Nog steeds een e-mail tsunami in je mailbox?

Elke dag versturen we met z’n allen 182 miljard mails wereldwijd. Een ontstellend aantal (zie hier). Dat is gemiddeld 26 berichten voor iedere wereldbewoner, baby’s en mensen zonder internet toegang meegerekend. In de praktijk is het dus nog erger. Verwacht wordt overigens dat het aantal mails de komende jaren gewoon met 3 procent blijft stijgen. Om je heen hoor je klagen en zuchten over volle inboxen maar ondertussen blijven we en masse onze berichten de wereld in sturen.

Dat is meteen de spagaat waar we elkaar in houden: zelf kan ik jou makkelijk iets per mail vragen. Maar ondertussen doe jij bij mij hetzelfde. We zijn zo ruim 2 uur per werkdag met onze mail bezig. Dat is meer dan een kwart van onze werktijd!

Het grootste deel van die tijd in je inbox is onproductief. Dat moet dus minder. Hoe krijg je weer grip op je inbox?

Apps to the rescue?

Over e-mail apps die je helpen een lege inbox te krijgen is veel geschreven. Als lifehacker heb je vast al een tool over je (privé) mailbox geplaatst die automatisch filtert of andere taken van je overneemt. Voorbeelden:

• de iOS app Mailbox (zie onze eerdere review)
• Mailstrom
• Alto
• The Secret Weapon

Kijk ook naar dit overzicht van 10 iOS apps die je een lege inbox beloven.

Ik durf te beweren dat die apps je niet helpen. Integendeel. Eerder heb ik dat ook op deze site betoogd.

Apps hebben hun plek en kunnen in je privé mailbox weinig kwaad. Op het werk, in een zakelijke omgeving, zal dat voor de meesten toch anders liggen. Durf jij het aan om mogelijk belangrijke berichten te missen omdat een app beslist dat iets jouw aandacht niet waard is? Your mileage might vary zeggen de Amerikanen, ikzelf houd graag de eindcontrole over mijn zakelijke inbox.

Lege inbox alleen door zelf besluiten te gaan nemen

Ik vind dat de meeste apps het probleem vooral naar later verschuiven. Is luiheid een groot goed, voor je werk zul je vaak gewoon je hersenen moeten laten kraken – een besluit nemen of en zo ja hoe je in actie komt.

Zo ingewikkeld is het niet om die lege inbox te bereiken. Het beste werken nog altijd de low-tech tips. Enkele daarvan vind je hieronder. Niet alles zal voor iedereen van toepassing zijn (misschien ontvang je nooit CC’s). Toch zit er ook voor jou vast iets tussen:

• direct besluiten – papieren post blijft niet op de deurmat liggen toch? Daarom horen mails ook niet in je inbox te blijven hangen. Bekijk ieder mailtje liefst 1 keer en besluit meteen wat je gaat doen: direct antwoorden, doorsturen, delegeren, op de actielijst plaatsen of verwijderen. Of besluiten dat je het nog niet weet, in welk geval de Bezinklijst een handige plek is (met items waar je later over gaat beslissen)
• minder CC – CC’s zijn niet leuk en vaak gebruikt om jezelf in te dekken. Stop daar liefst direct mee. En is het in jouw organisatie gewoonte iedereen overal van op de hoogte te houden, kijk of je het nut hiervan aan de orde kunt stellen. In sommige gevallen kom je er helaas niet onderuit (managers die CC’s van hun medewerkers vereisen), maar bedenk eens of het minder kan. Je doet jezelf en de ontvanger een plezier en beperkt de e-mail tsunami al een heel eind.
• regels (a.k.a. filters) instellen – via een regel (in Outlook bereik je die door rechtsklikken op een bericht; zie hier voor meer van die regels in Outlook) voer je acties uit op binnenkomende of uitgaande berichten. Hierdoor is het mogelijk je inbox te reserveren voor uitsluitend de echt belangrijke berichten. De rest wordt weggefilterd naar een andere map. Denk aan die zojuist genoemde CC’s, het verplaatsen van nieuwsbrieven (die je wèl wilt lezen; de rest zeg je natuurlijk op) naar een Leesmap, automatische berichten van sociale media of interne bedrijfssystemen naar een map “sociale media” of  “meldingen”. Allemaal berichten die je niet direct bij aankomst hoeft te lezen, maar op een moment dat het jou uitkomt.
  Over lezen direct bij aankomst gesproken:
• notificaties uitzetten – waarom zou je door ieder bericht onderbroken worden in je werk, je bent toch iets aan het doen wat op dat moment gedaan moet worden? Zet daarom alle notificaties uit (geluidsmelding en het envelopje en de preview rechts onderin). In Outlook vind je de instellingen onder Opties/Mail of in oudere versies onder het menu /Extra/Opties. liever nog dan notificaties uitzetten, zet je je hele mailprogramma uit nadat je je mail verwerkt hebt. Wanneer je dat 2 tot 3 keer per dag doet kun je altijd binnen een halve werkdag reageren indien nodig. In veel gevallen snel genoeg. Durf je dat niet aan probeer dan eens de mail steeds 1 uur uit te zetten – een uur om je zonder onderbrekingen op je actielijst te storten.
• inbox zero – wanneer je zo enkele malen per dag consequent alle nieuwe berichten leest en verwerkt, eindig je elke werkdag met een lege inbox, ofwel Inbox Zero. Dit ideaal zorgt ervoor dat je nooit aan inbox overload ten onder zult gaan,en altijd on top of your e-mail blijft.
• discussies ergens anders – Gaat je bericht meerdere keren heen en weer loop dan liever even bij die ander binnen. Of bel, Skype, chat of gebruik Yammer. Yammer heeft meteen als extra voordeel dat informatie uitwisseling binnen je organisatie beschikbaar is voor iedereen die erbij moet kunnen.
• houd het kort–  OK, geen discussie dus. Laat sowieso lange verhalen buiten je mail. We hebben het allemaal druk en lezen allemaal(?) onze mail slecht. Houd het kort, met 1 vraag per mail.
  En ja: heb je tien vragen per dag dan stuur je natuurlijk geen tien e-mails. Dan loop je langs of bel je en stel je al je vragen in 1 keer.
• geen bijlagen – werken aan de verkeerde versie, dichtslibbende mailboxen, je scheel zoeken naar precies dat ene bestand. Bijlagen zijn niet meer nodig. Uitwisselen doe je beter via Dropbox of Google Drive, een gedeelde netwerkschijf, het al genoemde Yammer, of via een van de vele online bestands uitwissel diensten (Box, WeTransfer)
• stop met archiveren – ik kom bij mijn klanten de meest wonderlijke mappenstructuren tegen, soms tot honderden of meer mappen, submappen en subsubmappen. Naast dat dit heel tijdrovend is, is het in tegenstelling tot wat je denkt juist onbetrouwbaar. Laat je een mailtje boven de verkeerde map los – en dit gebeurt vaker dan je denkt – dan vind je die nooit meer terug. Stop in plaats daarvan liever alles in 1 grote archiefmap en leer de uitgebreide zoekfunctie van je mailprogramma kennen

Wat is jouw geheim om de tijd in de inbox tot een minimum te beperken? Deel je gouden tip hieronder!

(Foto credits: Hand playing modern mobile phone application via Shutterstock)