet in productiviteit, omdat anders de gesuggereerde potentiële besparing niet waargemaakt wordt. Wat in mijn optiek belangrijker is, is dat je daarmee het probleem van informatieverwerking weer in de traditionele (ouderwetse) context van de kostenbesparing en productiviteitsoptimalisatie plaatst.
Hoewel dat misschien handig is wanneer je cursussen aan werkgevers wilt verkopen, ga je voorbij aan de realiteit. Het feit dat we tegenwoordig op elk bureau een PC hebben staan wil echt niet zeggen dat we nu zoveel effectiever werken dan we in de jaren 80/90 voor ogen hadden. Het feit dat kenniswerkers nu met geheel nieuwe problemen kampen die met name het gevolg zijn van te veel informatie, geeft al aan dat de verbeterde hulpmiddelen niet altijd leiden tot hogere output.
Wat wel het positieve effect is geweest, is dat informatie toegankelijker is geworden, personen toegankelijker zijn geworden, dat we de wereled binnen handbereik hebben gekregen. Dat maakt mogelijk dat we anders zijn gaan werken, dat er meer ruimte is voor creativiteit, voor het bedenken van nieuwe oplossingen, maar met name ook dat we de dingen waar we tegen aanlopen en de oplossingen die we daarvoor hebben bedacht met de wereld kunnen delen (bijvoorbeeld op deze site).
Kortom, wanneer je het belang van nieuwe technische ontwikkelingen en nieuwe werkwijzen om daar goed mee om te kunnen gaan (zoals GTD) echt duidelijk wilt maken, moet je je volgens mij niet richten op het feit dat we steeds meer efficiëntie uit kenniswerkers kunnen persen, maar op het feit dat we nu andere dingen kunnen bereiken, die met de oudere werkwijzen in het geheel ondenkbaar waren.
Daarom denk ik dat de terzijde die je in de laatste alinea van je comment noemt, de kern van je betoog had moeten zijn, maar ook van de presentatie van jullie onderzoek. Dat jullie gekozen hebben om met name de – eenvoudiger meetbare en in geld uit te drukken – tijdsbesparing als kern te nemen, is mijns inziens een zwaktebod om tegemoet te komen aan oude denkmodellen…
Arnout Drenthel
Het lijkt me terecht om te veronderstellen dat de resultaten van dit onderzoek niet als wetenschappelijk beschouwd mogen worden. Immers: de extrapolatie is niet gecontroleerd en de vraag is of de N (1.000 respondenten) voldoende representatief zijn voor de gesuggereerde 3 mln kantoorwerkers (het exacte getal lijkt me trouwens wel ergens te achterhalen, bijv. CBS?) en ook de getrokken conclusies zijn te bediscussiëren.
Maar, that’s not the point. De exacte getallen zijn nu totaal NIET interessant. Uitgaande van de beschreven aanpak van Taco lijkt me de uitkomsten inderdaad eerder voorzichtig dan overdreven.
Waar het om gaat is dat eindelijk eens iemand op basis van een (welliswaar onwetenschappelijke) peiling de werkelijke effecten van inproductiviteit weet te extrapoleren naar heel Nederland. En dan gaan de kleine cijfertjes optellen en wordt het opeens wel veel. Terecht gaat Taco in op het uitgangspunt dat het misschien de helft is: So what? Het blijft flink meer dan groep bijstandsmoeders ter grootte van een middelgrote stad per jaar ontvangt.
We moeten ons niet zo blindstaren op de getallen. Laten we gewoon onder ogen zien dat we met z’n allen bij elkaar ontzettende horken zijn in e-mailen en dat we onszelf of de economie daar niet bepaald een plezier mee doen. Maarja, veranderen hé….
Taco Oosterkamp
Dag Sietse,
Ik hoor wat je zegt, maar ik denk juist dat we nog aan de voorzichtige kant zitten met onze conclusies. Het eerste sommetje heb ik niet gedaan, ik schrok van de uitkomst, maar ik kom er niet onderuit.
We rekenen namelijk met het gemiddelde van 171 e-mails wat uit de test kwam. Dat komt neer op circa 17 e-mails per werkdag – hetgeen mij aan de lage kant lijkt gezien de ervaringen met onze trainingsdeelnemers. Dat is waarschijnlijk ook logisch, omdat dit de cijfers zijn van de vakantieperiode. In de rest van het jaar krijgt men ongetwijfeld meer e-mail per dag, maar we blijven aan de voorzichtige kant en nemen dit lage getal als uitgangspunt.
Vervolgens extrapoleren we dat naar 40 (werk)weken, niet naar 52. Ook weer omdat we niet hoeven te hypen, maar het liever voorzichtig houden. Juist dit onderzoek laat natuurlijk zien dat e-mail doorgaat tijdens de vakantieweken, dus rekenen met 52 weken zou logisch zijn. Maar dat doen we niet.
3 miljoen mensen met een kantoorbaan is ook al aan de lage kant.
En we hebben voor het berekenen alle dubbele tests verwijderd, net als alle buitenproportionele getallen. Mensen die na hun vakantie 9000 e-mails in hun inbox vinden zullen er misschien wel zijn, maar voor nu hebben we hun cijfers maar even genegeerd. Alsnog hadden we ruim 1000 ingevulde tests over om onze conclusies op te baseren.
Als de mensen die de test hebben ingevuld geen representatieve afspiegeling zouden zijn van mensen met een kantoorbaan, zou mijn conclusie zijn dat het alleen nog maar erger is. Een grote groep test-invullers komt vanuit de lezers van onze meereffect artikelen. Dat zijn over het algemeen mensen die bewuster en vaardiger omgaan met e-mail dan de rest van Nederland.
Of die “gewonnen” tijd vervolgens wordt omgezet in een andere activiteit is voor onze conclusies niet persé relevant lijkt me. Het kan. En het is niet zo ingewikkeld ook. Als de gemiddelde medewerker een uur per dag kan besparen bij het verwerken van e-mail, kun je ervanuit gaan dat ze dan meer koffie gaan drinken, maar het lijkt me dat de meeste mensen daar nu al te druk voor zijn.
Volgens mij zijn de aannames dus aan de voorzichtige kant. En zelfs als je die nog door de helft zou delen (ik zou niet weten waarom) heb je het over een gigantisch bedrag.
Daar komt nog iets anders bij wat we hier buiten beschouwing hebben gelaten omdat het veel minder gemakkelijk te meten is: veel van de mensen die wij de afgelopen jaren hebben getrained geven aan dat ze veel meer rust in hun hoofd hebben, meer overzicht hebben over hun werk en dat ze betere beslissingen nemen. Dat effect is lastig meetbaar, maar zorgt denk ik voor een nog veel grotere besparing of winst dan de pure winst op tijd.
Sietse
Dit soort onderzoeken wordt ik altijd een beetje verdrietig van. Ik las het vanmorgen al in de Metro; de (in mijn ogen onjuiste) conclusies worden getrokken op basis van een groot aantal aannames.
Naast de aantallen (3 miljoen kenniswerkers/171 e-mails) kan je je ook afvragen of de mensen die de moeite nemen op een site informatie in te vullen een representatieve afspiegeling zijn van de doelgroep. Daarnaast wordt er van uitgegaan dat de “gewonnen” tijd omgezet wordt in een andere activiteit die €60/uur oplevert. Een gemiddeld uurtarief is niet gelijk aan kosten, om maar iets te noemen. Menig consultant rekent zich rijk op basis van deze vergissing.
Ongetwijfeld kost onzinnige e-mail een hoop geld en tijd en kan hier veel efficienter mee omgesprongen worden, maar door zo onzorgvuldig met cijfers om te gaan, wordt de hele basis aan een argument ontnomen, jammer.
Robert
Waar komt die obsessie vandaan om alles maar te willen regelen? Hoe verkwistend is de natuur, hoe inefficiënt is het leven en hoe heerlijk wanordelijk kan vakantie zijn… en we genieten er van… toch?!
Comments are closed.