Kenniswerkers bergen documenten op verschillende manieren op. Aan een kant van het spectrum vinden we de Filers (archiveerders) en aan de andere kant de Pilers (stapelaars). Het was Tom Malone in 1981 die de kenmerken van Pilers en Filers beschreef. Filers besteden veel aandacht aan het categoriseren en opbergen in mapjes en hebben lege bureaus. De Pilers hebben meestal een rommeliger bureau met stapels.
Pilers 
en Filers
Meestal wordt verondersteld dat de Filers de zaken beter onder controle hebben. Maar een onderzoek door Steve Whittaker werkend bij AT&T labs liet zien dat dit niet altijd het geval is. Zo achiveren Filers soms nutteloze documenten om maar een leeg bureau te houden, Whittaker noemde dit ‘premature filing’ . Bovendien zijn Filers soms geneigd teveel mappen aan te maken en vervolgens te vergeten dat ze bestaan. (‘ Failed folders’ ).
Ook Pilen heeft zijn nadelen, zeker als de stapels te hoog en te talrijk worden. Maar toch blijkt Pilen in de praktijk efficiënter dan over het algemeen wordt aangenomen. Oudere documenten zijn meestal minder relevant en omdat Pilers de meest recente informatie boven op de stapel hebben liggen kunnen ze die snel terug vinden. Ook zijn Pilers minder tijd kwijt aan aan het categoriseren en opbergen.
Filen en Pilen hebben allebei voordelen en nadelen. Zou het mogelijk zijn om het beste van beide werelden te nemen en samen te voegen in een nieuw systeem? Dit alternatieve systeem zou de voordelen van stapelen moeten hebben als: chronologie en het eenvoudig bijhouden, maar het zou ook mogelijk moeten zijn categorieën toe te voegen, dat weer kenmerkend is voor Filen. Het hier voorgesteld Pile-File systeem verenigt kenmerken van beide technieken. (Zie plaatje)
In principe is een Pile-File een Pile (stapel) omdat alle documenten in chronologische volgorde worden opgeslagen; de oudste onder en de meeste recente boven. Boven op de Pile-File ligt een categorieën blad, en met en tabjes wordt aangegeven tot welke categorie een document behoort. De stapel wordt bijelkaar gehouden in een map.
Er zijn meerder mogelijkheden om een document terug te vinden: Zoals een Piler gewend is kan worden gebladerd vanaf de bovenkant van de stapel. Vaak zal het gezochte daar gevonden worden omdat daar de meest recente documenten liggen. Maar ook is het mogelijk documenten die onder een bepaalde categorie vallen terug te vinden via de tabjes behorende bij de gezochte categorie. De Pile-File heeft nog meer interessante eigenschappen zoals het markeren van documenten waar nog acties op moet worden ondernomen, of het linken aan actiepunten lijsten. (Kijk hiervoor naar het Pile-File filmpje op YouTube.)
Tenslotte nog iets over de opschaalbaarheid van het Pile-File systeem. Bij alle archiveer systemen onstaan er problemen als het aantal documenten te groot wordt. Het Pile-File systeem is makkelijk opschaalbaar ; Als de map met recente documenten vol raakt dan wordt de inhoud er uitgehaald en met een clip bijelkaar gehouden. Vervolgens wordt er een kopie van het categorieen blad als voorblad toegevoegd.
Het blijft in deze stapels mogelijk documenten terug te vinden via categorieën, en bovendien blijft de chronologische volgorde gehandhaafd.
Auteur :
Rob van den Akker is afgestudeerd als apotheker en werkzaam als project manager in een internationale R&D omgeving.
http://www.youtube.com/robsprotips
http://www.robsprotips.com/
@arnoud
Het werken met PileFile geeft helderheid en duidelijkheid bedankt hiervoor.
Een project heeft een nummer bijv. 100823100 met trackingnummer 108231.
Als je documenten toevoegd aan het project hoe dan volgnummers gegenereerd per document?
Kun je mij dit aangeven hoe jij dit doet?
Bij voorbaat dank,
Sefira Peters
Beste Rob,
In de eerste plaats: hartelijk dank voor het delen van je kennis!
Als beroepsmatige “filer” heb ik met bijzondere belangstelling je artikel en youtube video over tracking-numbers gelezen en bekeken. Het lijkt mij een doelgerichte en snelle methode voor het beheersbaar houden van persoonlijke elektronische werkarchieven en documentatie van kenniswerkers en ik wil in mijn beroepspraktijk met jouw methode een proef gaan doen. Om dit te kunnen doen, moet ik de methode helemaal begrijpen. Daarom nog 3 vragen:
1) Op je Next action list staat de titel van het document of de email-string met het tracking number. Dat nummer breng je met de hotkey naar de zoekmachine. Hoe vind je het nummer in de Next Action List? Moet je hiervoor je lijst doorlezen? Stel je voor dat het toch een lange lijst is.
2) Als je de set van documenten onder hetzelfde tracking-number gevonden hebt (dus het zoekresultaat), wat doe je dan met de gevonden lijst van documenten? Save je het zoekresultaat ergens als referentielijst? Het lijkt me dat je anders of alles uit moet printen (niet erg duurzaam) of anders telkens dezelfde zoekactie moet uitvoeren om te weten welke documenten bij het betreffende track-number horen. Je bent immers bezig met het proces van een actie uit je lijst afhandelen en hiervoor heb je die lijst van documenten nodig.
3) Wat doe je met de documenten als de actie is afgehandeld? Breng je dan alle documenten met het betreffende tracking-number over naar een ander deel op je harde schijf of e-mail omgeving? Of laat je alles staan waar het stond en wis je de actie uit je lijst?
Met vriendelijke groet,
Sefira Peters
“Knowledge is the world currency. Pass it on”.
Rob van den Akker
Beste Ad,
Bedankt voor het reageren op het artikeltje over de Pile-File.
Ik heb zelf ook veel verschillende archiefsystemen geprobeerd, waaronder het A-Z mapsysteem. Na enige tijd merkte ik dat ik teveel mapjes aanmaakte en soms niet meer wist onder welke letter iets opgeborgen was. Later las ik dat dit verschijnsel wel ‘ failed folders’ wordt genoemd. Bovendien vond ik het moeilijk om het A-Z mapjes systeem te archiveren als het vol raakte; elk mapje moet eerst worden doorgekeken om te zien wat gearchiveerd moet worden. Deze problemen heb ik bij de Pile-File niet.
Referentie materiaal als CD-Roms of hardgekafte folders doe ik meestal niet in mijn Pile-File. Ik probeer altijd zo min mogelijk hardcopies in mijn Pile-File te doen, omdat ik het meer als werkarchief dan naslag gebruik. CD-Roms kopieer ik meestal naar mijn harde schijf en hardcopies scan ik vaak in.
Circa 95% van al mijn activiteiten komen voort uit e-mails. Alleen documenten die ik off-line wil gebruiken druk ik af. Bijvoorbeeld: notulen, rapporten en planningen, die ik: mee wil nemen naar vergaderingen, nader wil bestuderen of aantekeningen op wil maken.
Openstaande acties staan bij mij op een aparte lijst, de Pile-File gebruik ik hier niet voor. Wel kan ik makkelijk een link maken met de Pile-File door het document volgnummer op mijn ‘ next actions’ lijst te zetten. Ook kan ik makkelijk de elektronische versie van een document terugvinden door het ’tracking-number’ op mijn lijst te zetten. (Zie verder de YouTube filmpjes voor nadere toelichting.)
Met vriendelijke groeten,
Rob
http://www.RobsProTips.com/
http://www.youtube.com/robsprotips
Ad van der Hulst
Dag Rob,
Na allerlei variante uitgeprobeerd te hebben voor mijzelf en voor opdrachtgevers is mijn ervaring dat het simpele A-Z-mapjessyteem (terugvindarchief) voor veruit de meeste mensen het optimum is. Toch geef je wel een boeiend beeld van een alternatief. Alles valt of staat naar mijn ervaring met review. Als je niet regelmatig (minmaal 2 x per jaar) door je systeem heen gaat wordt het op de lange duur onbetrouwbaar en entropisch/rafelig. Je systeem moet ook een beetje fun zijn en dat is dus erg persoonlijk. Vragen die ik nog heb.
1. Waar laat je in pile/file referentiemateriaal dat komt in de vorm van CD-rom, hardgekafte folders?
2. Waar zit de link met een digitaal referentiesysteem?
3. Acties aan in een referentiearchief (dat in principe alleen dood spul is) koppelen is GTD workflow stappen mixen en dat lijkt me geen stap vooruit maar achteruit. Hoe kijk je daarnaar?
Groet Ad
Arnout Boer
Leuk om te lezen.
Ik ben onlangs voor mijn e-mail overgestapt van file naar pile. Ik constateerde dat ik relatief veel tijd kwijt was met het archiveren van e-mail terwijl ik zelden afgehandelde e-mails gebruik. Ik gebruik nu een archiefmap in plaats van mappen per project of onderwerp.
J.
Verrek!
De pile-file-hybride.
Zo doe ik het al jaren!
(En ik kan altijd alles terugvinden).
FF
Aanvulling:
Ik zie dat je op je eigen site een uitgebreidere uitleg hebt staan die beter aansluit.
Jammer dat de (in mijn ogen) essentiele verschillen hier niet worden genoemd.
Aschwin Wesselius
Wat ik belangrijk vind aan archiveren en categoriseren is het onder meer dan 1 categorie kunnen bergen van een document. Je komt soms via een ander denkpatroon tot de behoefte aan een document dan het patroon waaronder je het document hebt opgeborgen. Dit ’taggen’ is digitaal nog wel te realiseren, omdat daar je kast virtueel is en meerdere ingangen kent. Maar de analoge documenten zijn fysiek en kunnen niet op 2 plaatsen tegelijk zijn. Tenzij je een kopie maakt, maar dan moet je aantekeningen ook dupliceren.
FF
Het voorbeeld lijkt meer op filen dan op pilen.
Als je een dossier aanlegt, dan leg je deze veelal (omgekeerd) chronologisch aan en stop je tabbladen tussen de verschillende onderwerpen. Dat zie ik in dit voorbeeld ook terugkomen.
Een simpel voorbeeld, kan zowel prive als zakelijk zijn.
Je wilt een aanbouw laten plaatsen.
Volgorde handelingen:
1. Je vraagt verschillende aannemers om een offerte.
2. Je geeft 1 aannemer de opdracht, de anderen bedank je.
3. De opdracht wordt uitgevoerd en opgeleverd.
4. Je krijgt de factuur en betaalt deze.
Hier zou je 4 tabs voor kunnen gebruiken.
Nummer 1 onderop met de aanvragen.
Nummer 2 hier weer op met de opdrachtverstrekking en bedankbrieven.
Nummer 3 hier weer op met alles wat er tijdens de uitvoering is gebeurd, geschreven en als laatste het opleverformulier.
Nummer 4 komt als laatste bovenop.
Je hebt nu een ‘pile’ die ge’file’d is.
Comments are closed.